Rechnungsprogramm kostenlos: 6 Gratis-Tools 2026

Wichtigste Erkenntnisse

• Kostenlos heißt fast nie unbegrenzt, sondern gedeckelt. Die Gratis-Tarife unterscheiden sich um den Faktor zehn: drei Rechnungen im Monat bei meetergo und sevdesk, fünf bei Zervant, 50 Dokumente bei easybill.
• Das Limit steht selten dort, wo du es suchst. Bei easybill sind 50 Dokumente frei, aber nur drei Kontakte. Wer jeden Monat neue Kunden abrechnet, ist damit nach dem dritten raus.
• Ein Gratis-Tool ohne E-Rechnung löst dein 2026er Problem nicht. Empfangsbereitschaft für strukturierte E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, samt Archivierung im Originalformat.
• Rechne den Umstieg mit ein, nicht nur den Einstieg. Der Sprung vom Gratis-Tarif in den ersten bezahlten kostet zwischen 9 und 12,90 Euro im Monat, je nach Anbieter für sehr unterschiedlich viel Funktion.

Wer nach einem kostenlosen Rechnungsprogramm sucht, bekommt zwei sehr verschiedene Antworten: dauerhaft freie Tarife und 30-Tage-Testphasen, die auf den Produktseiten oft genauso heißen. Dieser Vergleich trennt beides und nennt zu jedem Gratis-Tarif das konkrete Limit.

Die 6 besten kostenlosen Rechnungsprogramme im Vergleich

Die Tabelle zeigt drei Dinge: was der Gratis-Tarif erlaubt, ob E-Rechnung schon ohne Bezahlung dabei ist, und was der erste bezahlte Schritt kostet.

Alle Preise und Limits geprüft am 25.07.2026. Wo Anbieter netto ausweisen, steht es in der jeweiligen Preistabelle.

Was ein Gratis-Tarif 2026 mindestens können muss

Das eigentliche Auswahlkriterium ist seit anderthalb Jahren kein Funktionsvergleich mehr, sondern eine Pflicht. Seit Anfang 2025 gilt für jedes inländische Unternehmen die Empfangspflicht: strukturierte Formate annehmen, das XML-Original aufbewahren. Das Bundesfinanzministerium klärt die Abgrenzung in seinem FAQ zur E-Rechnungspflicht, die IHK Hannover fasst die Fristen bis 2028 zusammen. Ein Ordner mit PDFs erfüllt das nicht.

Beim Senden läuft die Uhr langsamer, aber sie läuft. Ab dem 1. Januar 2027 trifft die Sendepflicht Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Nur Kleinunternehmer bleiben dauerhaft befreit, geregelt in § 34a UStDV. Die Schwellen der Kleinunternehmerregelung erklärt die IHK Region Stuttgart.

Ein Gratis-Tool, das nur PDFs erzeugt, ist damit eine Sackgasse. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG muss es ohnehin abdecken.

1. meetergo Rechnungen: wenn die Rechnung aus dem Termin entsteht

Volle Transparenz: meetergo ist mein eigenes Tool.

meetergo kommt aus Köln und bündelt Terminplanung, CRM, Video, E-Signatur und Basis-Rechnungen in einem Abo, mit Funktionen für Dienstleister, Vertrieb, Kanzleien und weitere Branchen. Der Unterschied zu den anderen Namen hier: Der Gratis-Tarif deckt alle 15 Apps mit Startlimits ab, nicht bloß das Rechnungsschreiben. Die Rechnung entsteht direkt aus dem gebuchten Termin oder dem unterschriebenen Angebot, statt in einem zweiten Tool.

Wichtigste Funktionen

Rechnung aus Termin und Deal

Bucht ein Kunde einen Termin oder unterschreibt ein Angebot, liegen Name, Leistung und Betrag bereits vor. Die Basis-Rechnung übernimmt diese Daten aus dem CRM, statt dass du sie abtippst.

E-Rechnung nach EN 16931 im Gratis-Tarif

Festgeschriebene Rechnungen entstehen als konforme E-Rechnung mit XRechnung-XML beziehungsweise ZUGFeRD-PDF. Das gilt auch im Free-Tarif, dort begrenzt auf drei Rechnungen pro Monat.

Zahlung und Anzahlung beim Buchen

Über die integrierte Zahlungsfunktion kassierst du direkt bei der Terminbuchung, per Zahlungslink oder Anzahlung. Das senkt Ausfälle, weil der Kunde vor dem Termin bezahlt hat.

Ein Konto für Termin, CRM, E-Signatur und Rechnung

Mit über 90 Integrationen (darunter HubSpot, Pipedrive, Zapier und Make) plus 15 eigenen Apps liegt die Rechnung auf derselben Rechnung wie Terminplanung, E-Signatur und Formulare.

Preise

Wo meetergo stark ist

• Der Gratis-Tarif umfasst neben der Rechnung auch Terminplanung, CRM mit 10 Deals, 100 Formular-Einsendungen im Monat und drei einfache E-Signaturen.
• E-Rechnung nach EN 16931 gehört zum Rechnungsmodul, nicht zu einer höheren Stufe.
• Rechnung, Termin, Angebot und Vertrag laufen in einem Konto, ohne doppelte Dateneingabe.

Wo meetergo an Grenzen stößt

• Keine vollwertige Buchhaltung: Ausgangsbelege gehen per DATEV-Export an die Steuerkanzlei, doch UStVA, EÜR, GuV und Bankabstimmung bleiben außen vor.
• Unbegrenzte Rechnungen gibt es erst ab dem Suite-Tarif. Free und Light decken drei Rechnungen pro Monat ab.

Kundenbewertungen

Für wen meetergo passt

Für Selbstständige und Dienstleister, die wenige Rechnungen nach einem Termin oder Angebot stellen und dafür nicht vier Abos zahlen wollen. Für laufende Finanzbuchhaltung bleibt ein dediziertes Buchhaltungstool die richtige Wahl.

Teste, ob drei Rechnungen im Monat für deinen Start reichen:

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2. sevdesk: der Gratis-Einstieg mit Wachstumspfad

sevdesk ist eine deutsche Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für Gründer und Selbstständige, mit GoBD-konformer Belegführung und Steuerauswertungen in den bezahlten Stufen. Der Gratis-Tarif ist bewusst schmal geschnitten: drei Rechnungen im Monat, danach ist Schluss. Die DATEV-Schnittstelle beginnt erst mit dem Rechnung-Tarif, Belegerfassung, Online-Banking und UStVA liegen noch eine Stufe höher, und Terminbuchung, CRM oder E-Signatur sind nicht Teil des Produkts.

Wichtigste Funktionen

Dauerhaft kostenloser Tarif ohne Kreditkarte

Der Kostenlos-Tarif ist nicht zeitlich befristet und verlangt keine Zahlungsdaten. Drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat sind enthalten, die Zahl der Kontakte ist nicht gedeckelt.

Empfangene E-Rechnungen erfassen

sevdesk führt das Erfassen eingehender E-Rechnungen als eigene Funktion neben ZUGFeRD und XRechnung. Genau das ist die Pflicht, die seit 2025 für alle gilt.

Steuerauswertungen in den oberen Tarifen

EÜR, GuV, UStVA und Kassenbuch gehören zum Buchhaltung-Tarif, sodass ein Wachstum über die Kleinunternehmerregelung hinaus keinen Toolwechsel erzwingt.

Preise

Monatliche Laufzeit liegt höher, 24 Monate niedriger (geprüft am 07.07.2026).

Stärken und Schwächen

• Stärke: unbegrenzte Kontakte schon im Gratis-Tarif, anders als bei easybill.
• Stärke: durchgehender Pfad bis zur vollständigen Buchhaltung im selben Tool.
• Schwäche: drei Rechnungen im Monat, ohne DATEV-Export im Gratis-Tarif.

Kundenbewertungen

Für wen sevdesk passt

Für Gründer, die klein starten und den Wechsel in die volle Buchhaltung schon einplanen.

3. easybill: 50 Belege im Monat, aber nur drei Kontakte

easybill ist eine deutsche Rechnungssoftware mit Schwerpunkt auf Onlinehandel und Rechnungen in Serie, inklusive Anbindung an gängige Marktplätze. Der Gratis-Tarif ist der großzügigste im Vergleich, solange man nur auf die Belegzahl schaut. Das Nadelöhr sitzt an anderer Stelle: Drei Kontakte sind das Maximum, ein Mahnwesen mit Eskalationsstufen bleibt den oberen Stufen vorbehalten, und Terminbuchung, Angebotsstrecke oder E-Signatur gehören nicht zum Funktionsumfang.

Wichtigste Funktionen

50 Dokumente im Monat gratis

Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und erlaubt 50 Dokumente pro Monat, deutlich mehr als jeder andere Gratis-Tarif hier.

Harte Kontaktgrenze von drei Kunden

Im Gratis-Tarif sind drei Kontakte anlegbar. Für wiederkehrende Abrechnung an dieselben drei Kunden passt das, für wechselnde Kundschaft nicht.

Serienrechnungen und Marktplatz-Import

Belege lassen sich importieren und stapelweise erzeugen, was easybill für Shopbetreiber interessanter macht als für Dienstleister.

Preise

Preise netto; zusätzlich sieben Tage Premium-Test ohne Kreditkarte (geprüft am 25.07.2026).

Stärken und Schwächen

• Stärke: 50 Dokumente im Monat sind das höchste Freikontingent im Test.
• Stärke: E-Rechnung ist auch im kostenlosen Tarif enthalten.
• Schwäche: drei Kontakte machen den Gratis-Tarif für wechselnde Kunden unbrauchbar.

Kundenbewertungen

Für wen easybill passt

Für Onlinehändler und alle, die viele Belege an sehr wenige feste Kunden schreiben.

4. Zervant: die schmale Lösung für nebenberufliche Rechnungen

Zervant ist eine Rechnungssoftware für Solo-Selbstständige und Nebenberufliche, mit einem Gratis-Tarif, der fünf Rechnungen im Monat abdeckt und XRechnung mitbringt. Die Begrenzung liegt in der Tiefe: Der Versand von E-Rechnungen über Partnernetzwerke gehört zu den bezahlten Stufen, Belegerfassung und Bankanbindung sind schmal ausgeprägt, ein DATEV-Export für die Kanzlei ist kein Verkaufsargument, und Terminbuchung, CRM oder digitale Unterschrift fehlen komplett.

Wichtigste Funktionen

Fünf Rechnungen pro Monat gratis

Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und liegt beim Freikontingent zwei Rechnungen über sevdesk und meetergo.

XRechnung im kostenlosen Tarif

XRechnungen lassen sich ohne Bezahlung erzeugen. Andere E-Rechnungs-Formate und der Versand über Netzwerke sind der bezahlten Stufe vorbehalten.

Preise

Geprüft am 25.07.2026.

Stärken und Schwächen

• Stärke: fünf Freirechnungen im Monat, ohne Kontaktlimit im Weg.
• Schwäche: außerhalb des Rechnungsschreibens bleibt wenig übrig.

Kundenbewertungen

Für wen Zervant passt

Für Nebenberufliche, die im Monat eine Handvoll Rechnungen schreiben und sonst nichts brauchen.

5. Papierkram: Betrieb und Hosting in Deutschland

Papierkram bündelt Rechnung, Belegerfassung und Zeiterfassung für Selbstständige, wird in Deutschland entwickelt und in TÜViT-zertifizierten Rechenzentren betrieben. Der Free-Tarif begrenzt über 100 MB Speicher statt über eine Belegzahl, was den Vergleich erschwert. Zwei Haken liegen in der Tiefe: Der DATEV-Export beginnt erst mit Tarif S, im Gratis-Plan gibt es ihn nicht, und selbst der L-Tarif für 39,90 Euro im Monat bleibt ein reines Büro-Tool ohne Terminbuchung, CRM oder E-Signatur.

Wichtigste Funktionen

Gratis-Tarif mit E-Rechnung

Der Free-Plan erlaubt E-Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD, begrenzt über 100 MB Speicher statt über eine Belegzahl.

Zeiterfassung fließt in die Rechnung

Projektstunden landen direkt in der Rechnungsposition. Für Stundenabrechner ist das der eigentliche Grund für dieses Tool.

Preise

Preise netto, jährliche Abrechnung; monatliche Zahlung liegt rund 20 Prozent höher (geprüft am 24.07.2026).

Stärken und Schwächen

• Stärke: die deutlichste Aussage zu Betrieb und Hosting in Deutschland.
• Schwäche: DATEV-Export erst ab dem bezahlten Tarif S.

Kundenbewertungen

Für wen Papierkram passt

Für datenschutzbewusste Selbstständige, die Stunden erfassen und daraus abrechnen.

6. 123RECHNUNG: kostenlose Vollversion für den Windows-Rechner

123RECHNUNG ist eine Desktop-Software für Windows, die ohne Abo- und Lizenzgebühren als Vollversion läuft und alle Daten lokal auf dem eigenen Rechner speichert. Der Ansatz kommt ohne laufende Kosten aus und ist zugleich der engste im Vergleich: E-Rechnung wird auf der Produktseite nicht ausgewiesen, offiziell getestet sind Windows 7 und Windows 10, und ein Zugriff vom Mac oder aus dem Browser ist nicht vorgesehen. Wer 2027 oder 2028 unter die Sendepflicht fällt, prüft vorher, ob das Programm strukturierte Formate liefert.

Preise

Geprüft am 25.07.2026.

Für wen 123RECHNUNG passt

Für Windows-Nutzer, die keine Cloud wollen, ihre Rechnungsdaten lokal halten und ohne Mengenlimit auskommen müssen.

Weitere kostenlose Optionen kurz eingeordnet

Collmex bietet eine dauerhaft kostenlose Version mit E-Rechnung im XML-Format an. Konkrete Mengengrenzen für Belege oder Nutzer stehen auf der Produktseite nicht (geprüft am 25.07.2026), also vor dem Umstieg im Vertrag nachlesen.

Lexware Office hat trotz der Treffer zu Gratis-Suchen keinen kostenlosen Tarif, sondern 30 Tage Testphase; der Einstieg beginnt bei 7,90 Euro netto im Monat (geprüft am 24.07.2026). Warum der Cloud-Ableger für viele der eigentliche Vergleichspunkt ist, ordnet die Einordnung der klassischen Lexware-Buchhaltung ein.

Für eine einzelne Rechnung ohne Konto reicht ein Generator im Browser. Der kostenlose Rechnungsgenerator erzeugt ein PDF ohne Anmeldung, der Umsatzsteuer-Rechner liefert den Betrag dazu. Laufende Abrechnung mit fortlaufender Nummerierung und Archivierung ersetzt das nicht.

Wie du das richtige Gratis-Tool auswählst

Drei Fragen entscheiden schneller als jede Funktionsliste.

1. Wie viele Rechnungen schreibst du wirklich im Monat?

Zähl die letzten drei Monate durch, nicht dein Wunschszenario. Unter vier Rechnungen reichen sevdesk, meetergo oder Zervant dauerhaft. Zwischen fünf und 50 Belegen an wenige feste Kunden passt easybill. Darüber ist jeder Gratis-Tarif eine Zwischenlösung.

2. Kannst du eingehende E-Rechnungen verarbeiten?

Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025 unabhängig von deiner Größe. Prüfe vorab, ob dein Kandidat XML-Dateien importiert, sie lesbar aufbereitet und das Original unverändert ablegt. Bei meetergo gehört EN 16931 zum Rechnungsmodul, bei Papierkram ist es im Free-Tarif dabei, bei reinen PDF-Generatoren fehlt es.

3. Rechnest du die Tarifzeile oder deinen ganzen Stack?

Ein Gratis-Rechnungstool spart neun Euro und kostet dich trotzdem Geld, wenn Terminbuchung, Angebot und Vertrag als drei weitere Abos danebenstehen. Schreib die Monatsbeträge untereinander, bevor du dich festlegst. Der Überblick zu DSGVO-konformer Software und die Einordnung der Suite helfen bei der Frage, wo die Daten am Ende liegen.

Welches kostenlose Rechnungsprogramm passt zu dir?

Schreibst du wenige Rechnungen nach Terminen oder Angeboten, bündelt meetergo Buchung, Angebot und Rechnung in einem Gratis-Konto. Planst du den Weg in die volle Buchhaltung, starte bei sevdesk. Schickst du viele Belege an wenige Stammkunden, nimm easybill. Rechnest du Stunden ab, nimm Papierkram. Willst du gar keine Cloud, bleibt 123RECHNUNG. Für Betriebe mit Abschlagsrechnungen lohnt der Blick auf Rechnungsprogramme fürs Handwerk, für den Status nach § 19 UStG die Auswahl für Kleinunternehmer.

Alle Apps ansehen, bevor du dich festlegst: Tarife und Funktionen.

Häufige Fragen

Gibt es ein wirklich dauerhaft kostenloses Rechnungsprogramm?

Dauerhaft kostenlose Rechnungsprogramme gibt es, meist mit Mengenlimit. meetergo und sevdesk erlauben drei Rechnungen im Monat, Zervant fünf, easybill 50 Dokumente bei drei Kontakten, Papierkram 100 MB Speicher. 123RECHNUNG läuft als Windows-Vollversion ohne Mengenlimit. Angebote, die nur 30 Tage frei sind, sind Testphasen und keine Gratis-Tarife.

Kann ich mit einem kostenlosen Programm E-Rechnungen erstellen?

E-Rechnungen lassen sich auch kostenlos erstellen. meetergo erzeugt im Free-Tarif E-Rechnungen nach EN 16931 als XRechnung oder ZUGFeRD, Zervant deckt XRechnung ab, Papierkram beide Formate, sevdesk und easybill ebenfalls. Bei reinen PDF-Generatoren und älteren Desktop-Programmen fehlt das strukturierte Format.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können, auch als Solo-Selbstständiger?

Empfangen musst du sie. Die Annahme- und Aufbewahrungspflicht trifft seit dem 1. Januar 2025 jeden inländischen Betrieb unabhängig von Größe und Rechtsform, maßgebliches Archivformat ist das XML-Original. Die Pflicht zum Versenden greift erst ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen.

Was ist der Unterschied zwischen Gratis-Tarif und kostenloser Testphase?

Ein Gratis-Tarif läuft unbefristet und begrenzt stattdessen Menge oder Funktionsumfang. Eine Testphase gibt den vollen Funktionsumfang für 7 bis 30 Tage und endet danach. Lexware Office arbeitet mit einer Testphase, easybill kombiniert beides: dauerhaft freier Tarif plus sieben Tage Premium-Test.

Ab wann lohnt sich der Wechsel auf einen bezahlten Tarif?

Der Wechsel lohnt sich, sobald du das Freikontingent regelmäßig reißt oder Mahnwesen, wiederkehrende Rechnungen und eine Kanzlei-Übergabe brauchst. Ab etwa zehn Rechnungen im Monat sprengst du die meisten Gratis-Limits.

Ist ein Rechnungsprogramm überhaupt Pflicht?

Ein Rechnungsprogramm ist nicht vorgeschrieben. Manuell erstellte Rechnungen bleiben zulässig, wenn sie die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig führen und du die Aufbewahrungsfristen einhältst. Software wird nötig, sobald du fortlaufende Nummern, Archivierung und eingehende E-Rechnungen nicht mehr von Hand kontrollieren willst. Wer aus Terminen abrechnet, findet Ansätze bei den Freelancer-Funktionen und der Terminplanung für Steuerberater.