Rechnung auf Englisch schreiben: Pflichtangaben 2026

Eine englische Rechnung ist kein Übersetzungsprojekt. Du darfst deine Rechnung auf Englisch stellen, aber bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben endet die sprachliche Freiheit: Für Begriffe wie "Gutschrift" oder "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" hat die Finanzverwaltung festgelegt, welche fremdsprachigen Formulierungen sie akzeptiert. Die maßgebliche Liste ist neu. Mit BMF-Schreiben vom 17. September 2025 (GZ III C 2 - S 7290/00003/003/013) wurde Anlage 8 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass eingefügt, und die alte Regelung von 2013 ist aufgehoben.

Wer stattdessen frei übersetzt, riskiert genau die Angabe, an der das Finanzamt später hängen bleibt. Dieser Artikel zeigt, was du wörtlich übernehmen musst, was du frei formulieren darfst und an welchen drei Stellen englische Rechnungen aus Deutschland regelmäßig kippen.

Überspring diesen Text, wenn du nur die Vokabel suchst: Die Rechnung heißt im Geschäftsverkehr invoice. Bill ist die Restaurantrechnung. Alles Weitere hier betrifft die Rechnungsstellung an Geschäftskunden.

Warum die Sprache selbst selten das Problem ist

In § 14 UStG steht keine Sprachvorgabe. Die zehn Pflichtangaben in § 14 Abs. 4 UStG legen fest, was auf der Rechnung stehen muss, nicht in welcher Sprache. Auch der Umsatzsteuer-Anwendungserlass schreibt für Abschnitt 14.5 keine deutsche Fassung vor.

Die Grenze zieht das Verfahrensrecht. Amtssprache ist nach § 87 Abs. 1 AO Deutsch, und Abs. 2 erlaubt der Finanzbehörde, für fremdsprachige Unterlagen eine Übersetzung zu verlangen. Legst du sie nicht unverzüglich vor, darf die Behörde selbst eine beschaffen und dir die Kosten in Rechnung stellen. Die Handelskammer Hamburg verweist zusätzlich auf § 239 HGB: Bücher und Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache zu führen.

Praktisch heißt das: Englisch ist zulässig, aber es ist deine Sache, im Zweifel schnell eine Übersetzung zu liefern. Zweisprachige Rechnungen mit deutschem und englischem Text pro Zeile lösen dieses Problem, bevor es entsteht.

Die Pflichtangaben aus § 14 UStG auf Englisch

Für die inhaltlichen Angaben sind Übersetzungen frei wählbar, solange sie den Inhalt zutreffend wiedergeben. Diese Zuordnung ist im deutsch-englischen Geschäftsverkehr etabliert:

Das Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe, gehört aber auf jede Rechnung, die ins Ausland geht. Payable within 14 days of invoice date ist eindeutiger als net 14, weil die US-Konvention "net 30" bei europäischen Buchhaltungen nicht überall geläufig ist.

In fünf Schritten zur englischen Rechnung

Schritt 1: Klären, wer die Umsatzsteuer schuldet

Das ist die Entscheidung, die den Rest der Rechnung bestimmt, und sie fällt vor dem ersten Satz Englisch. Bei sonstigen Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. Du stellst netto, ohne deutsche Umsatzsteuer.

Voraussetzung ist eine gültige USt-IdNr. des Kunden. Prüfe sie vor dem Versand über das MIAS-Portal der EU-Kommission und speichere das Prüfprotokoll. Eine Nummer, die zum Leistungszeitpunkt ungültig war, kostet dich später die Steuerfreiheit, nicht deinen Kunden.

Bei Kunden außerhalb der EU, etwa in den USA oder in der Schweiz, greift Reverse Charge in dieser Form nicht. Dort entscheidet der Leistungsort, und die Rechnung geht in der Regel ohne deutsche Umsatzsteuer raus, ohne dass du einen Reverse-Charge-Hinweis setzen musst.

Schritt 2: Die amtlichen Begriffe wörtlich übernehmen

Hier hört die Wahlfreiheit auf. Anlage 8 zum UStAE listet für jede EU-Amtssprache die zulässigen Formulierungen. Für Englisch sind das:

Zwei Fallen stecken in dieser Tabelle. Self-billing meint die Abrechnung durch den Leistungsempfänger, also den umsatzsteuerlichen Gutschriftsfall nach § 14 Abs. 2 UStG, nicht die kaufmännische Gutschrift im Sinne einer Stornorechnung. Wer eine Rechnungskorrektur mit credit note überschreibt, liegt richtig; wer sie self-billing invoice nennt, erzeugt einen Beleg, den seine Buchhaltung falsch verarbeitet.

Und reverse charge allein reicht nur, wenn beide USt-IdNr. auf der Rechnung stehen. § 14a Abs. 3 UStG verlangt die Nummer des leistenden Unternehmers und die des Leistungsempfängers. Fehlt eine davon, hilft die korrekte Formulierung nichts.

Schritt 3: Währung wählen und den Steuerbetrag sauber behandeln

Zur Fremdwährung kursiert ein hartnäckiger Halbsatz: der Steuerbetrag müsse zwingend in Euro auf der Rechnung ausgewiesen werden. In § 14 UStG steht das nicht, und in Abschnitt 14.5 UStAE ebenfalls nicht. Was tatsächlich geregelt ist, betrifft die Berechnung: Nach § 16 Abs. 6 UStG rechnest du Werte in fremder Währung mit den Durchschnittskursen um, die das Bundesfinanzministerium monatlich bekannt gibt. Auf Antrag kann das Finanzamt den Tageskurs zulassen, nachgewiesen über Bankmitteilung oder Kurszettel.

Trotzdem gehört der Euro-Betrag auf die Rechnung, sobald deutsche Umsatzsteuer anfällt. Dein Kunde braucht ihn für den Vorsteuerabzug, und du sparst dir die Rückfrage im nächsten Quartal. In den Reverse-Charge- und Drittlandsfällen entfällt der Punkt, weil du gar keine Steuer ausweist.

Für die Positionen selbst ist USD oder GBP unproblematisch. Rechne aber nie zwei Währungen in einer Zeile gegeneinander, sondern setze eine Umrechnungszeile unter die Summe. Wenn du den Steuerbetrag zu einem konkreten Satz gegenrechnen willst, hilft der Mehrwertsteuer-Rechner beim Netto-Brutto-Abgleich.

Schritt 4: Prüfen, ob die E-Rechnungspflicht trotzdem greift

Diesen Schritt überspringen die meisten, und er ist der teuerste. Die deutsche E-Rechnungspflicht knüpft nicht an die Sprache an, sondern an den Sitz der Beteiligten. § 14 Abs. 2 UStG verlangt die strukturierte E-Rechnung, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Daraus folgen zwei Dinge, die sich widersprüchlich anfühlen:

• Deine englische Rechnung an einen Kunden in London oder Boston fällt nicht unter die Pflicht. Ein PDF genügt.
• Deine englische Rechnung an die deutsche GmbH eines US-Konzerns fällt sehr wohl darunter. Englische Rechnungssprache ändert nichts daran, dass beide Seiten inländisch sind.

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG: Papier oder ein anderes elektronisches Format sind für Umsätze bis 31. Dezember 2026 zulässig, für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr bis 31. Dezember 2027. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Wie du eine Datei nach EN 16931 erzeugst und validierst, steht in unserer Anleitung zur E-Rechnung.

Schritt 5: Melden und acht Jahre aufbewahren

Bei innergemeinschaftlichen Leistungen ist die Rechnung nicht das Ende. Die Zusammenfassende Meldung geht nach § 18a UStG bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums ans Bundeszentralamt für Steuern. Ebenfalls aus § 14a UStG: Für innergemeinschaftliche Umsätze muss die Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt sein.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht statt zehn Jahre. § 14b Abs. 1 UStG lässt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnen, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Rechnungen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief, gilt die neue Acht-Jahres-Frist ebenfalls.

Tools, die dabei helfen

Für eine einzelne englische Rechnung reicht ein Generator. Die englische Fassung unseres Rechnungsgenerators beschriftet das PDF durchgehend englisch, von Bill to bis Total, und lässt dich die Währung auf EUR, USD, GBP, CHF oder PLN stellen. Die deutsche Fassung desselben Tools gibt es für Inlandsrechnungen. Beide laufen ohne Account.

Sobald daraus ein Ablauf wird, lohnt sich ein Rechnungsteil, der neben deinen Kundendaten sitzt. meetergo Rechnungen erzeugt aus einer Buchung oder einem gewonnenen Deal erst ein Angebot und daraus eine Rechnung. Kontakt und Positionen kommen aus dem meetergo CRM, nichts wird in ein zweites Tool abgetippt. Strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 als Grundlage für XRechnung und ZUGFeRD sind eingebaut, ebenso wiederkehrende Rechnungen, automatisches Mahnwesen und ein DATEV-kompatibler Export für die Steuerberatung. Rechnungs- und Kundendaten liegen auf EU-Infrastruktur.

Ehrlich zur Grenze: meetergo Rechnungen bringt keine fertige englische Rechnungsvorlage mit, und Anlage 8 hinterlegt es dir nicht automatisch. Die Formulierung Reverse charge und die zweite USt-IdNr. setzt du selbst in die Positions- und Fußtexte. Wenn du hauptsächlich englischsprachig abrechnest, plane einmalig eine halbe Stunde für saubere Textbausteine ein.

Buchhaltungsseitig bleibt der Klassiker eine Alternative: Wie sich ein dediziertes Buchhaltungspaket dagegen schlägt, haben wir in unserem Überblick zu Lexware auseinandergenommen. Für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis ist die Übersicht der Rechnungsprogramme der schnellere Einstieg.

Fünf Fehler, die teuer werden

• Reverse Charge ohne die zweite USt-IdNr. Der häufigste Grund, warum eine Rechnung zurückkommt. Die Formulierung stimmt, die Nummer des Kunden fehlt, § 14a Abs. 3 UStG ist damit nicht erfüllt.
• Die USt-IdNr. nicht zum Leistungszeitpunkt geprüft. Eine Abfrage nach der Betriebsprüfung hilft nicht mehr. Prüfen, protokollieren, ablegen.
• "Credit note" und "self-billing" verwechselt. Beide heißen auf Deutsch irgendwie Gutschrift, meinen aber verschiedene Vorgänge. Nur einer davon ist die Pflichtangabe aus Anlage 8.
• Kleinunternehmer, die mit übersetzen. Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, braucht auch auf Englisch einen Hinweis darauf. No VAT charged under the small business regulation, § 19 UStG trifft es, ein wortloses Weglassen der Steuerzeile nicht.
• Die Kleinbetragsgrenze überdehnt. Die Erleichterungen nach § 33 UStDV gelten bis 250 Euro Gesamtbetrag. Bei internationalen Rechnungen bringt dir das selten etwas, weil Reverse-Charge-Fälle die vollständigen Angaben ohnehin brauchen.

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Häufige Fragen

Heißt die Rechnung auf Englisch invoice oder bill?
Im Geschäftsverkehr invoice. Bill ist umgangssprachlich und meint eher die Rechnung im Restaurant oder die Stromrechnung. Auf einer B2B-Rechnung steht Invoice.

Muss ich meine Rechnung zusätzlich auf Deutsch ausstellen?
Nein. Eine englische Rechnung ist gültig. Das Finanzamt kann nach § 87 Abs. 2 AO aber eine Übersetzung verlangen, und zwar auf deine Kosten, wenn du sie nicht selbst lieferst. Eine zweisprachige Fassung nimmt dieses Risiko vorweg.

Darf ich in US-Dollar abrechnen?
Ja. Für die Umsatzsteuerberechnung rechnest du nach § 16 Abs. 6 UStG mit den monatlichen BMF-Durchschnittskursen um. Fällt deutsche Umsatzsteuer an, gehört der Euro-Betrag der Steuer zusätzlich auf den Beleg, damit dein Kunde die Vorsteuer ziehen kann.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für englische Rechnungen?
Sie hängt an der Ansässigkeit, nicht an der Sprache. Sind beide Seiten im Inland ansässig, greift § 14 Abs. 2 UStG unabhängig davon, ob die Rechnung deutsch oder englisch beschriftet ist. Bei ausländischen Kunden greift sie nicht.

Wie formuliere ich den Kleinunternehmer-Hinweis auf Englisch?
Sinngemäß: keine Umsatzsteuer nach der Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG. Der deutsche Paragrafenverweis sollte stehen bleiben, weil er die Rechtsgrundlage identifiziert. Details zur Rechnungsstellung ohne Steuerausweis findest du in unserem Leitfaden zum Rechnung schreiben.

Wie lange muss ich englische Ausgangsrechnungen aufbewahren?
Acht Jahre ab dem Ende des Ausstellungsjahres, § 14b Abs. 1 UStG. Für die Gewinnermittlung selbst ändert die Sprache nichts, die Zahlen laufen wie gewohnt in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Was ist mit Terminen über Zeitzonen hinweg?
Ein Randthema der Rechnung, aber der häufigste Auslöser für Verzug: Steht das Leistungsdatum in der falschen Zeitzone, passt es nicht zur Buchung. Der Zeitzonen-Planer hilft beim Abgleich, bevor der Beleg entsteht.