Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: 6 Tools 2026

Sechs Rechnungsprogramme kommen für Kleinunternehmer 2026 realistisch infrage, von 0 € bis 29,90 € im Monat. Rechnest du aus gebuchten Terminen ab, verbindet meetergo Rechnungen Kalender und Beleg am engsten (Free 0 €, Light 9,90 €). Willst du später EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung im selben Tool, nimm sevDesk (ab 9,90 €). Arbeitest du eng mit einer Steuerkanzlei, ist Lexware Office ab Tarif M (12,90 € netto) der kürzeste Weg. Papierkram, easybill und Zervant decken Stundenabrechnung, Serienrechnungen und den nebenberuflichen Gratis-Fall ab.

Key Takeaways

• Die meisten Kleinunternehmer kaufen zu viel Software. Ohne Umsatzsteuerausweis und ohne UStVA bleibt die halbe Buchhaltungstiefe eines Vollpakets ungenutzt.
• Beim Senden von E-Rechnungen bist du dauerhaft befreit, beim Empfangen nicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und archivieren können. Daran scheitern die einfachsten Gratis-Tools.
• Kostenlose Tarife sind meist Mengenlimits, keine Funktionslimits. sevDesk erlaubt gratis drei Rechnungen im Monat, Zervant fünf, easybill 50 Dokumente.
• Der günstigste Preis ist selten der niedrigste Tarif. Vier getrennte Abos für Rechnung, Termin, Angebot und Vertrag summieren sich schnell über ein gebündeltes Paket.

Die 6 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Vergleich

Die Tabelle zeigt drei Dinge: Gratis-Einstieg, realer Preis fürs Rechnungsschreiben und die Situation, in der sich das Tool rechnet.

Alle Preise geprüft am 22.07.2026. Netto-Ausweisung steht in der jeweiligen Preistabelle unten dabei.

Was ändern die Regeln 2026 an deiner Software-Auswahl?

Zwei Regeländerungen haben die Anforderungen verschoben, und die meisten Vergleichslisten haben sie noch nicht eingearbeitet.

Seit Januar 2025 liegen die Grenzen der Kleinunternehmerregelung bei 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Reißt du die 100.000 Euro mitten im Jahr, endet der Status sofort. Die IHK Region Stuttgart erklärt die Schwellen und den Verzicht nach § 19 Abs. 2 UStG. Deine Software sollte den Jahresumsatz mitzählen und warnen, bevor die Grenze fällt.

Der zweite Punkt wiegt schwerer. Bei der E-Rechnung gibt es zwei Pflichten, von denen Kleinunternehmer nur eine trifft: Das Senden entfällt dauerhaft nach § 34a UStDV, auch über 2028 hinaus.

Das Empfangen nicht: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen und im XML-Original aufbewahren können. Das BMF beantwortet die Abgrenzung in seinem FAQ zur obligatorischen E-Rechnung, die IHK Hannover fasst die Fristen bis 2028 zusammen. Ein PDF-Ordner erfüllt das nicht.

1. meetergo Rechnungen: für Selbstständige, die aus Terminen abrechnen

meetergo ist eine in Köln gebaute Suite aus 15 Apps mit Servern in Frankfurt, nach eigenen Angaben von über 40.000 Fachleuten genutzt (Stand 22.07.2026, Übersicht der Apps). Der Unterschied liegt darin, wo die Rechnung herkommt: aus einem gebuchten Termin, der Kunde, Leistung und Preis schon kennt, statt aus einem leeren Formular. Wer Zeit verkauft, spart sich das abendliche Zusammensuchen aus dem Kalender.

Key Features

Von der Buchung zum bezahlten Beleg

Ein Termin aus der Terminbuchung lässt sich per Klick in ein Angebot und daraus in eine Rechnung überführen. Anzahlungen ziehst du schon bei der Buchung ein und fakturierst die Restsumme später.

EU-E-Rechnung nach EN 16931

Jede Rechnung entsteht beim Ausstellen als konforme E-Rechnung nach EN 16931: XRechnung-XML plus passendes PDF. XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden EN-16931-Profile, die deutsche Behörden im Einkauf verlangen. Danach ist das Dokument GoBD-festgeschrieben und nur per Storno korrigierbar (Stand 2026-07-22).

Wiederkehrende Rechnungen und automatisches Mahnwesen

Retainer und Abos werden einmal angelegt und laufen danach planmäßig raus. Überfällige Rechnungen lösen automatisch Erinnerungen aus.

DATEV-Export für die Steuerkanzlei

Rechnungen und Buchungen lassen sich DATEV-kompatibel exportieren. Das ist der Übergabepunkt an die Steuerberatung.

Preise

Wo meetergo stark ist

• Rechnung, Termin, Angebot und Vertragsunterschrift liegen in einem Konto statt in vier Abos.
• Der Gratis-Tarif schaltet jede App frei, nicht nur eine Testauswahl.
• Server in Frankfurt, deutsche Unternehmensstruktur ohne US-Mutterkonzern und damit ohne Zugriff nach US-Recht.
• E-Rechnungen nach EN 16931 sind Standard, keine Zusatzoption im höheren Tarif.
• Mahnwesen und wiederkehrende Rechnungen laufen automatisch, ohne dass du sie im Kalender nachhältst.

Wo meetergo an Grenzen stößt

• Es ist kein Buchhaltungspaket. EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Kassenbuch und automatische Belegerfassung fehlen. Wer das braucht, kommt an sevDesk oder Lexware Office nicht vorbei.
• Die Fakturierung ist bewusst leicht gehalten. Wer GoBD-Buchhaltung mit laufender Kanzlei-Verbuchung braucht, behält sein Buchhaltungstool zusätzlich.
• Der Preis ist pro Nutzer. Wenn du als Einzelperson nur Rechnungen schreibst, ist ein reines Rechnungstool günstiger.

Kundenbewertungen

Auf G2 steht meetergo bei 4,7 von 5 aus 22 Bewertungen (geprüft am 22.07.2026). Die Stichprobe ist klein, weil das Rechnungsmodul der jüngste Teil der Suite ist: Die etablierten Wettbewerber hier haben ein Vielfaches an Stimmen.

Für wen passt meetergo Rechnungen?

Coaches, Berater und Dienstleister, deren Umsatz aus gebuchten Terminen entsteht, und Kleinunternehmer, die heute zwei oder drei Einzeltools bezahlen.

Schreib deine erste Rechnung, ohne vorher eine Kreditkarte zu hinterlegen: meetergo kostenlos starten.

2. sevDesk: der Standard, wenn Buchhaltung später dazukommt

sevDesk ist eine deutsche Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für Gründer und Selbstständige, in Deutschland gehostet und TÜV-zertifiziert. Der Einstiegstarif deckt das reine Fakturieren ab, die Steuerfunktionen greifen erst in den höheren Stufen. Terminbuchung, E-Signaturen und ein CRM gibt es nicht.

Key Features

Rechnungen und E-Rechnungen ohne Mengenlimit

Ab Tarif Rechnung entfällt das Gratis-Limit: Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen laufen unbegrenzt, individuelles Briefpapier ist enthalten.

DATEV-Schnittstelle ab dem Einstiegstarif

Der Kanzlei-Export liegt bereits im günstigsten kostenpflichtigen Tarif. Wer eine Steuerkanzlei hat, spart sich damit einen Tarifsprung.

Empfangene E-Rechnungen erfassen

sevDesk führt "Empfangene E-Rechnungen erfassen" als eigene Funktion neben ZUGFeRD und XRechnung (Funktionsübersicht, geprüft am 22.07.2026). Genau das ist die Pflicht, von der § 34a UStDV dich nicht befreit. Ein Tool, das eingehendes XML nur als Anhang ablegt, löst sie nicht.

Preise

Preise geprüft am 22.07.2026. Saisonale Rabattbanner senken diese Werte zeitweise.

Wo sevDesk stark ist und wo nicht

• Stark: Der Weg zur vollen EÜR und UStVA ist ein Tarifwechsel, kein Systemwechsel.
• Stark: Deutsches Hosting, deutscher Support, keine Übersetzungslücken.
• Schwach: Drei Gratis-Rechnungen im Monat sind für die meisten Selbstständigen schnell zu eng.
• Schwach: Die Inventar-Funktion kostet als Add-on 19,90 € monatlich extra.

Kundenbewertungen

sevDesk ist das bestbewertete Tool in diesem Vergleich: 4,3 von 5 aus 277 Bewertungen auf OMR Reviews (geprüft am 22.07.2026). Im Praxistest der Redaktion von EXPERTE.de (abgerufen am 22.07.2026) bekommt es die Note 1,3 ("sehr gut", 1,0 ist die Bestnote): "sevdesk ist eines der umfangreichsten Buchhaltungs-Tools auf dem Markt, das trotz der vielen Features benutzerfreundlich bleibt." Dieselbe Redaktion nennt als Lücke, dass man auf Lohnbuchhaltung verzichten müsse.

Für Kleinunternehmer relevant: Die Stärken, für die sevDesk in diesen Tests gelobt wird, liegen fast alle in der Buchhaltungstiefe. Solange du unter § 19 UStG fällst, bezahlst du davon einen Teil mit, ohne ihn zu nutzen.

3. Lexware Office: für die enge Kanzlei-Anbindung

Lexware Office ist der Cloud-Nachfolger von lexoffice und deckt Rechnungen, Belege und Steuerauswertungen in gestaffelten Tarifen ab. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht, stattdessen 30 Tage Test mit vollem Funktionsumfang. Terminbuchung und E-Signaturen liegen außerhalb.

Key Features

Angebote, E-Rechnungen und Mahnungen ab Tarif M

Erst Tarif M enthält Angebote, E-Rechnungen und Mahnwesen. Wer mit dem beworbenen Einstiegspreis von 7,90 € rechnet, landet real bei 12,90 € netto im Monat.

Steuerauswertungen und Kanzlei-Übergabe

In den höheren Tarifen liegen die Auswertungen, die eine Steuerkanzlei erwartet, samt Übergabeprozess. Relevant wird das erst, wenn die Umsatzgrenze in Sichtweite kommt.

Preise

Preise geprüft am 22.07.2026, netto zzgl. MwSt., monatlich kündbar. Zum Prüfzeitpunkt lief eine Aktion mit 50 % Rabatt für drei Monate.

Für Kleinunternehmer relevant: Der beworbene Einstieg zu 7,90 € netto enthält weder Angebote noch E-Rechnungen noch Mahnwesen. Der ehrliche Vergleichswert ist Tarif M zu 12,90 € netto.

Wo Lexware Office stark ist und wo nicht

• Stark: Hohe Verbreitung in deutschen Steuerkanzleien, entsprechend wenig Diskussion über das Übergabeformat.
• Stark: Der 30-Tage-Test läuft auf dem größten Tarif, du siehst also alles vorab.
• Schwach: Kein dauerhaft kostenloser Tarif, die Einstiegshürde für Nebenberufliche.
• Schwach: Die Tarifstaffel schneidet Rechnungsfunktionen aus dem günstigsten Paket heraus.

Kundenbewertungen

Auf OMR Reviews steht Lexware Office bei 4,3 von 5 aus 184 Bewertungen (geprüft am 22.07.2026). Das Vergleichsportal trusted.de zählt daneben 12.074 App-Store-Bewertungen mit 4,7 von 5 (Stand 14.06.2026) und 183 Trustpilot-Bewertungen mit 4 von 5 (Stand 02.07.2026). Gelobt werden Nutzerführung und mobile Bedienung. Als wiederkehrende Kritik nennt trusted.de fehlenden Support bei tiefergehenden technischen Fragen, fehlende automatisierte Archivierung und Datenverluste bei großen Datenmengen.

4. Papierkram: wenn du Stunden abrechnest

Papierkram kombiniert Buchhaltung mit eingebauter Zeiterfassung und zielt auf Projektarbeit, bei der die Rechnung aus erfassten Stunden entsteht. Der kostenlose Tarif ist funktional und nicht mengenbegrenzt, dafür auf 100 MB Speicher gedeckelt. XRechnung und ZUGFeRD gibt es erst ab Tarif S.

Key Features

Zeiterfassung im Browser, direkt an der Rechnung

Zeiteinträge sind unbegrenzt und wandern direkt in die Rechnungsposition. Wer stundenweise berät, spart sich die Zwischentabelle. EXPERTE.de hebt in seinem Praxistest genau das hervor: Die Zeiterfassung via Timer sei "sekundengenau", und "das Bedienkonzept von Papierkram überzeugt: Die Benutzeroberfläche ist logisch in Haupt- und Unterbereiche strukturiert".

Gestufter E-Rechnungs-Support

Alle Tarife erzeugen rechtskonforme Rechnungen im XML-Format, XRechnung und ZUGFeRD kommen ab Tarif S dazu.

Preise

Preise geprüft am 22.07.2026, netto zzgl. MwSt.

Wo Papierkram stark ist und wo nicht

• Stark: Zeiterfassung und Fakturierung im selben Werkzeug, ohne Zusatzabo.
• Stark: Der Gratis-Tarif begrenzt nur den Speicher, nicht die Zahl der Rechnungen.
• Schwach: Das 100-MB-Limit des Gratis-Tarifs rückt mit jedem hochgeladenen Beleg näher.
• Schwach: XRechnung und ZUGFeRD beginnen erst bei Tarif S, der Gratis-Tarif deckt die Behördenprofile also nicht ab.

Kundenbewertungen

Im Praxistest der Redaktion von EXPERTE.de (abgerufen am 22.07.2026) landet Papierkram bei der Note 2,2 ("gut") und damit hinter sevDesk und easybill. Die Redaktion nennt drei Lücken: "Es gibt kein automatisches Mahnwesen, das Mahnungen und Zahlungserinnerungen zu bestimmten Zeitpunkten automatisch versendet", "eine Gewinn-und-Verlustrechnung ist nicht möglich" und "die fehlende API-Schnittstelle ist ein klarer Minuspunkt". Für Kleinunternehmer wiegt das fehlende Mahnwesen am schwersten: Das Nachfassen hängt damit wieder an dir.

5. easybill: für Rechnungen in Serie

easybill rechnet in Dokumenten pro Monat statt in Funktionen. Gratis sind 50 Dokumente monatlich bei drei Kontakten, Starter kostet 9 € netto jährlich oder 12 € monatlich (250 Dokumente, 20 Kontakte), Professional 25 € netto jährlich (geprüft am 22.07.2026). Über dem Limit kostet jedes weitere Dokument 0,29 €, ab 100 gespeicherten Dokumenten kommen gestaffelte Archivierungsgebühren dazu. Für wenige, aber wertvolle Rechnungen ist diese Logik hinderlich, für Onlinehandel mit vielen kleinen Belegen genau richtig.

Kundenbewertungen

Die Redaktion von EXPERTE.de (abgerufen am 22.07.2026) vergibt die Note 1,9 ("gut"): "easybill konzentriert sich auf eine Sache, Rechnungen, und meistert sie mit Bravour." Ihre Kritik trifft die Oberfläche, die "einfach nicht zeitgemäß" sei, dazu fehlt eine Smartphone-App. Auf Capterra Deutschland liegt easybill bei 3,8 von 5 aus lediglich 5 Bewertungen, beim Kundensupport bei 3,4 von 5. Ein verifizierter Rezensent schreibt dort am 02.04.2023: "Man spart sich extrem viel Zeit."

6. Zervant: der Gratis-Minimalfall

Zervant ist die schlankeste Option im Vergleich: kostenlos fünf Rechnungen im Monat bei unbegrenzten Kunden und Angeboten, XRechnung inklusive. Start kostet 9 € monatlich, Plus 20 € mit wiederkehrenden Rechnungen und unbegrenzten Belegen (geprüft am 22.07.2026). Für Nebenberufliche mit zwei oder drei Rechnungen im Monat reicht der Gratis-Tarif dauerhaft. Online-Zahlungen kosten 1,9 % plus 0,25 € je Transaktion. Ab der sechsten Rechnung im Monat zahlst du allerdings 9 € für eine Software, die laut EXPERTE.de keine DATEV-Schnittstelle mitbringt.

Kundenbewertungen

Im Praxistest der Redaktion von EXPERTE.de (abgerufen am 22.07.2026) bekommt Zervant die Note 2,4 ("gut"), mit der Bestnote 1,0 für Einrichtung und Bedienung: "An der Bedienung von Zervant gibt es so gut wie nichts zu meckern." Der Abzug kommt anderswo: Es fehlen "Automatisierungs-Features, die wachsenden Unternehmen bei der Skalierung helfen würden", und "DATEV- oder andere Schnittstellen sucht man vergeblich". trusted.de zählt 4,7 von 5 im Apple App Store (rund 700 Bewertungen) und 4,2 von 5 bei Google Play (4.945 Bewertungen).

Worauf du bei der Auswahl 2026 achten solltest

Drei Fragen entscheiden schneller als jede Funktionsliste: Empfangspflicht, Summe deiner Abos, Ort deiner Rechnungsdaten. Arbeite sie ab, bevor du eine Testphase startest.

1. Kannst du eingehende E-Rechnungen überhaupt öffnen?

Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025 auch für dich. Prüfe vorab, ob das Tool XML-Rechnungen einliest, lesbar darstellt und im Original archiviert. In meetergo gehört EN 16931 zum Rechnungsmodul, bei Papierkram beginnt es erst mit Tarif S.

2. Rechnest du den ganzen Stack oder nur die Tarifzeile?

Der ehrliche Vergleich läuft Stack gegen Stack. Wer Rechnungssoftware, Terminbuchung, E-Signatur und ein kleines CRM getrennt bezahlt, liegt schnell über dem Preis eines gebündelten Pakets. Schreib die Monatsbeträge deiner Abos untereinander, bevor du buchst.

3. Wo liegen deine Rechnungsdaten?

Rechnungen enthalten Kundenadressen, Leistungsbeschreibungen und Zahlungsdaten. Bei Anbietern mit US-Mutterkonzern bleibt ein Zugriffsrisiko nach US-Recht, unabhängig vom Serverstandort. Alle sechs Tools hier gehören deutschen Gesellschaften. Ein Unterschied liegt eine Ebene tiefer: sevDesk hostet nach eigenen Angaben beim "Marktführer im Bereich Cloud-Computing" (sevdesk.de/sicherheit, abgerufen am 22.07.2026), also auf US-Infrastruktur in deutscher Region. Wem der Unterauftragnehmer wichtig ist, prüft ihn im Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Überblick zu DSGVO-konformer Software ordnet die Auftragsverarbeitung ein.

Welches Rechnungsprogramm passt zu dir?

Entsteht dein Umsatz aus Terminen und zahlst du heute mehrere Einzeltools, führt meetergo Buchung, Angebot und Rechnung zusammen, samt Zahlung bei der Buchung. Planst du den Schritt aus der Kleinunternehmerregelung heraus, nimm sevDesk oder Lexware Office. Rechnest du Stunden ab, nimm Papierkram. Schreibst du drei Rechnungen im Monat, bleib bei Zervant.

Alle Apps testen, bevor du dich festlegst: Tarife und Funktionen ansehen.

Häufige Fragen

Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer Pflicht?

Ein Rechnungsprogramm ist für Kleinunternehmer nicht Pflicht. Du darfst Rechnungen manuell erstellen, solange sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten. Software lohnt sich, sobald du fortlaufende Nummern, Aufbewahrungsfristen und eingehende E-Rechnungen nicht mehr von Hand kontrollieren willst.

Wo kann ich als Kleinunternehmer kostenlos Rechnungen schreiben?

Kostenlos Rechnungen schreiben kannst du bei fünf Anbietern mit dauerhaft freien Tarifen: Zervant (fünf Rechnungen/Monat), sevDesk (drei), easybill (50 Dokumente), Papierkram (100 MB Speicher) und meetergo (alle Apps mit Startlimits). Für einen einzelnen Beleg ohne Konto reicht ein Rechnungsgenerator.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen verschicken?

Als Kleinunternehmer musst du E-Rechnungen nicht verschicken: § 34a UStDV befreit dich dauerhaft davon, auch nach 2028. Empfangen musst du sie aber. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und im XML-Original aufbewahren können.

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen alle üblichen Pflichtangaben: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung und Zeitpunkt. Statt eines Umsatzsteuerbetrags kommt ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG dazu. Ein ausgewiesener Steuerbetrag würde nach § 14c UStG geschuldet.

Ab welchem Umsatz lohnt sich ein kostenpflichtiges Tool?

Entscheidend ist die Zahl der Belege. Ab etwa zehn Rechnungen im Monat sprengst du die meisten Gratis-Limits. Sobald Mahnwesen, wiederkehrende Rechnungen oder eine Kanzlei-Übergabe dazukommen, ist der bezahlte Tarif meist billiger als deine eigenen Stunden.

Kann ich als Kleinunternehmer Anzahlungen per Rechnung einziehen?

Anzahlungen kannst du als Kleinunternehmer per Rechnung einziehen: Anzahlungs- und Schlussrechnungen sind auch ohne Umsatzsteuerausweis zulässig. Praktischer ist es, die Anzahlung direkt beim Buchen zu kassieren. Welche Zahlungsanbieter sich dafür anbinden lassen, ist vor allem für Freelancer relevant, die mit Ausfällen kalkulieren.