Rechnung schreiben: Pflichtangaben und 5 teure Fehler

Key Takeaways

• Die Pflichtangaben sind der leichte Teil. § 14 Abs. 4 UStG listet zehn Punkte auf. Wer sie abhakt, hat eine formal gültige Rechnung. Geld verliert man an anderer Stelle.
• Rechnungsnummern müssen eindeutig sein, nicht lückenlos. Der Mythos von der durchgehenden Nummerierung kostet Selbstständige unnötig Nerven und verrät Kunden, wie viele Aufträge sie haben.
• Bei Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur mit Hinweis. Ohne den Satz auf der Rechnung gerät ein Verbraucher nach § 286 Abs. 3 BGB nicht automatisch in Verzug.
• Zwei Sonderfälle kürzen die Liste ab. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchen deutlich weniger Angaben.

Die meisten Anleitungen zum Thema erklären dir, was auf eine Rechnung gehört. Das ist in zehn Minuten erledigt und steht wörtlich im Gesetz. Teuer wird es an drei Stellen, an denen dieselben Anleitungen entweder schweigen oder schlicht falsch liegen: bei der Rechnungsnummer, beim Zahlungsziel und bei der Frage, wann du eine Rechnung überhaupt noch stellen darfst.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Eine Rechnung braucht zehn Angaben. Sie stehen in § 14 Abs. 4 UStG und gelten für jede Rechnung über 250 €.

Punkt 6 wird am häufigsten vergessen. Leistungsdatum und Rechnungsdatum sind zwei verschiedene Dinge, auch wenn sie oft auf denselben Tag fallen. Ein Satz wie "Leistungszeitraum: 1. bis 31. Juli 2026" reicht. Fehlt er, ist der Vorsteuerabzug deines Kunden angreifbar, und das merkst du erst, wenn dessen Betriebsprüfung dich zwei Jahre später um eine korrigierte Rechnung bittet.

Wie schreibst du eine Rechnung in sechs Schritten?

Schritt 1: Klär, ob du Umsatzsteuer ausweisen darfst

Diese Frage entscheidet über den Aufbau der ganzen Rechnung, also gehört sie nach vorn. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Weist du sie trotzdem aus, schuldest du sie dem Finanzamt, auch wenn du sie nie hättest erheben dürfen.

Die Schwellen liegen bei 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Reißt du die 100.000 € mitten im Jahr, bist du ab diesem Umsatz regelbesteuert. Der Umsatz davor bleibt steuerfrei.

Schritt 2: Bau einen Nummernkreis, den du erklären kannst

Hier hält sich der hartnäckigste Irrtum im deutschen Rechnungswesen. Das Gesetz verlangt eine "fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird". Entscheidend ist das Wort einmalig. In einem Thread zu genau diesem Mythos in r/selbststaendig weist der Verfasser darauf hin, dass eine lückenlose Zählung Kunden ungewollt verrät, wie viele Aufträge man im Jahr schreibt.

Der praktische Kern kommt aus der Diskussion darunter: Das Finanzamt will nicht raten müssen, ob eine Rechnung fehlt oder ob der Nummernkreis einfach anders gebaut ist. Lücken sind erlaubt, solange du sie begründen kannst. Zufallszahlen ohne System sind trotzdem eine schlechte Idee, weil du dir bei jeder Rückfrage selbst die Arbeit machst.

Bewährte Muster, die beides erfüllen:

• Jahr plus laufende Nummer, also 2026-001
• Kundenkürzel plus Jahr plus Zähler, wie es ein Nutzer im selben Thread beschreibt
• Getrennte Nummernkreise pro Geschäftsbereich, jeweils mit eigenem Präfix

Wichtig ist nur, dass du das Schema nicht mitten im Jahr wechselst und dass keine Nummer zweimal vorkommt.

Schritt 3: Beschreib die Leistung so, dass ein Fremder sie erkennt

"Beratung" oder "Dienstleistung laut Absprache" reicht nicht. Der Prüfer muss aus der Rechnung heraus erkennen können, was geliefert wurde. Der Unterschied sieht in der Praxis so aus:

• Zu vage: "Marketingleistungen Juli"
• Prüffest: "Konzeption und Umsetzung Landingpage Produktstart, 14 Stunden à 95 €, Leistungszeitraum 1. bis 31. Juli 2026"

Dasselbe im Handwerk: Statt "Reparatur" schreibst du "Wartung Heizungsanlage Vaillant ecoTEC, Objekt Musterstraße 4, inkl. Materialliste laut Anlage". Die Regel dahinter ist simpel. Jemand, der weder bei dir noch beim Kunden arbeitet, muss die Leistung anhand der Rechnung zuordnen können.

Bei wiederkehrenden Positionen lohnt sich eine Vorlage, in der die Leistungsbeschreibung schon steht und du nur Zeitraum und Menge tauschst. Das senkt gleichzeitig das Risiko, dass beim Kopieren einer alten Rechnung ein falsches Leistungsdatum stehen bleibt.

Schritt 4: Trenn Netto, Steuersatz und Steuerbetrag sauber

Nach Punkt 7 und 8 der Pflichtangaben brauchst du das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt. Sobald auf einer Rechnung 19 % und 7 % gemischt vorkommen, etwa Beratung plus Druckerzeugnisse, muss jede Gruppe ihre eigene Zwischensumme bekommen.

Rechne nie vom Bruttobetrag rückwärts im Kopf. Rundungsdifferenzen von einem Cent sind formal Fehlbeträge und tauchen später in der Umsatzsteuervoranmeldung wieder auf. Wenn du zwischen Netto und Brutto hin und her rechnest, hilft der Mehrwertsteuer-Rechner für die schnelle Gegenprobe.

Schritt 5: Setz ein Zahlungsziel, das rechtlich trägt

Ohne Angabe ist die Rechnung sofort fällig, das hilft dir praktisch aber wenig. Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Für Geschäftskunden gilt das automatisch.

Bei Verbrauchern greift diese Frist nur, wenn du auf der Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ein Satz genügt: "Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Nach Ablauf dieser Frist tritt Verzug ein." Fehlt er, musst du erst mahnen, bevor überhaupt Verzugsfolgen entstehen.

Und die lohnen sich: Bei Geschäftskunden sind es nach § 288 BGB neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz plus eine Pauschale von 40 €, bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte. Wie zäh das in der Praxis wird, zeigt eine Diskussion über die Zahlungsmoral deutscher Kunden im selben Subreddit.

Schritt 6: Versende im richtigen Format und archiviere acht Jahre

Für Privatkunden ist eine PDF-Rechnung per E-Mail völlig ausreichend. Im inländischen B2B-Geschäft verschiebt sich das gerade: Empfangen musst du strukturierte E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, ab dem 1. Januar 2028 gilt es für alle. Die Details zu XRechnung und ZUGFeRD stehen in der Anleitung zur E-Rechnung.

Aufbewahren musst du Rechnungen acht Jahre lang, und zwar im Originalformat. Ein Ausdruck oder ein neu gerendertes PDF ersetzt die Originaldatei nicht.

Arbeitest du mit Anzahlungen, kommt eine Regel dazu, die viele erst beim Steuerberater erfahren: In der Schlussrechnung musst du die bereits berechneten Anzahlungen mit ihrem Netto- und Steuerbetrag einzeln abziehen. Es genügt nicht, nur die Restsumme auszuweisen. Wer den Abzug vergisst, schuldet die Umsatzsteuer doppelt, einmal aus der Anzahlungsrechnung und einmal aus der Schlussrechnung.

Wie sieht eine fertige Rechnung aus?

Zusammengesetzt ergeben die zehn Angaben ein Dokument mit vier Blöcken. Ein Beispiel für eine Regelbesteuerung mit zwei Steuersätzen:

Kopf. Oben dein Briefkopf mit Name, Anschrift und Steuernummer, darunter die Anschrift des Kunden. Rechts daneben Rechnungsnummer 2026-042, Rechnungsdatum 5. August 2026, Leistungszeitraum 1. bis 31. Juli 2026.

Positionen. Eine Tabelle mit Position, Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Jede Zeile trägt ihren Steuersatz, damit die Aufschlüsselung darunter aufgeht.

Summenblock. Netto 1.330,00 € zu 19 % ergibt 252,70 € Steuer, Netto 600,00 € zu 7 % ergibt 42,00 €. Beide Gruppen bekommen ihre eigene Zeile, darunter steht der Bruttobetrag von 2.224,70 €.

Fuß. Zahlungsziel mit Verzugshinweis, Bankverbindung, und falls du Kleinunternehmer bist, der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine Unterschrift ist nicht nötig, eine Rechnung ist auch ohne sie gültig.

Wer diese vier Blöcke einmal sauber als Vorlage anlegt, schreibt jede weitere Rechnung in wenigen Minuten.

Was gilt für Kleinbeträge und Kleinunternehmer?

Zwei Ausnahmen kürzen die Zehnerliste deutlich ab.

Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto. Nach § 33 UStDV brauchst du nur vier Angaben: deinen Namen und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe, dazu den Steuersatz. Rechnungsnummer und Kundenanschrift kannst du weglassen. Das ist der Grund, warum jeder Kassenbon als Rechnung taugt.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Du weist keine Umsatzsteuer aus, brauchst dafür aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. § 34a UStDV regelt, was auf deine Rechnung gehört. Formulierungen wie "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" sind üblich. Vom Ausstellen einer E-Rechnung hat dich das Jahressteuergesetz 2024 befreit, empfangen musst du sie trotzdem. Welche Programme dafür taugen, zeigt der Vergleich der Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.

Beide Ausnahmen gelten nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und beim Reverse-Charge-Verfahren. Dort brauchst du die vollständigen Angaben plus die USt-IdNr. beider Seiten.

Womit schreibst du die Rechnung am besten?

Es gibt drei Wege, und die Wahl hängt weniger vom Budget ab als vom Rechnungsvolumen und davon, ob du die E-Rechnungspflicht schon im Nacken hast.

Dass der erste Weg legitim ist, wird regelmäßig bezweifelt. In einer Umfrage dazu, womit Selbstständige ihre Rechnungen schreiben, reicht die Bandbreite von der Word-Vorlage bis zur Eigenentwicklung. Solange Nummernkreis und Archivierung stimmen, ist eine Vorlage rechtlich einwandfrei. Sie skaliert nur schlecht.

Drei Kriterien entscheiden in der Praxis:

• Nummernvergabe. Vergibt das Tool die Nummer automatisch und verhindert Doppelvergabe? Von Hand passiert der Fehler früher oder später.
• Formatfähigkeit. Kann es XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Wenn nicht, wechselst du spätestens 2027 noch einmal.
• Anschluss an die Buchhaltung. Ein DATEV-Export spart deiner Steuerkanzlei Stunden. Wie eine klassische Buchhaltungslösung das löst, zeigt die Übersicht zu Lexware Buchhaltung.

Wer ohne Anmeldung nur schnell ein PDF braucht, kann den Rechnungsgenerator nutzen. Er läuft vollständig im Browser, Inhalte und Logo bleiben auf deinem Gerät. Für den Dauerbetrieb helfen die Vergleiche zu kostenlosen Rechnungsprogrammen und, für Betriebe mit Aufmaß und Material, zum Rechnungsprogramm fürs Handwerk.

Rechnungen direkt aus dem Auftrag heraus

Wenn Termin, Angebot und Rechnung ohnehin denselben Kunden betreffen, spart der Umweg über ein separates Programm den größten Teil der Tipparbeit. Die Rechnungs-App von meetergo erzeugt die Rechnung aus einer abgeschlossenen Buchung oder einem gewonnenen Deal im CRM, übernimmt Kontaktdaten und Positionen und gibt sie als EN-16931-konforme E-Rechnung aus. Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen laufen automatisch, der DATEV-Export geht an die Steuerkanzlei.

Gehostet wird auf EU-Infrastruktur, was den Umgang mit Kundendaten in der Rechnungsstellung erleichtert. Der Free-Tarif enthält alle Apps mit Limits, die Suite kostet 29,90 € im Monat statt regulär 34,90 €, und auf die bezahlten Tarife gibt es sieben Tage Testzeitraum. Details stehen auf der Preisseite.

Ehrlich bleibt: Wer eine vollständige doppelte Buchführung mit Anlagenverzeichnis und Jahresabschluss braucht, kommt um eine echte Buchhaltungssoftware oder die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei nicht herum. Die Rechnungsstellung deckt meetergo ab, die Bilanz nicht.

Welche Fehler kosten am meisten Geld?

1. Die Sechsmonatsfrist verpassen. Nach § 14 Abs. 2 UStG musst du im Geschäftsverkehr innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung abrechnen. Wer eine Rechnung ein Jahr liegen lässt, riskiert ein Bußgeld und verliert praktisch jede Verhandlungsposition.

2. Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ausweisen. Der Betrag ist dann geschuldet, unabhängig davon, ob du ihn erheben durftest. Korrigieren geht nur über eine berichtigte Rechnung an denselben Kunden.

3. Das Leistungsdatum weglassen. Der häufigste Formfehler überhaupt. Er trifft nicht dich, sondern den Vorsteuerabzug deines Kunden, und kommt als Nacharbeit zu dir zurück.

4. Bei Privatkunden den Verzugshinweis vergessen. Ohne den Satz aus Schritt 5 läuft die 30-Tage-Automatik nicht. Du musst mahnen, bevor Zinsen entstehen.

5. Nur die Vorschau archivieren. Sobald du strukturierte E-Rechnungen versendest, ist die Originaldatei aufbewahrungspflichtig, nicht das PDF, das dein Viewer daraus baut.

Ein sechster Punkt betrifft alle, die neben Rechnungen auch Angebote verschicken: Wer das Angebot unterschreiben lässt, hat im Streitfall die bessere Grundlage. Wie das rechtssicher geht, steht in der Anleitung zum Vertrag online unterschreiben.

Rechnung, Termin und Zahlung an einer Stelle

Wenn deine Rechnungen aus Terminen entstehen, lohnt sich der Blick darauf, wo die Daten herkommen. Buchung, Anzahlung und Rechnung greifen bei meetergo ineinander, inklusive Terminbuchung mit Bezahlung und elektronischer Signatur für das, was vor der Rechnung unterschrieben werden muss. Den Free-Tarif kannst du ohne Kreditkarte starten.

Häufige Fragen

Muss die Rechnungsnummer wirklich lückenlos sein?
Nein. Das Gesetz verlangt eine Nummer, die einmalig vergeben wird. Lücken sind zulässig, solange du sie erklären kannst, etwa durch Stornierungen oder getrennte Nummernkreise. Doppelt vergebene Nummern sind das eigentliche Problem.

Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Ja, für einmalige Verkäufe oder Gefälligkeiten. Du schreibst dann eine Quittung ohne Umsatzsteuer und ohne Steuernummer. Sobald das regelmäßig und mit Gewinnabsicht passiert, giltst du als Unternehmer und brauchst eine Gewerbeanmeldung.

Wie schnell muss ich eine Rechnung stellen?
Im Geschäftsverkehr innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Praktisch solltest du deutlich schneller sein, weil die Zahlungsfrist erst mit Zugang der Rechnung zu laufen beginnt.

Was mache ich, wenn ich einen Fehler entdeckt habe?
Bei kleinen Formfehlern reicht ein Korrekturdokument, das sich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer bezieht. Bei falschem Steuerbetrag stornierst du die Rechnung vollständig und schreibst eine neue mit eigener Nummer.

Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Für Inlandsrechnungen genügt die Steuernummer. Sobald du an Unternehmen im EU-Ausland fakturierst, brauchst du eine USt-IdNr. und musst zusätzlich die deines Kunden angeben.

Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
Nein. Eine Rechnung ist ohne Unterschrift gültig, das Umsatzsteuergesetz verlangt sie nicht. Anders sieht es bei Angeboten und Verträgen aus, die dem Auftrag vorausgehen.

Was tue ich, wenn der Kunde nach der Frist nicht zahlt?
Nach Eintritt des Verzugs kannst du Verzugszinsen und bei Geschäftskunden die Pauschale von 40 € berechnen. Eine Mahnung ist dann keine Voraussetzung mehr, sondern eine Erinnerung. Bleibt sie folgenlos, führt der gerichtliche Mahnbescheid schneller zum Ziel als eine dritte Mahnung.

Muss ich Rechnungen als E-Rechnung schreiben?
Im inländischen B2B-Geschäft ab 2027 beziehungsweise 2028, gestaffelt nach Vorjahresumsatz. An Privatkunden bleibt das PDF zulässig. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, vom Empfangen nicht.