Key Takeaways
- Die Mahnung bringt kein Geld, der Verzug bringt es. Zinsen, die 40-Euro-Pauschale und der Weg zum Vollstreckungsbescheid hängen am Verzug. Bei Geschäftskunden tritt der oft schon vor deinem ersten Schreiben ein.
- Die erste Mahnung zahlst du selbst. Mahnkosten sind nur erstattungsfähig, wenn der Kunde zum Zeitpunkt des Schreibens bereits in Verzug war. Deine eigene Arbeitszeit darfst du nie weitergeben.
- Drei Mahnungen schreibt kein Gesetz vor. Eine genügt, manchmal ist gar keine nötig. Die Dreistufigkeit kostet dich vier bis sechs Wochen, in denen nichts passiert.
- Die Überschrift ist rechtlich bedeutungslos. Ob "Zahlungserinnerung" oder "Mahnung" darüber steht, ändert nichts. Entscheidend ist, dass du eindeutig Zahlung verlangst.
Die meisten Mahnvorlagen im Netz sind dreistufig: freundliche Erinnerung, zweite Mahnung, letzte Mahnung mit Frist. Diese Stufenlogik stammt aus der Buchhaltung großer Unternehmen, wo sie Eskalationswege dokumentiert. Für Selbstständige kostet sie vor allem Zeit, denn rechtlich leistet eine Mahnung nur eine einzige Sache: Sie löst den Verzug aus. Alles, was anschließend Geld bringt, hängt an diesem Verzug und nicht an der Zahl deiner Schreiben.
Dieser Leitfaden geht deshalb in umgekehrter Reihenfolge vor. Zuerst klärst du, ob dein Kunde überhaupt noch gemahnt werden muss. Dann schreibst du ein Schreiben, das alles enthält, was später vor einem Mahngericht zählt. Und du rechnest vorher aus, was dir zusteht, damit du keine Forderung aufstellst, die du hinterher streichen musst.
Wann gerät dein Kunde in Verzug?
Verzug ist die Schwelle, hinter der dir überhaupt erst Nebenforderungen zustehen. § 286 BGB nennt mehrere Wege dorthin, und nur einer davon braucht eine Mahnung.
| Weg in den Verzug | Was dafür vorliegen muss | Mahnung nötig? |
|---|---|---|
§ 286 Abs. 1 | Forderung ist fällig, du verlangst eindeutig Zahlung | Ja |
Weg in den Verzug§ 286 Abs. 1 Was dafür vorliegen mussForderung ist fällig, du verlangst eindeutig Zahlung Mahnung nötig?Ja | ||
§ 286 Abs. 2 Nr. 1 | Zahltag steht kalendermäßig fest, etwa "zahlbar bis 15. November" | Nein |
Weg in den Verzug§ 286 Abs. 2 Nr. 1 Was dafür vorliegen mussZahltag steht kalendermäßig fest, etwa "zahlbar bis 15. November" Mahnung nötig?Nein | ||
§ 286 Abs. 2 Nr. 2 | Frist knüpft an ein Ereignis an, etwa "30 Tage nach Lieferung" | Nein |
Weg in den Verzug§ 286 Abs. 2 Nr. 2 Was dafür vorliegen mussFrist knüpft an ein Ereignis an, etwa "30 Tage nach Lieferung" Mahnung nötig?Nein | ||
§ 286 Abs. 2 Nr. 3 | Der Kunde verweigert die Zahlung ernsthaft und endgültig | Nein |
Weg in den Verzug§ 286 Abs. 2 Nr. 3 Was dafür vorliegen mussDer Kunde verweigert die Zahlung ernsthaft und endgültig Mahnung nötig?Nein | ||
§ 286 Abs. 3 | 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung | Nein |
Weg in den Verzug§ 286 Abs. 3 Was dafür vorliegen muss30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung Mahnung nötig?Nein | ||
Die Reihenfolge in der ersten Zeile ist wichtiger, als sie aussieht. Eine Mahnung vor Eintritt der Fälligkeit ist wirkungslos, egal wie deutlich sie formuliert ist. Wer am Tag des Rechnungsversands mahnt, muss nach Fälligkeit erneut mahnen.
Die letzte Zeile wird am häufigsten übersehen. Bei einer Entgeltforderung gegen einen Geschäftskunden tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung von selbst ein. Du musst dafür nichts tun, nicht anrufen, nicht schreiben. Wer hier noch zwei Erinnerungsrunden dreht, verliert keine Rechte, aber sechs Wochen.
Bei Verbrauchern greift diese Automatik nur mit einem besonderen Hinweis in der Rechnung. Fehlt der Satz, brauchst du die Mahnung zwingend. Wo er auf die Rechnung gehört, steht in der Anleitung zum Rechnung schreiben.
Eine Einschränkung gilt in allen Fällen: Nach § 286 Abs. 4 BGB gerät niemand in Verzug, solange die Zahlung aus einem Grund ausbleibt, den er nicht zu vertreten hat. Der Klassiker ist die nie zugegangene Rechnung, weshalb der Zugangsnachweis in jedem Streit die erste Frage ist.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Das ist juristisch dieselbe Sache. Eine Mahnung ist die eindeutige und bestimmte Aufforderung, die geschuldete Leistung zu erbringen. Ob "Zahlungserinnerung", "Mahnung" oder "Erinnerung an unsere Rechnung 2026-042" darüber steht, ist für die Wirkung ohne Bedeutung.
Umgekehrt genauso: Ein Schreiben, das nur einen Kontostand mitteilt und keine Zahlung verlangt, ist keine Mahnung, auch wenn "1. Mahnung" in der Kopfzeile steht. Den freundlichen Ton kannst du also halten. Du musst den Zahlungswunsch nur unmissverständlich hinschreiben.
Mahnung schreiben in fünf Schritten
Schritt 1: Klär den Verzugsstatus, bevor du formulierst
Diese Prüfung entscheidet über den Inhalt des ganzen Schreibens. War der Kunde schon vorher in Verzug, nimmst du Zinsen und Pauschale direkt mit auf. War er es nicht, löst dieses Schreiben den Verzug erst aus, und Nebenforderungen fallen weg.
Drei Angaben brauchst du dafür: Fälligkeitsdatum, Zugangsdatum der Rechnung und ob der Kunde Verbraucher oder Unternehmer ist. Der dritte Punkt ändert nicht nur den Zinssatz, sondern auch, ob die 30-Tage-Automatik überhaupt lief.
Schritt 2: Mach die Forderung zuordenbar
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und offener Betrag gehören in die ersten beiden Sätze. Bei Teilzahlungen schreib den Restbetrag und die eingegangene Zahlung mit Wertstellungsdatum hin, sonst entsteht eine Diskussion über die Verrechnung. Im gerichtlichen Mahnverfahren musst du die Forderung ohnehin individualisierbar bezeichnen, dann kopierst du die Angaben nur noch.
Schritt 3: Setz eine Frist mit Datum, nicht mit Zeitraum
"Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" löst eine Diskussion darüber aus, ab wann gezählt wird. Schreib ein Kalenderdatum hin, mit zwei bis drei Tagen Puffer für den Postweg.
Rechtlich vorgeschrieben ist die Frist nicht, denn der Verzug beginnt mit dem Zugang der Mahnung. Praktisch brauchst du sie, weil sie dir den Zeitpunkt für den nächsten Schritt setzt und belegt, dass der Kunde eine faire Gelegenheit hatte.
Schritt 4: Rechne die Nebenforderungen aus, bevor du sie nennst
Verzugszinsen hängen am Basiszinssatz nach § 247 BGB, den die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und zum 1. Juli neu festsetzt. Er liegt bei 1,52 % (Stand 1. Juli 2026). Daraus ergeben sich nach § 288 BGB zwei Sätze:
| Fall | Verzugszinssatz p. a. |
|---|---|
Verbraucher als Schuldner, 5 Punkte über Basiszins | 6,52 % |
FallVerbraucher als Schuldner, 5 Punkte über Basiszins Verzugszinssatz p. a.6,52 % | |
Entgeltforderung ohne beteiligten Verbraucher, 9 Punkte über Basiszins | 10,52 % |
FallEntgeltforderung ohne beteiligten Verbraucher, 9 Punkte über Basiszins Verzugszinssatz p. a.10,52 % | |
Nenn den Betrag, nicht nur den Satz. Bei 2.400 € offener Forderung und 21 Tagen Verzug gegen einen Geschäftskunden sind das rund 14,53 € Zinsen. Eine nachrechenbare Zahl wird seltener bestritten als eine Formel.
Dazu kommt bei Geschäftskunden die Pauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB, zusätzlich zu den Zinsen. Ein Ausschluss in Geschäftsbedingungen ist nach § 288 Abs. 6 BGB unwirksam. Rechnest du später einen Anwalt ein, wird die Pauschale auf dessen Kosten angerechnet.
Schritt 5: Versende so, dass du den Zugang belegen kannst
Für die Mahnung gilt keine Formvorschrift. E-Mail, Brief, sogar ein Telefonat reichen rechtlich aus. Beweisen musst du aber den Zugang, und zwar du, nicht der Kunde.
Bei kleineren Beträgen genügt die E-Mail mit Lesebestätigung. Ab einem Betrag, bei dem du notfalls klagen würdest, lohnt das Einwurf-Einschreiben. Ein Punkt wird dabei regelmäßig überschätzt: Es belegt, dass ein Brief zugegangen ist, nicht was darin stand. Leg deshalb eine Kopie mit Sendungsnummer und Datum ab.
Mustertext für eine Mahnung
Der Text deckt den Normalfall ab: Geschäftskunde, bereits in Verzug, eine einzige Mahnung vor dem Mahnbescheid. Die Angaben in Klammern ersetzt du.
Betreff: Offene Rechnung [2026-042] vom [5. August 2026], fällig seit [4. September 2026]
Guten Tag [Name],
unsere Rechnung [2026-042] über [2.400,00 €] für [Konzeption und Umsetzung Landingpage, Leistungszeitraum 1. bis 31. Juli 2026] ist seit dem [4. September 2026] fällig. Ein Zahlungseingang ist bis heute nicht zu verzeichnen.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum [2. Oktober 2026] auf das unten genannte Konto zu überweisen. Zum Stichtag setzt sich die Forderung wie folgt zusammen:
Hauptforderung [2.400,00 €], Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz für [21] Tage [14,53 €], Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB [40,00 €]. Gesamtbetrag [2.454,53 €].
Sollte die Zahlung bereits auf dem Weg sein, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Falls der Rechnung etwas entgegensteht, melden Sie sich bitte bis zum genannten Datum bei mir, dann finden wir eine Lösung.
Nach Ablauf der Frist werde ich die Forderung ohne weitere Ankündigung im gerichtlichen Mahnverfahren geltend machen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung]
Zwei Sätze darin sind bewusst gesetzt. Der Hinweis auf eine möglicherweise unterwegs befindliche Zahlung nimmt dem Schreiben die Schärfe bei Kunden, die nur schlampig sind. Die Ansage, ohne weitere Ankündigung ins Mahnverfahren zu gehen, ersetzt die zweite und dritte Mahnung.
Bei Verbrauchern streichst du die Pauschale und rechnest mit 6,52 %. Ohne vorherige Mahnung und ohne Verzugshinweis auf der Rechnung lässt du den Zinsblock ganz weg, weil dieses Schreiben den Verzug erst auslöst.
Checkliste: offene Rechnungen prüfen, bevor du mahnst
Diese sieben Punkte gehst du vor dem Schreiben durch. Jeder einzelne hat schon Mahnungen unwirksam gemacht.
- Ist die Rechnung formal in Ordnung? Fehlende Pflichtangaben geben dem Kunden ein Argument, die Zahlung zurückzuhalten. Prüf besonders das Leistungsdatum.
- Ist sie nachweislich zugegangen? Ohne Zugang keine Fälligkeit und kein Verzug. Eine E-Mail im Postausgang ist kein Zugangsnachweis.
- Ist der Betrag korrekt? Eine deutlich überhöhte Mahnung kann unwirksam sein, und eine erhaltene Anzahlung muss abgezogen sein.
- Ist tatsächlich nichts eingegangen? Zahlungen ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck landen auf dem Konto, ohne zugeordnet zu werden. Bei mehreren offenen Posten pro Kunde ist das die häufigste Ursache für peinliche Mahnungen.
- Gibt es offene Reklamationen? Bei einem berechtigten Mangel kann der Kunde die Zahlung zurückhalten, dann liegt kein Verzug vor.
- Welcher Kundentyp? Verbraucher oder Unternehmer entscheidet über Zinssatz, Pauschale und die 30-Tage-Automatik.
- Droht Verjährung? Die Regelfrist beträgt drei Jahre und endet nach § 199 BGB am 31. Dezember des dritten Jahres nach Entstehung. Eine Rechnung aus 2023 verjährt also am 31. Dezember 2026.
Der letzte Punkt ist der teuerste, weil Mahnungen die Verjährung nicht aufhalten. Du kannst zehn Schreiben verschickt haben und die Forderung trotzdem verlieren.
Was darfst du berechnen, und was nicht?
Hier liegt der verbreitetste Irrtum im Mahnwesen kleiner Teams. Die typische "Mahngebühr von 5 €" auf dem zweiten Schreiben ist in dieser Form meist nicht durchsetzbar.
Erstattungsfähig als Verzugsschaden sind nur Sachkosten, die der Verzug tatsächlich verursacht hat, also Porto und Material. Deinen eigenen Arbeits- und Zeitaufwand kannst du nicht weitergeben, und das gilt nach der Darstellung der IHK Frankfurt zum Zahlungsverzug selbst dann, wenn du eigenes Personal einsetzt (BGH, Beschluss vom 20. September 2016, VIII ZR 239/15). Auf derselben Linie liegt das BGH-Urteil vom 26. Juni 2019 (VIII ZR 95/18): Eine Mahnkostenpauschale von 2,50 € gegenüber Verbrauchern wurde beanstandet, weil eine Pauschale nur ersatzfähige Posten enthalten darf.
Daraus folgt die Regel, die kaum eine Vorlage erwähnt: Die Kosten der ersten Mahnung trägst du selbst. Sie begründet den Verzug erst und kann deshalb kein Verzugsschaden sein.
Was trägt, ist die Kombination aus Zinsen und, bei Geschäftskunden, der Pauschale. Bei 2.400 € und drei Monaten Verzug kommen rund 103 € zusammen, mehr als jede Mahngebühr je hergeben würde. Inkassokosten sind als Verzugsschaden ersatzfähig, aber nur in Anwaltshöhe und nur bei Beauftragung nach Verzugseintritt. Bei kleinen Forderungen ist der Mahnbescheid der günstigere Weg.
Wenn die Mahnung nichts bringt: der Mahnbescheid
Nach Fristablauf ist eine weitere Mahnung Zeitverschwendung. Der nächste Schritt ist das gerichtliche Mahnverfahren, zugänglicher als sein Ruf: Den Antrag stellst du ohne Anwalt über das offizielle Portal der Mahngerichte.
Die Gerichtskosten richten sich nach der Hauptforderung. Nach Nr. 1100 des Kostenverzeichnisses zum GKG fällt eine halbe Gebühr an, mindestens 38,00 €. Bei 2.400 € Streitwert bleibt das zweistellig, und die Kosten trägt der Schuldner, wenn er nicht widerspricht.
Der Ablauf danach ist knapp: Das Gericht stellt den Mahnbescheid zu, der Schuldner hat zwei Wochen für einen Widerspruch. Kommt keiner, beantragst du den Vollstreckungsbescheid, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung, sonst fällt das Verfahren in sich zusammen. Mit ihm kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen.
Der zweite Effekt ist oft der wichtigere: Der Mahnbescheid hemmt nach § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB die Verjährung. Bei einer Forderung aus 2023, die im Dezember 2026 noch offen ist, ist das das einzige Mittel, das die Frist stoppt.
Wie zäh die Vorgeschichte sein kann, zeigt ein Thread in r/selbststaendig über einen Kunden, der nicht bezahlen will: Der Verfasser beschreibt eine seit anderthalb Monaten offene Rechnung und Anrufe, in denen die Zahlung ignoriert wird. Die Diskussion umfasst rund 100 Kommentare. Dasselbe Muster bei größeren Auftraggebern behandelt eine Diskussion über die Zahlungsmoral deutscher Kunden im selben Subreddit. Das Telefonat hilft bei Vergesslichen. Bei Zahlungsunwilligen hilft nur früh ansetzende Eskalation.
Offene Rechnungen sichtbar halten
Der Grund, warum Mahnungen zu spät rausgehen, ist selten Unwille, sondern fehlende Sichtbarkeit. Wer Rechnungen als PDF aus einer Vorlage schreibt, hat keinen Status und merkt erst beim Buchhaltungsabgleich, dass etwas offen ist.
Die Rechnungs-App von meetergo führt Rechnung und Zahlungsstatus neben der Buchung, aus der der Auftrag entstanden ist. Für überfällige Rechnungen nennt die Produktseite ein automatisches Mahnwesen, das Erinnerungen verschickt, dazu wiederkehrende Rechnungen nach Zeitplan und einen DATEV-kompatiblen Export für die Steuerkanzlei. Ausgegeben wird als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931, kompatibel mit XRechnung und ZUGFeRD. Gehostet wird auf EU-Infrastruktur.
Ehrlich bleibt zweierlei. Die Produktseite nennt Erinnerungen für überfällige Rechnungen, aber keine mehrstufige Eskalation und keine Berechnung von Zinsen oder Pauschale. Den Mustertext und die Zinsrechnung setzt du selbst ein. Und wer doppelte Buchführung braucht, kommt um eine Buchhaltungslösung oder die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei nicht herum.
Im Free- und im Light-Tarif sind drei Rechnungen pro Monat enthalten, unbegrenzt wird es ab der Suite für 29,90 € im Monat statt regulär 34,90 €, mit sieben Tagen Testzeitraum auf den bezahlten Tarifen. Details stehen auf der Preisseite. Für ein einzelnes PDF ohne Anmeldung reicht der Rechnungsgenerator, und welche Dauerlösungen für kleine Betriebe taugen, zeigt der Vergleich der Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.
Fünf Fehler, die Geld kosten
1. Vor Fälligkeit mahnen. Das Schreiben ist wirkungslos, und du musst nach Fälligkeit erneut mahnen. Besonders häufig bei Rechnungen ohne Zahlungsziel, die sofort fällig scheinen, aber erst zugehen müssen.
2. Mahngebühren erfinden. Eine Pauschale für deine Arbeitszeit ist nicht durchsetzbar, gegenüber Verbrauchern ist eine solche Klausel angreifbar. Nimm Zinsen und Verzugspauschale.
3. Bei Verbrauchern den Verzugshinweis auf der Rechnung vergessen. Ohne ihn läuft keine 30-Tage-Automatik, und du startest erst mit der Mahnung bei Null.
4. Drei Stufen durchlaufen. Vier bis sechs Wochen ohne Rechtsgewinn. Wer nach einer klaren Mahnung mit Datum nicht zahlt, zahlt auch nach der dritten nicht.
5. Die Verjährung aus dem Blick verlieren. Mahnungen hemmen sie nicht. Wer im Dezember merkt, dass eine drei Jahre alte Forderung offen ist, hat nur noch den Mahnbescheid, und der muss zugestellt werden.
Ein sechster Punkt liegt vor der Rechnung: Wer Leistung und Preis vorher schriftlich bestätigen lässt, hat im Streit die bessere Grundlage, siehe die Anleitung zum Vertrag online unterschreiben. Bei Terminen mit Ausfallrisiko erspart eine Anzahlung das Mahnwesen oft ganz, etwa über Stornogebühren mit klarer Formulierung oder Terminbuchung mit Bezahlung.
Dieser Text ist eine redaktionelle Einordnung, keine Rechtsberatung. Bei strittigen oder größeren Forderungen lohnt die anwaltliche Prüfung vor der Eskalation.
Terminbuchung + Videokonferenz in einem Tool.
Terminbuchung + Videokonferenz in einem Tool.
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich zum Gericht gehe?
Nein. Das Gesetz verlangt keine bestimmte Anzahl. Steht der Verzug fest, kannst du direkt den Mahnbescheid beantragen, auch ohne jede Mahnung.
Wie hoch darf eine Mahngebühr sein?
Nur so hoch wie die tatsächlich entstandenen Sachkosten, also im Wesentlichen Porto. Eigene Arbeitszeit ist nicht erstattungsfähig, und die erste Mahnung trägst du selbst, weil sie den Verzug erst auslöst.
Reicht eine Mahnung per E-Mail?
Rechtlich ja, es gilt keine Form. Den Zugang musst du im Streitfall aber beweisen. Ab Beträgen, bei denen du klagen würdest, ist das Einwurf-Einschreiben sicherer.
Wie berechne ich die Verzugszinsen?
Offener Betrag mal Zinssatz mal Verzugstage geteilt durch 365. Der Satz ist der Basiszinssatz plus fünf Prozentpunkte bei Verbrauchern, plus neun bei Entgeltforderungen ohne beteiligten Verbraucher.
Was kostet ein Mahnbescheid?
Eine halbe Gerichtsgebühr nach der Hauptforderung, mindestens 38,00 €. Den Antrag stellst du ohne Anwalt, und die Kosten trägt der Schuldner, sofern er nicht widerspricht.
Kann ich ohne Mahnung Verzugszinsen verlangen?
Ja, sofern der Verzug ohne Mahnung eingetreten ist, etwa durch ein kalendermäßig festes Zahlungsziel oder bei Geschäftskunden 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung.
