E-Rechnung erstellen: Anleitung in 5 Schritten (2026)

Die Formatfrage ist nicht dein Problem. XRechnung oder ZUGFeRD ist in zwei Minuten entschieden. Dein Problem ist die Prüfung: Eine Datei, die dein Tool "XRechnung" nennt, ist noch lange keine gültige E-Rechnung. Fehlt eine Pflichtangabe im XML, weist das Eingangssystem deines Kunden sie zurück, und umsatzsteuerlich hast du dann gar keine Rechnung ausgestellt.

Genau da hakt es gerade flächendeckend. In einer YouGov-Befragung unter 502 Unternehmen vom Juni 2026, beauftragt von einem Rechnungsanbieter, hatte jedes dritte Unternehmen noch nie eine strukturierte E-Rechnung verschickt. 24 Prozent hatten die Umstellung abgeschlossen, 29 Prozent noch nicht einmal angefangen. Als größte Hürde nannten 36 Prozent die technische Umsetzung, nicht die Rechtslage.

Diese Anleitung geht deshalb den Weg, den die meisten Ratgeber überspringen: von der Formatwahl über die Pflichtangaben bis zur Validierung vor dem Versand und zur Archivierung danach.

Was als E-Rechnung zählt und was nicht

Seit 2025 definiert § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann und der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Dahinter steht die CEN-Norm EN 16931. Alles andere heißt im Gesetz "sonstige Rechnung".

Der wichtigste Satz für die Praxis: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist seit 2025 keine elektronische Rechnung mehr. Sie zählt als sonstige Rechnung, genau wie Papier. Wer glaubt, mit einem schön gestalteten PDF schon fertig zu sein, ist es nicht.

Für die Ausgabe kommen zwei Formate infrage:

• XRechnung: reines XML ohne Sichtkomponente. Ein Mensch sieht ohne Viewer nur Code, die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest es direkt ein. Pflichtformat gegenüber vielen öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: Hybridformat. Ein PDF/A-3, in dem das XML als Anhang eingebettet ist. Dein Kunde sieht eine normale Rechnung, sein System liest die strukturierten Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen ausdrücklich nicht.

Empfangen musst du E-Rechnungen übrigens schon seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von deiner Unternehmensgröße. Für eine formatkonforme E-Rechnung braucht dein Lieferant dazu nicht einmal deine Zustimmung. Eine E-Mail-Adresse reicht als Empfangskanal, ein zentrales Portal schreibt der Gesetzgeber nicht vor.

Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss

Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt, und die erste Stufe ist näher als viele denken. Sie betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen.

Rechne kurz nach: Liegt dein Vorjahresumsatz über 800.000 €, endet deine Schonfrist am 31. Dezember 2026. Das sind ab heute weniger als fünf Monate, und die Umstellung fällt mitten in den Jahresabschluss.

Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C). Hier bleibt es bei der Zustimmung des Empfängers für jede elektronische Übermittlung.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € nach § 33 UStDV.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, für die ohnehin keine Rechnungspflicht besteht.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Das Jahressteuergesetz 2024 hat sie vom Ausstellen befreit. Empfangen müssen auch sie seit Anfang 2025. Welche Tools dafür in Frage kommen, steht im Vergleich der Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.

E-Rechnung erstellen: 5 Schritte

Schritt 1: Format nach Empfänger wählen, nicht nach Geschmack

Die Faustregel ist unspektakulär: Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung. Private Geschäftskunden fahren mit ZUGFeRD besser, weil der Sachbearbeiter beim Kunden das PDF öffnen und lesen kann, ohne einen Viewer zu installieren.

Wenn du beides bedienst, entscheide nicht pro Kunde neu, sondern setze ZUGFeRD als Standard und XRechnung als Ausnahme für Behördenaufträge. Zwei parallele Prozesse sind die häufigste Quelle für Rechnungen, die im falschen Format rausgehen.

Verwendet der Kunde ein EDI-Verfahren, klär das vorher ab. Nachträglich umstellen bedeutet Storno und Neuausstellung.

Schritt 2: Pflichtangaben vollständig erfassen

Eine E-Rechnung braucht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, aber sie verzeiht keine Lücke, weil kein Mensch mehr über die Datei schaut. Was auf Papier ein Schönheitsfehler war, ist im XML ein Validierungsfehler.

Prüf besonders diese vier Felder, an denen es in der Praxis scheitert:

• Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern. Ohne sie kommt die XRechnung im Rechnungseingang der Behörde nicht an. Die ID gibt dir dein Auftraggeber, sie steht nicht in der Bestellung.
• Steuernummer oder USt-IdNr. deines Unternehmens, nicht die des Kunden.
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist.
• Zahlungsbedingungen als strukturiertes Feld, nicht als Fließtext im Bemerkungsfeld.

Kleinunternehmer, die freiwillig eine E-Rechnung ausstellen, brauchen zusätzlich den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, verankert in § 34a Nr. 5 UStDV.

Ein praktischer Nebeneffekt der Umstellung: Wenn die Stammdaten einmal sauber sind, sind sie es für jede Folgerechnung. Der Aufwand fällt genau einmal an.

Schritt 3: Die Rechnung im Tool erzeugen und festschreiben

Word und Excel scheiden hier aus. Beide erzeugen kein EN-16931-konformes XML, und laut derselben YouGov-Befragung schreiben zusammen 21 Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen noch damit.

Was du brauchst, ist ein Tool, das die strukturierte Datei selbst erzeugt und die Rechnung anschließend festschreibt. Eine Übersicht der Anbieter mit Gratis-Tarif findest du im Vergleich der kostenlosen Rechnungsprogramme, im Handwerk lohnt der Blick auf Rechnungsprogramme mit Aufmaß und Regiebericht. Festschreiben heißt: Nummer vergeben, Inhalt sperren, Änderungen nur noch per Storno und Neuausstellung. Ohne diesen Schritt ist die Rechnung nach GoBD nicht unveränderbar, und die Nummernvergabe bekommt Lücken.

Achte darauf, ob das Tool das XML tatsächlich erzeugt oder nur ein PDF mit dem Wort "E-Rechnung" im Dateinamen. Unser eigener kostenloser Rechnungsgenerator gehört bewusst in die zweite Kategorie: Er liefert ein sauberes PDF ohne Anmeldung, aber kein XRechnung-XML. Für die Pflicht im B2B reicht er nicht, für eine schnelle Rechnung an einen Privatkunden schon.

Schritt 4: Validieren, bevor du versendest

Das ist der Schritt, den fast jede Anleitung ausspart, und der Grund, warum E-Rechnungen abgelehnt werden.

Für XRechnung gibt es eine offizielle Prüfung: Die KoSIT, die Koordinierungsstelle für IT-Standards, veröffentlicht ein Schematron-Regelwerk, gegen das sich jede Datei technisch prüfen lässt. Läuft die Prüfung durch, ist die Datei formal korrekt. Läuft sie nicht durch, sagt dir der Prüfbericht welches Feld fehlt.

Zwei Wege dorthin:

• Dein Rechnungstool validiert automatisch vor dem Versand und blockiert fehlerhafte Dateien. Das ist der Weg, den du willst.
• Du prüfst manuell über einen der frei verfügbaren Validatoren und lädst die Datei vor jedem Versand hoch. Funktioniert, skaliert aber nicht über ein paar Rechnungen im Monat hinaus.

Frag deinen Anbieter konkret: Wird gegen die KoSIT-Regeln geprüft, und was passiert bei einem Fehler? Ein Tool, das im Fehlerfall trotzdem versendet und dir nur eine Warnung zeigt, verlagert das Problem zum Kunden.

Schritt 5: Versenden und acht Jahre revisionssicher aufbewahren

Für den Versand gibt es keine Formvorschrift. E-Mail-Anhang, Portal-Download, Schnittstelle oder gemeinsamer Speicherort sind alle zulässig.

Für die Aufbewahrung schon: Der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden, und zwar acht Jahre. Das heißt konkret, dass du bei ZUGFeRD die Original-PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML archivierst, nicht einen Ausdruck und nicht ein neu gerendertes PDF. Bei XRechnung archivierst du die XML-Datei selbst, nicht die Vorschau, die dein Viewer daraus baut.

Ein Ordner in der Cloud reicht dafür technisch, solange die Dateien unverändert bleiben und auffindbar sind. Wer bereits ein Dokumentenmanagement betreibt, legt E-Rechnungen dort ab. Praktisch ist ein Ablageort, der ohnehin zum Kunden gehört, etwa ein Kundenportal mit den Vertragsdokumenten.

E-Rechnung mit meetergo erstellen

Volle Transparenz: meetergo ist unser eigenes Produkt.

meetergo Rechnungen ist Teil einer Suite aus 15 Apps, die Terminplanung, CRM, Video, Dokumente und Rechnungen in einem Konto bündelt. Für diesen Artikel zählt nur ein Teil davon: Was das Rechnungsmodul beim Erstellen einer E-Rechnung tatsächlich macht.

XRechnung als validiertes CII-XML

Beim Festschreiben erzeugt meetergo eine XRechnung im CII-XML nach EN 16931 und prüft sie gegen das KoSIT-Schematron. Schlägt die Prüfung fehl, wird die Rechnung nicht ausgegeben, statt eine fehlerhafte Datei durchzulassen.

ZUGFeRD als geprüftes Hybrid-PDF

Alternativ entsteht ein ZUGFeRD-Dokument als PDF/A-3 mit eingebettetem XML, ebenfalls validiert. Dein Kunde bekommt eine lesbare Rechnung, sein Buchhaltungssystem die strukturierten Daten aus derselben Datei.

Rechnungsdaten aus Termin und Deal

Kunde, Leistung und Betrag stehen nach einer Terminbuchung oder einem gewonnenen Deal bereits im CRM. Die Rechnung zieht sie von dort, was genau die Tippfehler in Adress- und Steuerfeldern vermeidet, an denen die Validierung sonst scheitert. Wurde das Angebot vorab digital unterschrieben, steht auch der Betrag schon fest.

Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen

Retainer und Abos laufen nach einmaliger Einrichtung planmäßig raus, überfällige Rechnungen bekommen automatische Erinnerungen. Für die Steuerkanzlei gibt es einen DATEV-kompatiblen Export, daneben eine Lexware-Integration und Stripe für den Zahlungseingang.

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Wo die Grenze liegt

meetergo ist kein Buchhaltungsprogramm. Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge sind abgedeckt, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR, GuV und Bankabgleich nicht. Wer eine laufende Finanzbuchhaltung braucht, kombiniert weiterhin mit einem dedizierten Tool oder wechselt gleich zu einer Buchhaltungslösung.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Das PDF für eine E-Rechnung halten. Der Klassiker, und er kostet den Vorsteuerabzug beim Kunden, wenn der Empfänger die Rechnung zurückweist. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist eine sonstige Rechnung.

2. Das MINIMUM-Profil von ZUGFeRD verwenden. Es sieht aus wie ZUGFeRD, erfüllt die umsatzsteuerlichen Anforderungen aber nicht. Gleiches gilt für BASIC-WL. Nimm mindestens das Profil EN 16931.

3. Ohne Validierung versenden. Ein Feld zu wenig, und die Datei landet im Fehlerpostfach des Kunden, oft ohne Rückmeldung an dich. Du merkst es erst, wenn die Zahlung ausbleibt.

4. Nur die Vorschau archivieren. Wer nach dem Versand ein PDF ausdruckt oder neu rendert und das ablegt, hat den strukturierten Teil verloren. Aufbewahrungspflichtig ist die Originaldatei.

5. Den Empfang vergessen. Die Empfangspflicht gilt schon seit Anfang 2025 und braucht keine Zustimmung von dir. Wer keinen definierten Kanal hat, bekommt Rechnungen an eine Adresse, die niemand liest.

Überspring diesen Aufwand, wenn ...

Nicht jeder muss jetzt umstellen. Drei Fälle, in denen Abwarten die richtige Entscheidung ist:

• Du rechnest ausschließlich mit Privatkunden ab. B2C fällt nicht unter die Pflicht. Ein PDF mit Zustimmung reicht weiter.
• Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ausstellen musst du nicht. Richte trotzdem eine Empfangsadresse ein, das ist in zehn Minuten erledigt.
• Dein Vorjahresumsatz liegt unter 800.000 € und du schreibst wenige Rechnungen im Monat. Deine Frist läuft bis Ende 2027. Nutz die Zeit, um das Tool einmal in Ruhe auszuwählen, statt im Dezember 2026 zu hetzen.

In allen anderen Fällen gilt: Die Umstellung ist ein Nachmittag Arbeit, wenn du sie planst, und eine Woche, wenn eine abgelehnte Rechnung sie erzwingt.

Wenn deine Rechnungen ohnehin aus Terminen und Angeboten entstehen, teste, ob drei Rechnungen im Monat für den Anfang reichen:

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Häufige Fragen

Ist eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Sie gilt seit 2025 als sonstige Rechnung, genau wie Papier. Erst ein strukturiertes Format nach EN 16931 macht sie zur E-Rechnung, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil.

Brauche ich die Zustimmung meines Kunden?
Für eine formatkonforme E-Rechnung im inländischen B2B nicht. Zustimmung brauchst du nur für elektronische Rechnungen, die die Anforderungen nicht erfüllen, und für Rechnungen an Privatkunden.

Was passiert, wenn ich nach Fristende weiter PDFs verschicke?
Umsatzsteuerlich hast du dann keine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt. Für deinen Kunden kann das den Vorsteuerabzug gefährden, und du musst korrigiert neu ausstellen. In der Praxis merkst du es meist daran, dass die Rechnung im Eingangssystem des Kunden abgelehnt wird.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, das Jahressteuergesetz 2024 hat Kleinunternehmer nach § 19 UStG davon befreit. Empfangen musst du sie seit dem 1. Januar 2025 trotzdem. Stellst du freiwillig eine E-Rechnung aus, gehört der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 34a Nr. 5 UStDV hinein.

Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
Acht Jahre, und zwar den strukturierten Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form. Bei ZUGFeRD ist das die PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML, bei XRechnung die XML-Datei selbst.

Gibt es eine Untergrenze, ab der die Pflicht greift?
Rechnungen bis 250 € gelten als Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und sind ausgenommen, ebenso Fahrausweise nach § 34 UStDV. Eine Untergrenze beim Jahresumsatz gibt es nicht, wohl aber die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 für Vorjahresumsätze bis 800.000 €.

Kann ich XRechnung und ZUGFeRD parallel nutzen?
Ja. Beide erfüllen die Anforderungen. Sinnvoll ist ein festes Standardformat plus eine definierte Ausnahme, meist ZUGFeRD für Geschäftskunden und XRechnung für öffentliche Auftraggeber.