Papierkram im Test 2026: Funktionen, Preise, Bewertungen

Wichtigste Erkenntnisse

• Papierkram ist eine echte Buchhaltung, kein reines Rechnungstool. EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Elster-Übergabe, Kassenbuch und Bankabgleich sind eingebaut. Das unterscheidet es von PDF-Generatoren, die nur Belege ausspucken.
• Der Gratis-Tarif ist funktional, aber gedeckelt. Rechnungen, Belege, Kunden und Projekte sind unbegrenzt, DATEV-Export, EÜR, UStVA, Mahnwesen und Bankabruf fehlen jedoch komplett.
• Die Bewertungen sind stark gespalten. Trustpilot zeigt 54 Prozent Fünf-Sterne und gleichzeitig 28 Prozent Ein-Stern-Urteile. Gelobt wird der Support, kritisiert werden Vertragslaufzeiten und starre Vorlagen.
• Terminbuchung und Vertrieb deckt Papierkram nicht ab. Wer die Rechnung aus einem gebuchten Termin oder einem freigegebenen Angebot entstehen lassen will, braucht dafür ein zweites System.

Papierkram richtet sich an Selbstständige und kleine Dienstleister, die Buchhaltung, Rechnung und Zeiterfassung in einem Tool halten wollen. Dieser Test prüft den Funktionsumfang, die Tarifgrenzen und die Bewertungslage. Alle Preise und Zahlen sind am 05.11.2026 geprüft.

Papierkram im Überblick

Die harten Fakten vorweg, damit du die Einordnung in den folgenden Abschnitten besser lesen kannst:

Was Papierkram leistet und was nicht

Papierkram ist eine in Deutschland entwickelte Software für Angebote, Rechnungen, Belegerfassung und Buchhaltung. Der Funktionsumfang reicht von der Angebotserstellung über die kategorienbasierte Verbuchung bis zur EÜR, zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und zum Elster-Export per XML-Datei. Eingebaute Zeiterfassung und Projektbudgets kommen dazu, weil die Software auf Projektgeschäft mit Stundenabrechnung zielt.

Was fehlt, ist alles vor der Rechnung. Terminbuchung, Buchungslinks, Videogespräche, ein Vertriebs-CRM mit Deal-Pipeline und E-Signaturen gehören nicht zum Produkt. Die Adressverwaltung ist eine Kundenkartei, keine Pipeline. Eine direkte Elster-Schnittstelle gibt es ebenfalls nicht, die UStVA wird als XML erzeugt und muss anschließend in Elster importiert werden.

Für wen Papierkram passt

Es passt gut, wenn du als Solo-Selbstständiger oder in einem kleinen Team Projektstunden abrechnest und die Buchhaltung selbst führst. Die Kombination aus Timer, Projektbudget und Rechnungsposition erspart die Zwischentabelle, und EÜR plus UStVA bleiben im selben Tool.

Es passt gut, wenn du einen dauerhaft kostenlosen Einstieg suchst und zunächst nur Angebote und Rechnungen schreibst. Der Free-Tarif begrenzt über Speicherplatz statt über eine Belegzahl, dafür tragen die Dokumente einen Papierkram-Hinweis im Fußbereich.

Es passt weniger gut, wenn dein Umsatz aus Terminen und Angeboten entsteht und der Übergang zur Rechnung der eigentliche Engpass ist. Papierkram beginnt beim Beleg, nicht beim Auftrag.

Es passt weniger gut, wenn du Rechnungen stark gestalten willst. Die Vorlagen gelten in den Bewertungen als starr, und Layoutänderungen laufen über Briefpapier und CSS statt über einen Editor.

Es passt weniger gut, wenn du viel mobil arbeitest. Die App gilt in den Bewertungen als der schwächste Teil des Produkts.

Papierkram Funktionen im Detail

Angebote und Rechnungen

Angebote entstehen in einem Editor mit Waren-, Dienstleistungs- und Textbausteinen, inklusive Versionsverfolgung und Direktversand per Mail. Nimmt der Kunde an, wird daraus ein Projekt. Rechnungen laufen über einen Designer mit Positionsgruppierung, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Rechnungsabos für wiederkehrende Beträge. Wiederkehrende Rechnungen und das Mahnwesen mit erster bis dritter Mahnstufe beginnen allerdings erst ab Tarif S, im Free-Tarif fehlt beides. Für Dienstleister mit Retainer-Kunden ist das die erste echte Tarifhürde.

Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer

Die Verbuchung ist kategorienbasiert aufgebaut und soll ohne Buchhaltungsvorkenntnisse funktionieren. SKR03 und SKR04 sind hinterlegt, die Kleinunternehmerregelung ist abbildbar. Die EÜR lässt sich per Klick erzeugen, die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird monatlich, quartalsweise oder jährlich automatisch generiert und als Elster-XML ausgegeben. Eine BWA zur Ertragslage und eine Cashflow-Übersicht kommen dazu, die erweiterte BWA erst ab Tarif M. Wer sich in die Logik dahinter einlesen will, findet die Grundlagen im Beitrag zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

In den Bewertungen tauchen an dieser Stelle zwei wiederkehrende Einschränkungen auf: Fehlerhafte Buchungen werden nicht aktiv angemahnt, und innergemeinschaftliche oder ungewöhnliche Umsatzsteuerfälle bringen das Tool an seine Grenzen.

Zeiterfassung und Projekte

Der integrierte TimeTracker erfasst Zeiten und übergibt sie direkt in die Rechnungsposition. Projekte entstehen aus angenommenen Angeboten, Budgets und Teams sind definierbar, Wochenberichte gibt es ab dem Free-Tarif. Für Agenturen und Berater, die nach Stunden abrechnen, ist das der stärkste Teil des Produkts. Teamarbeit an Projekten und Mitarbeiterberichte setzen Tarif M voraus, der auf fünf Nutzer begrenzt ist. Jeder weitere Zugang kostet 2,90 Euro pro Monat, jährlich 2,32 Euro. Unbegrenzte Nutzerzahlen gibt es erst im L-Tarif.

Belege und Banking

Belege kommen über ein persönliches Papierkram-Postfach oder per Drag and Drop ins System. MagicSuggest+ liest Inhalte automatisch aus, im S-Tarif allerdings nur für bis zu 15 Belege pro Monat, unbegrenzt erst ab M. Der Kontoabruf gleicht Online- und PayPal-Konten ab, ordnet Zahlungseingänge offenen Rechnungen zu und überführt Transaktionen in Rechnungen oder Belege. Im Free-Tarif fehlt der Bankabruf vollständig, Tarif S erlaubt zwei Bankverbindungen, ab M sind es beliebig viele. Belege lassen sich an Kunden und Projekte weiterberechnen.

E-Rechnung und DATEV

Der Empfang strukturierter Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD ist bereits im Free-Tarif enthalten, was angesichts der Empfangspflicht seit Anfang 2025 die richtige Reihenfolge ist. Die Erstellung im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format beginnt dagegen erst ab Tarif S. Dasselbe gilt für den DATEV-Export und die DATEV-Datenservices, über die die Steuerkanzlei die Daten eines frei gewählten Zeitraums bekommt. Ein Steuerberater-Zugang ist ab S hinterlegbar. Wer die Formate zuerst verstehen will, findet die Einordnung im Leitfaden zum Erstellen von E-Rechnungen.

Eine REST-API gibt es ab Tarif M als Beta mit 10.000 Credits, im L-Tarif mit 20.000. In den Bewertungen wird kritisiert, dass sich zusätzliche Credits nicht nachkaufen lassen.

Papierkram Preise

Alle Preise sind Nettopreise. Die Jahreszahlung senkt den Monatspreis um 20 Prozent, Hosting, Backups, Updates und Support sind in jedem Paket enthalten (geprüft 05.11.2026).

Am leichtesten zu übersehen ist der Speicher: 100 MB im Free-Tarif, 1.000 MB bei S, 2.500 MB bei M, 10.000 MB bei L. Wer Belege als Fotos ablegt, füllt 100 MB schnell.

Funktional entscheidet der Sprung von Free auf S über fast alles, was Buchhaltung ausmacht: DATEV, EÜR, UStVA, Elster-XML, Mahnwesen, Bankabruf, GoBD-Zertifizierung, mobile App und die Erstellung von E-Rechnungen. Der Sprung von S auf M bringt Team- und Kundenportalfunktionen, unbegrenzte Belegerkennung und die API. L unterscheidet sich im Wesentlichen durch unbegrenzte Nutzer und Speicher. Zum Vergleich mit anderen Anbietern im deutschen Markt lohnt die Übersicht zur Buchhaltungssoftware.

Papierkram Stärken und Schwächen

Wo Papierkram stark ist

• Dauerhaft kostenloser Einstieg mit funktionalem Umfang statt 30-Tage-Testphase
• Zeiterfassung und Projektbudgets im selben Tool wie die Rechnung
• EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung ohne Zusatzmodul
• Empfang von XRechnung und ZUGFeRD bereits im Gratis-Tarif
• Entwicklung und Betrieb in Deutschland, GoBD-Zertifizierung ab Tarif S

Wo Papierkram schwächer wird

• Die mobile App ist der konsistenteste Kritikpunkt: Zahlungseingänge lassen sich dort nicht erfassen, der Funktionsumfang gilt als stark reduziert (Bewertungen auf OMR Reviews)
• Die Rechnungsvorlagen gelten als starr, individuelle Gestaltung läuft über CSS statt über einen Editor (Einzelbewertungen bei OMR)
• Keine direkte Elster-Schnittstelle, die UStVA wandert als XML-Datei manuell weiter
• Vertragsverlängerung und Kündigung sind ein wiederkehrender Beschwerdegrund (181 Bewertungen auf Trustpilot)
• Die Zeiterfassung pro Auftrag wird als wenig intuitiv beschrieben, obwohl sie zu den Kernfunktionen gehört

Papierkram Bewertungen

Bei OMR Reviews steht Papierkram auf 3,6 von 5 Punkten aus 31 Bewertungen, davon 13 mit voller Punktzahl und drei mit einem Stern. Bedienbarkeit und Einrichtung liegen nah am Kategoriendurchschnitt, Kundenservice und Erfüllung der Anforderungen deutlich darunter. Auf Trustpilot stehen 4,1 von 5 aus 181 Bewertungen.

Die Verteilung ist dort der eigentliche Befund: 54 Prozent Fünf-Sterne stehen 28 Prozent Ein-Stern-Urteilen gegenüber, die Mitte ist fast leer. Die positiven Bewertungen loben fast einhellig einen schnellen und freundlichen Support sowie die kurze Einarbeitung. Die negativen betreffen überwiegend nicht die Software, sondern den Vertrag: automatische Jahresverlängerungen ohne Vorwarnung, Wechsel von Jahres- auf Monatszahlung und eine Kontolöschung, die während eines laufenden bezahlten Zeitraums blockiert bleibt. Auf Capterra Deutschland ist die Stichprobe für eine Einordnung zu klein.

Produktkritik und Vertragskritik gehören hier deshalb getrennt gelesen. Beide zählen für die Kaufentscheidung, über die Software selbst sagt nur die erste etwas aus.

Vom Auftrag zur Rechnung: wo meetergo ansetzt

meetergo ist eine in Köln gebaute Plattform für Terminbuchung, Videogespräche, CRM, E-Signaturen und Rechnungen, mit eigenen Seiten für Beratung, Vertrieb, Handwerk, Gesundheitswesen und weitere Branchen. Der Unterschied zum Modell oben liegt nicht in der Buchhaltungstiefe, sondern im Startpunkt: Die Rechnung entsteht aus der Buchung oder dem freigegebenen Angebot, das sie ausgelöst hat. Für Dienstleister, deren Umsatz aus Terminen kommt, entfällt damit das zweite Mal Kundendaten eintippen.

Funktionen

Rechnung aus Buchung und Deal

Kontakt und Positionen kommen aus dem CRM, in dem Buchung und Deal ohnehin liegen. Status und Zahlung werden neben dem Termin verfolgt, statt in einem getrennten Abrechnungstool.

Angebot heute, Rechnung morgen

Ein Angebot geht zur Freigabe raus und wird danach per Klick zur Rechnung, inklusive Positionen und Steuersätze. Mit der E-Signatur im selben Tarif hängt die Freigabe nicht an einem weiteren Abo.

E-Rechnung nach EN 16931

Die Rechnungs-App erzeugt strukturierte Rechnungen nach EN 16931, kompatibel mit XRechnung und ZUGFeRD. Erstellung und Ablage erfolgen auf EU-Infrastruktur.

Wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen und DATEV

Wiederkehrende Rechnungen laufen nach Zeitplan, überfällige Posten werden automatisch angemahnt, und Rechnungen, Buchungen und Zahlungen gehen im DATEV-Format an die Steuerkanzlei.

Preise

Der Free-Tarif kostet dauerhaft 0 Euro und enthält drei Rechnungen pro Monat, ebenso Light für 9,90 Euro. Ab Suite für 29,90 Euro sind die Rechnungen unbegrenzt. Auf den bezahlten Tarifen gibt es zusätzlich einen 7-tägigen Test.

Wo meetergo stark ist

• Die Rechnung entsteht aus dem Vorgang, nicht aus einer erneuten Eingabe
• 18 Apps in einem Tarif und einer Abrechnung statt vier Einzelabos (geprüft 05.11.2026)
• E-Rechnung nach EN 16931 gehört zum Rechnungsmodul, auch im Gratis-Tarif
• Anzahlungen lassen sich über die Zahlungsfunktion schon bei der Buchung einziehen
• Betrieb auf europäischer Infrastruktur, DSGVO-Konformität ohne Zusatzkonfiguration

Wo meetergo an Grenzen kommt

• Keine Finanzbuchhaltung: wer UStVA, EÜR, BWA oder einen Bankabgleich braucht, bleibt auf ein dediziertes Buchhaltungstool angewiesen
• Keine Zeiterfassung mit Projektbudgets, wer nach Stunden abrechnet, braucht dafür ein zweites Werkzeug
• Im Free- und Light-Tarif sind drei Rechnungen pro Monat die Obergrenze

Parallelbetrieb ist vorgesehen: Die sevdesk-Integration und die Lexware-Anbindung hängen die Buchhaltung hinten an, weitere Optionen listet die Kategorie Buchhaltung.

Kundenbewertungen

Bei OMR Reviews steht meetergo auf 4,7 von 5 aus 175 Bewertungen (geprüft 05.11.2026), davon 146 mit voller Punktzahl. Am häufigsten genannt werden Supportgeschwindigkeit, DSGVO-Konformität und die kurze Einrichtung. Gegengewicht: Beim Thema Benutzeroberfläche fallen die Stimmen gemischt aus, mehrere Rezensenten empfanden den Funktionsumfang zu Beginn als viel.

Für wen meetergo passt

• Dienstleister, Berater und Agenturen, deren Rechnungen aus gebuchten Terminen oder freigegebenen Angeboten entstehen
• Teams, die Terminbuchung, CRM, E-Signatur und Abrechnung in einem Tarif bündeln wollen

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So wählst du zwischen Buchhaltung und Abrechnung

Die Entscheidung hängt weniger am Funktionsumfang als an der Frage, wo dein Prozess anfängt.

Wo entsteht deine Rechnung?

Schreibst du Rechnungen aus erfassten Stunden und Belegen, ist eine Buchhaltungssoftware der kürzere Weg. Entsteht die Rechnung dagegen aus einem Termin oder einem unterschriebenen Angebot, verlagert sich der Aufwand nach vorne, und genau dort setzt die Verbindung aus Termin und Rechnung an.

Wer macht deine Buchhaltung?

Gibst du Belege an eine Kanzlei, brauchst du vor allem einen verlässlichen DATEV-Export und einen Zugang für die Kanzlei. Führst du die Buchhaltung selbst, zählen EÜR, UStVA und Bankabgleich, und dann liegt bei Papierkram alles unterhalb von Tarif S außerhalb deiner Reichweite. Die Terminseite der Zusammenarbeit lässt sich über den Terminplaner für Steuerberater organisieren.

Wie viele Rechnungen schreibst du wirklich?

Drei Rechnungen im Monat rechtfertigen selten ein eigenes Buchhaltungsabo. Für diesen Fall reicht oft ein kostenloser Rechnungsgenerator oder eine Option aus der Übersicht zu kostenlosen Rechnungsprogrammen. Zählst du dagegen Dutzende Belege pro Monat, wird der Bankabruf zum entscheidenden Kriterium. Für die Umsatzsteuer nebenher hilft der Umsatzsteuer-Rechner.

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Fazit: Lohnt sich Papierkram?

Für Projektgeschäft mit Stundenabrechnung und selbst geführter Buchhaltung ist Papierkram eine solide Wahl, und der Gratis-Tarif ist einer der ehrlichsten im Markt. Rechne allerdings mit Tarif S, sobald DATEV, EÜR oder Mahnwesen dazukommen. Entsteht dein Umsatz aus Terminen, löst die Software den eigentlichen Engpass nicht.

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Häufige Fragen

Ist Papierkram wirklich kostenlos?

Ja, der Free-Tarif läuft dauerhaft und ist keine Testphase. Rechnungen, Belege, Kunden und Projekte sind nicht mengenbegrenzt, die Grenze liegt bei 100 MB Speicher. Dokumente tragen einen Papierkram-Hinweis im Fußbereich, und DATEV-Export, EÜR, UStVA, Mahnwesen sowie Bankabruf fehlen.

Kann ich mit Papierkram E-Rechnungen schreiben?

Der Empfang von XRechnung und ZUGFeRD ist bereits im Free-Tarif enthalten. Die Erstellung strukturierter E-Rechnungen beginnt erst ab Tarif S für 12,90 Euro pro Monat bei Jahreszahlung. Für kleinere Volumina erzeugt auch der Free-Tarif von meetergo E-Rechnungen nach EN 16931.

Hat Papierkram eine Elster-Schnittstelle?

Nein, es gibt keine direkte Übertragung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird ab Tarif S automatisch erzeugt und als XML-Datei ausgegeben, die du anschließend in Elster importierst. Das ersetzt das Abtippen, nicht den Zwischenschritt.

Für wen ist Papierkram ungeeignet?

Für Selbstständige, deren Rechnungen aus Terminen oder Angeboten entstehen, weil Terminbuchung, Angebotsfreigabe und Vertriebs-CRM fehlen. Ebenso für Betriebe mit komplexen Umsatzsteuerfällen und für alle, die stark gestaltete Rechnungsvorlagen brauchen.

Was kostet Papierkram für ein kleines Team?

Tarif M liegt bei 24,90 Euro pro Monat bei Jahreszahlung und deckt bis zu fünf Nutzer ab. Jeder weitere Zugang kostet 2,32 Euro monatlich. Unbegrenzte Nutzer gibt es ab Tarif L für 49,90 Euro.

Welche Alternativen zu Papierkram gibt es?

Im deutschen Markt sind sevdesk und Lexware Office die naheliegenden Optionen für volle Buchhaltung, Einordnungen dazu stehen in der Übersicht zu sevdesk Alternativen und bei den Lexware Alternativen. Für Kleinunternehmer und Handwerk gibt es eigene Auswahlen zum Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer und zum Rechnungsprogramm fürs Handwerk.