Rechnung als Fotograf: 7 % oder 19 %? Muster und Regeln

Key Takeaways

• Die Pflichtangaben sind nicht das Problem. § 14 Abs. 4 UStG listet die Angaben auf, und jede Vorlage im Netz hakt sie ab. Teuer wird eine Fotograf-Rechnung an zwei anderen Stellen: beim Steuersatz und bei der Anzahlung.
• 7 % auf die Nutzungsrechte sind die Ausnahme, nicht die Regel. Ein Shooting mit Bildübergabe ist eine einheitliche Leistung, und die wird zu einem Satz besteuert. Wer Shooting und Rechte auf derselben Rechnung in 19 % und 7 % aufteilt, rechnet in den meisten Fällen falsch.
• Die Anzahlung muss in der Schlussrechnung mit ihrer Steuer abgezogen werden. Fehlt der Abzug, schuldest du die Umsatzsteuer doppelt. Das steht in § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG und ist der häufigste Zahlenfehler bei mehrstufig bezahlten Hochzeitsaufträgen.
• Anzahlung, Vertrag und Rechnung gehören an eine Stelle. Wenn die Buchung die Anzahlung einzieht und die Rechnung aus derselben Buchung entsteht, fällt der ganze Abtippschritt weg. Das deckt die Rechnungs-App von meetergo ab, in Free und Light allerdings mit drei Rechnungen pro Monat.

Die meisten Anleitungen zur Fotografen-Rechnung enden bei einer Vorlage und einer Liste der Pflichtangaben. Beides ist richtig und beides löst das Problem nicht, an dem Fotografen tatsächlich Geld verlieren. Das Finanzamt streitet selten über eine fehlende Steuernummer. Es streitet über den Steuersatz auf Nutzungsrechte und über Anzahlungen, die zweimal versteuert wurden.

Dieser Text geht deshalb anders vor: Pflichtangaben kurz, dann in die Tiefe bei den zwei Zahlen, die eine Außenprüfung interessieren, und am Ende eine kommentierte Beispielrechnung für ein Business-Shooting mit Anzahlung.

Pflichtangaben für die Rechnung als Fotograf

Die Liste aus § 14 Abs. 4 UStG gilt für dich genauso wie für jeden anderen Dienstleister. Fotografenspezifisch ist daran nichts, deshalb hier nur das Raster:

Zwei Abkürzungen gibt es. Bei Rechnungen bis 250 € brutto reicht nach § 33 UStDV eine Kurzfassung ohne Kundenadresse, was für Passbilder und kleine Abzüge im Studio praktisch ist. Und als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus, brauchst dafür aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Grenzen liegen seit 2025 bei 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr. Die allgemeine Fassung dieser Regeln steht in der Anleitung zum Rechnung schreiben.

7 % oder 19 %: die Nutzungsrechte-Falle

Hier wird es ernst, und hier liegen die meisten Ratgeber daneben. Der Gedankengang, den fast jeder Fotograf irgendwann hört, geht so: Die Einräumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte ist nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG mit 7 % begünstigt, also schreibe ich das Shooting mit 19 % und die Nutzungsrechte mit 7 % auf die Rechnung und spare Steuer.

Das funktioniert so nicht. Wenn du fotografierst und die Bilder mit Rechten übergibst, liegt umsatzsteuerlich in der Regel eine einheitliche Leistung vor. Eine einheitliche Leistung wird zu einem Satz besteuert, und zwar zu dem, den ihr prägendes Element vorgibt. Es genügt ausdrücklich nicht, dass im Rahmen des Umsatzes auch Rechte übergehen, wenn das nicht der Schwerpunkt des Vorgangs ist.

Das Finanzgericht Münster hat genau diesen Fall entschieden (Urteil vom 25.02.2021, 5 K 268/20 U,AO). Ein Fotostudio hatte seine Kunden eine Bestätigung ausfüllen und unterschreiben lassen, dass sie die Bilder gewerblich oder kommerziell verwenden, und auf diese Umsätze den ermäßigten Satz angewandt. Das Gericht lehnte das ab: Der Schwerpunkt der Leistung lag nicht in der Übertragung der Nutzungsrechte, und die dokumentierte Verwendungsabsicht des Kunden verschiebt diesen Schwerpunkt nicht.

Wann 7 % tatsächlich tragen

Die Begünstigung ist nicht tot, sie ist nur eng. Sie greift, wenn die Rechteeinräumung wirklich die Hauptleistung ist und nicht das Beiwerk einer Aufnahme. Typische Fälle:

• Bildjournalismus und Bildberichterstattung. Die Finanzverwaltung ordnet diese Tätigkeit in Abschn. 12.7 Abs. 18 UStAE dem ermäßigten Satz zu, weil der Abnehmer die Verwertung kauft, nicht die Anwesenheit des Fotografen.
• Lizenzierung aus dem eigenen Archiv. Du hast das Bild längst, der Kunde zahlt ausschließlich für die Nutzung in einer Kampagne.
• Nachlizenzierung eines Bildes, das aus einem früheren, schon abgerechneten Auftrag stammt, auf einer eigenen Rechnung mit eigener Leistungsbeschreibung.

Was dagegen nach der Rechtsprechung beim Regelsatz landet: Hochzeits- und Porträtaufträge, Studioshootings, Business-Headshots, Eventfotografie, also alles, wo der Kunde in erster Linie Bilder möchte. Das FG Münster hat Fotostudios ausdrücklich von der Tätigkeit eines Bildjournalisten abgegrenzt.

Der Reflex, bei Unsicherheit einfach 7 % zu nehmen, ist der teuerste Weg. Bei einer Prüfung zahlst du die Differenz nach, und zwar für alle offenen Jahre, während du den Betrag beim Kunden kaum noch nachfordern kannst. Der umgekehrte Fehler ist ebenfalls keine Lösung: Wer zu hohe Steuer ausweist, schuldet nach § 14c Abs. 1 UStG auch den Mehrbetrag, bis er die Rechnung berichtigt. Wenn dein Geschäft wirklich zwischen Auftragsproduktion und Lizenzierung liegt, ist eine verbindliche Auskunft beim Finanzamt billiger als eine Schätzung, und der Weg dorthin führt über die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei. Zum Umrechnen zwischen Netto und Brutto hilft der Mehrwertsteuer-Rechner.

Praxisregel: Eine Rechnung, ein Steuersatz, solange es ein Auftrag ist. Zwei Sätze gehören auf eine Rechnung nur, wenn du zwei wirklich getrennte Leistungen abrechnest, etwa ein Shooting im Oktober und eine Nachlizenzierung alter Bilder.

Anzahlung und Schlussrechnung richtig verketten

Fotografen arbeiten fast nie gegen eine einzige Rechnung am Ende. Bei Hochzeiten ist die Anzahlung bei Buchung der Standard, und sie ist auch der Grund, warum der Kalender nicht leer bleibt. In einem Thread mit rund 90 Kommentaren in r/photography diskutieren Fotografen den Fall, dass ein Kunde wegen der Ausfallgebühr abspringt, und die Mehrheit hält die Gebühr trotzdem für richtig. Ein Thread mit rund 50 Kommentaren in r/WeddingPhotography zeigt dieselbe Logik aus der Vertragsperspektive: Die Anzahlung bezahlt die Reservierung des Termins, nicht nur die späteren Bilder.

Umsatzsteuerlich passiert dabei Folgendes. Sobald du eine Anzahlung vereinnahmst, entsteht die Steuer darauf sofort, auch wenn das Shooting erst Monate später stattfindet. Deine Anzahlungsrechnung braucht die gleichen Pflichtangaben wie jede andere Rechnung, dazu den Hinweis, dass es eine Anzahlung ist, und als Leistungszeitpunkt das Datum der Vereinnahmung.

Der entscheidende Satz steht in § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG: In der Endrechnung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn du über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt hast. Wer in der Endrechnung die volle Steuer ausweist und die Anzahlung nicht oder ohne ihren Steuerbetrag absetzt, schuldet den gesamten ausgewiesenen Steuerbetrag und zahlt die Steuer auf die Anzahlung damit ein zweites Mal. Die zulässige Alternative ist eine Restrechnung, die nur das restliche Entgelt und die Steuer darauf ausweist (Abschn. 14.8 Abs. 11 UStAE).

Drei Punkte, die in der Praxis schiefgehen:

• Abgezogen wird brutto und netto getrennt. Die Schlussrechnung weist das gesamte Nettohonorar und die gesamte Steuer aus, danach die Anzahlung mit ihrem Nettobetrag und ihrem Steuerbetrag als Abzugsposten.
• Abgesetzt wird, was wirklich geflossen ist. Das Gesetz spricht von vereinnahmten Teilentgelten. Hat der Kunde die Anzahlungsrechnung bis zur Schlussrechnung nicht bezahlt, gehört sie nicht als erhaltene Anzahlung in den Abzug, und bei einer Teilzahlung setzt du nur den gezahlten Teil ab.
• Die Stornoregel gehört in den Vertrag, nicht auf die Rechnung. Ob die Anzahlung bei Absage einbehalten wird, entscheidet dein Vertrag. Wie du den rechtssicher unterschreiben lässt, steht in der Anleitung zum Vertrag online unterschreiben, und ab wann ein Angebot dich bindet, klärt der Beitrag zum verbindlichen Angebot.

Beispielrechnung für ein Business-Shooting

Hier die Positionen eines realistischen Auftrags: drei Stunden Business-Portraits vor Ort, zwölf freigegebene Motive, Nutzung für Website und Social Media über zwei Jahre, 30 % Anzahlung bei Buchung.

Vier Kommentare dazu, weil die Zeilen nicht selbsterklärend sind:

Die Nutzungsrechte stehen als eigene Position, aber mit 19 %. Die Zeile ist sinnvoll, weil sie dem Kunden zeigt, was er lizenziert hat, und weil sie bei einer späteren Nachlizenzierung die Grundlage liefert. Sie ist kein Grund für einen eigenen Steuersatz, denn Shooting, Bearbeitung und Rechteübergabe sind hier ein Auftrag.

Die Fahrtkosten laufen im Satz der Hauptleistung mit. Sie sind eine Nebenleistung zum Shooting und keine eigene Lieferung, deshalb 19 % und kein separater Posten mit eigener Logik.

Die Leistungsbeschreibung nennt Datum, Dauer und Umfang. "Fotoarbeiten nach Absprache" reicht nicht. Ein Dritter muss nach Jahren erkennen, was geliefert wurde, und die Nutzungsdauer gehört ausgeschrieben, nicht in die AGB verbannt.

Die Anzahlung erscheint zweizeilig. Netto und Steuer getrennt, damit der Abzug nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG nachvollziehbar ist. Die 420 € sind die auf einen runden Betrag gelegten 30 % des Nettohonorars.

Wer nur schnell ein PDF in diesem Zuschnitt braucht, kann den Rechnungsgenerator nutzen. Er läuft im Browser, Logo und Inhalte bleiben auf deinem Gerät.

Wann die Rechnung elektronisch sein muss

Für den Hochzeits- oder Porträtkunden bleibt die PDF-Rechnung per Mail ausreichend, denn die E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Sobald du für Agenturen, Verlage, Industriekunden oder die Verwaltung arbeitest, gilt der Stufenplan.

Empfangen musst du strukturierte E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, und ab dem 1. Januar 2028 unabhängig vom Umsatz. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ebenfalls. Was XRechnung und ZUGFeRD praktisch bedeuten, steht in der Anleitung zur E-Rechnung.

Für die meisten Soloselbstständigen im Fotobereich heißt das: 2027 betrifft dich beim Ausstellen fast sicher nicht, 2028 schon. Wichtiger ist der Empfang, denn Equipment-Händler und Mietstudios schicken dir heute bereits ZUGFeRD-Dateien, und die gehören revisionssicher archiviert, nicht als Mailanhang im Postfach.

Womit du Shooting, Anzahlung und Rechnung verbindest

Die meisten Fotografen führen drei Systeme: Kalender und Mailverkehr für die Terminabstimmung, Stripe oder PayPal für die Anzahlung, ein Rechnungsprogramm für die Abrechnung. Jeder Übergang ist Abtipparbeit, und genau dort entstehen die Zahlenfehler aus den letzten beiden Abschnitten.

meetergo ist ein in Köln gebautes Buchungs- und Abrechnungssystem mit Abdeckung für Beratung, Vertrieb, Gesundheit und eben auch Kreativdienstleister, mit Servern in Nürnberg. Für Fotografen hängen zwei Teile zusammen: Die Buchungsseite zieht die Anzahlung direkt beim Buchen ein, per Stripe, PayPal oder SEPA, und erst die bezahlte Anzahlung macht den Termin verbindlich. Laut Anbieterangaben nutzen über 5.000 Fotografen das System und sparen bis zu sechs Stunden pro Woche an Koordination.

Rechnung aus der Buchung statt aus dem leeren Formular

Aus einer abgeschlossenen Buchung oder einem gewonnenen Deal im CRM entsteht erst ein Angebot zur Freigabe und daraus die Rechnung. Kontakt, Leistung und Preis sind schon ausgefüllt, du ergänzt nur die Positionen für Bearbeitung und Nutzungsrechte.

E-Rechnung nach EN 16931

Rechnungen gehen als strukturierte E-Rechnung nach dem Standard EN 16931 raus, der Grundlage von XRechnung und ZUGFeRD. Das ist der Teil, der ab 2028 für alle inländischen B2B-Rechnungen zählt, und er ist auch für Agenturkunden relevant, die heute schon XRechnung verlangen.

Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen

Ein Retainer für laufende Content-Produktion wird einmal angelegt und läuft dann planmäßig. Überfällige Rechnungen bekommen automatisch Erinnerungen, was den Teil erledigt, den Soloselbstständige am liebsten aufschieben.

DATEV-Export für die Steuerkanzlei

Rechnungen und Zahlungen gehen in einem DATEV-kompatiblen Format an die Buchhaltung. Eingangsbelege lassen sich ab der Suite per Beleg-Adresse einsammeln, Lieferant und Steuersatz werden ausgelesen.

Ehrlich bleibt dabei zweierlei. Der Free- und der Light-Tarif erlauben drei Rechnungen pro Monat, ab der Suite sind es unbegrenzt viele, und für ein Studio mit zwanzig Aufträgen im Monat ist der kostenlose Tarif damit keine Dauerlösung. Die Suite kostet 29,90 € im Monat statt regulär 34,90 €, auf die bezahlten Tarife gibt es sieben Tage Testzeitraum, Details stehen auf der Preisseite. Und die Verkettung von Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung bleibt dein Job: Das System rechnet die Positionen, prüft aber nicht für dich, ob du den Steuerbetrag der Anzahlung korrekt abgesetzt hast. Wer eine vollständige doppelte Buchführung mit Jahresabschluss braucht, kommt um eine Buchhaltungssoftware oder die Kanzlei ohnehin nicht herum.

Vier Fehler, die bei Fotografen teuer werden

• Den Steuersatz vom Kundenformular abhängig machen. Genau das ist vor dem FG Münster gescheitert. Eine Unterschrift des Kunden über die kommerzielle Verwendung verschiebt den Schwerpunkt der Leistung nicht.
• Die volle Steuer ausweisen und die Anzahlung nur vom Zahlbetrag abziehen. Ohne den getrennten Abzug von Netto und Steuer in der Endrechnung entsteht eine Doppelversteuerung, die erst bei der Prüfung auffällt.
• Nutzungsrechte nur in den AGB regeln. Wenn Umfang und Dauer der Nutzung nicht auf der Rechnung stehen, hast du bei einer Nachlizenzierung keine saubere Grundlage und bei einer unerlaubten Weiternutzung ein Beweisproblem.
• Zu niedrige Preise mit Rabatten auf der Rechnung kaschieren. In einem Thread mit rund 60 Kommentaren in r/AskPhotography wird diskutiert, wie weit Fotografen sich mit Dumpingpreisen selbst schaden. Ein Nachlass gehört als vereinbarte Entgeltminderung in die Rechnung, nicht in eine stillschweigend reduzierte Position.

Wobei dieser Text nicht weiterhilft: bei Rechnungen an Kunden im EU-Ausland mit Reverse Charge, bei der Künstlersozialabgabe deiner Auftraggeber und bei der Frage, ob du als angestellter Fotograf überhaupt eigene Rechnungen stellen darfst. Das sind eigene Themen mit eigenen Fallstricken.

Vom Shooting zur bezahlten Rechnung

Wenn Anzahlung, Vertrag und Schlussrechnung aus derselben Buchung kommen, verschwindet der Teil der Arbeit, der keine Bilder produziert. Wie dieser Ablauf aussieht, zeigt die Übersicht vom Termin zur Rechnung, die Zahlungsseite der Buchung steht im Beitrag zur Terminbuchung mit Bezahlung, und Verträge laufen über die elektronische Signatur. Den Free-Tarif startest du ohne Kreditkarte.

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Häufige Fragen

Wie schreibe ich als Fotograf eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer?
Das geht nur als Kleinunternehmer nach § 19 UStG, also bei maximal 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr. Du weist dann keine Umsatzsteuer aus und ergänzt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Welche Programme dafür ausreichen, zeigt der Vergleich der Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer.

Muss die Anzahlung eine eigene Rechnungsnummer haben?
Ja. Die Anzahlungsrechnung ist eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und eigenem Leistungszeitpunkt, nämlich dem Tag der Zahlung. In der Schlussrechnung verweist du auf diese Nummer und setzt Netto und Steuer ab.

Wie formuliere ich eine Rechnung an eine Privatperson?
Inhaltlich gilt dieselbe Liste, nur fällt die USt-IdNr. des Empfängers weg. Wichtig ist der Hinweis auf das Zahlungsziel, denn ein Verbraucher gerät ohne diesen Hinweis nicht automatisch nach 30 Tagen in Verzug.

Was passiert, wenn ich versehentlich 7 % ausgewiesen habe?
Du korrigierst die Rechnung gegenüber dem Kunden und meldest die Differenz nach. Rückwirkend für mehrere Jahre wird das unangenehm, weil der Nachforderungsanspruch gegen Privatkunden praktisch kaum durchsetzbar ist.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, und bei E-Rechnungen im Originalformat, nicht als Ausdruck. Welche Fristen für die Forderung selbst gelten, steht im Beitrag dazu, wann eine Rechnung verjährt.

Zählen Reisekosten zum Honorar oder sind sie Auslagen?
Fahrtkosten und Spesen, die du im Rahmen des Shootings aufwendest, sind Nebenleistungen und teilen den Steuersatz der Hauptleistung. Sie gehören ins Nettoentgelt und nicht als steuerfreier Posten daneben.

Wie viel verlangt ein Fotograf pro Stunde?
Das hängt von Segment und Region ab, in Deutschland bewegen sich Tagessätze für Business- und Werbefotografie deutlich über Porträtpreisen. Für die Kalkulation zählt nicht der Stundensatz, sondern der Deckungsbeitrag nach Fahrt, Bearbeitung und Lizenzdauer, und der landet in der Einnahmenüberschussrechnung.