Das Wichtigste in Kürze
- Drei Empfehlungen vorab: meetergo Docs für Teams, die Workspace, Termine und CRM zusammenlegen (ab 9,90 € pro Nutzer). Capacities für Einzelarbeit bei einem Freiburger Anbieter. Anytype für Teams, die verschlüsselt und ohne Anbieter-Cloud arbeiten müssen.
- Der Free-Plan ist überall der Haken: Notion 5 MB Upload und sieben Tage Historie, Anytype 100 MB, AppFlowy zwei Mitglieder, ClickUp 60 MB.
- Die Wechselgründe von 2026 sind nicht funktional: verlorene Inhalte, verfallende KI-Guthaben, die Rechtsordnung hinter dem Anbieter.
- Europäische Optionen gibt es mehr als in den üblichen Listen: Capacities, Nuclino, dazu Anytype und AppFlowy zum Selbstbetrieb.
Notion verliert 2026 selten wegen fehlender Funktionen. In einem Thread vom 11. Juni 2026 beschreibt u/alemccartney, wie eine über Jahre gepflegte Vokabelseite plötzlich leer war und weder Versionshistorie noch Support etwas retten konnten.
Die 8 besten Notion Alternativen im Überblick
Notion kostet im Plus-Tarif 9,50 € pro Mitglied und Monat (geprüft 23.07.2026). Daran messen sich diese acht Tools.
| Tool | Am besten für | Sitz / Hosting | Preis ab |
|---|---|---|---|
meetergo Docs | Workspace und Geschäftsprozesse zusammenlegen | Deutschland, Server in Frankfurt | 0 € (Free) |
Toolmeetergo Docs Am besten fürWorkspace und Geschäftsprozesse zusammenlegen Sitz / HostingDeutschland, Server in Frankfurt Preis ab0 € (Free) | |||
Capacities | Einzelarbeit bei deutschem Anbieter | Freiburg, Cloud | 0 $ (Basic) |
ToolCapacities Am besten fürEinzelarbeit bei deutschem Anbieter Sitz / HostingFreiburg, Cloud Preis ab0 $ (Basic) | |||
Anytype | Verschlüsselung, eigenes Netzwerk | Cloud oder eigenes Netzwerk | 0 $ (Free) |
ToolAnytype Am besten fürVerschlüsselung, eigenes Netzwerk Sitz / HostingCloud oder eigenes Netzwerk Preis ab0 $ (Free) | |||
Obsidian | Notizen als lokale Markdown-Dateien | Lokal, Sync optional | 0 $ (App) |
ToolObsidian Am besten fürNotizen als lokale Markdown-Dateien Sitz / HostingLokal, Sync optional Preis ab0 $ (App) | |||
Nuclino | Schlankes Wiki für kleine Teams | Raum München, Cloud | 0 $ (Free) |
ToolNuclino Am besten fürSchlankes Wiki für kleine Teams Sitz / HostingRaum München, Cloud Preis ab0 $ (Free) | |||
AppFlowy | Teams mit Open-Source-Vorgabe | Cloud oder eigener Betrieb | 0 $ (Free) |
ToolAppFlowy Am besten fürTeams mit Open-Source-Vorgabe Sitz / HostingCloud oder eigener Betrieb Preis ab0 $ (Free) | |||
Microsoft Loop | Bestehende Microsoft-365-Lizenzen | USA, Cloud | im M365-Abo |
ToolMicrosoft Loop Am besten fürBestehende Microsoft-365-Lizenzen Sitz / HostingUSA, Cloud Preis abim M365-Abo | |||
ClickUp | Projektsteuerung statt Wissensdatenbank | USA, Cloud | 0 $ (Free Forever) |
ToolClickUp Am besten fürProjektsteuerung statt Wissensdatenbank Sitz / HostingUSA, Cloud Preis ab0 $ (Free Forever) | |||
Notion steht auf OMR Reviews bei 4,5 von 5 aus 299 Bewertungen (geprüft 22.07.2026).

1. meetergo Docs: Für Teams, die Workspace und Geschäftsprozesse zusammenlegen
meetergo kommt aus Köln und bündelt 15 Apps unter einem Login, Docs ist darin der Teil für Dokumente und Wiki-Seiten. Entscheidend ist weniger der Editor als seine Nachbarschaft: Seiten liegen im selben System wie Termine, Deals und Verträge. Wer aus Notion umzieht, findet Slash-Befehle und verschachtelte Seiten wieder, ohne dafür ein zweites Abo zu brauchen.
Wichtigste Funktionen
Block-Editor mit Slash-Befehlen
Ein Slash mitten im Text öffnet das Menü für Überschriften, Checklisten, Tabellen und Code-Blöcke. Vorlagen liegen als normale Seiten im Workspace.

Word- und Excel-Dateien direkt im Browser
.docx und .xlsx werden nativ geöffnet und im Originalformat zurückgeschrieben. Für eine Preisliste oder einen Vertragsentwurf braucht damit niemand im Team eine eigene Office-Lizenz.
Verschachteltes Team-Wiki
Unterseiten dürfen beliebig tief hängen, und die Suche greift über den gesamten Baum. Aus losen Notizen wird so ein Onboarding-Handbuch, ohne vorab festgelegte Struktur.
Verbindung zu Terminen, CRM und Portalen
Jede Seite lässt sich einem Kontakt oder Deal im CRM zuordnen. Protokolle aus der Terminplanung landen dadurch beim richtigen Kunden, und nach außen teilst du sie über Portale statt per PDF-Anhang.

Preise
| Plan | Preis |
|---|---|
Free | 0 €, alle 15 Apps mit Startlimits |
PlanFree Preis0 €, alle 15 Apps mit Startlimits | |
Light | 9,90 €/Nutzer/Monat |
PlanLight Preis9,90 €/Nutzer/Monat | |
Suite | 29,90 €/Nutzer/Monat (regulär 34,90 €) |
PlanSuite Preis29,90 €/Nutzer/Monat (regulär 34,90 €) | |
Premium | 49,90 €/Nutzer/Monat (regulär 59,90 €) |
PlanPremium Preis49,90 €/Nutzer/Monat (regulär 59,90 €) | |
Enterprise | auf Anfrage |
PlanEnterprise Preisauf Anfrage | |
Der Free-Plan gilt dauerhaft und enthält alle 15 Apps mit Startlimits. Bezahlte Tarife starten mit einer 7-Tage-Testphase ohne Kreditkarte, die Preise auf der Preisseite gelten jährlich.

Wo meetergo überzeugt
- Server in Frankfurt, deutscher Anbieter ohne US-Konzernmutter, Auftragsverarbeitungsvertrag ohne Aufpreis
- 90+ Integrationen, darunter HubSpot, Pipedrive, Zoom, Slack, sevdesk und Zapier
- Ein Login und eine Rechnung für Workspace, Termine, Formulare und E-Signaturen
- Protokolle aus den KI-Notizen landen ohne Copy-and-paste in der Seite
- Abgerechnet wird pro Nutzer, nicht über Guthaben, das monatlich verfällt
Wo meetergo an Grenzen stößt
- Docs ist das jüngste Modul der Suite. Relationale Datenbanken mit verknüpften Ansichten, wie Notion sie über Jahre ausgebaut hat, fehlen in dieser Tiefe.
- Eine Galerie mit Community-Vorlagen gibt es nicht. Wer sein Notion-Setup aus fremden Templates gebaut hat, baut es hier selbst nach.
- Als reiner Notizen-Ersatz ist die Suite pro Kopf teurer als eine spezialisierte App und rechnet sich erst ab zwei abgelösten Abos.
Kundenbewertungen
Auf G2 steht meetergo bei 4,7 von 5 aus 22 Bewertungen mit verifiziertem Profil (geprüft 22.07.2026). Gegenüber den 299 Bewertungen von Notion ist das eine schmale Basis.

Für wen meetergo passt
- Teams von 5 bis 50 Personen, die neben dem Workspace auch Terminbuchung und Vertragsversand betreiben
- Organisationen mit DSGVO-Auflagen, die eine DSGVO-konforme Software-Suite statt einzelner US-Tools brauchen
2. Capacities: Für Einzelarbeit bei einem deutschen Anbieter
Capacities organisiert Inhalte nicht in Ordnern, sondern in Objekttypen wie Personen, Bücher oder Meetings. Dahinter steht die Capacities Labs GmbH aus Freiburg im Breisgau, Amtsgericht Freiburg, HRB 735669. Für Teamarbeit ist die App nicht gebaut: Echtzeit-Bearbeitung und Rechteverwaltung fehlen.
Wichtigste Funktionen
Objekttypen statt Ordner
Jede Notiz gehört zu einem selbst definierten Typ, und gleichartige Objekte lassen sich über den ganzen Bestand hinweg auswerten. Wer Gesprächsnotizen führt, sieht damit alle Termine zu einer Person an einer Stelle.
Tägliche Notiz als Einstiegspunkt
Der Arbeitstag startet in einer Tagesnotiz, aus der heraus neue Objekte entstehen. Das senkt die Hürde gegenüber einem leeren Workspace.
Verlinkung mit Rückverweisen
Objekte verlinken sich gegenseitig, jede Seite zeigt ihre Erwähnungen, und eine Ordnerlogik muss niemand vorab festlegen.
Preise
| Plan | Preis |
|---|---|
Basic | 0 $, unbegrenzte Spaces, Objekte und Blöcke |
PlanBasic Preis0 $, unbegrenzte Spaces, Objekte und Blöcke | |
Pro | Preis erst nach Anmeldung sichtbar (geprüft 23.07.2026) |
PlanPro PreisPreis erst nach Anmeldung sichtbar (geprüft 23.07.2026) | |
Believer | Preis erst nach Anmeldung sichtbar (geprüft 23.07.2026) |
PlanBeliever PreisPreis erst nach Anmeldung sichtbar (geprüft 23.07.2026) | |
Stärken und Schwächen
Stärken
- Deutscher Anbieter mit Impressum und Handelsregistereintrag
- Der Basic-Tarif begrenzt weder Spaces noch Objekte oder Blöcke
- Die Objektlogik passt zu Recherche und Gesprächsdokumentation
Schwächen
- Keine Echtzeit-Zusammenarbeit, keine Rechteverwaltung
- Die Preise der bezahlten Tarife stehen nicht auf der Preisseite
- KI-Funktionen und Kalenderanbindung liegen im Pro-Tarif
Kundenbewertungen
Belastbare Bewertungen gibt es für Capacities praktisch nicht. G2 führt zwar ein Profil, es steht am 23.07.2026 aber bei einer einzigen Bewertung. Daraus lässt sich kein Durchschnitt ableiten, der eine Kaufentscheidung trägt. Wer Capacities in die engere Wahl nimmt, sollte die kostenlose Version selbst testen statt auf Fremdurteile zu warten.
Für wen Capacities passt
- Freiberufler, die ihr Wissen strukturiert ablegen und keine Teamfunktionen brauchen
- Alle, denen der deutsche Anbieter wichtiger ist als der Funktionsumfang
3. Anytype: Für Verschlüsselung und Betrieb im eigenen Netzwerk
Anytype speichert Inhalte zuerst lokal und gleicht sie Ende-zu-Ende-verschlüsselt zwischen Geräten ab. Als Team-Workspace stößt die App aber schnell an Grenzen: Videokonferenzen, Formulare und ein CRM fehlen, abgerechnet wird über Speicherplatz statt Team-Sitze.
Wichtigste Funktionen
Lokale Speicherung mit verschlüsselter Synchronisation
Die Daten liegen auf dem Gerät und werden verschlüsselt abgeglichen. Ohne Internetverbindung bleibt der komplette Bestand nutzbar.
Objekttypen und Relationen
Aufgaben, Notizen und Projekte sind eigene Typen mit eigenen Feldern, und Ansichten filtern sie ähnlich wie Datenbankansichten.
Eigenes Netzwerk statt Anbieter-Cloud
Wer will, betreibt einen eigenen Sync-Knoten und legt die Limits selbst fest. Laut Preis-FAQ fällt dafür kein Mitgliedsbeitrag an (geprüft 23.07.2026).
Preise
| Plan | Preis |
|---|---|
Free | 0 $, 100 MB Remote-Speicher, 10 geteilte Kanäle |
PlanFree Preis0 $, 100 MB Remote-Speicher, 10 geteilte Kanäle | |
Plus | 4 $/Monat, 1 GB Speicher |
PlanPlus Preis4 $/Monat, 1 GB Speicher | |
Pro | 8 $/Monat, 10 GB Speicher |
PlanPro Preis8 $/Monat, 10 GB Speicher | |
Ultra | 16 $/Monat, 100 GB Speicher |
PlanUltra Preis16 $/Monat, 100 GB Speicher | |
Jahreszahlung: 20 Prozent Rabatt (geprüft 23.07.2026). Das Business-Angebot mit SSO wird separat kalkuliert.
Stärken und Schwächen
Stärken
- Inhalte bleiben ohne Internetverbindung vollständig verfügbar
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist Standard, nicht Zusatzoption
- Ein eigenes Netzwerk ist ohne Abo möglich
Schwächen
- Der kostenlose Tarif endet bei 100 MB Remote-Speicher
- Gezahlt wird für Speicher und Namen, nicht pro Teammitglied
- Kein Web-Zugriff, gearbeitet wird in den installierten Apps
Kundenbewertungen
Für Anytype existiert am 23.07.2026 überhaupt kein G2-Profil. Das ist bei einem Open-Source-Projekt ohne Vertriebsorganisation wenig überraschend, heißt aber auch: Es gibt keine verifizierte Nutzerstimme, gegen die du die Versprechen des Anbieters prüfen könntest. Die Einschätzung stützt sich hier ausschließlich auf die öffentliche Dokumentation und den Quellcode.
Für wen Anytype passt
- Kleine, technisch versierte Teams mit eigenem Sync-Knoten, die SSO über das Business-Angebot dazubuchen
- Berufsgruppen mit Verschwiegenheitspflicht, deren Notizen nicht auf fremden Servern liegen dürfen
4. Obsidian: Für Notizen als lokale Markdown-Dateien
Obsidian legt jede Notiz als Markdown-Datei auf der Festplatte ab, womit die Exportfrage erledigt ist, bevor sie aufkommt. Für Teams ist das Modell unbequem. Zwei praktische Hürden nennt u/Sufficient-Lie-1632 am 29. Juni 2026 in einem Thread über langfristig genutzte Alternativen: Die IT-Abteilung gebe nur eine begrenzte Softwareliste frei, und ein brauchbares Setup brauche Plugins, die die App verlangsamen.
Wichtigste Funktionen
Markdown-Dateien im eigenen Ordner
Jede Notiz ist eine Datei, jeder Ordner ein Ordner. Backups laufen über dieselben Werkzeuge wie für den Rest der Festplatte.
Graph-Ansicht und Rückverweise
Verlinkungen zwischen Notizen erzeugen ein Netz, das sich als Graph darstellen lässt und für jede Notiz die eingehenden Verweise zeigt.
Plugin-Ökosystem
Kalenderansichten, Aufgabenlisten und Kanban-Boards kommen über Community-Plugins dazu. Der Funktionsumfang wächst damit, die Ladezeit auch.
Preise
| Plan | Preis |
|---|---|
App (persönliche Nutzung) | 0 $ |
PlanApp (persönliche Nutzung) Preis0 $ | |
Sync | 4 $/Nutzer/Monat jährlich, 5 $ monatlich |
PlanSync Preis4 $/Nutzer/Monat jährlich, 5 $ monatlich | |
Publish | 8 $/Seite/Monat jährlich, 10 $ monatlich |
PlanPublish Preis8 $/Seite/Monat jährlich, 10 $ monatlich | |
Commercial License (freiwillig) | 50 $/Nutzer/Jahr |
PlanCommercial License (freiwillig) Preis50 $/Nutzer/Jahr | |
Geprüft 23.07.2026, kommerzielle Lizenz laut Anbieter freiwillig.
Stärken und Schwächen
Stärken
- Die Daten liegen als offene Markdown-Dateien lokal vor
- Die App selbst ist für persönliche Nutzung kostenlos
- Sehr großes Plugin-Angebot für Spezialfälle
Schwächen
- Gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit ist nicht vorgesehen
- Synchronisation über mehrere Geräte kostet zusätzlich
- Auf verwalteten Arbeitsgeräten scheitert die Installation oft an IT-Richtlinien
Kundenbewertungen
Obsidian steht auf G2 bei 4,5 von 5 aus 12 Bewertungen (geprüft am 23.07.2026). Zwei Dinge relativieren die Zahl: Die Stichprobe ist klein, und das Profil ist nicht vom Anbieter beansprucht ("Unclaimed Profile"). Für ein Werkzeug mit dieser Verbreitung ist das ungewöhnlich wenig und erklärt sich damit, dass Obsidian im Privatgebrauch stark ist und im B2B-Einkauf selten auftaucht, wo G2-Bewertungen entstehen.

Für wen Obsidian passt
- Einzelpersonen, die volle Kontrolle über ihre Dateien wollen und die Synchronisation selbst regeln
- Wissensarbeit mit vielen Querverweisen, etwa Forschung
5. Nuclino: Für kleine Teams, die ein schlankes Wiki wollen
Nuclino kommt von einem Anbieter aus dem Raum München und setzt bewusst auf Tempo statt Funktionsfülle. Dafür fehlt vieles: Videokonferenzen, Signaturen und ein CRM sind nicht vorgesehen, SAML-SSO liegt im teuersten Tarif, und der Free-Plan endet bei 50 Items ohne jede Rechteverwaltung.
Wichtigste Funktionen
Sofort ladender Editor
Der Editor öffnet Dokumente ohne merkliche Ladezeit, und formatiert wird über Markdown-Kürzel statt über Menüs.
Graph-, Board- und Tabellenansicht
Dieselben Inhalte erscheinen als Liste, Kanban-Board, Tabelle oder Graph. Die Graph-Ansicht findet verwaiste Seiten.
Sidekick als KI-Assistent
Sidekick durchsucht den eigenen Bestand und fasst Dokumente zusammen, enthalten ist er ausschließlich im Business-Tarif.
Preise
| Plan | Preis |
|---|---|
Free | 0 $, bis 50 Items, 3 Canvases, 2 GB |
PlanFree Preis0 $, bis 50 Items, 3 Canvases, 2 GB | |
Starter | rund 6 $/Nutzer/Monat bei Jahreszahlung |
PlanStarter Preisrund 6 $/Nutzer/Monat bei Jahreszahlung | |
Business | rund 10 $/Nutzer/Monat bei Jahreszahlung |
PlanBusiness Preisrund 10 $/Nutzer/Monat bei Jahreszahlung | |
Geprüft 22.07.2026. Auf Starter gibt es eine 14-tägige Testphase.
Stärken und Schwächen
Stärken
- Sehr kurze Einarbeitungszeit, auch für nicht-technische Teams
- Anbieter mit Sitz in Deutschland
- Unbegrenzte Versionshistorie im Business-Tarif
Schwächen
- Keine Rechteverwaltung im Free-Plan, private Workspaces erst ab Starter
- SAML-SSO nur im Business-Tarif
- Keine relationalen Datenbanken für komplexere Setups
Kundenbewertungen
Nuclino kommt auf G2 auf 4,7 von 5 aus 25 Bewertungen (geprüft am 23.07.2026) und hat damit die belastbarste Bewertungsbasis der schlanken Wiki-Werkzeuge in diesem Vergleich. Das Profil ist vom Anbieter beansprucht und gepflegt. G2 weist allerdings selbst darauf hin, dass seit zwei Monaten keine neue Bewertung eingegangen ist, die Stichprobe wächst also langsam.

Für wen Nuclino passt
- Teams bis etwa 20 Personen, die Dokumentation brauchen und keine Projektsteuerung
- Alle, denen ein eigenes Datenbank-Setup zu aufwendig ist
6. AppFlowy: Für Teams mit Open-Source-Vorgabe
AppFlowy bildet Blockeditor, Boards und Datenbankansichten quelloffen nach und lässt sich selbst hosten. Ohne eigenen Server bleibt der Rahmen eng: Der kostenlose Tarif hört bei zwei Mitgliedern, 5 GB Speicher und zehn KI-Antworten auf.
Wichtigste Funktionen
Quelloffener Blockeditor
Der Editor deckt Überschriften, Listen, Tabellen und Code-Blöcke ab und liegt vollständig als Quellcode vor. Was mit den Daten passiert, steht im Repository.
Eigener Betrieb auf eigener Infrastruktur
Laut Entwicklerdokumentation läuft AppFlowy auch auf eigenen Servern, was bei Vorgaben zur Datenhaltung den Unterschied zu einer reinen Cloud-App ausmacht.
Vault-Workspace mit lokaler KI
Im Vault-Workspace läuft die KI-Verarbeitung lokal, Inhalte verlassen das Gerät dafür nicht.
Preise
| Plan | Preis |
|---|---|
Free | 0 $, 5 GB, bis 2 Mitglieder, 10 KI-Antworten |
PlanFree Preis0 $, 5 GB, bis 2 Mitglieder, 10 KI-Antworten | |
Pro | 10 $/Nutzer/Monat jährlich, 12,50 $ monatlich |
PlanPro Preis10 $/Nutzer/Monat jährlich, 12,50 $ monatlich | |
AI MAX (Zusatz) | 8 $/Monat |
PlanAI MAX (Zusatz) Preis8 $/Monat | |
Vault Workspace | 6 $/Monat bei Jahreszahlung |
PlanVault Workspace Preis6 $/Monat bei Jahreszahlung | |
Geprüft 23.07.2026. Pro deckt 50 Mitglieder und 100 Gäste ab.
Stärken und Schwächen
Stärken
- Quelloffen und auf eigener Infrastruktur betreibbar
- Lokale KI-Verarbeitung im Vault-Workspace
- Vertraute Bedienlogik für Umsteigende
Schwächen
- Der kostenlose Tarif endet bei zwei Mitgliedern
- KI-Funktionen jenseits des Einstiegs kosten als separates Abo
- Eigener Betrieb setzt Server-Know-how und Wartungskapazität voraus
Kundenbewertungen
AppFlowy hat am 23.07.2026 zwei Bewertungen auf G2. Wie bei Anytype gilt: Das ist keine Grundlage für ein Urteil, sondern ein Hinweis darauf, dass das Projekt seine Nutzer über GitHub und Community-Kanäle erreicht und nicht über den klassischen Software-Einkauf. Prüfe stattdessen Commit-Frequenz und offene Issues im Repository.
Für wen AppFlowy passt
- Teams mit verbindlicher Open-Source-Vorgabe in der Beschaffung
- Organisationen, die den Betrieb ohnehin in eigener Hand haben
7. Microsoft Loop: Für Organisationen, die schon Microsoft 365 zahlen
Microsoft Loop bringt Arbeitsbereiche, Seiten und wiederverwendbare Komponenten in die Microsoft-Welt und hält sie zwischen Teams, Outlook und Word synchron. Sind die Lizenzen im Haus, entsteht kein zusätzlicher Budgetposten, dafür ist die App eng ans Ökosystem gebunden. Die Datenschutzfragen zum US-Anbieter stehen in der Einordnung zu Microsoft Teams und der DSGVO.
Wichtigste Funktionen
Loop-Komponenten in Chats und Mails
Eine Tabelle oder Aufgabenliste lässt sich in Teams-Chat und Outlook einfügen und bleibt überall dieselbe, ohne dass jemand eine neue Version verschickt.
Arbeitsbereiche pro Projekt
Seiten sammeln sich in Arbeitsbereichen pro Projekt, Zugriffsrechte und Identitäten kommen aus dem bestehenden Microsoft-Konto.
Copilot-Anbindung
Der Microsoft-Assistent erstellt Entwürfe und fasst Seiten zusammen, abhängig von der gebuchten Copilot-Lizenz.
Preise
| Plan | Preis |
|---|---|
Business Basic (ohne Loop) | 6,07 €/Nutzer/Monat im Jahresabo |
PlanBusiness Basic (ohne Loop) Preis6,07 €/Nutzer/Monat im Jahresabo | |
Business Standard (mit Loop) | 12,13 €/Nutzer/Monat im Jahresabo |
PlanBusiness Standard (mit Loop) Preis12,13 €/Nutzer/Monat im Jahresabo | |
Business Standard, monatlich | 14,56 €/Nutzer/Monat |
PlanBusiness Standard, monatlich Preis14,56 €/Nutzer/Monat | |
Ohne Mehrwertsteuer, geprüft 23.07.2026. Einzelverkauf von Loop ist nicht vorgesehen.
Stärken und Schwächen
Stärken
- Kein zusätzlicher Vertrag, wenn Microsoft 365 bereits läuft
- Komponenten bleiben über Teams, Outlook und Word hinweg synchron
- Rechte und Identitäten laufen über das bestehende Konto
Schwächen
- Nur im Paket erhältlich, nicht als eigenständige App
- Im günstigsten Business-Tarif nicht enthalten
- Ohne die übrigen Microsoft-Apps bleibt der Nutzen begrenzt
Kundenbewertungen
Microsoft Loop steht auf G2 bei 4,4 von 5 aus 11 Bewertungen (geprüft am 23.07.2026), ebenfalls auf einem nicht beanspruchten Profil. Für ein Microsoft-Produkt ist das auffällig wenig und passt zum Befund oben: Loop wird selten separat eingekauft, sondern kommt mit einer bestehenden Microsoft-365-Lizenz ins Haus, weshalb kaum jemand eine Kaufentscheidung dazu dokumentiert.

Für wen Microsoft Loop passt
- Organisationen, die ohnehin auf Microsoft 365 standardisiert sind
- Teams, deren Dokumentation dicht an Chat- und Mail-Verläufen entsteht
8. ClickUp: Für Projektsteuerung statt Wissensdatenbank
ClickUp ist zuerst ein Projektmanagement-Werkzeug und erst danach ein Ort für Dokumente: Aufgaben, Zeiterfassung und Dashboards liegen im selben System wie das Docs-Modul. Als Wissensdatenbank fällt der Umfang ab, und die KI-Funktionen kommen als eigene Preisstufen obendrauf. Wann sich der Umstieg lohnt, steht im Beitrag zur Optimierung im Projektmanagement.
Wichtigste Funktionen
Aufgaben mit vielen Ansichten
Dieselbe Aufgabenliste erscheint als Liste, Board, Kalender, Gantt-Diagramm oder Zeitachse, sodass unterschiedliche Arbeitsweisen dieselben Daten anders sehen.
Docs neben den Aufgaben
Dokumente liegen im selben Arbeitsbereich wie die Vorgänge, ein Konzept steht damit direkt neben dem Ticket, aus dem es entstanden ist.
Automatisierungen ohne Code
Statuswechsel, Zuweisungen und Erinnerungen laufen über Regeln, die im Interface zusammengeklickt werden.
Preise
| Plan | Preis |
|---|---|
Free Forever | 0 $, 60 MB Speicher |
PlanFree Forever Preis0 $, 60 MB Speicher | |
Unlimited | 7 $/Nutzer/Monat bei Jahreszahlung |
PlanUnlimited Preis7 $/Nutzer/Monat bei Jahreszahlung | |
Business | 12 $/Nutzer/Monat bei Jahreszahlung |
PlanBusiness Preis12 $/Nutzer/Monat bei Jahreszahlung | |
Brain AI (Zusatz) | 9 $/Nutzer/Monat |
PlanBrain AI (Zusatz) Preis9 $/Nutzer/Monat | |
Everything AI (Zusatz) | 28 $/Nutzer/Monat |
PlanEverything AI (Zusatz) Preis28 $/Nutzer/Monat | |
Enterprise | auf Anfrage |
PlanEnterprise Preisauf Anfrage | |
Angaben geprüft am 23.07.2026.
Stärken und Schwächen
Stärken
- Aufgaben, Ziele und Dokumente in einem Arbeitsbereich
- Sehr viele Ansichten für dieselben Daten
- Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse
Schwächen
- 60 MB Speicher im kostenlosen Tarif sind für Dokumentation zu knapp
- SSO erst im Enterprise-Tarif
- KI-Funktionen verdoppeln den Preis pro Kopf schnell
Kundenbewertungen
ClickUp hat mit 13.219 Bewertungen und 4,6 von 5 (geprüft am 23.07.2026) die mit Abstand größte Bewertungsmasse im gesamten Vergleichsfeld, mehr als alle anderen sieben Werkzeuge zusammen. Die Zahl sagt allerdings mehr über die Verbreitung als über die Eignung als Notion-Ersatz: Bewertet wird hier überwiegend die Projektsteuerung, nicht die Wissensdatenbank.

Für wen ClickUp passt
- Teams, deren Hauptproblem die Steuerung von Vorgängen ist und nicht die Ablage von Wissen
- Organisationen, die Projektwerkzeug und Dokumentation nicht trennen wollen. Denselben Vergleich für ein reines Projekttool gibt es bei monday.com
Wie du die passende Notion Alternative auswählst
u/Pluton_Korb nennt am 29. Juni 2026 in derselben Diskussion den Grund: Er verlasse sich nicht auf Notion als Wissensdatenbank, weil das Abo-Modell wechseln kann. Fünf Prüfschritte:
1. Kläre, wie die Daten wieder herauskommen. Exportiere testweise und importiere den Export ins Zielsystem, bevor du migrierst. Lokale Dateien wie bei Obsidian und quelloffene Systeme wie AppFlowy schneiden besser ab als reine Cloud-Produkte.
2. Entscheide zwischen Einzelarbeit und Teamarbeit. Capacities und Obsidian sind auf einzelne Personen zugeschnitten. Für gleichzeitiges Arbeiten an einer Seite bleiben Nuclino, AppFlowy, Loop, ClickUp und meetergo Docs.
3. Prüfe die Rechtsordnung, nicht nur den Serverstandort. Darum ging es u/tallkotte am 25. Januar 2026 in einer Anfrage nach einer nicht-amerikanischen Option: Ausschlaggebend waren Embargos und Sperren, nicht Funktionen. Was der CLOUD Act daran ändert und was digitale Souveränität praktisch bedeutet, steht in beiden Beiträgen.
4. Rechne mit dem ganzen Stack, nicht mit einer Lizenz. 19,50 € pro Kopf und Monat kostet Notion im Business-Tarif, dem günstigsten mit SSO und privaten Teamspaces. Mit Terminplanung, CRM und Signaturen liegt die Summe schnell beim Dreifachen. Dieselbe Rechnung für ein Unternehmenswiki steht bei den Confluence Alternativen.
5. Prüfe, wie die KI abgerechnet wird. u/TheS4m dokumentiert am 26. Februar 2026 in einer Petition gegen die Custom-Agents-Abrechnung, dass Notion die Agents zum 4. Mai 2026 auf Guthaben umgestellt hat: 1.000 Credits für 10 $, im Workspace geteilt, monatlich ohne Übertrag. Guthaben machen die Kosten schwer planbar, ein Preis pro Nutzer nicht.
Häufige Fragen zu Notion Alternativen
Gibt es eine Notion Alternative aus Deutschland?
Notion Alternativen aus Deutschland gibt es mehrere: Capacities von der Capacities Labs GmbH aus Freiburg, Nuclino aus dem Raum München und meetergo Docs aus Köln, mit Servern in Frankfurt. Welche passt, hängt an der Teamgröße.
Welche Notion Alternative ist wirklich DSGVO-konform?
DSGVO-konform ist eine Notion Alternative dann, wenn drei Dinge zusammenkommen: ein Auftragsverarbeitungsvertrag, ein Serverstandort in der EU und eine Konzernstruktur ohne US-Mutter. Bei AppFlowy oder einem eigenen Anytype-Netzwerk liegt die Verantwortung bei dir. Details stehen im Überblick zu DSGVO-konformer Software.
Kann ich meine Notion-Inhalte einfach umziehen?
Notion-Inhalte umziehen funktioniert über den Export nach Markdown und CSV, kostet aber Struktur. u/Tuckertcs formuliert es am 11. Juni 2026 so: Keine der Backup-Optionen in Notion lasse sich verlustfrei zurückimportieren. Relationen, verknüpfte Ansichten und Formeln überstehen den Weg meist nicht. Plane den Umzug als Neuaufbau, beginnend mit den täglich genutzten Seiten.
Was ist die beste kostenlose Notion Alternative?
Die beste kostenlose Notion Alternative hängt an der Teamgröße. Für Einzelpersonen reicht Obsidian am weitesten, weil die App nichts kostet und die Dateien lokal bleiben. Für Teams ist der Free-Plan von meetergo die breiteste Variante: alle 15 Apps mit Startlimits statt nur ein Editor. Nuclino und AppFlowy stoßen früh an Item- beziehungsweise Mitgliederlimits.
Wie ersetze ich Notion für Meeting-Notizen?
Notion für Meeting-Notizen zu ersetzen heißt, Termin und Protokoll zu verbinden statt ein zweites Werkzeug einzuführen. Wie sich Protokolle strukturieren lassen, steht im Beitrag zu Meeting-Notizen.
Terminbuchung + Videokonferenz in einem Tool.
Terminbuchung + Videokonferenz in einem Tool.
Nächster Schritt
Der günstigste Moment, den Rest des Stacks zu prüfen, ist der Umzug selbst. Starte im kostenlosen Plan und zähl mit, wie viele deiner anderen Abos überflüssig werden: meetergo kostenlos starten. Keine Kreditkarte nötig, alle 15 Apps ab Tag eins.

















