Microsoft Teams & DSGVO 2026: Der ultimative Compliance-Check (+ Sichere Alternativen)

Seien wir ehrlich: Microsoft Teams ist aus deutschen Büros nicht mehr wegzudenken. Es ist das Betriebssystem der modernen Zusammenarbeit. Wir chatten, wir videokonferieren, wir teilen Dateien. Für die IT-Abteilung ist es ein Segen, weil es nahtlos in das Office-Paket integriert ist.

Doch für jeden Datenschutzbeauftragten (DSB) ist Teams der "Elefant im Raum".

Das Problem: Während die Nutzung im Alltag zur Gewohnheit geworden ist, schlagen Datenschützer seit Jahren Alarm. Die Datenschutzkonferenz (DSK) der Länder hat mehrfach betont, dass ein rechtskonformer Einsatz von Microsoft 365 "kaum möglich" sei. Über jedem Meeting schwebt das Damoklesschwert des US-Datentransfers.

Unser Ziel: Wir werden Ihnen nicht raten, Teams morgen abzuschalten – das ist für 99% der Unternehmen unrealistisch. Aber wir zeigen Ihnen in diesem Compliance-Check, wo die roten Linien verlaufen. Wir erklären, wie Sie Teams intern so sicher wie möglich nutzen („härten“) und warum Sie für den Kontakt mit externen Kunden (Terminbuchung & Beratung) 2026 zwingend auf eine deutsche Alternative setzen sollten.

Die Rechtslage 2026: Darf ich Teams nutzen?

Um zu verstehen, warum Teams problematisch ist, müssen wir tiefer graben als die üblichen Marketing-Versprechen von Microsoft ("Wir speichern Ihre Daten in Frankfurt").

Hier sind die drei juristischen Säulen, die Sie kennen müssen:

Der US Cloud Act: Warum "Server in Frankfurt" nicht reicht

Microsoft wirbt aggressiv damit, Daten in deutschen Rechenzentren zu speichern. Das ist technisch korrekt, aber juristisch oft irrelevant.

• Der Grund: Als US-amerikanisches Unternehmen unterliegt Microsoft dem CLOUD Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act).
• Die Konsequenz: Dieses Gesetz verpflichtet US-Firmen, amerikanischen Sicherheitsbehörden (wie NSA oder FBI) Zugriff auf Daten zu gewähren – egal, wo auf der Welt der Server steht.
• Das Dilemma: Microsoft steht im Konflikt zwischen US-Recht (Herausgabe-Pflicht) und EU-Recht (DSGVO-Schutz). Im Zweifel gewinnt oft das US-Recht.

Die DSK (Datenschutzkonferenz): Die Warnung der Behörden

Die deutschen Aufsichtsbehörden sind traditionell streng. Ihr Hauptkritikpunkt ist nicht nur der Datentransfer, sondern die Telemetrie-Daten. Microsoft Teams sammelt im Hintergrund massiv Metadaten: Wer chattet wann mit wem? Von welcher IP? Welches Gerät? Diese Daten fließen oft direkt in die USA, um "den Service zu verbessern". Für die DSK ist das eine unzulässige Verarbeitung, die sich kaum abschalten lässt. Besonders im Bildungsbereich (Schulen) haben daher viele Bundesländer Teams bereits verbannt oder stark eingeschränkt.

Das Data Privacy Framework (DPF): Rettung oder Pflaster?

Seit dem "Trans-Atlantic Data Privacy Framework" (dem Nachfolger von Privacy Shield) gibt es wieder eine Rechtsgrundlage für den Datentransfer. Microsoft ist zertifiziert.

• Ist damit alles gut? Nein. Viele Juristen sehen das DPF nur als "juristisches Pflaster", das vor dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) erneut wackeln könnte (Stichwort: Schrems III).
• Für Sie bedeutet das: Sie können Teams nutzen, aber Sie tragen ein Restrisiko. Sie müssen dokumentieren, warum Sie keine europäische Alternative nutzen können, und sollten sensible Daten (Gesundheitsdaten, Mandantendaten) dort nicht ungefiltert verarbeiten.

Die Risiken im Detail: Wo brennt es wirklich?

Wenn Datenschützer bei Teams Bauchschmerzen bekommen, liegt das meist nicht am Chat-Inhalt selbst (der ist verschlüsselt), sondern an dem, was im Hintergrund passiert. Hier sind die drei größten Brandherde für Ihre Compliance:

A. Das Metadaten-Problem (Telemetrie) Microsoft sammelt im Hintergrund gigantische Mengen an sogenannten "Diagnosedaten". Das System protokolliert nicht unbedingt was Sie schreiben, aber wer wann mit wem kommuniziert, wie lange das Meeting dauerte, von welcher IP zugegriffen wurde und welches Gerät genutzt wurde.

• Das Risiko: Aus diesen Metadaten lassen sich detaillierte Verhaltens- und Leistungsprofile von Mitarbeitern erstellen. Die DSK kritisiert, dass sich diese Datensammelwut kaum vollständig abschalten lässt.

B. Der versteckte Drittlandtransfer (Support & Sub-Dienstleister) Selbst wenn Ihre Daten in Frankfurt liegen ("Data Residency: Germany"), gibt es Hintertüren. Wenn Sie ein technisches Problem haben und den Microsoft-Support kontaktieren, greift oft ein Engineer aus den USA oder Indien auf das System zu ("Follow the Sun"-Prinzip). In diesem Moment findet ein Datenzugriff aus einem unsicheren Drittland statt – oft ohne dass Sie es merken.

C. Das Risiko mit externen Teilnehmern Innerhalb Ihres Unternehmens können Sie Mitarbeiter per Betriebsvereinbarung zur Nutzung von Teams verpflichten. Aber was ist mit Kunden, Bewerbern oder Patienten?

• Das Risiko: Wenn Sie Externe zu einem Teams-Meeting einladen, zwingen Sie diese faktisch, die Datenschutzbedingungen von Microsoft zu akzeptieren. Bei sensiblen Gesprächen (z.B. Finanzberatung, Vorstellungsgespräch, Therapie) kann das ein Verstoß gegen die Vertraulichkeit sein.

Strategie A: Teams intern "härten" (Best Practices)

Wir raten nicht dazu, Teams intern abzuschaffen – die Kollaborations-Features sind dafür zu wertvoll. Aber Sie sollten das System so weit wie möglich absichern ("härten"). Hier sind die Pflichtaufgaben für Ihre IT-Administration:

• Standort erzwingen ("Data Residency"): Stellen Sie im Microsoft 365 Admin Center sicher, dass als Speicherort für Ihren Tenant explizit Deutschland (oder zumindest EU) gewählt ist.
• Telemetrie minimieren: Nutzen Sie Gruppenrichtlinien (Group Policies), um die Erfassung von Diagnosedaten auf das absolute Minimum ("Security" oder "Basic") zu reduzieren. Schalten Sie optionale "Connected Experiences" ab.
• AVV prüfen: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass "schon alles passt". Prüfen Sie, ob das "Data Processing Addendum" (DPA) von Microsoft in Ihren Unterlagen aktuell ist und den Standardvertragsklauseln (SCCs) entspricht.
• Gast-Zugriffe reglementieren: Beschränken Sie technisch, welche Daten externe Gäste sehen dürfen. Deaktivieren Sie File-Sharing mit Externen, wenn es nicht zwingend nötig ist.

Strategie B: Die sichere Alternative für Externe (meetergo)

Während Sie Teams intern durch Konfiguration sicherer machen können, bleibt das Problem bei externen Terminen (Kundenbuchungen) bestehen.

Das Szenario: Sie wollen, dass Kunden online Termine bei Ihnen buchen. Viele greifen hier reflexartig zu Microsoft Bookings, weil es im Abo enthalten ist. Der Fehler: Microsoft Bookings ist Teil der Microsoft-Cloud. Es erbt alle oben genannten DSGVO-Probleme (Cloud Act, US-Transfer). Zudem wirkt die Benutzeroberfläche oft starr und wenig einladend.

Die Lösung: Trennen Sie interne und externe Kommunikation. Nutzen Sie Teams für die Kollegen. Aber nutzen Sie für Ihre Kunden eine spezialisierte, deutsche Infrastruktur.

Warum meetergo die Lücke schließt:

1. Der sichere Hafen (Serverstandort): Im Gegensatz zu Microsoft Bookings läuft meetergo auf der Telekom Cloud in Frankfurt. Kundendaten (Name, E-Mail, Anliegen), die bei der Buchung eingegeben werden, unterliegen zu 100 % deutschem Recht und der DSGVO. Kein Cloud Act, kein US-Zugriff.
2. Datenschutzfreundliche Videokonferenzen (meetergo connect): Sie müssen Kunden nicht zwingend in ein Teams-Meeting zwingen. meetergo bietet eine integrierte Peer-to-Peer (P2P) Videolösung.
   • Der Vorteil: Der Videostrom fließt direkt von Browser zu Browser. Er wird auf keinem Server zwischengespeichert oder analysiert. Das ist der Goldstandard für vertrauliche Gespräche (Anwälte, Coaches, HR).
   • Kein Download: Ihr Kunde muss keine Teams-App installieren, sondern klickt einfach auf den Link.
3. Die Hybrid-Option: Sie wollen trotzdem Teams nutzen? Kein Problem. meetergo kann als sicherer "Türsteher" fungieren. Die Buchung und Datenerfassung erfolgt auf deutschen Servern – und erst für das Meeting selbst wird ein Teams-Link generiert. Sie minimieren so die Datenmenge, die bei Microsoft landet, auf das Nötigste.

Vergleich: Microsoft Teams vs. meetergo connect

Wenn es um reine Videokonferenzen mit Kunden geht (ohne Chat-Historie und Dateiablage), lohnt sich der direkte Vergleich. Hier wird deutlich, warum eine spezialisierte deutsche Lösung für externe Gespräche oft die sicherere Wahl ist.

(Hinweis: Wir vergleichen hier die Videokonferenz-Funktion, nicht den internen Team-Chat.)

💡 Das Fazit der Tabelle: Teams ist mächtig für die Zusammenarbeit (Dateien, Chat). Aber für das reine Gespräch ist meetergo connect datensparsamer, sicherer und für den Kunden einfacher (kein „Haben Sie Teams installiert?“ mehr).

Häufige Fragen (FAQ)

Hier beantworten wir die kritischsten Fragen zur Compliance – kurz und bündig, optimiert für schnelle Antworten.

Ist Microsoft Teams an Schulen erlaubt? Die Antwort ist oft: Nein oder nur sehr eingeschränkt. Mehrere Landesdatenschutzbeauftragte (z.B. in Hessen, Baden-Württemberg oder Rheinland-Pfalz) haben den Einsatz von Microsoft 365 an Schulen untersagt oder stark kritisiert, da die Datenübermittlung in die USA nicht rechtssicher ausgeschlossen werden kann und die Telemetrie-Daten von Schülern gesammelt werden.

Brauche ich eine Einwilligung für Teams-Meetings? Wenn Sie externe Teilnehmer (Kunden, Bewerber) einladen: Ja, das ist dringend empfehlenswert. Da die Teilnehmerdaten in die Microsoft-Cloud fließen, sollten Sie vor dem Meeting eine Einwilligung einholen oder zumindest transparent in Ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen. Sicherer ist es, für solche sensiblen Gespräche eine Alternative wie meetergo zu nutzen, die ohne US-Transfer auskommt.

Was ist die beste deutsche Teams-Alternative? Es gibt nicht „die eine“ App, sondern Spezialisten für jeden Bereich:

• Für Chat & Kollaboration: Rocket.Chat, Matrix oder Stackfield (sicherer Team-Chat).
• Für Video & Terminbuchung: meetergo (Browser-basierte Videokonferenzen ohne Installation und Datenspeicherung).

Fazit: Interne Power, externe Sicherheit

Die Diskussion um „Microsoft Teams und DSGVO“ wird auch 2026 nicht enden. Die Realität in deutschen Unternehmen ist jedoch pragmatisch: Ein kompletter Verzicht auf Microsoft 365 ist für viele wirtschaftlich keine Option. Die Kollaborations-Features sind schlichtweg zu mächtig.

Unsere Empfehlung ist daher der „Hybrid-Ansatz“:

1. Intern: Nutzen Sie Microsoft Teams für die tägliche Zusammenarbeit mit Kollegen – aber „härten“ Sie es (Serverstandort DE, Telemetrie minimieren).
2. Extern: Zwingen Sie Ihre Kunden, Mandanten und Bewerber nicht in die US-Cloud. Nutzen Sie für externe Terminbuchungen und Videocalls eine saubere Schnittstelle.

Mit meetergo schaffen Sie diesen sicheren Hafen. Sie signalisieren Ihren Kunden: „Ihre Daten sind mir wichtig.“ Sie bieten eine Buchungsoberfläche und einen Videoraum, der zu 100 % in Deutschland gehostet wird – und behalten intern trotzdem Ihren gewohnten Workflow.

Schützen Sie Ihre Kundengespräche. Setzen Sie auf Sicherheit „Made in Germany“. Nutzen Sie meetergo – 100% DSGVO-konform, Hosted in Frankfurt.