Ist Notion kostenlos? Gratis-Limits und Preise 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Der Free Plan kostet 0 € und läuft nicht ab. Es ist kein Testzeitraum mit Enddatum, sondern ein dauerhafter Tarif. Wer allein arbeitet, kann beliebig viele Seiten und Blöcke anlegen.
• Die Grenze liegt beim zweiten Mitglied, nicht beim Datum. Sobald ein Workspace mehr als eine Person hat, greift im Free Plan ein Blocklimit. Notion nennt dafür auf der deutschen Preisseite keine Zahl.
• Zwei Zahlen fallen im Alltag zuerst auf. 5 MB pro Datei und sieben Tage Seitenverlauf. Beide merkst du erst, wenn ein Angebot als PDF nicht hochlädt oder eine Version von letzter Woche fehlt.
• KI ist im Gratis-Tarif nur eine begrenzte Testversion. Für Notion Agent, Meeting-Notizen und den Recherche-Modus steht in der Tarifübersicht keine Stückzahl und kein Monatskontingent.
• Bezahlt wird pro Mitglied, nicht pro Workspace. Aus 9,50 € werden bei fünf Personen 47,50 € im Monat. Diese Rechnung entscheidet in kleinen Teams häufiger als jede einzelne Funktion.

Die Frage lässt sich in einem Satz beantworten: ja, Notion ist kostenlos, solange du allein darin arbeitest. Interessant wird sie erst, wenn ein Team dazukommt, denn dann verschiebt sich die Grenze von "wie viele Seiten" zu "wie viele Blöcke, und ab wann ist Schluss".

Dieser Beitrag zeigt, was im Free Plan drin ist, an welchen vier Stellen er aufhört und welche Kosten in der Tarifübersicht leicht untergehen. Alle Preis- und Limitangaben sind am 03.11.2026 auf der deutschen Preisseite nachgesehen.

Die kurze Antwort: ja, mit zwei Einschränkungen

Notion hat vier Tarife. Der Gratis-Tarif heißt Free und ist kein Probe-Abo, sondern ein Dauertarif ohne Ablaufdatum.

(alle Angaben geprüft am 03.11.2026; für die jährliche Mitgliedschaft wird eine Ersparnis von bis zu 20 Prozent ausgewiesen, monatliche Abrechnung liegt entsprechend darüber)

Die beiden Einschränkungen: Der Free Plan ist für Einzelpersonen gedacht, und er begrenzt die Zahl der Blöcke, sobald ein zweites Mitglied im Workspace ist. Beides steht in der Tarifübersicht, aber nicht als Zahl, sondern als Wort.

meetergo Docs: ein Gratis-Tarif mit anderem Schnitt

meetergo Docs ist der Block-Editor einer deutschen Software-Suite und schneidet seinen Gratis-Tarif genau umgekehrt zu Notion zu: nicht Seiten ohne Ende für eine Person, sondern unbegrenzt viele Nutzer bei einer Seite.

• Unbegrenzte Nutzer im Free-Tarif, ohne Blocklimit beim zweiten Mitglied
• Alle 18 Apps der Suite im Free-Tarif nutzbar, mit Startlimits je App
• Server in Nürnberg, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Daten trainieren keine KI

Ehrlich gesagt ist das kein Gleichstand: Eine Seite im Free-Tarif ist knapper als beliebig viele Seiten im Solo-Workspace. Der Unterschied zeigt sich erst im Team, wo bei Notion das Blocklimit greift. Die vollständige Tarifübersicht mit allen Startlimits steht auf der Preisseite.

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Was im Notion Free Plan enthalten ist

Notion gibt im Gratis-Tarif mehr frei, als die Preisfrage vermuten lässt. Enthalten sind laut Tarifübersicht:

• Datenbanken mit Unteraufgaben, Abhängigkeiten und eigenen Eigenschaften
• Basis-Formulare zum Erfassen von Antworten direkt in Notion
• Basis-Websites, um eine Seite im Internet zu veröffentlichen
• Notion Calendar mit Anbindung mehrerer Google-Kalender
• Eine notion.website-Domain für veröffentlichte Seiten
• Bis zu 10 externe Gäste

Nicht enthalten sind gemeinsame Blöcke ohne Limit, individuelle Formulare und Websites, Diagramme aus Datenbanken sowie die Verbindungen zu Tools wie Slack und Google Drive. Diese Funktionen beginnen erst bei Plus. Wer Notion neben Terminen und Kundendaten einsetzen will, findet in der meetergo-Integration für Notion den Weg, Buchungen in eine Notion-Datenbank zu schreiben.

Wo der Free Plan aufhört: die vier Grenzen

Das Blocklimit ab dem zweiten Mitglied

Das ist die Grenze, die zählt. Im Solo-Workspace sind Seiten und Blöcke unbegrenzt. Sobald ein Workspace mehrere Mitglieder hat, ist die Zahl der Blöcke begrenzt, und die Preisseite beschreibt sie nur als begrenzt, ohne Zahl.

Was passiert, wenn das Limit erreicht ist, steht dagegen präzise im FAQ: Bestehende Blöcke lassen sich weiter lesen, bearbeiten und sortieren, neue kommen nicht mehr dazu. Der Workspace friert also beim Schreiben ein, statt den Zugriff zu sperren. Für ein Team, das gerade Onboarding-Dokumentation aufbaut, ist das ein ungünstiger Moment, weil er ohne Vorwarnung mitten im Satz kommt.

5 MB pro Datei

Bilder, Videos und Anhänge dürfen im Free Plan jeweils bis zu 5 MB groß sein. Ab Plus sind es 5 GB pro Datei. 5 MB reichen für Screenshots und Textdokumente, nicht für ein gescanntes Vertragsexemplar oder eine Produktaufnahme in Druckauflösung.

Sieben Tage Seitenverlauf

Der Free Plan hält sieben Tage Versionsstand vor, Plus 30 Tage, Business 90 Tage. Wer eine versehentlich überschriebene Preisliste nach zwei Wochen zurückholen will, hat im Gratis-Tarif keinen Zugriff mehr darauf.

KI nur als begrenzte Testversion

In der Funktionsmatrix stehen Notion Agent, Meeting-Notizen und der Recherche-Modus für Free und Plus als begrenzte Testversion. Weder eine Stückzahl pro Tag noch ein Monatskontingent ist dort beziffert. Genau daran hängt sich eine Diskussion in r/Notion auf: In einem Thread mit fünf Kommentaren zum Free-Tarif im Solo-Workspace bleibt unklar, welches Kontingent hinter dem Testzugang steckt, weil die Preisseite keine Zahl dazu nennt (Thread in r/Notion). Mehr zum Funktionsumfang steht in unserer Einordnung von Notion AI.

Versteckte Kosten, die in der Tarifübersicht untergehen

• Die Rechnung läuft pro Mitglied. 9,50 € klingen klein, bei fünf Personen sind es 47,50 € im Monat und bei zehn 95 €. Dieselbe Mechanik kennt man von Slack und Monday: Der Tarifpreis ist nie der Rechnungsbetrag.
• Personalisierte Agenten laufen über ein separates Guthaben. Für die Worker-Beta gilt ein kostenloser Test, danach 10 US-Dollar pro 1.000 monatliche Notion-Guthaben. Abgerechnet wird in Dollar, der Wechselkurs kommt also obendrauf.
• Null-Datenspeicherung bei den KI-Anbietern gibt es erst im Enterprise-Tarif. Für Free, Plus und Business ist eine Datenaufbewahrung von 30 Tagen ausgewiesen. Wer Kundendaten in KI-Prompts gibt, sollte das vor dem Upgrade prüfen, nicht danach. Hintergrund dazu steht in unserem Beitrag zum CLOUD Act.

Für wen der Free Plan reicht, für wen nicht

Das lässt sich an der Teamgröße und an der Art der Dateien entscheiden, nicht am Funktionsumfang.

Bleib im Free Plan, wenn:

• Du allein arbeitest und Notion als persönliches System nutzt
• Deine Anhänge Screenshots und Textdateien sind, keine Scans oder Videos
• Ein Verlauf von sieben Tagen für dich ausreicht
• Du höchstens zehn externe Gäste punktuell auf einzelne Seiten einlädst

Rechne mit einem Upgrade, wenn:

• Ein zweites Mitglied dauerhaft im Workspace schreibt
• Kundendokumente mit mehr als 5 MB im Workspace liegen sollen
• Du Notion mit Slack oder Google Drive verbinden willst
• Formulare oder veröffentlichte Seiten ohne Notion-Branding auftreten sollen

Für Studierende und Lehrende gibt es einen Zwischenweg: Der Plus Plan ist mit einer Hochschul-E-Mail-Adresse kostenlos, allerdings auf ein Mitglied beschränkt. Damit fallen mehr Gäste, längerer Versionsverlauf und größere Uploads weg vom Preis, das Team-Szenario bleibt aber ausgeschlossen.

Was Nutzer über die Gratis-Version berichten

Die Suchergebnisse zu dieser Frage bestehen auffällig oft aus Reddit-Diskussionen, und die drehen sich seltener um Funktionen als um die Frage, wann ein Upgrade sich rechnet.

In einer deutschsprachigen Diskussion in r/NotionDeutsch mit drei Kommentaren beschreibt der Fragesteller genau diese Unsicherheit: grundsätzlich zahlungsbereit, aber ohne Überblick, welche Funktionen den Sprung von Free auf Plus oder Business rechtfertigen (Thread in r/NotionDeutsch). Ein paralleler Thread in r/Notion mit drei Kommentaren stellt dieselbe Frage aus der anderen Richtung, nämlich ob man mit der kostenlosen Version vorerst durchkommt (Thread in r/Notion).

Beide Fäden zeigen dasselbe Muster: Die Gratis-Version scheitert selten an einer fehlenden Funktion, sondern an einer Grenze, die man vorher nicht bezifferte. Unsere ausführliche Einschätzung steht im Notion Test.

Alternative zu Notion: meetergo Docs

Wenn der Grund für das Upgrade das Team ist und nicht eine einzelne Funktion, lohnt der Blick auf einen anderen Zuschnitt. meetergo Docs ist kein Notion-Klon: Datenbanken mit Abhängigkeiten, Diagramme und ein Vorlagen-Ökosystem gibt es dort nicht. Zwei Arbeitsabläufe laufen dafür anders.

Word- und Excel-Dateien direkt im Browser

Docs öffnet und bearbeitet .docx- und .xlsx-Dateien, ohne Konvertierung und ohne zusätzliche Office-Lizenz. Angebote, Preislisten und Vertragsentwürfe, die als Word-Datei vom Kunden kommen, bleiben also im selben Format, in dem sie zurückgehen.

Dokumente neben Termin, Deal und Signatur

Der Editor liegt in derselben Plattform wie Terminplanung, CRM, E-Signaturen und KI-Notizen. Gesprächsprotokolle und Angebote hängen damit am Kundendatensatz, und geteilt wird über Kundenportale statt über öffentliche Links.

Der Anbieter sitzt in Deutschland, die Daten liegen in Nürnberg und es gibt keine US-Muttergesellschaft, die Daten unter US-Recht stellen könnte. Was das praktisch bedeutet, steht in unseren Beiträgen zu DSGVO-Software und digitaler Souveränität. Wer statt eines Editors ein klassisches Team-Wiki sucht, findet die Optionen in der Übersicht der Confluence Alternativen.

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Lohnt sich ein bezahlter Tarif?

Für eine Person: selten. Der Free Plan gibt Datenbanken, Formulare und Kalender frei, und die 5-MB-Grenze trifft bei persönlichen Notizen kaum.

Für ein Team ab zwei Personen: ja, aber nicht wegen der Funktionen, sondern wegen des Blocklimits. Ein Workspace, der keine neuen Blöcke annimmt, ist kein Werkzeug mehr. Die Entscheidung läuft damit auf eine Rechnung hinaus, nicht auf einen Funktionsvergleich: 9,50 € pro Mitglied und Monat gegen den Aufwand, Dokumentation in einem einfrierenden Workspace zu verwalten.

Wer diese Rechnung ohnehin aufmacht, sollte gleich mitprüfen, wie viele Abos danebenlaufen. Ein Editor für 9,50 €, ein Terminplaner, ein Videotool und eine Signaturlösung summieren sich schneller als ein Suite-Preis.

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Häufige Fragen

Wie lange kann man Notion kostenlos nutzen?

Unbegrenzt. Der Free Plan ist kein Testzeitraum, sondern ein Dauertarif ohne Ablaufdatum.

Ist Notion kostenlos auf Deutsch?

Ja. Die Oberfläche und die deutsche Preisseite sind auf Deutsch verfügbar, der Free Plan kostet auch dort 0 € pro Mitglied und Monat.

Wie viele Blöcke hat der Notion Free Plan?

Im Solo-Workspace unbegrenzt. Ab zwei Mitgliedern gilt ein Limit, das auf der deutschen Preisseite nicht als Zahl genannt wird.

Sind Gäste in Notion kostenpflichtig?

Nein. Gäste zählen nicht als Mitglieder und sehen nur die Seite, zu der sie eingeladen wurden. Im Free Plan sind bis zu zehn möglich.

Welche kostenlosen Alternativen gibt es zu Notion?

Mehrere Editoren bieten dauerhafte Gratis-Tarife mit anderem Zuschnitt, etwa unbegrenzte Nutzer statt unbegrenzter Seiten. Eine Übersicht steht in unserem Vergleich der Notion Alternativen.

Ist Notion AI im Gratis-Tarif enthalten?

Als begrenzte Testversion. Notion Agent, Meeting-Notizen und Recherche-Modus sind für Free gelistet, ohne beziffertes Kontingent.