Terminserien & Wiederholungstermine: Der ultimative Leitfaden für eine perfekte Organisation

Kennen Sie das? Das wöchentliche Team-Meeting, der monatliche Jour fixe mit dem Chef oder der quartalsweise Projekt-Report – Termine, die sich regelmäßig wiederholen, sind aus unserem Berufs- und Privatleben nicht wegzudenken. Doch anstatt uns zu entlasten, führen sie oft zu einem unübersichtlichen Kalender und ständigen Abstimmungsschleifen.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kraft von Terminserien und Wiederholungsterminen für sich nutzen, Ihre Effizienz steigern und dabei spielend leicht den Überblick behalten.

Was genau sind Terminserien und Wiederholungstermine?

Eine Terminserie, oft auch als Wiederholungstermin bezeichnet, ist ein einzeln erstellter Termin, der sich in festgelegten Intervallen automatisch wiederholt. Anstatt jeden Termin manuell in den Kalender einzutragen, definieren Sie einmal die Regeln und Ihr Kalender erledigt den Rest.

Gängige Intervalle sind:

• Täglich
• Wöchentlich
• Monatlich
• Jährlich

Diese Funktion ist in den meisten gängigen Kalenderanwendungen wie Google Kalender, Microsoft Outlook oder Apple Kalender Standard.

Die unschlagbaren Vorteile von Wiederholungsterminen

Richtig eingesetzt, sind Terminserien ein wahrer Segen für Ihr Zeitmanagement:

• Zeitersparnis: Der wohl größte Vorteil. Sie erstellen einen Termin einmal und müssen sich nicht mehr um die manuelle Eingabe kümmern.
• Planungssicherheit: Wichtige und wiederkehrende Ereignisse werden langfristig geblockt. Das minimiert das Risiko von Terminkollisionen.
• Struktur und Routine: Regelmäßige Termine schaffen eine klare Struktur im Arbeitsalltag und fördern die Konzentration auf wiederkehrende Aufgaben.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Team-Meetings oder Jour fixes werden für alle Beteiligten verlässlich planbar, was die Anwesenheitsquote erhöht und den Teamgeist stärkt.

Stolpersteine und wie Sie sie umgehen

Wo Licht ist, ist auch Schatten. Ohne die richtige Handhabung können Terminserien auch zu Problemen führen:

• Kalender-Chaos: Einmal falsch aufgesetzt, kann eine Terminserie Ihren Kalender mit irrelevanten oder fehlerhaften Einträgen überfluten.
• Mangelnde Flexibilität: Starre Terminserien können sich ändernden Gegebenheiten nur schwer anpassen.
• "Geister-Termine": Fällt ein Termin aus oder wird verschoben, wird oft nur die einzelne Instanz gelöscht, während die Serie weiterläuft.

Unser Tipp: Überprüfen Sie Ihre angelegten Terminserien in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität und passen Sie sie bei Bedarf an.

So erstellen Sie die perfekte Terminserie: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Obwohl sich die einzelnen Kalender-Tools leicht unterscheiden, ist das Grundprinzip zur Erstellung einer Terminserie immer dasselbe:

1. Neuen Termin anlegen: Öffnen Sie Ihren Kalender und erstellen Sie einen neuen Termin.
2. Details festlegen: Geben Sie dem Termin einen aussagekräftigen Titel, fügen Sie Teilnehmer und einen Ort oder Videokonferenz-Link hinzu.
3. Wiederholungsfunktion aktivieren: Suchen Sie nach einer Option wie "Wiederholen", "Serie", "Serientyp" oder einem ähnlichen Begriff.
4. Intervall definieren: Wählen Sie das gewünschte Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich etc.) und passen Sie die Details an (z.B. "jeden zweiten Mittwoch").
5. Enddatum festlegen: Definieren Sie, wann die Serie enden soll – nach einer bestimmten Anzahl von Terminen, an einem konkreten Datum oder nie.
6. Speichern und fertig!

Die intelligente Alternative: Prozesse automatisieren mit meetergo

Während herkömmliche Kalender bei der reinen Wiederholung von Terminen stoppen, gehen moderne Lösungen wie meetergo einen entscheidenden Schritt weiter. meetergo ist nicht nur ein Tool zur Erstellung von Terminserien, sondern eine intelligente Automatisierungsplattform für Ihre gesamte Terminplanung.

Wie meetergo Ihren Umgang mit Wiederholungsterminen revolutioniert

Stellen Sie sich vor, Sie bieten wöchentliche Coaching-Slots oder monatliche Beratungsgespräche an. Anstatt eine feste Terminserie zu erstellen und manuell Teilnehmer einzuladen, können Sie mit meetergo den gesamten Prozess automatisieren:

• Flexible Buchungslinks: Erstellen Sie wiederkehrende Verfügbarkeiten, auf deren Basis Ihre Kunden oder Kollegen selbstständig Termine buchen können. Sie definieren die Regeln, meetergo kümmert sich um den Rest.
• Automatisierte Erinnerungen: Reduzieren Sie No-Shows signifikant, indem Sie automatisierte E-Mail- oder SMS-Erinnerungen vor jedem Termin versenden lassen. Dies gilt für jede einzelne Instanz der "Serie".
• Intelligente Pufferzeiten: meetergo fügt automatisch Pufferzeiten vor und nach Ihren Terminen hinzu, sodass Sie nie wieder von einem Meeting ins nächste hetzen müssen.
• Nahtlose Kalendersynchronisation: Die Plattform synchronisiert sich in Echtzeit mit Ihren bestehenden Kalendern und verhindert so Doppelbuchungen – ein häufiges Problem bei manuell erstellten Serien.
• Workflows, die mitdenken: Versenden Sie nach einem Termin automatisch eine Follow-up-E-Mail mit einer Zusammenfassung oder einer Bitte um Feedback. Bei einer Terminserie passiert dies nach jedem einzelnen Termin, ohne dass Sie daran denken müssen.

meetergo verwandelt starre Wiederholungstermine in einen dynamischen und automatisierten Prozess, der Ihnen wertvolle Zeit zurückgibt und Ihre Professionalität unterstreicht.

Fazit: Machen Sie Terminserien zu Ihrem Super-Tool

Wiederholungstermine sind ein mächtiges Werkzeug, um Struktur und Effizienz in Ihren Alltag zu bringen. Mit dem nötigen Wissen um ihre Vor- und Nachteile und einem bewussten Umgang können Sie das volle Potenzial dieser Funktion ausschöpfen.

Wenn Sie jedoch bereit für den nächsten Schritt sind und nicht nur Termine wiederholen, sondern den gesamten Prozess darum herum automatisieren möchten, sind intelligente Lösungen wie meetergo die Antwort. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern begeistern Ihre Kunden und Partner mit einem reibungslosen und professionellen Erlebnis.