Catch Up Meeting: Definition, Agenda & wie du sie in 15 Minuten meisterst

Schau in deinen Kalender. Wahrscheinlich ist er voll mit Terminen, die "Jour Fixe", "Weekly" oder "Update" heißen. Niemand braucht noch ein Meeting, das sich in die Länge zieht und am Ende keine Ergebnisse liefert.

Dennoch ist das Catch Up Meeting (wenn man es richtig macht) eines der wichtigsten Werkzeuge für moderne Teams.

Das Problem: Viele verwechseln ein Catch Up mit einem Status-Report. Sie lesen To-Do-Listen vor, die man auch per E-Mail hätte schicken können.

Die Definition: Ein echtes Catch Up ist kein reines Reporting, sondern ein "Puls-Check". Es geht darum, Blockaden zu lösen, die Beziehung zu stärken und sicherzustellen, dass alle in dieselbe Richtung laufen.

Das Ziel: In diesem Guide zeigen wir dir, wie du Catch Ups effizient gestaltest (maximal 15–20 Minuten) und die lästige Dokumentation dabei komplett automatisierst.

Was ist ein Catch Up Meeting? (Kurz & Knapp)

Ein Catch Up Meeting ist ein informelles, meist regelmäßiges Treffen zwischen zwei Personen (1:1) oder einem kleinen Team.

Anders als bei großen Abteilungsleiter-Runden steht hier nicht die formelle Agenda im Vordergrund, sondern der aktuelle Austausch. Es dient dazu:

1. Beziehungen zu pflegen (besonders wichtig im Homeoffice).
2. Operative "Blocker" zu identifizieren (Wo kommst du gerade nicht weiter?).
3. Schnelle Entscheidungen zu treffen, für die E-Mails zu langsam wären.

Wichtig: Ein Catch Up ist kein Kaffeekranz, aber auch keine formelle Präsentation. Es ist der schnelle "Sync" zwischendurch, um Synchronität herzustellen.

Catch Up vs. Jour Fixe vs. Stand-up: Der Vergleich

Viele Führungskräfte werfen diese Begriffe durcheinander. Das führt zu frustrierten Mitarbeitern, die im falschen Meeting sitzen. Hier ist die Abgrenzung auf einen Blick:

Wenn du merkst, dass du 60 Minuten brauchst und PowerPoints zeigst, ist es ein Jour Fixe.

Wenn du nur sagst "Ich habe gestern Ticket X erledigt", ist es ein Stand-up.

Wenn du aber fragst: "Wo hängst du gerade und wie kann ich helfen?", dann bist du im perfekten Catch Up.

Die perfekte Agenda für ein 15-Minuten Catch Up

Vergiss lange Tagesordnungen, die niemand liest. Ein Catch Up muss dynamisch sein. Damit das Gespräch nicht in Smalltalk ausartet, nutzen erfolgreiche Teams und Führungskräfte die bewährte PPP-Methode.

Diese Struktur sorgt dafür, dass du in kurzer Zeit maximalen Mehrwert generierst:

1. Progress (Fortschritt):
   • Die Frage: "Was hast du seit unserem letzten Gespräch erreicht?"
   • Das Ziel: Kurze Erfolgsmeldungen (keine langen Monologe). Das schafft Motivation.
2. Plans (Pläne):
   • Die Frage: "Was steht als Nächstes an? Was sind die Top-Prios bis zum nächsten Mal?"
   • Das Ziel: Alignment sicherstellen. Arbeiten wir an den richtigen Dingen?
3. Problems (Blocker):
   • Die Frage: "Wo hakt es? Wo brauchst du meine Unterstützung oder eine Entscheidung?"
   • Das Ziel: Hier liegt der Fokus! Ein Catch Up ist dazu da, Steine aus dem Weg zu räumen.

Zusatz: Der "Personal Check-in" Bevor du mit PPP startest, investiere immer 2 Minuten in die Frage: "Wie geht es dir wirklich?" (oder "Wie ist dein Energielevel heute auf einer Skala von 1-10?"). In Remote-Teams fehlt der Plausch an der Kaffeemaschine. Das Catch Up muss diesen sozialen Kitt ersetzen. Ohne diese menschliche Komponente wird das Meeting schnell zur sterilen Abfrage.

Das Problem: Wenn das Protokoll länger dauert als das Meeting

Hier ist ein Szenario, das jeder kennt: Du hast ein knackiges, produktives 15-Minuten-Gespräch geführt. Drei Entscheidungen wurden getroffen, zwei Aufgaben verteilt.

Der Pain Point: Jetzt legst du auf – und musst noch einmal 10 Minuten investieren, um die Notizen sauber abzutippen, in Notion zu formatieren oder Tickets in Jira zu erstellen. Das tötet den Flow und macht den Zeitgewinn des kurzen Meetings sofort zunichte. Lässt du es aber bleiben, gehen Informationen verloren ("Wer sollte das nochmal machen?").

Die Lösung: Ein "unsichtbarer" Protokollant Hier unterscheidet sich ein modernes Setup von der alten Arbeitsweise. Statt selbst zu tippen, lässt du eine Lokale KI wie meetergo Log mitlaufen.

Warum meetergo Log für Catch Ups ideal ist:

• Kein "Bot-Faktor": Bei einem vertraulichen 1:1-Gespräch wirkt es oft störend, wenn plötzlich ein Bot (wie der von Sally, Otter oder Fireflies) dem Call beitritt und als zusätzlicher Teilnehmer sichtbar ist. Das killt die lockere Atmosphäre.
• Unsichtbar & Lokal: meetergo läuft diskret im Hintergrund auf deinem Rechner. Es zeichnet das System-Audio auf, ohne sich in das Meeting einzuklinken.
• Fokus auf Action Items: Die KI ist darauf trainiert, Aufgaben zu erkennen. Nach dem Call hast du sofort eine Liste: "Max schickt das Budget bis Freitag". Du kopierst das nur noch und bist fertig.

Best Practices: So bleiben Catch Ups effizient

Damit dein Catch Up nicht zum "Jour Fixe" mutiert, solltest du diese Regeln eisern befolgen:

1. Timeboxing (Stell einen Wecker)

15 Minuten sind 15 Minuten. Wenn ihr überzieht, fehlt die Zeit anderswo. Wenn ein Thema größer ist ("Problem"), vereinbart dafür einen separaten Termin. Disziplin zeigt Respekt vor der Zeit des anderen.

2. Kamera an (Non-Verbales zählt)

Da es beim Catch Up stark um "Connection" und Vertrauen geht, ist Video Pflicht. Du musst sehen, ob dein Gegenüber gestresst, müde oder begeistert wirkt. Das hörst du oft nicht an der Stimme, siehst es aber im Gesicht.

3. Keine Vorbereitung (Keine Slides!)

Ein Catch Up sollte spontan und aktuell sein. Verlange niemals eine PowerPoint-Präsentation für diesen Termin. Wer Folien bauen muss, verschwendet Arbeitszeit. Das Gespräch erfolgt "frei von der Leber weg".

4. Automatische Notizen statt Multitasking

Versuche nicht, gleichzeitig zuzuhören, Augenkontakt zu halten (in die Kamera schauen) und zu tippen. Das funktioniert nicht. Nutze KI für die Zusammenfassung, damit du deinem Gesprächspartner die volle Aufmerksamkeit schenken kannst. Das ist die höchste Form der Wertschätzung.

Agenda-Vorlage zum Kopieren (Copy & Paste)

Du brauchst das Rad nicht neu zu erfinden. Kopiere diese Vorlage einfach in deine Kalender-Einladung (Google/Outlook) oder in dein Notiz-Tool (Notion/OneNote). Sie deckt alle psychologischen und operativen Aspekte eines guten Catch Ups ab.

Thema: Wöchentlicher Sync [Name A] & [Name B]

1. Check-in (2 Min):

• Wie ist die Stimmung & das Energielevel (1-10)?
• Gibt es private News, die wichtig sind?

2. Top 3 Erfolge (5 Min):

• Was lief seit dem letzten Mal gut? (Feiern wir kleine Siege!)

3. Blocker & Support (8 Min):

• Wo hakt es gerade?
• Welche Entscheidung oder Ressource fehlt dir, um weiterzukommen?

4. Action Items & Nächste Schritte:

• [Dieser Teil bleibt leer – wird automatisch von meetergo Log ausgefüllt]

Häufige Fehler (und wie du sie vermeidest)

Selbst mit der besten Agenda kann ein Catch Up scheitern. Hier sind die drei häufigsten Fallen, in die Führungskräfte tappen – und wie du sie umgehst.

Fehler 1: Es verkommt zum reinen Status-Report Der Mitarbeiter rattert eine Liste herunter: "Ich habe E-Mails beantwortet, Ticket X geschlossen, Kunden Y angerufen." Das ist langweilig und unnötig (das sieht man auch im Projekt-Tool).

• Lösung: Verschiebe den Fokus konsequent auf Ergebnisse und Probleme. Frage nicht "Was hast du getan?", sondern "Was hast du erreicht und was hat dich aufgehalten?".

Fehler 2: Es fällt ständig aus ("Wichtigeres zu tun") "Kannst du heute verzichten? Ich habe Stress." Wenn das einmal passiert, okay. Wenn es regelmäßig passiert, sendest du ein fatales Signal: Unsere Beziehung ist mir nicht wichtig.

• Lösung: Priorität setzen. Ein Catch Up ist heilig. Wenn es wirklich nicht passt, verschiebe es noch am selben Tag, aber sage es niemals ersatzlos ab.

Fehler 3: Der Manager redet 90% der Zeit Viele Chefs nutzen die Zeit, um Anweisungen zu geben oder laut zu denken. Das ist falsch.

• Lösung: Ein Catch Up gehört dem Mitarbeiter. Als Manager solltest du Fragen stellen und zuhören (80/20-Regel). Deine Aufgabe ist es, Hindernisse wegzuräumen, nicht neue Aufgaben abzuladen.

Fazit: Reden ist Silber, Automatisieren ist Gold

In einer hybriden Arbeitswelt, in der man sich nicht mehr zufällig auf dem Flur trifft, sind Catch Up Meetings der wichtigste Klebstoff für dein Team. Sie schaffen Vertrauen, lösen Blockaden und verhindern, dass Mitarbeiter sich isoliert fühlen.

Aber: Mach diese wertvolle Zeit nicht zur bürokratischen Last. Ein gutes Gespräch sollte nicht damit enden, dass du genervt Protokolle abtippst.

Halte das Meeting menschlich, locker und persönlich – und überlass den "Papierkram" der Technologie.

👉 Konzentriere dich auf dein Gegenüber, nicht auf deine Notizen. Lade dir meetergo Log jetzt kostenlos herunter und lass die KI ab sofort mitschreiben.