Das Wichtigste in Kürze
- Signieren heißt "mit einem Zeichen versehen". Das Wort stammt vom lateinischen signare und ist deshalb breiter als unterschreiben. Es passt auf Verträge, auf Software, auf Kunstwerke und auf Archivgut.
- Bei Dokumenten verbergen sich drei verschiedene Dinge dahinter: ein reines Unterschriftsbild, eine elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung und eine digitale Signatur als kryptografisches Verfahren. Nur die letzten beiden erzeugen einen Nachweis.
- Wie viel das Signieren rechtlich wert ist, entscheidet nicht der Anbieter, sondern das Dokument. Für formfreie Verträge genügt eine einfache oder fortgeschrittene Signatur, die gesetzliche Schriftform ersetzt nur die qualifizierte Signatur.
- Manche Erklärungen darf man gar nicht elektronisch signieren. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und die Bürgschaftserklärung sind im Gesetz ausdrücklich ausgenommen, auch mit der höchsten Signaturstufe.
"Signieren" klingt nach der eleganteren Variante von "unterschreiben", und genau daraus entstehen die Missverständnisse. Wer ein PDF am Bildschirm mit der Maus bemalt, hat etwas anderes getan als jemand, der dasselbe PDF über ein Signaturverfahren mit Identitätsnachweis geschickt hat, obwohl beide sagen würden, sie hätten das Dokument signiert. Dieser Beitrag klärt zuerst die Wortbedeutung, trennt dann bei Geschäftsdokumenten die drei Varianten sauber auf, zeigt, welche Form das Gesetz jeweils verlangt, und ordnet am Ende die anderen Bedeutungen ein, die der Begriff außerhalb von Verträgen trägt.
Was signieren wörtlich bedeutet
Der Ursprung ist lateinisch: signum ist das Zeichen, signare das Versehen mit einem Zeichen. Daran hängt der entscheidende Unterschied zu "unterschreiben". Unterschreiben beschreibt eine körperliche Handlung, nämlich den eigenhändigen Namenszug unter einem Text. Signieren beschreibt das Ergebnis, nämlich eine Kennzeichnung, die eine Herkunft oder eine Zustimmung belegt. Diese Kennzeichnung kann ein Namenszug sein, ein Monogramm, eine Nummer oder ein kryptografischer Wert.
Im deutschen Sprachgebrauch stehen vier Verben nah beieinander und meinen nicht dasselbe:
| Verb | Was damit gemeint ist |
|---|---|
unterschreiben | Eigenhändiger Namenszug unter einem Text, meist auf Papier |
Verbunterschreiben Was damit gemeint istEigenhändiger Namenszug unter einem Text, meist auf Papier | |
unterzeichnen | Förmlicher Abschluss einer Erklärung, oft von mehreren Parteien |
Verbunterzeichnen Was damit gemeint istFörmlicher Abschluss einer Erklärung, oft von mehreren Parteien | |
signieren | Mit einem Zeichen versehen, auch technisch oder künstlerisch |
Verbsignieren Was damit gemeint istMit einem Zeichen versehen, auch technisch oder künstlerisch | |
abzeichnen | Interne Kenntnis- oder Freigabe, meist mit Initialen |
Verbabzeichnen Was damit gemeint istInterne Kenntnis- oder Freigabe, meist mit Initialen | |
Praktische Folge für den Alltag: Wenn in einer Softwareoberfläche oder in einem Angebot von "signieren" die Rede ist, sagt das Wort allein noch nichts über die rechtliche Belastbarkeit. Es lohnt sich die Rückfrage, welches Zeichen genau angebracht wird und was dabei geprüft wird.
Drei Dinge, die beim Signieren eines Dokuments gemeint sein können
Bei Geschäftsdokumenten laufen drei Konzepte unter demselben Begriff. Sie unterscheiden sich nicht in der Bedienung, sondern darin, was im Streitfall übrig bleibt.
Das Unterschriftsbild ist eine Grafik. Ein Schriftzug wird mit Finger, Stift oder Maus gezeichnet oder als Scan in eine Datei gelegt. Es gibt keine Prüfung, wer gezeichnet hat, und keinen Schutz gegen späteres Verändern des Dokuments. Ein Unterschriftsbild kann aus einem Unterschrift-Generator kommen oder beim Einfügen in ein PDF entstehen. Für interne Formulare und unkritische Bestätigungen reicht das. Als Beweis trägt es wenig, weil sich eine Grafik kopieren und in jedes beliebige Dokument setzen lässt.
Die elektronische Signatur ist ein Rechtsbegriff. Die eIDAS-Verordnung versteht darunter Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Das klingt weit gefasst und ist es auch: Das Unterschriftsbild fällt darunter, ein verifizierter Klick ebenfalls. Entscheidend ist die Stufe, die dabei erreicht wird.
Die digitale Signatur ist ein technisches Verfahren. Aus dem Dokument wird ein Prüfwert berechnet und mit einem privaten Schlüssel verarbeitet, sodass sich mit dem passenden öffentlichen Schlüssel sowohl die Herkunft als auch die Unverändertheit nachrechnen lässt. Dieses Verfahren ist nicht auf Verträge beschränkt, es sichert auch Software und Webverbindungen ab. Wie es im Detail arbeitet, erklärt der Beitrag zur digitalen Signatur.
Die beiden letzten Begriffe greifen also ineinander, ohne deckungsgleich zu sein: Die digitale Signatur ist die Technik, die elektronische Signatur die rechtliche Hülle. Eine belastbare elektronische Signatur nutzt in der Regel digitale Signaturtechnik, aber nicht jede digitale Signatur ist als Unterschrift unter einem Vertrag gedacht.
Die drei Stufen, die eIDAS unterscheidet
Die Verordnung (EU) 910/2014 kennt drei Stufen. Sie sind der eigentliche Maßstab, wenn jemand fragt, ob ein signiertes Dokument hält.
- Einfache elektronische Signatur (SES): Jede Form elektronischen Zeichnens ohne besondere Anforderungen. Dazu gehört das gemalte Unterschriftsbild und der getippte Name.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Artikel 26 verlangt vier Eigenschaften: Die Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, sie ermöglicht seine Identifizierung, sie entsteht mit Signaturerstellungsdaten unter seiner alleinigen Kontrolle, und eine nachträgliche Änderung der Daten ist erkennbar. Was das in der Praxis bedeutet, steht im Beitrag zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Eine fortgeschrittene Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde. Nach Artikel 25 Absatz 2 hat sie die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Die Details klärt der Beitrag dazu, was eine qualifizierte elektronische Signatur ist.
Artikel 25 Absatz 1 schützt dabei alle Stufen: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt oder die Anforderungen an eine qualifizierte Signatur nicht erfüllt. Rechtsgültig und beweisstark sind trotzdem zwei verschiedene Dinge, wie der Beitrag zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen ausführt.
Welche Form das Gesetz für welches Dokument verlangt
Die Frage ist nie, welche Signatur ein Werkzeug anbietet, sondern welche Form das BGB für die konkrete Erklärung vorschreibt. Vier Vorschriften reichen für die Einordnung:
- § 126 BGB regelt die Schriftform. Sie verlangt den eigenhändigen Namenszug des Ausstellers auf der Urkunde oder ein notariell beglaubigtes Handzeichen.
- § 126a BGB erlaubt den Ersatz der gesetzlichen Schriftform durch die elektronische Form. Dafür muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Bei einem Vertrag signieren beide Parteien je ein gleichlautendes Dokument.
- § 126b BGB beschreibt die Textform. Sie braucht überhaupt keine Unterschrift, nur eine lesbare Erklärung mit genannter Person auf einem dauerhaften Datenträger.
- § 127 BGB betrifft die vereinbarte Form. Haben die Parteien die elektronische Form selbst festgelegt, genügt nach Absatz 3 im Zweifel auch eine andere Signatur als die qualifizierte.
Daraus ergibt sich eine einfache Zuordnung:
| Dokument | Formvorgabe | Signieren praktisch möglich mit |
|---|---|---|
Angebot, Auftragsbestätigung, NDA | formfrei | SES oder FES |
DokumentAngebot, Auftragsbestätigung, NDA Formvorgabeformfrei Signieren praktisch möglich mitSES oder FES | ||
Dienstleistungs- und Beratungsvertrag | formfrei | FES mit Verifizierung und Audit-Trail |
DokumentDienstleistungs- und Beratungsvertrag Formvorgabeformfrei Signieren praktisch möglich mitFES mit Verifizierung und Audit-Trail | ||
Arbeitsvertrag (Abschluss) | formfrei | FES, Schriftform nur bei Befristung |
DokumentArbeitsvertrag (Abschluss) Formvorgabeformfrei Signieren praktisch möglich mitFES, Schriftform nur bei Befristung | ||
Wohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr | Schriftform nach § 550 BGB | QES |
DokumentWohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr FormvorgabeSchriftform nach § 550 BGB Signieren praktisch möglich mitQES | ||
Kündigung eines Arbeitsverhältnisses | Schriftform, elektronisch ausgeschlossen | gar nicht |
DokumentKündigung eines Arbeitsverhältnisses FormvorgabeSchriftform, elektronisch ausgeschlossen Signieren praktisch möglich mitgar nicht | ||
Der praktische Kern: Die große Mehrheit der Dokumente, die Unternehmen täglich signieren lassen, ist formfrei. Dort entscheidet nicht die Gültigkeit, sondern die Beweislage. Nach § 371a ZPO genießt nur ein mit qualifizierter Signatur versehenes privates elektronisches Dokument die Beweiskraft einer Privaturkunde. Alles darunter unterliegt der freien Beweiswürdigung, weshalb ein nachvollziehbarer Signaturablauf so viel wert ist.
Wo elektronisches Signieren ausgeschlossen ist
Zwei Fälle verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil hier auch die qualifizierte Signatur nicht hilft. Das Gesetz nimmt die elektronische Form ausdrücklich heraus.
Nach § 623 BGB bedürfen die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung und der Auflösungsvertrag der Schriftform, und die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine per Signaturdienst gezeichnete Kündigung ist damit unwirksam, unabhängig von der Stufe.
Nach § 766 BGB gilt dasselbe für die Bürgschaftserklärung. Auch hier ist die Erteilung in elektronischer Form ausgeschlossen. Das ist ein verbreiteter Irrtum: Die Bürgschaft lässt sich nicht dadurch retten, dass man zur qualifizierten Signatur greift. Erfüllt der Bürge die Hauptverbindlichkeit, wird der Formmangel allerdings geheilt.
Dazu kommen die Fälle, in denen das Gesetz mehr als eine Unterschrift verlangt. Das eigenhändige Testament nach § 2247 BGB muss handschriftlich errichtet sein, und Grundstücksgeschäfte brauchen die notarielle Beurkundung. Keine Signaturtechnik ersetzt das.
Signieren außerhalb von Verträgen
Weil das Wort nur "kennzeichnen" bedeutet, taucht es in mehreren Feldern auf, die mit Vertragsrecht nichts zu tun haben. Für die Begriffsklärung ist das nützlich, weil Suchergebnisse zu "signieren" diese Bedeutungen mischen.
Software signieren. Entwickler versehen Programme und Installationspakete mit einer digitalen Signatur, damit das Betriebssystem Herkunft und Unverändertheit prüfen kann. Fehlt sie, warnen Windows und macOS vor dem Start. Dasselbe Verfahren sichert einzelne Commits in der Versionsverwaltung ab.
E-Mails signieren. Hier liegt eine Doppelbedeutung, die regelmäßig für Verwirrung sorgt. Technisch gemeint ist die kryptografische Signatur einer Nachricht über S/MIME oder OpenPGP, mit der der Empfänger Absender und Inhalt prüfen kann. Umgangssprachlich meinen viele dagegen den Textblock am Ende einer Nachricht. Dieser Block ist eine Grußformel mit Pflichtangaben und hat keine Prüffunktion, wie der Beitrag zur E-Mail-Signatur zeigt.
Werke und Bücher signieren. Künstlerinnen und Autoren signieren Arbeiten mit Namenszug oder Monogramm. Das Zeichen belegt die Urheberschaft und beeinflusst den Wert eines Exemplars, rechtlich ist es keine Willenserklärung.
Archiv- und Bibliotheksgut signieren. In Bibliotheken und Archiven ist die Signatur die Kennung, über die ein Bestand auffindbar bleibt. Signieren heißt dort, einem Objekt diese Kennung zuzuordnen. Verwandt ist die Kennzeichnung von Versandstücken in der Logistik.
Dokumente mit meetergo signieren
meetergo ist eine in Deutschland entwickelte Plattform für den Ablauf von der Terminbuchung bis zum unterschriebenen Vertrag, und das elektronische Signieren ist darin ein Schritt und kein zweites Abo. Verträge lassen sich als PDF hinterlegen oder über ein Formular einsammeln, und die Unterschrift entsteht an derselben Stelle, an der ohnehin Daten erfasst werden. Die Grundlagen stehen auf der Seite zu E-Signaturen.
Ohne aktivierte Verifizierung wird einfach gezeichnet, das Ergebnis ist eine SES. Wird im Signaturfeld die E-Mail-Verifizierung eingeschaltet, bestätigt der Unterzeichnende seine Adresse vorher mit einem sechsstelligen Einmalcode, der zehn Minuten gültig ist und nach fünf Fehlversuchen sperrt. Damit entsteht eine fortgeschrittene Signatur mit verifizierter Identität. Jedes signierte PDF wird dabei im Browser erzeugt und mit einem SHA-256-Hash abgelegt, sodass jede spätere Änderung auffällt. Der Audit-Trail hält pro Einreichung Zeitstempel, verifizierte E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Browser und Dokument-Hash fest.
Praktisch nützlich sind zwei Details, die in reinen Signaturwerkzeugen fehlen: Ein Formular lässt sich in einem laufenden Videotermin über meetergo Connect teilen, sodass alle Beteiligten direkt im Gespräch zeichnen, und derselbe Baustein funktioniert im Kundenportal der Deal Spaces. Wer wiederkehrende Dokumente nutzt, legt dafür PDF-Vorlagen mit platzierten Signaturzonen an. Signaturdaten und signierte Dateien liegen auf Servern in Nürnberg, die Plattform ist DSGVO-konform aufgesetzt; die Einzelheiten stehen auf der Seite zur Sicherheit und im Beitrag zur elektronischen Signatur und DSGVO.
Wo meetergo an Grenzen stößt: Die Plattform erzeugt keine qualifizierte elektronische Signatur. Für alles, was die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB ersetzen muss, braucht es einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, dessen Status sich im EU-Trusted-List-Browser nachprüfen lässt; eine Einordnung gibt der Beitrag zu Anbietern qualifizierter Signaturen. Außerdem ist die Signaturerfassung im kostenlosen Plan auf das einfache Zeichnen begrenzt, die E-Mail-Verifizierung für die FES gehört zum Suite-Plan. Die aktuellen Konditionen stehen auf der Preisseite.
Häufige Fehler beim Signieren
- Die Signaturstufe am Anbieternamen festmachen. Ein Werkzeug bietet in der Regel mehrere Stufen an. Welche erreicht wird, hängt davon ab, welche Prüfungen vor dem Zeichnen eingeschaltet sind.
- Den Scan der eigenen Unterschrift als Nachweis behandeln. Eine Bilddatei lässt sich in jedes Dokument setzen. Bestreitet die Gegenseite die Unterschrift, bleibt nichts, was den Ablauf belegt.
- Jedes Dokument auf die höchste Stufe heben. Für formfreie Verträge ist das aufwendig ohne Gegenwert. Die Stufe richtet sich nach der Formvorgabe und nach dem Streitrisiko, nicht nach dem Sicherheitsgefühl.
- Ausnahmen übersehen. Kündigung und Bürgschaft sind elektronisch ausgeschlossen. Wer diese Erklärungen in einen digitalen Ablauf legt, erzeugt ein unwirksames Dokument.
- Das signierte PDF nicht sichern. Ohne abgelegten Hash und Protokoll ist später nicht belegbar, dass die Datei dem Stand bei der Unterschrift entspricht.
Vom Entwurf zum signierten Dokument in einem Durchlauf
Richte den Ablauf einmal so ein, dass Termin, Dokument und Unterschrift an derselben Stelle zusammenlaufen und das Protokoll automatisch mitläuft. Starte kostenlos, ohne Kreditkarte: jetzt den ersten Vertrag versenden. Eine Vorlage für den Vertragstext selbst gibt es im Beitrag zur Vertragsvorlage.
Terminbuchung + Videokonferenz in einem Tool.
Terminbuchung + Videokonferenz in einem Tool.
Häufige Fragen
Ist signieren dasselbe wie unterschreiben?
Nicht ganz. Unterschreiben meint den eigenhändigen Namenszug, signieren das Anbringen eines Zeichens, das eine Herkunft oder Zustimmung belegt. Jede Unterschrift ist ein Signieren, aber nicht jedes Signieren ist eine Unterschrift.
Wie signiere ich ein PDF rechtssicher?
Der Ablauf ist entscheidend, nicht das Dateiformat. Prüfe zuerst, ob für das Dokument eine Form vorgeschrieben ist. Ist es formfrei, nutze eine Signatur mit Identitätsprüfung, Manipulationsschutz und Protokoll. Die Varianten beschreibt der Beitrag zum Vertrag online unterschreiben.
Kann ich eine Word-Datei signieren?
Technisch ja, praktisch ist es ungünstig. Eine Word-Datei bleibt nach dem Einfügen einer Unterschrift weiter bearbeitbar. Für Nachweise ist eine festgeschriebene Datei mit gespeichertem Prüfwert die bessere Grundlage.
Was bedeutet signieren bei Software?
Das Programm erhält eine kryptografische Signatur mit einem Zertifikat des Herausgebers. Das Betriebssystem prüft damit, von wem die Datei stammt und ob sie seit der Veröffentlichung verändert wurde.
Reicht eine einfache Signatur für einen Dienstleistungsvertrag?
Für die Gültigkeit genügt sie, weil der Vertrag formfrei ist. Für den Beweis ist eine fortgeschrittene Signatur deutlich stärker, weil sie die verifizierte Identität und den Dokumentzustand dokumentiert.
Kann ich die Kündigung eines Mitarbeiters digital signieren?
Nein. § 623 BGB verlangt Schriftform und schließt die elektronische Form aus. Die Kündigung braucht den eigenhändigen Namenszug auf Papier, auch wenn der restliche Ablauf digital läuft.
Woran erkenne ich, welche Signaturstufe ein Dokument hat?
An den Nachweisen, die mitgeliefert werden. Ohne Verifizierung und Protokoll liegt eine einfache Signatur vor. Kommen verifizierte Identität, Zeitstempel und ein Prüfwert hinzu, ist es eine fortgeschrittene. Eine qualifizierte Signatur weist ein qualifiziertes Zertifikat eines gelisteten Vertrauensdiensteanbieters aus.
