Wichtigste Erkenntnisse
- Ein Retainer verkauft Verfügbarkeit oder ein festes Monatspaket, kein Projektergebnis. Daraus folgt, wie der Vertrag endet und wofür du einstehen musst.
- Drei Stellen tragen das ganze Dokument: was auf das Kontingent zählt, was mit nicht genutzter Leistung passiert, und ab wann eine Anfrage ein eigenes Angebot braucht.
- Die feste Monatspauschale ist nicht nur Kalkulation. Sie beeinflusst, ob die jederzeitige Kündigung nach § 627 BGB greift.
- Vorkasse musst du ausdrücklich vereinbaren. Gesetzlicher Standard ist die Abrechnung nach Ablauf des Monats.
- Für den Abschluss genügt eine elektronische Unterschrift, sinnvollerweise mit verifizierter E-Mail-Adresse und Dokument-Hash.
Die meisten Retainer scheitern nicht am Stundensatz. Sie scheitern an der Frage, ob eine Anfrage noch zum Kontingent gehört, und genau diese Frage steht in den wenigsten Verträgen. Dieser Leitfaden geht die Klauseln durch, die ein Retainer für Agenturen und Beratungen braucht, mit Rechenbeispiel und der rechtlichen Einordnung dahinter. Die Prüfung deiner konkreten Fassung durch eine Anwältin ersetzt er nicht.
Retainer, Projektvertrag, Rahmenvertrag: wo die Unterschiede liegen
Ein Retainer bindet beide Seiten für einen Zeitraum, nicht für ein Ergebnis. Der Kunde zahlt monatlich, du hältst Kapazität bereit oder lieferst ein definiertes Paket. Damit ist der Vertrag ein Dauerschuldverhältnis: er läuft weiter, bis ihn jemand kündigt, und kennt keine Abnahme, mit der er sich erledigt.
| Vertragstyp | Was der Kunde kauft | Wie der Vertrag endet |
|---|---|---|
Projektvertrag | ein abgrenzbares Ergebnis | mit Abnahme und Zahlung |
VertragstypProjektvertrag Was der Kunde kauftein abgrenzbares Ergebnis Wie der Vertrag endetmit Abnahme und Zahlung | ||
Retainer als Leistungspaket | feste Leistungen pro Monat | durch Kündigung |
VertragstypRetainer als Leistungspaket Was der Kunde kauftfeste Leistungen pro Monat Wie der Vertrag endetdurch Kündigung | ||
Retainer als Kontingent | eine Menge Zeit pro Monat | durch Kündigung |
VertragstypRetainer als Kontingent Was der Kunde kaufteine Menge Zeit pro Monat Wie der Vertrag endetdurch Kündigung | ||
Rahmenvertrag mit Abruf | Konditionen für künftige Aufträge | ohne Abruf läuft er leer |
VertragstypRahmenvertrag mit Abruf Was der Kunde kauftKonditionen für künftige Aufträge Wie der Vertrag endetohne Abruf läuft er leer | ||
Der Rahmenvertrag ist der häufigste Verwechslungsfall. Er legt Sätze, Fristen und Nutzungsrechte für kommende Aufträge fest, verpflichtet den Kunden aber zu keinem Mindestvolumen. Beim Retainer entsteht die Zahlungspflicht dagegen unabhängig davon, ob der Kunde dich in diesem Monat beschäftigt. Wer beides mischt und eine Pauschale vereinbart, die nur bei Abruf fällig wird, hat faktisch einen Rahmenvertrag mit Preisliste. Für das einzelne Projekt darunter hilft die Vertragsvorlage für Dienstleistungen.
Die rechtliche Einordnung entscheidet mit
Ein Retainer ist in der Regel ein Dienstvertrag nach § 611 BGB: geschuldet ist die Tätigkeit, nicht der Erfolg. Sobald ein abnahmefähiges Ergebnis Teil des Monatspakets ist, etwa eine fertige Landingpage, steckt darin ein Werkvertrag nach § 631 BGB, mit Abnahme und der zweijährigen Mängelverjährung aus § 634a BGB. Mischverträge sind bei Agenturen der Normalfall, und du solltest im Dokument benennen, welche Leistungen unter welche Kategorie fallen.
Verwaltest du fremdes Geld oder fremde Konten, also Media-Budgets, Ad-Accounts oder Shop-Zugänge, liegt häufig eine Geschäftsbesorgung nach § 675 BGB vor. Dann gelten Teile des Auftragsrechts mit, darunter die Pflicht zu Auskunft und Rechenschaft. Praktisch heißt das: dein Reporting ist keine Serviceleistung, sondern eine Vertragspflicht.
Für die Kündigung sind zwei Normen wichtig. Ist die Vergütung nach Monaten bemessen und nichts anderes vereinbart, lässt sich der Vertrag nach § 621 Nr. 3 BGB spätestens am 15. zum Ende des Kalendermonats kündigen. Daneben erlaubt § 627 BGB die Kündigung ohne wichtigen Grund jederzeit, wenn Dienste höherer Art geschuldet sind, die üblicherweise auf besonderem Vertrauen beruhen, und der Verpflichtete nicht in einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen steht.
Beratung und Kreativleistung erfüllen die ersten beiden Merkmale oft, die feste Monatspauschale im laufenden Vertrag spricht gegen das dritte. Die Einordnung bleibt eine Einzelfallfrage, deshalb lohnt der ausdrückliche Verzicht auf § 627 im Vertrag, wenn deine Planung an der Laufzeit hängt. Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt davon unberührt.
Die sieben Klauseln, die den Retainer tragen
1. Leistungsumfang mit Ausschlussliste
Eine Aufzählung dessen, was du tust, reicht nicht. Entscheidend ist die Gegenliste: Leistungen, die ausdrücklich nicht aus dem Retainer bedient werden. Formuliere sie an Beispielen aus dem Alltag, nicht abstrakt. Eine neue Unterseite im bestehenden Template gehört ins Kontingent, ein Relaunch nicht. Ein Reporting-Call pro Monat gehört dazu, die Schulung eines neuen Marketing-Teams nicht.
Nimm in dieselbe Klausel auf, wer auf deiner Seite mitwirkt und über welchen Kanal Aufträge eingehen. Zwei feste Ansprechpartner beim Kunden und ein Kanal verhindern, dass sechs Personen parallel Aufgaben in den Retainer schieben, die niemand gegeneinander abwägt.
2. Das Kontingent und seine Einheit
Die Einheit des Kontingents prägt den ganzen Vertrag. Drei Varianten sind verbreitet, und jede kippt an einer anderen Stelle.
| Modell | Was der Kunde kauft | Wo es kippt |
|---|---|---|
Stundenkontingent | eine Zahl Stunden pro Monat | Diskussion über Zeit statt Ergebnisse |
ModellStundenkontingent Was der Kunde kaufteine Zahl Stunden pro Monat Wo es kipptDiskussion über Zeit statt Ergebnisse | ||
Leistungspaket | definierte Deliverables pro Monat | Aufwandsspitzen trägst du allein |
ModellLeistungspaket Was der Kunde kauftdefinierte Deliverables pro Monat Wo es kipptAufwandsspitzen trägst du allein | ||
Verfügbarkeit mit Reaktionszeit | Zugriff und Fristen | ohne Mengengrenze wird daraus ein offener Zugang |
ModellVerfügbarkeit mit Reaktionszeit Was der Kunde kauftZugriff und Fristen Wo es kipptohne Mengengrenze wird daraus ein offener Zugang | ||
Wer Stunden verkauft, braucht einen Nachweis, sonst wird jede Abrechnung zur Vertrauensfrage. Wer Deliverables verkauft, braucht eine Definition je Deliverable, sonst wächst der Umfang still. Die Kombination funktioniert am besten: ein Paket als Kern, plus eine Obergrenze an Stunden, bis zu der Zusatzwünsche ohne Angebot bedient werden.
3. Übertrag oder Verfall nicht genutzter Leistung
Das ist die Klausel mit dem höchsten Streitwert, und sie fehlt fast immer. Drei Regelungen sind möglich: Verfall am Monatsende, begrenzter Übertrag in den Folgemonat, oder ein Guthaben über die Laufzeit. Verfall hält die Kapazitätsplanung stabil, weil niemand Stunden sammelt und sie im Dezember gebündelt abruft. Ein Übertrag von einem Viertel des Kontingents für genau einen Monat ist der Kompromiss, mit dem beide Seiten leben können.
Schreib die Regel ausdrücklich hinein, statt sie als selbstverständlich zu behandeln. Verwendest du dieselbe Fassung gegenüber mehreren Kunden, ist sie eine Allgemeine Geschäftsbedingung und unterliegt der Inhaltskontrolle nach § 307 BGB. Eine ausgehandelte Verfallregel mit Vorwarnung vor Monatsende steht deutlich besser da als ein Satz im Kleingedruckten, den niemand verhandelt hat.
4. Mehrleistung und Freigabegrenze
Ohne Zusatzvergütungsregel arbeitest du Mehraufwand ab, ohne ihn abrechnen zu können. Die Klausel braucht drei Angaben: den Satz für Mehrleistung, die Schwelle, ab der sie gilt, und wer sie freigibt. Ein brauchbarer Zuschnitt: bis zu zwei Stunden über dem Kontingent entscheidest du selbst und weist sie aus, darüber geht eine Freigabe per Textform an den Ansprechpartner.
Entscheidend ist der Zeitpunkt der Meldung. Wer erst in der Monatsrechnung mit einer Überschreitung auftaucht, verhandelt im Nachhinein. Eine Nachricht bei 80 Prozent des Kontingents verlegt dasselbe Gespräch in eine Situation, in der der Kunde noch entscheiden kann. Ein verbindliches Angebot für den Zusatzauftrag schafft dann die klare Grundlage.
5. Vergütung, Fälligkeit und Anpassung
Nach § 614 BGB ist die Vergütung nach der Leistung zu entrichten, bei einer Bemessung nach Zeitabschnitten nach Ablauf des jeweiligen Abschnitts. Der gesetzliche Standard ist also die Rechnung am Monatsende, nicht die Vorkasse. Willst du zu Beginn des Monats abrechnen, und dafür gibt es bei Retainern gute Gründe, dann muss das im Vertrag stehen.
Zahlungsziele über 60 Tage sind zwischen Unternehmen nur unter den engen Voraussetzungen von § 271a BGB wirksam. Nimm außerdem eine Anpassungsklausel auf, die an einen nachvollziehbaren Maßstab gebunden ist, etwa eine jährliche Anpassung zum Jahreswechsel mit Ankündigungsfrist und Sonderkündigungsrecht. Eine Pauschale, die über drei Jahre unverändert bleibt, verliert real an Wert, und Nachverhandlungen ohne vereinbarten Mechanismus geraten schnell zur Grundsatzdebatte.
6. Laufzeit, Verlängerung und Kündigung
Üblich ist eine Mindestlaufzeit von drei bis zwölf Monaten, danach unbefristet mit Monatsfrist. Bei Verbrauchern zieht § 309 Nr. 9 BGB harte Grenzen: keine Bindung über zwei Jahre, keine bindende stillschweigende Verlängerung, und keine Kündigungsfrist über einen Monat vor Ablauf der ursprünglichen Laufzeit. Gegenüber Unternehmen greifen diese Verbote laut § 310 Abs. 1 BGB nicht direkt. Die Generalklausel bleibt anwendbar, und der Katalog wirkt dort als Wertungsmaßstab.
Praktisch heißt das: eine automatische Verlängerung um jeweils zwölf Monate mit dreimonatiger Kündigungsfrist ist in einem Formularvertrag riskant, eine Verlängerung auf unbestimmte Zeit mit Monatsfrist trägt. Regle zusätzlich, was bei Kündigung mit laufenden Arbeiten, Zugängen und Daten passiert. Eine Übergabeklausel mit Frist und einer Vergütung für den Übergabeaufwand erspart die unschöne letzte Woche.
7. Freigaben, Reporting und Nutzungsrechte
Fehlende Freigaben sind die häufigste Ursache dafür, dass ein Kontingent verfällt, ohne dass du etwas liefern konntest. Nimm eine Zustimmungsfiktion auf: liegt nach einer bestimmten Frist keine Rückmeldung vor, gilt der Entwurf als freigegeben, und die aufgewendete Zeit zählt gegen das Kontingent. Benenne außerdem, in welchem Format und Rhythmus du berichtest.
Nutzungsrechte brauchen eine eigene Aufzählung samt Zeitpunkt des Übergangs. Üblich und für dich sicherer ist der Übergang mit vollständiger Zahlung des jeweiligen Monats, nicht mit Lieferung.
Wann ein Retainer nicht passt. Bei einem neuen Kunden ohne Zahlungshistorie ist ein Projektvertrag mit Anzahlung das kleinere Risiko. Bei einem einmaligen Ergebnis bleibt es beim Werkvertrag. Und wenn ein einzelner Auftraggeber fast deine gesamte Kapazität bindet und über Zeit, Ort und Inhalt deiner Arbeit bestimmt, droht die Scheinselbstständigkeit: maßgeblich ist nach § 611a BGB die gelebte Praxis und nicht der Titel des Dokuments. Klären lässt sich das vorab im Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV.
Rechenbeispiel: 20 Stunden im Monat
Eine Beratung vereinbart 20 Stunden monatlich bei einem regulären Satz von 110 Euro. Für die Bindung gibt sie zehn Prozent nach und landet bei 1.980 Euro pauschal, fällig am dritten Werktag des Monats. Mehrleistung kostet 120 Euro je Stunde, bis zu zwei Stunden ohne Freigabe. Vier Stunden lassen sich in den Folgemonat übertragen, der Rest verfällt. Mindestlaufzeit sechs Monate, danach unbefristet mit einem Monat Frist.
Im März ruft der Kunde 14 Stunden ab. Vier wandern in den April, zwei verfallen. Im April kommen zur regulären Kapazität die vier übertragenen Stunden, der Kunde verbraucht 26. Abgerechnet werden 1.980 Euro plus zwei Stunden Mehrleistung, die du selbst freigeben durftest, also 2.220 Euro. Die vier Stunden darüber gingen vorab per Freigabe über den Tisch.
Ohne Verfallregel hätte der Kunde im April Anspruch auf 26 Stunden aus dem Kontingent gehabt, und du hättest 240 Euro Mehrleistung nicht abrechnen können. Das ist die konkrete Summe, um die eine fehlende Klausel streitet.
Wo meetergo in den Ablauf passt
Ein Retainer besteht aus drei wiederkehrenden Vorgängen: unterschreiben, Kontingent nachweisen, monatlich abrechnen. meetergo deckt alle drei in einer Oberfläche ab, statt sie auf Signaturtool, Zeiterfassung und Buchhaltung zu verteilen.
Den Abschluss übernimmt die elektronische Signatur. Du lädst den Vertrag als ausfüllbares PDF hoch oder setzt Signaturfelder auf eine PDF-Vorlage, die Buchungsdaten automatisch einträgt. Der Unterzeichner bestätigt seine E-Mail-Adresse mit einem sechsstelligen Einmalcode, der zehn Minuten gilt, und zeichnet dann im Browser. Pro Einreichung speichert meetergo einen SHA-256-Hash sowie Zeitstempel, verifizierte Adresse, IP und Browser. Ohne die E-Mail-Verifikation entsteht nur eine einfache Signatur, mit ihr die fortgeschrittene Stufe.
Soll der Vertrag im Gespräch besprochen und sofort gezeichnet werden, lässt sich im Videocall unterschreiben, und Unterlagen eines Kunden bündelt ein Kundenportal, in dem der Block nach der Unterschrift auf signiert umschlägt. Entwürfe stimmst du vorher in Docs ab. Bleibt eine Signatur offen, ziehst du die Anfrage mit einem Klick zurück.
Für das Kontingent erfasst Zeit und Projekte die Zeit pro Kunde, macht aus gebuchten Terminen Zeitentwürfe und zeigt einen Budget-Balken pro Projekt. Ab Suite kommen Stundenkonten, Stundensätze und Freigaben hinzu. Offene Stunden wandern in einen Rechnungsentwurf, und jede Stunde wird nur einmal abgerechnet.
Die monatliche Pauschale selbst läuft über wiederkehrende Rechnungen samt automatischem Mahnwesen, E-Rechnung nach EN 16931 und DATEV-Export. Wer stattdessen aus dem Termin heraus abrechnet, nutzt den Weg vom Termin zur Rechnung; hängt an der Unterschrift eine Anzahlung, koppelt die Zahlungsfunktion beides an denselben Vorgang. Den monatlichen Jour fixe legst du als Terminserie an.
Nach Tarif, Stand 10.11.2026: Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und enthält drei Signaturen und drei Rechnungen pro Monat, Light kostet 9,90 Euro monatlich, die E-Mail-Verifikation und damit die fortgeschrittene Signatur gibt es ab Suite für 29,90 Euro monatlich, dort auch unbegrenzt und ohne Kosten pro Dokument. Auf die bezahlten Tarife gibt es sieben Tage Testzeit. Gespeichert wird in Nürnberg, der Anbieter hat keinen US-Mutterkonzern, und wie das datenschutzrechtlich zu lesen ist, ordnet der Beitrag zu Signatur und DSGVO ein.
Zur Grenze: meetergo stellt keine qualifizierte Signatur an und erzeugt keine Vertragstexte. Formulierungen und ihre Prüfung bleiben deine Aufgabe, meetergo deckt Abschluss, Nachweis und Abrechnung ab.
Retainer unterschreiben lassen und das Kontingent im selben System nachweisen.
Retainer unterschreiben lassen und das Kontingent im selben System nachweisen.
Häufige Fehler
Das Kontingent ohne Gegenliste beschreiben. Eine Aufzählung der eigenen Leistungen klärt nie den Grenzfall. Erst die Liste der ausgeschlossenen Aufgaben, mit Beispielen aus dem Alltag des Kunden, macht die Grenze verhandelbar, bevor sie strittig wird.
Nicht genutzte Stunden ungeregelt lassen. Der Kunde rechnet mit einem Guthaben, du mit stabiler Kapazität. Ohne Klausel gewinnt die Erwartung, die lauter vorgetragen wird, und zwar meist in dem Monat, in dem du ohnehin ausgebucht bist.
Mehrleistung erst in der Rechnung erwähnen. Eine Überschreitung, die der Kunde zum ersten Mal auf dem Beleg sieht, wird zur Kulanzfrage. Mit Meldeschwelle und Freigabe fällt dieselbe Entscheidung vorher und vom Kunden.
Die automatische Jahresverlängerung aus einer Vorlage übernehmen. Zwölf Monate Verlängerung mit dreimonatiger Frist stehen in vielen Mustern und sind in einem mehrfach verwendeten Formularvertrag angreifbar. Eine Verlängerung auf unbestimmte Zeit mit Monatsfrist kostet dich wenig und trägt.
Reporting als Serviceleistung behandeln. Bei der Verwaltung fremder Budgets gehört die Rechenschaft zur Vertragspflicht. Wer sie nur mündlich im Call abhandelt, hat im Streit keinen Nachweis darüber, welche Entscheidung wann auf wessen Wunsch getroffen wurde.
Häufige Fragen
Muss ein Retainer-Vertrag schriftlich geschlossen werden?
Nein. Für Dienst- und Werkleistungen schreibt das Gesetz keine Form vor, ein Retainer kann auch mündlich zustande kommen. Weil er über Monate läuft und viele Details regelt, ist die Textform trotzdem der praktische Standard: sie bestimmt, wer im Streit beweisen muss, was vereinbart war. Den digitalen Ablauf dazu beschreibt die Anleitung zum Unterschreiben im Browser.
Wie lange sollte die Mindestlaufzeit sein?
Drei Monate reichen, um Einarbeitung und Setup zu amortisieren, zwölf Monate sind bei Kunden ohne Vorgeschichte schwer verkäuflich. Sechs Monate mit anschließender unbefristeter Laufzeit und Monatsfrist ist der Zuschnitt, der beiden Seiten eine Ausstiegsoption lässt, ohne die Planung zu zerstören.
Darf der Kunde den Retainer jederzeit kündigen?
Das hängt an der Einordnung. Bei Diensten höherer Art auf Vertrauensbasis erlaubt § 627 BGB die Kündigung ohne Grund, allerdings nur, solange kein dauerndes Dienstverhältnis mit festen Bezügen vorliegt. Eine feste Monatspauschale in einem laufenden Vertrag spricht dagegen. Wer Sicherheit braucht, vereinbart ausdrücklich eine Laufzeit und schließt § 627 aus.
Kann ich die Pauschale während der Laufzeit erhöhen?
Nur auf vereinbarter Grundlage. Ohne Anpassungsklausel brauchst du die Zustimmung des Kunden, und die holst du am besten mit einem konkreten Vorschlag und Vorlaufzeit ein. Sauberer ist eine Klausel, die Zeitpunkt, Maßstab, Ankündigungsfrist und ein Sonderkündigungsrecht nennt.
Welche Signaturstufe braucht ein Retainer über 24.000 Euro Jahreswert?
Rechtlich keine bestimmte, weil der Vertrag formfrei ist. Bei dieser Größenordnung ist eine fortgeschrittene Signatur die sinnvolle Wahl, weil sie Identität, Zeitpunkt und Dokumentstand belastbar festhält. Welche Stufe wann wirkt, erklärt der Beitrag zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.
Wie halte ich das Kontingent nachweisbar?
Mit einer Erfassung, die der Kunde einsehen kann, und einem festen Berichtsrhythmus. Eine Zeiterfassung pro Kunde mit Budgetanzeige nimmt dem Monatsende die Rechtfertigungsrunde, weil beide Seiten denselben Stand sehen. Wie Dienstleister ihre Kundendaten dafür strukturieren, behandelt der Beitrag zu CRM-Strategien für Dienstleister.
