KI-Notetaker Vergleich 2026: 7 Tools, Preise, DSGVO

Das Wichtigste in Kürze

Die Kategorie teilt sich an einer Frage: Bot oder kein Bot. Otter, Fireflies und Read AI schicken einen sichtbaren Bot in deine Calls. Granola, ChatGPT Record Mode und meetergo Log nehmen auf dem Gerät auf, Zooms KI lebt in Zoom.
Die zweite Frage ist, wo transkribiert wird. Alle verarbeiten in einer US-Cloud, außer meetergo Log.
Kostenlos heißt selten kostenlos. Minuten, Speicher oder Meetings werden überall gezählt.
Einen einzigen Sieger gibt es nicht, sondern sieben klare Zuständigkeiten.

Diese Seite ist der Index unserer sieben Einzelvergleiche: eine Tabelle, sieben Tools und je ein kurzes Fazit mit Link auf das ausführliche Duell. Preise und Limits haben den Stand: August 2026 und ändern sich häufig.

Die Vergleichstabelle

Sechs Spalten, sieben Tools. Sortiert ist nach der Frage, die für DACH-Unternehmen zählt: wohin das Audio geht.

Tool	Aufnahme	Kostenloser Tarif	Einstieg bezahlt	Sprachen	Datenverarbeitung
Otter.ai	Bot (OtterPilot)	300 Min./Monat, 30 Min./Meeting	8,33 $ bis 16,99 $/Nutzer/Monat	6	US-Cloud (AWS US-West)
ToolOtter.ai AufnahmeBot (OtterPilot) Kostenloser Tarif300 Min./Monat, 30 Min./Meeting Einstieg bezahlt8,33 $ bis 16,99 $/Nutzer/Monat Sprachen6 DatenverarbeitungUS-Cloud (AWS US-West)
Fireflies.ai	Bot (Fred)	Unbegrenzte Transkription, 400 Min. Team-Speicher	10 $/Nutzer/Monat im Jahresabo	100+	US-Cloud
ToolFireflies.ai AufnahmeBot (Fred) Kostenloser TarifUnbegrenzte Transkription, 400 Min. Team-Speicher Einstieg bezahlt10 $/Nutzer/Monat im Jahresabo Sprachen100+ DatenverarbeitungUS-Cloud
Granola	Ohne Bot, auf dem Gerät	25 Meetings	14 $/Nutzer/Monat	Mehrsprachig	US-Cloud-Transkription
ToolGranola AufnahmeOhne Bot, auf dem Gerät Kostenloser Tarif25 Meetings Einstieg bezahlt14 $/Nutzer/Monat SprachenMehrsprachig DatenverarbeitungUS-Cloud-Transkription
Read AI	Bot (Read Assistant)	5 Transkripte/Monat, 1 Std. Limit	15 $/Nutzer/Monat im Jahresabo	16+	US-Cloud
ToolRead AI AufnahmeBot (Read Assistant) Kostenloser Tarif5 Transkripte/Monat, 1 Std. Limit Einstieg bezahlt15 $/Nutzer/Monat im Jahresabo Sprachen16+ DatenverarbeitungUS-Cloud
Zoom AI Companion	Innerhalb von Zoom	Minimal bei kostenlosem Zoom	Enthalten im bezahlten Zoom	Zoom-Sprachen	Zoom-Cloud
ToolZoom AI Companion AufnahmeInnerhalb von Zoom Kostenloser TarifMinimal bei kostenlosem Zoom Einstieg bezahltEnthalten im bezahlten Zoom SprachenZoom-Sprachen DatenverarbeitungZoom-Cloud
ChatGPT Record Mode	Ohne Bot, auf dem Gerät (nur macOS)	Nicht im kostenlosen Tarif	Enthalten in ChatGPT Plus, 20 $/Monat	Viele	OpenAI-Cloud, Audio nach Transkription gelöscht
ToolChatGPT Record Mode AufnahmeOhne Bot, auf dem Gerät (nur macOS) Kostenloser TarifNicht im kostenlosen Tarif Einstieg bezahltEnthalten in ChatGPT Plus, 20 $/Monat SprachenViele DatenverarbeitungOpenAI-Cloud, Audio nach Transkription gelöscht
meetergo Log	Ohne Bot, auf dem Gerät	Unbegrenzt; Aufnahme und Export ohne Konto	Light 9,90 €/Nutzer/Monat	40+	Standardmäßig lokal, EU-Cloud optional
Toolmeetergo Log AufnahmeOhne Bot, auf dem Gerät Kostenloser TarifUnbegrenzt; Aufnahme und Export ohne Konto Einstieg bezahltLight 9,90 €/Nutzer/Monat Sprachen40+ DatenverarbeitungStandardmäßig lokal, EU-Cloud optional

Otter.ai: der Platzhirsch

Otter ist der bekannteste Name, mit der ausgereiftesten Live-Kollaboration: geteilte Transkripte, Highlights, Kommentare und ein KI-Chat über das eigene Archiv. Der kostenlose Tarif gibt 300 Minuten im Monat und 30 pro Gespräch, Pro kostet 8,33 $ bis 16,99 $ für 1.200 und 90 Minuten. Bleiben Minutenzähler unterhalb von Business, sechs Sprachen und US-Hosting ohne EU-Option.

Am besten für US-basierte, englischsprachige Teams, die im Transkript zusammenarbeiten. Ausführlich: Otter.ai vs. meetergo Log. Breiteres Feld: Otter.ai Alternativen mit DSGVO-Fokus.

Fireflies.ai: die Integrationsmaschine

Fireflies kombiniert einen kalendergesteuerten Bot namens Fred mit der tiefsten Integrationsliste der Kategorie und über 100 Sprachen mit automatischer Erkennung ab Pro. Die Transkription ist überall unbegrenzt, gezählt werden Speicher und KI-Credits: 400 Minuten pro Team gratis, 8.000 pro Platz bei Pro für 10 $ im Jahresabo. Alles läuft durch die US-Cloud, und der Bot sitzt sichtbar in jedem Call.

Am besten für Vertriebsteams, die Calls automatisch ins CRM schieben wollen. Ausführlich: Fireflies vs. meetergo Log. Breiteres Feld: Fireflies Alternative.

Granola: der Notizblock ohne Bot

Granola nimmt Mikrofon und Systemton auf deinem Rechner auf, mischt deine getippten Fragmente mit dem Transkript und bietet den besten Chat über vergangene Meetings in dieser Kategorie. Während des Calls streamt es das Audio an einen Cloud-Transkriptionsdienst und gibt dir 25 Meetings, bevor der Tarif für 14 $ greift.

Am besten für alle, die gern selbst mitschreiben. Der Haken für DACH-Teams: Der Verzicht auf den Bot ist hier Komfort, keine Datenschutzentscheidung, denn das Audio verlässt den Rechner trotzdem. Ausführlich: Granola vs. meetergo Log.

Read AI: die Analytics-Engine

Read ergänzt, was sonst niemand bietet: Engagement-Scores, Stimmungsverläufe und Coaching-Kennzahlen für Führungskräfte, dazu Anbindungen an Salesforce, HubSpot, Notion und Jira. Das erfordert die invasivste Aufnahme der Kategorie und einen Bot in jedem Call. Der kostenlose Tarif liegt bei fünf Transkripten pro Monat mit einer Stunde Limit, Pro bei 15 $ im Jahresabo. In mitbestimmten Betrieben in der DACH-Region ist das ohne Betriebsvereinbarung schwer einzuführen, weil Verhaltens- und Leistungsdaten entstehen.

Am besten für coachinggetriebene Umsatzteams, die die Dashboards wirklich nutzen. Ausführlich: Read AI vs. meetergo Log.

Zoom AI Companion: der Inklusive

Wenn du für Zoom zahlst, sind Meeting-Zusammenfassungen und Fragen während des Meetings schon enthalten, zentral verwaltet, ohne Einrichtung. Die Grenze ist die Plattform: nichts außerhalb von Zoom-gehosteten Meetings, minimaler Zugang bei kostenlosem Zoom, und die Notizen wollen in Zooms Welt bleiben.

Am besten für Organisationen, die ausschließlich Zoom nutzen. Das ist seltener der Fall, als es sich anfühlt: Als Gast in fremden Teams-Meetings deckt Companion nichts ab. Ausführlich: Zoom AI Companion vs. meetergo Log.

ChatGPT Record Mode: die brillante Nebensache

In der Mac-App auf Aufnahme drücken, Transkript und eine ausgezeichnete Zusammenfassung im Canvas bekommen, enthalten in allen bezahlten ChatGPT-Tarifen ab Plus. Die Grenzen sind hart: nur macOS, ein Deckel von 120 Minuten pro Aufnahme zum Start, kein Kalenderbezug, keine Protokollvorlagen, keine verlässlichen Sprecherlabels. Verarbeitet wird auf OpenAIs Servern, das Roh-Audio wird danach gelöscht.

Am besten für ChatGPT-Abonnenten auf dem Mac mit gelegentlichen Aufnahmen. Als organisationsweite Lösung fällt es meist an einer banalen Hürde: Die Hälfte der Belegschaft arbeitet unter Windows. Ausführlich: ChatGPT Record Mode vs. meetergo Log.

meetergo Log: der Local-First-Suite-Ansatz

Log ist unser eigenes Produkt, lies diesen Abschnitt entsprechend. Seine Position in der Tabelle ist faktisch: Aufnahme ohne Bot auf Mac und Windows, Transkription standardmäßig lokal auf dem Gerät, über 40 Sprachen und eine EU-gehostete Cloud überall dort, wo überhaupt ein Server beteiligt ist. Aufnehmen, transkribieren, diktieren und exportieren geht unbegrenzt und ohne Konto, Zusammenfassungen und Suche sind ebenfalls kostenlos. Mitgeliefert sind neun Protokollvorlagen, darunter Besprechungsprotokoll und Ergebnisprotokoll. Sprecherlabels kommen mit Light für 9,90 €.

Am besten für Teams in der EU, regulierte Branchen und Vielaufnehmer. Probier es unter meetergo Log, teste die Engine ohne Installation mit dem Audio-Transkriptions-Tool oder nimm die Protokoll-Vorlage.

meetergo Log nimmt ein Meeting lokal auf, mit Transkript und Zusammenfassung nebeneinander

Was Rezensenten sagen (G2-Bewertungen)

Alle Werte von G2, Stand: August 2026. Ohne Stichprobengröße ist ein Sternewert keine Evidenz.

Otter.ai: 4,4/5 (504 Bewertungen)
Fireflies.ai: 4,7/5 (752 Bewertungen)
Granola: 4,7/5 (36 Bewertungen), kleine Stichprobe, entsprechend vorsichtig zu lesen
Read AI: 4,0/5 (44 Bewertungen)
Zoom Workplace: 4,5/5 (56.598 Bewertungen), die Bewertung gilt dem Gesamtprodukt, nicht den KI-Notizen
ChatGPT: 4,6/5 (2.972 Bewertungen), die Bewertung gilt ChatGPT insgesamt, nicht dem Record Mode

Otter.ai auf G2: 4,4 von 5 Sternen aus 504 Bewertungen (erfasst im August 2026)

Lies Sternewerte mit der Stichprobe. Zwei der sechs Zahlen oben bewerten das Produkt drumherum statt der Notizfunktion, und eine stammt aus nur 36 Rezensionen.

meetergo Log hat eine deutlich kleinere Bewertungsbasis als die etablierten Produkte hier, das sagen wir offen. Ein Wert aus 36 Rezensionen und einer aus 56.598 messen ohnehin nicht dasselbe.

Wo alle Schwächen haben

Otter.ai: Minuten- und Gesprächslimits, nur sechs Sprachen, kein EU-Hosting und keine Verarbeitung auf dem Gerät.
Fireflies.ai: Bot in jedem Call, Speicher und KI-Credits als versteckte Zähler, US-Cloud ohne veröffentlichte EU-Datenhaltung.
Granola: kein Bot, aber Cloud-Transkription in den USA, faktisch 25 Gratis-Meetings, kein Android, außerhalb des Englischen schwächer.
Read AI: teuerster Einstieg, nur 5 Gratis-Transkripte, Verhaltensbewertung ohne Betriebsvereinbarung kaum einführbar.
Zoom AI Companion: funktioniert nur in Zoom-gehosteten Meetings, auf kostenlosem Zoom fast nichts, schwacher Export.
ChatGPT Record Mode: nur macOS, Deckel pro Aufnahme, keine verlässliche Sprechertrennung, kein Meeting-Workflow.
meetergo Log: Sprecherlabels erst ab Light für 9,90 €, kurze Integrationsliste, kein Live-Kollaborations-Transkript, keine Analytik-Dashboards, junge Bewertungsbasis.

Für wen eignet sich welches Tool: drei Fragen

Welches Tool sich für dich eignet, entscheidet sich an drei Fragen. Beantworte sie in dieser Reihenfolge, denn die erste schließt oft schon die Hälfte des Feldes aus.

1. Wo darf das Audio verarbeitet werden?

Nur EU oder zwingend auf dem Gerät: meetergo Log. US-Cloud akzeptabel: alles steht zur Wahl. Bei allen US-Anbietern brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag, Standardvertragsklauseln und nach dem Schrems-II-Urteil eine Transferfolgenabschätzung nach den EDSA-Empfehlungen.

2. Bot oder kein Bot?

Gegenüber aus Konzernen, Finanzwesen, Gesundheitswesen oder öffentlicher Hand lehnen Bots regelmäßig ab. Kandidaten ohne Bot: Granola, ChatGPT Record Mode, meetergo Log. Achte auf die Unterscheidung: "ohne Bot" heißt nur, dass niemand im Call sichtbar ist. Ob das Audio trotzdem in eine Cloud fließt, ist eine getrennte Frage, und sie wird nur von Log mit Nein beantwortet.

3. Notizen, Analytik oder Plattformkomfort?

Fertige Protokolle und Workflow: meetergo Log oder Fireflies. Coaching-Analytik: Read AI. Null Einrichtung innerhalb einer Plattform: Zoom. Unterstützte persönliche Notizen: Granola. Zusammenarbeit im laufenden Transkript: Otter. Wenn du dir bei der Antwort unsicher bist, hilft ein Blick auf das Artefakt, das ihr montags tatsächlich öffnet: ein Protokoll, ein Dashboard oder eine Chatnachricht mit der Zusammenfassung.

Häufige Fragen

Welcher KI-Notetaker ist der beste kostenlose?

Ohne Zähler kostenlos: meetergo Log (unbegrenzte lokale Transkription, Aufnahme und Export ohne Konto). Gedeckelt: Otter (300 Min./Monat), Fireflies (400 Min. Team-Speicher), Read (5 Transkripte), Granola (25 Meetings). Prüfe, welche Größe gezählt wird, denn genau dort wird aus kostenlos ein Abo.

Welche KI-Notetaker funktionieren ohne Meeting-Bot?

Granola, ChatGPT Record Mode und meetergo Log nehmen den Ton auf dem Gerät auf. Von den dreien transkribiert nur Log ebenfalls auf dem Gerät.

Welcher Notetaker ist für Unternehmen in der EU am DSGVO-sichersten?

Architektur schlägt Zertifikate: Lokale Verarbeitung (meetergo Log) entfernt die Transferfrage, die US-Cloud-Tools mit Standardvertragsklauseln und Bewertungen beantworten müssen. Die Details stehen in den jeweiligen Duellen.

Nehmen diese Tools auch Teams und Google Meet auf, nicht nur Zoom?

Die Bot-Tools (Otter, Fireflies, Read) treten allen dreien bei. Zooms KI bleibt in Zoom. Die Tools mit Geräteaufnahme (Granola, ChatGPT Record Mode, meetergo Log) nehmen alles auf, was dein Rechner abspielt, also auch Telefonate über den Laptop und Gespräche im Raum.

Brauche ich für einen KI-Notetaker eine Betriebsvereinbarung?

Das hängt vom Werkzeug ab. Sobald ein Tool Verhaltensdaten wie Redeanteile oder Engagement erzeugt, ist die Mitbestimmung nach Paragraf 87 BetrVG praktisch immer Thema, und Artikel 88 DSGVO kommt dazu. Ein Werkzeug, das ausschließlich dokumentiert und lokal verarbeitet, ist deutlich einfacher zu beschreiben. Die Aufklärungspflicht gegenüber den Teilnehmenden bleibt in jedem Fall bestehen, unabhängig vom Tool.

Server in Frankfurt

Schluss mit US-Datenzugriff — buche EU-konform.

DSGVO by design.AVV & DPA inklusive.ISO 27001 Infrastruktur.

DSGVO-konform starten