Key Takeaways
- Eine Kachel ohne Entscheidung ist Dekoration. Wenn du nicht benennen kannst, was du bei welchem Wert anders machst, gehört die Zahl nicht auf das Dashboard. Dieser Test sortiert die meisten Standardberichte aus.
- Vier Stufen reichen für Dienstleister. Anfragen, vereinbarte Gespräche, offene Angebote, Abschlüsse. Alles dazwischen ist Zwischenstand, nicht Steuerung.
- Aktivitätszahlen sind beliebt, weil sie leicht zu erheben sind. Gesendete Mails und geführte Telefonate wachsen auch dann, wenn nichts abgeschlossen wird. Sie taugen zur Kontrolle, nicht zur Entscheidung.
- Die Definition entscheidet, nicht die Visualisierung. Eine Terminquote, die Buchungen eines Monats durch Anfragen desselben Monats teilt, verschiebt sich an jeder Monatsgrenze. Zähle in Kohorten, nicht in Kalenderfeldern.
- Gewichtete Prognosen brauchen Historie. Prozentwerte je Phase sind eine Annahme, bis du genug abgeschlossene Deals hast, um sie gegen die Wirklichkeit zu prüfen.
Die meisten CRM-Dashboards zeigen Aktivität: Anrufe diese Woche, versandte Mails, neue Kontakte. Das sind die Zahlen, die ein CRM ohne Zutun erzeugt, und genau deshalb stehen sie dort. Nur beantworten sie keine der Fragen, wegen denen du am Montagmorgen draufschaust.
Ein Dashboard für ein Dienstleistungsgeschäft muss vier Entscheidungen stützen: wohin die nächste Akquisestunde geht, ob du schneller antworten oder bessere Anfragen brauchst, welches Angebot heute nachgefasst wird und welche Quelle du streichst. Dieser Leitfaden baut das Dashboard von diesen Entscheidungen her auf, nicht von den verfügbaren Diagrammtypen.
Der Test, den jede Kennzahl bestehen muss
Bevor eine Zahl eine Kachel bekommt, beantworte drei Fragen zu ihr. Fällt eine Antwort aus, bleibt die Kachel leer.
Welche Entscheidung löst sie aus? Nicht "sie zeigt, wie der Vertrieb läuft", sondern eine konkrete Handlung: eine Quelle verstärken, ein Angebot nachfassen, einen Prozessschritt ändern. Kennzahlen ohne zugeordnete Handlung werden angesehen und nicht genutzt.
Bei welchem Wert handle ich? Die Schwelle gehört zur Kennzahl. "Ältestes offenes Angebot über 14 Tage" ist eine Kennzahl mit Schwelle. "Angebotsalter" ist ein Datenfeld. Schreib die Schwelle in den Kacheltitel, dann musst du sie nicht jede Woche neu verhandeln.
Wer erhebt die Daten, und merkt er es? Jede Kennzahl hängt an einem Feld, das jemand füllt. Die Quelle einer Anfrage ist erhebbar, wenn sie beim Anlegen des Kontakts automatisch gesetzt wird. Sie ist nicht erhebbar, wenn jemand sie zwei Wochen später aus dem Gedächtnis ergänzt. Dieser Punkt kippt mehr Dashboards als jede Werkzeugentscheidung, und er ist der Grund, warum die Kennzahlenauswahl vor der Felderauswahl kommt.
Vier bis sechs Kacheln sind das Maximum für ein Team unter zehn Personen. Mehr bedeutet in der Praxis, dass niemand mehr alle liest.
Die vier Stufen und ihre Leitkennzahl
| Stufe | Leitkennzahl | Entscheidung, die sie auslöst | Woher die Zahl kommt |
|---|---|---|---|
Anfragen | Anfragen je Woche und Quelle | Wohin die nächste Akquisestunde geht | Quellenfeld, gesetzt beim Anlegen |
StufeAnfragen LeitkennzahlAnfragen je Woche und Quelle Entscheidung, die sie auslöstWohin die nächste Akquisestunde geht Woher die Zahl kommtQuellenfeld, gesetzt beim Anlegen | |||
Vereinbarte Gespräche | Terminquote je Quelle | Reaktionszeit verkürzen oder Quelle austauschen | Buchungen geteilt durch Anfragen derselben Kohorte |
StufeVereinbarte Gespräche LeitkennzahlTerminquote je Quelle Entscheidung, die sie auslöstReaktionszeit verkürzen oder Quelle austauschen Woher die Zahl kommtBuchungen geteilt durch Anfragen derselben Kohorte | |||
Offene Angebote | Alter des ältesten offenen Angebots | Welches Angebot heute nachgefasst wird | Versanddatum am Deal |
StufeOffene Angebote LeitkennzahlAlter des ältesten offenen Angebots Entscheidung, die sie auslöstWelches Angebot heute nachgefasst wird Woher die Zahl kommtVersanddatum am Deal | |||
Abschlüsse | Abschlussquote je Quelle | Welche Quelle du streichst | Gewonnen geteilt durch versandte Angebote |
StufeAbschlüsse LeitkennzahlAbschlussquote je Quelle Entscheidung, die sie auslöstWelche Quelle du streichst Woher die Zahl kommtGewonnen geteilt durch versandte Angebote | |||
Jede Stufe hat genau eine Leitkennzahl. Zweitzahlen darf es geben, sie stehen aber in der Detailansicht und nicht auf der Startseite.
Stufe 1: Anfragen, getrennt nach Quelle
Die Gesamtzahl der Anfragen ist die am häufigsten gezeigte und am seltensten nützliche Zahl im Vertrieb. Sie steigt und fällt, ohne zu sagen warum. Erst die Aufteilung nach Quelle macht sie zu einer Entscheidungsgrundlage: Empfehlung, Website, LinkedIn, Bestandskunde, Veranstaltung.
Woran die Erhebung scheitert
Das Quellenfeld muss zum Zeitpunkt der Entstehung gesetzt werden, sonst ist es geraten. Kommt die Anfrage über ein Formular auf der Website, trägt das Formular die Quelle selbst ein. Kommt sie per Telefon, braucht das Anlegen eines Kontakts ein Pflichtfeld mit fünf Auswahlmöglichkeiten, nicht ein Freitextfeld. Freitext erzeugt nach drei Monaten vierzehn Schreibweisen für "Empfehlung" und damit eine Kennzahl, die du nicht mehr auswerten kannst.
Halte die Liste kurz. Fünf Quellen, die du unterscheiden und beeinflussen kannst, sind besser als zwölf, von denen neun je zwei Anfragen im Quartal tragen. Eine Sammelkategorie fängt den Rest auf.
Die Entscheidung
Vergleiche Anfragen je Quelle mit dem Aufwand, den du in diese Quelle steckst. Eine Quelle, die ein Viertel deiner Zeit kostet und ein Zwanzigstel der Anfragen bringt, ist ein Kandidat zum Streichen, allerdings erst nach dem Blick auf Stufe 4: Wenige Anfragen mit hoher Abschlussquote können wertvoller sein als viele schwache. Deshalb ist die Anfragezahl eine Leitkennzahl und kein Urteil. Wie du die Quellen systematisch aufbaust, behandelt der Leitfaden zur B2B-Leadgenerierung, und die Mechanik hinter eingehenden Anfragen beschreibt der Beitrag zu Inbound-Leads.
Stufe 2: Vereinbarte Gespräche und die Zeit davor
Die Terminquote ist der Anteil der Anfragen, aus denen ein Erstgespräch wird. Sie ist die Kennzahl mit dem größten Hebel in kleinen Teams, weil sie zwei verschiedene Probleme sichtbar macht, die sich in der Gesamtzahl der Abschlüsse zu einem vermischen.
Zähle in Kohorten, nicht in Monaten
Hier liegt der Definitionsfehler, der die Kennzahl unbrauchbar macht. Teilst du die Buchungen des Oktobers durch die Anfragen des Oktobers, mischst du zwei Gruppen: Anfragen vom 30. Oktober hatten keine Chance, im Oktober zu buchen, und Buchungen vom 2. Oktober gehören zu Anfragen aus dem September. In einem Geschäft mit schwankendem Anfragevolumen springt die Quote dadurch um zweistellige Prozentwerte, ohne dass sich etwas geändert hat.
Richtig gezählt gehört jede Buchung zu der Woche, in der die Anfrage eintraf. Dafür brauchst du zwei Datumsfelder am Kontakt, Eingangsdatum und Buchungsdatum, und du liest die Quote der letzten vollständigen Woche erst, wenn deren Nachlauf abgeschlossen ist. Bei typischen Beratungsgeschäften sind das sieben bis zehn Tage.
Die Zweitzahl: Reaktionszeit
Die Terminquote sagt nicht, warum sie niedrig ist. Dafür brauchst du die Zeit zwischen Anfrageeingang und erstem Terminvorschlag. Ist diese Zeit hoch, liegt das Problem bei dir. Ist sie niedrig und die Quote trotzdem schwach, liegt es an der Quelle. Das ist die Trennung, die den Unterschied zwischen "schneller antworten" und "andere Anfragen besorgen" entscheidet, und die Lead-Response-Zeit ist genau deshalb eine eigene Betrachtung wert.
Technisch verkürzt ein Buchungslink in der ersten Antwort diese Zeit auf die Dauer des Mailversands, weil der Interessent den Termin selbst setzt. Bei mehreren Zuständigen übernimmt Lead-Routing die Zuordnung, damit die Anfrage nicht in einem Sammelpostfach auf Bearbeitung wartet. Sitzen mehrere Berater im selben Postfach, regelt die Gastgeberauswahl, wessen Kalender der Interessent sieht.
Die Entscheidung
Unter etwa 30 Prozent Terminquote bei einer Reaktionszeit über 24 Stunden arbeitest du am Prozess. Unter 30 Prozent bei einer Reaktionszeit unter zwei Stunden arbeitest du an der Quelle. Die Schwellen sind Startwerte, die du nach einem Quartal durch deine eigenen ersetzt.
Stufe 3: Offene Angebote, sortiert nach Alter
Die offene Angebotssumme ist die Zahl, die Geschäftsführer sehen wollen, und die Zahl, die am wenigsten auslöst. Sie beantwortet nicht, was heute zu tun ist. Das tut das Alter des ältesten offenen Angebots.
Sortiere die offenen Angebote nach Tagen seit Versand und zeige die drei ältesten mit Betrag und Zuständigem. Diese Kachel ist eine Arbeitsliste, kein Bericht. Ein Angebot, das 21 Tage ohne Rückmeldung liegt, ist in den meisten Dienstleistungsgeschäften kein offenes Angebot mehr, sondern ein unausgesprochenes Nein, und es blockiert die Prognose, solange es als offen geführt wird.
Setz deshalb eine Verfallsregel: Nach einer definierten Frist ohne Reaktion wird das Angebot auf verloren gesetzt, mit Grund, plus Wiedervorlage in drei bis sechs Monaten. Das hält die offene Summe belastbar. Wie du Angebote so formulierst, dass die Frist überhaupt greift, behandelt der Beitrag zur Verbindlichkeit von Angeboten; für die Nachfassmail selbst gibt es Vorlagen.
Zur gewichteten Pipeline
Viele CRM-Systeme multiplizieren jeden Deal mit einer Gewinnwahrscheinlichkeit je Phase und zeigen die Summe als gewichteten Pipeline-Wert. In meetergos CRM sind die Phasen mit Standardwerten vorbelegt, von Lead bei 10 Prozent über Qualifiziert bei 30 und Angebot bei 60 bis Verhandlung bei 80 Prozent (geprüft 10.11.2026).
Diese Prozentwerte sind eine Annahme, keine Messung. Belastbar werden sie erst, wenn du genug abgeschlossene Deals hast, um nachzurechnen, wie viele deiner Angebotsphasen-Deals tatsächlich gewonnen wurden. Bei fünfzehn Abschlüssen im Jahr dauert das zwei Jahre. Bis dahin ist die gewichtete Summe eine nützliche Sortierhilfe und als Umsatzprognose ungeeignet. Nimm sie nicht als Leitkennzahl auf das Dashboard, und berichte sie nicht nach außen als Forecast.
Stufe 4: Abschlüsse und Verlustgründe
Die Abschlussquote je Quelle schließt den Kreis zu Stufe 1. Sie wird aus den versandten Angeboten einer Kohorte gerechnet, nicht aus allen Kontakten, sonst misst du Stufe 2 ein zweites Mal.
Wichtiger als die Quote selbst ist der Verlustgrund, und der ist die einzige Kennzahl in diesem Dashboard, die ein Mensch aktiv eintragen muss. Halte die Auswahl auf vier Gründe begrenzt: Preis, Zeitpunkt, Wettbewerber, kein Budget. Vier Gründe werden gepflegt, zwölf nicht. Verteilen sich die Verluste auf "Preis" bei einer Quelle und auf "Zeitpunkt" bei einer anderen, sind das zwei verschiedene Maßnahmen, und ohne das Feld siehst du nur eine schlechte Quote.
Überspringe das, wenn du unter fünf Abschlüssen im Quartal liegst
Ein Dashboard braucht Datenmenge, um mehr zu zeigen als Rauschen. Bei drei Abschlüssen im Quartal ändert ein einzelner gewonnener Deal die Abschlussquote um dreißig Prozentpunkte, und du würdest einer Zufallsschwankung einen Prozess hinterherbauen.
In dieser Größe sind zwei Dinge sinnvoller als vier Kacheln: eine sortierte Liste der offenen Angebote nach Alter und ein datiertes Nachfassdatum an jedem Kontakt. Das ist kein Dashboard, es ist eine Arbeitsliste, und sie trägt die Entscheidung, die in dieser Phase zählt. Die Kennzahlen kommen dazu, wenn das Volumen sie erlaubt. Welche Reihenfolge dabei sinnvoll ist, ordnet der Beitrag zu CRM-Strategien für Dienstleister ein.
Woher die Daten kommen
Die vier Kennzahlen hängen an vier Datenpunkten: Quelle und Eingangsdatum der Anfrage, Buchungsdatum des Gesprächs, Versanddatum des Angebots, Abschluss mit Grund. Entstehen diese Felder im laufenden Betrieb, rechnet sich das Dashboard selbst. Müssen sie nachgetragen werden, hält es keine drei Monate.
Genau hier liegt der Nutzen einer Verbindung von Terminbuchung und Kundendatensatz. meetergo ist ein Terminbuchungs- und Vertriebswerkzeug mit Hosting in Nürnberg, mit eigenen Seiten für Vertrieb, Dienstleister, Kanzleien, Praxen und Recruiting. Für dieses Dashboard sind drei Mechaniken relevant: Aus einem Anfrageformular entsteht der Kontakt samt Quelle und Eingangsdatum, das Buchungsdatum entsteht aus dem Termin selbst, und beides landet im eigenen CRM am Datensatz statt in einer Tabelle daneben. Die Lead-Capture-Funktion zeigt dafür das Formular vor dem Kalender, damit auch abgebrochene Buchungen als Anfrage gezählt werden.
Die Vertriebsanalysen im CRM zeigen Pipeline-Wert, Konversionsraten und Prognosegenauigkeit in Echtzeit (geprüft 10.11.2026). Die Tarifgrenzen für den CRM-Teil sind konkret (geprüft 10.11.2026):
| Was du dafür brauchst | Ab welchem Tarif |
|---|---|
CRM mit Kontakten, Deals und Pipeline, 10 Deals | Free, 0 € |
Was du dafür brauchstCRM mit Kontakten, Deals und Pipeline, 10 Deals Ab welchem TarifFree, 0 € | |
Unbegrenzte Deals plus HubSpot- und Pipedrive-Sync | Light, 9,90 € pro Nutzer und Monat |
Was du dafür brauchstUnbegrenzte Deals plus HubSpot- und Pipedrive-Sync Ab welchem TarifLight, 9,90 € pro Nutzer und Monat | |
Zusätzlich E-Mail-Sync auf den Datensatz | Suite, 29,90 € pro Nutzer und Monat |
Was du dafür brauchstZusätzlich E-Mail-Sync auf den Datensatz Ab welchem TarifSuite, 29,90 € pro Nutzer und Monat | |
Zusätzlich Salesforce-Sync | Premium, 49,90 € pro Nutzer und Monat |
Was du dafür brauchstZusätzlich Salesforce-Sync Ab welchem TarifPremium, 49,90 € pro Nutzer und Monat | |
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Der Free-Tarif mit 10 Deals trägt eine laufende Pipeline nicht, er ist eine Probierstufe. Und die Prognosegenauigkeit ist von derselben Historie abhängig wie jede gewichtete Prognose: Sie wird erst mit genug abgeschlossenen Deals belastbar, unabhängig vom System. Auf OMR Reviews steht meetergo bei 4,75 aus 182 Bewertungen, und die wiederkehrende Aussage dort betrifft den Wegfall der manuellen Terminabstimmung (geprüft 10.11.2026). Brauchst du stattdessen eine Übersicht der Systeme, hilft der CRM-Vergleich oder für die Phasenlogik der Beitrag zu Pipeline-Management-Software.
Häufige Fehler
- Aktivitätszahlen als Leitkennzahl setzen. Geführte Telefonate und versandte Mails lassen sich steigern, ohne dass ein Abschluss näher kommt. Sie gehören in die Detailansicht einer Stufe, nicht auf die Startseite.
- Quoten über Kalendermonate rechnen. Der Fehler aus Stufe 2 wiederholt sich auf jeder Stufe. Jede Quote braucht eine Kohorte und einen Nachlauf, sonst misst du die Verteilung deiner Anfragen über den Monat.
- Verlorene Deals löschen. Damit verschwindet der Verlustgrund, und die Abschlussquote verliert ihren Nenner. Auf verloren setzen, mit Grund, Wiedervorlage anlegen. Dasselbe gilt für nicht erschienene Interessenten, wie die Einordnung zu Kunden, die nicht zum Termin erscheinen zeigt.
- Die Schwelle offen lassen. Eine Kachel ohne Schwelle wird jede Woche neu interpretiert und damit nie zur Entscheidung. Schreib "älter als 14 Tage" in den Titel.
- Das Dashboard für den Jahresabschluss bauen. Vier Kacheln, die wöchentlich eine Handlung auslösen, sind mehr wert als zwanzig, die einmal im Jahr ein Gremium beschäftigen. Was im Gespräch selbst zählt, behandelt der Leitfaden zum Verkaufsgespräch.
Anfragen, Termine und Deals in einem Datensatz
Anfragen, Termine und Deals in einem Datensatz
Häufige Fragen
Wie viele Kacheln sollte ein CRM-Dashboard haben?
Vier bis sechs bei Teams unter zehn Personen. Die Grenze ergibt sich nicht aus der Technik, sondern daraus, wie viele Zahlen in einer wöchentlichen Besprechung von zwanzig Minuten tatsächlich zu einer Handlung führen.
Reicht eine Tabelle als CRM-Dashboard?
Für die Anfragezahlen und die Abschlussquote ja, solange jemand die Felder disziplinär pflegt. Für das Angebotsalter nicht: Eine Tabelle kennt kein Versanddatum, das sich selbst setzt, und keine Wiedervorlage mit Fälligkeit. Genau an diesen beiden Feldern hängt die Kachel mit dem größten Nutzen.
Was ist der Unterschied zwischen Pipeline-Wert und gewichtetem Pipeline-Wert?
Der Pipeline-Wert addiert alle offenen Deals zum Nominalbetrag. Der gewichtete Wert multipliziert jeden Deal vorher mit der Gewinnwahrscheinlichkeit seiner Phase. Der zweite Wert ist nur so gut wie die Prozentwerte, und die sind in jedem System zunächst Standardannahmen.
Warum zeigt mein Dashboard eine gute Abschlussquote, obwohl der Umsatz sinkt?
Meist stimmt der Nenner nicht. Wird die Quote aus den Angeboten gerechnet und gleichzeitig weniger angeboten, steigt die Quote bei fallendem Umsatz. Deshalb steht die Anfragezahl auf derselben Startseite wie die Abschlussquote.
Wie oft schaue ich auf das Dashboard?
Die Angebotsliste täglich, die drei Quoten wöchentlich, die Quellenverteilung monatlich. Tägliche Blicke auf Quoten erzeugen Reaktionen auf Rauschen.
Brauche ich dafür ein BI-Werkzeug?
Für vier Kennzahlen aus einem System nicht. Ein eigenes Auswertungswerkzeug lohnt, wenn du Daten aus CRM, Buchhaltung und Projektzeiten zusammenführen willst. Wie du die Vertriebstermine davor automatisierst, behandelt der Beitrag zu B2B-Vertriebsterminen; die Phasen- und Feldlogik im Vertriebs-CRM beschreibt der Leitfaden zu CRM im Vertrieb.
Ab welcher Teamgröße lohnt sich das?
Ab etwa fünf Abschlüssen im Quartal tragen die Quoten eine Entscheidung. Darunter arbeitest du mit der Angebotsliste, und für den Aufbau der Datensätze hilft der Überblick zu CRM für kleine Unternehmen.
