Du hattest ein produktives Meeting, ein vielversprechendes Erstgespräch oder hast ein überzeugendes Angebot verschickt – und dann? Funkstille. Studien zeigen, dass 80 % aller Geschäftsabschlüsse erst nach dem fünften Follow-up zustande kommen. Trotzdem geben 44 % aller Vertriebler nach dem ersten Nachfassen auf. Das bedeutet: Wer Follow-up E-Mails beherrscht, hat einen enormen Wettbewerbsvorteil.
In diesem Leitfaden bekommst du alles, was du brauchst: 10 sofort einsetzbare Vorlagen für jede Situation, einen detaillierten Timing-Guide, DSGVO-konforme Best Practices und eine smarte Lösung, um Follow-ups komplett zu automatisieren. Egal ob du im Vertrieb arbeitest, Termine nachfassen willst oder nach einer Bewerbung nachhakst – hier findest du die passende Vorlage.
Ob im Vertrieb, im Recruiting, nach einer Messe oder im Projektmanagement – die Follow-up E-Mail ist dein wichtigstes Werkzeug, um Gespräche nicht im Sand verlaufen zu lassen. Und mit den richtigen Tools kannst du diesen Prozess sogar komplett automatisieren, sodass kein Lead und kein Kontakt mehr durchs Raster fällt.
Was ist eine Follow-up E-Mail?
Eine Follow-up E-Mail (auch Nachfass-E-Mail oder Folge-E-Mail) ist eine gezielte Nachricht, die du nach einem vorherigen Kontaktpunkt sendest – sei es ein Meeting, ein Telefonat, ein versendetes Angebot oder eine Bewerbung. Das Ziel: Das Gespräch am Laufen halten, eine Reaktion auslösen und die Beziehung vertiefen.
Im Unterschied zu Cold Outreach oder Newsletter-E-Mails baut ein Follow-up immer auf einer bestehenden Interaktion auf. Du hast bereits Kontakt gehabt – jetzt geht es darum, den nächsten Schritt anzußstoßen. Typische Anlässe sind:
- Nach einem Termin oder Meeting: Besprochenes zusammenfassen und nächste Schritte klären
- Nach einem versendeten Angebot: Nachfragen, ob Fragen bestehen und den Deal vorantreiben
- Nach einer Messe oder Networking-Event: Kontakte pflegen und vertiefen
- Bei ausbleibender Antwort: Höflich nachhaken, ohne aufdringlich zu wirken
- Zur Terminvereinbarung: Einen konkreten Gesprächstermin vorschlagen
Warum Follow-up E-Mails unverzichtbar sind – Zahlen und Fakten
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt gehen E-Mails leicht unter. Ein überfüllter Posteingang, dringende Aufgaben oder schlichtes Vergessen – das sind die häufigsten Gründe für eine ausbleibende Antwort, nicht etwa Desinteresse. Genau deshalb ist systematisches Nachfassen so entscheidend:
- Höhere Antwortrate: E-Mails mit mindestens einem Follow-up erzielen eine um 40 % höhere Antwortrate als einzelne E-Mails.
- Mehr Abschlüsse: Laut Studien kommen 80 % aller Deals erst nach dem fünften Kontaktpunkt zustande. Ohne Follow-ups lässt du buchstäblich Geld auf dem Tisch liegen.
- Professionalität zeigen: Ein durchdachtes Follow-up signalisiert Engagement und echtes Interesse. Du zeigst, dass dir die Geschäftsbeziehung wichtig ist.
- Informationsflut überwinden: Im Durchschnitt erhält ein Büroangestellter über 120 E-Mails pro Tag. Dein Follow-up bringt dich zurück in den Fokus.
- Weniger No-Shows: Automatisierte Follow-ups und Terminerinnerungen reduzieren Ausfälle bei gebuchten Meetings um bis zu 30 %.
- Mehrwert liefern: Jedes Follow-up ist eine Gelegenheit, zusätzliche Informationen zu liefern, offene Fragen zu klären und Vertrauen aufzubauen.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Vertriebsteam sendete nach jedem Erstgespräch innerhalb von 24 Stunden eine personalisierte Follow-up E-Mail mit Zusammenfassung und Terminvorschlag für das nächste Gespräch. Das Ergebnis: Die Conversion-Rate vom Erstgespräch zum Angebot stieg um 35 %, und die durchschnittliche Verkaufszykluszeit sank von 28 auf 19 Tage. Der Schlüssel war nicht nur das Nachfassen an sich, sondern die Kombination aus schnellem Timing, konkretem Mehrwert und einem einfachen nächsten Schritt.
Wann solltest du eine Follow-up E-Mail schreiben?
Timing ist alles beim Follow-up. Zu früh wirkt aufdringlich, zu spät und der Kontakt ist kalt. Die folgende Übersicht zeigt dir den optimalen Zeitpunkt für jede Situation:
Timing-Guide: Wann du Follow-up E-Mails senden solltest
| Situation | Optimaler Zeitpunkt | Anzahl Follow-ups |
|---|---|---|
Nach einem Meeting/Termin | Innerhalb von 24 Stunden | 1 (Zusammenfassung) |
SituationNach einem Meeting/Termin Optimaler ZeitpunktInnerhalb von 24 Stunden Anzahl Follow-ups1 (Zusammenfassung) | ||
Nach einem versendeten Angebot | 3–5 Werktage nach Versand | 2–3 (im Abstand von je 5–7 Tagen) |
SituationNach einem versendeten Angebot Optimaler Zeitpunkt3–5 Werktage nach Versand Anzahl Follow-ups2–3 (im Abstand von je 5–7 Tagen) | ||
Nach einer Bewerbung | 1–2 Wochen nach Bewerbungsfrist | 1–2 (höflich und zurückhaltend) |
SituationNach einer Bewerbung Optimaler Zeitpunkt1–2 Wochen nach Bewerbungsfrist Anzahl Follow-ups1–2 (höflich und zurückhaltend) | ||
Nach einem Erstgespräch (Sales) | 24–48 Stunden | 3–5 (sequenziell) |
SituationNach einem Erstgespräch (Sales) Optimaler Zeitpunkt24–48 Stunden Anzahl Follow-ups3–5 (sequenziell) | ||
Nach einer Messe/Event | 1–2 Tage nach dem Event | 2–3 (mit Mehrwert) |
SituationNach einer Messe/Event Optimaler Zeitpunkt1–2 Tage nach dem Event Anzahl Follow-ups2–3 (mit Mehrwert) | ||
Zur Terminvereinbarung | Sofort bis 24 Stunden | 2–3 (verschiedene Zeitslots anbieten) |
SituationZur Terminvereinbarung Optimaler ZeitpunktSofort bis 24 Stunden Anzahl Follow-ups2–3 (verschiedene Zeitslots anbieten) | ||
Nach einem Webinar | Innerhalb von 24 Stunden | 1–2 (mit Aufzeichnung/Material) |
SituationNach einem Webinar Optimaler ZeitpunktInnerhalb von 24 Stunden Anzahl Follow-ups1–2 (mit Aufzeichnung/Material) | ||
Bei ausbleibender Antwort | 5–7 Tage nach letzter E-Mail | Max. 3 (dann Abschluss-E-Mail) |
SituationBei ausbleibender Antwort Optimaler Zeitpunkt5–7 Tage nach letzter E-Mail Anzahl Follow-upsMax. 3 (dann Abschluss-E-Mail) | ||
Grundsätzlich gilt: Je wärmer der Kontakt, desto schneller solltest du nachfassen. Nach einem persönlichen Meeting ist ein Follow-up am selben oder nächsten Tag ideal. Bei kalten Kontakten oder Angeboten darfst du etwas mehr Zeit lassen. Mit einem Tool zur Online-Terminplanung kannst du Erinnerungen und Follow-ups automatisch zum optimalen Zeitpunkt versenden.
Wie oft solltest du nachfassen?
Die Frage „Wie oft darf ich nachfassen?“ ist eine der häufigsten im Vertrieb. Die Antwort: Öfter als du denkst – aber mit System und Mehrwert. Hier die wichtigsten Regeln:
- 3–5 Follow-ups sind der Sweet Spot: Genug, um hartnäckig zu sein, ohne zu nerven. Jede E-Mail sollte neuen Mehrwert bieten – nicht einfach „Haben Sie meine letzte E-Mail gelesen?“ wiederholen.
- Steigende Abstände: Beginne mit 3 Tagen, dann 5 Tage, dann 7 Tage, dann 14 Tage. So wirst du nicht aufdringlich, bleibst aber im Kopf.
- Immer mit Mehrwert: Jedes Follow-up sollte einen neuen Aspekt einbringen: eine Fallstudie, einen relevanten Artikel, eine neue Erkenntnis oder einen konkreten Terminvorschlag.
- Wissen, wann Schluss ist: Nach 3–5 Versuchen ohne Antwort sendest du eine freundliche Abschluss-E-Mail (Break-up E-Mail). Das signalisiert Respekt und lässt die Tür offen.
Follow-up E-Mail schreiben: Aufbau in 5 Schritten
Eine effektive Follow-up E-Mail folgt einer klaren Struktur. Hier sind die fünf Bausteine, die jede Follow-up-Nachricht enthalten sollte:
Schritt 1: Der Betreff – Dein Türöffner
47 % aller E-Mail-Empfänger entscheiden allein anhand des Betreffs, ob sie eine E-Mail öffnen. Dein Betreff muss sofort klar machen, worum es geht, und einen Bezug zum vorherigen Kontakt herstellen. Beispiele:
- „Kurze Nachfrage zu unserem Gespräch am Dienstag“
- „Nächste Schritte nach unserem Meeting“
- „[Projekt/Thema] – eine Idee, die dir gefallen könnte“
Schritt 2: Kontext herstellen
Erinnere den Empfänger sofort daran, woher ihr euch kennt oder worauf du dich beziehst. Ein schneller Scan der E-Mail muss genügen, um den Kontext zu verstehen. Beispiel: „Ich knüpfe an unser Gespräch vom [Datum] über [Thema] an.“ Oder: „Vielen Dank nochmal für den produktiven Austausch gestern bei [Anlass].“
Schritt 3: Mehrwert liefern
Biete etwas Nützliches an, statt nur zu fragen „Gibt es Neuigkeiten?“. Das kann ein relevanter Blogartikel sein, eine Fallstudie, eine kurze Zusammenfassung eures Gesprächs oder eine neue Erkenntnis. Je mehr Wert du lieferst, desto wahrscheinlicher ist eine Antwort.
Schritt 4: Klarer Call-to-Action
Was soll der Empfänger als Nächstes tun? Mach es ihm so einfach wie möglich. Statt „Lassen Sie mich wissen, wie Sie weiter vorgehen möchten“ lieber: „Passt dir Mittwoch um 14 Uhr für einen 15-minütigen Anruf?“ Noch besser: Teile direkt deinen Buchungslink, damit der Empfänger mit einem Klick einen Termin auswählen kann.
Schritt 5: Freundlicher Abschluss
Beende deine E-Mail mit einer positiven Note. Bedanke dich für die Zeit des Empfängers, drücke Vorfreude auf die Zusammenarbeit aus oder wünsche einen guten Tag. Das hinterlässt einen professionellen und sympathischen Eindruck.
Ein Profi-Tipp: Füge am Ende deiner Follow-up E-Mail einen direkten Buchungslink ein. Statt endlosem Hin-und-Her bei der Terminfindung kann dein Gegenüber mit einem Klick einen passenden Slot wählen. Das reduziert die Hürde zur Antwort enorm und beschleunigt den gesamten Prozess. Studien zeigen, dass E-Mails mit einem konkreten Terminvorschlag eine 3-mal höhere Konversionsrate haben als solche, die nur vage nach Verfügbarkeit fragen.
Die goldenen Regeln für effektive Follow-up E-Mails
Bevor du dir die Vorlagen ansiehst, hier die fundamentalen Prinzipien, die für jede Follow-up E-Mail gelten – egal in welchem Kontext:
- Kurz und präzise: Eine Follow-up E-Mail sollte nicht länger als 150 Wörter sein. Niemand will lange Textwände lesen. Komm auf den Punkt.
- Personalisierung ist Pflicht: Nenne den Empfänger beim Namen, beziehe dich auf spezifische Details aus eurem Gespräch und vermeide generische Floskeln. Personalisierte E-Mails werden 26 % häufiger geöffnet.
- Ein CTA pro E-Mail: Überfordere den Empfänger nicht mit mehreren Handlungsaufforderungen. Eine klare Bitte reicht: Termin buchen, Feedback geben oder Dokument prüfen.
- Ton trifft Zielgruppe: Im B2B-Kontext professionell, aber nicht steif. Bei Bewerbungen respektvoll und motiviert. In jedem Fall: authentisch und freundlich.
- Variiere den Kanal: Wenn E-Mails nicht funktionieren, probiere LinkedIn, Telefon oder eine persönliche Nachricht. Manchmal ist ein anderer Kanal der Durchbruch.
- Tracking nutzen: Verwende Tools, die dir zeigen, ob eine E-Mail geöffnet wurde. So weißt du, ob deine Nachricht überhaupt angekommen ist – und kannst deine Strategie anpassen.
Die häufigsten Fehler bei Follow-up E-Mails: (1) Zu lange E-Mails, die niemand liest. (2) Kein konkreter Call-to-Action, sodass der Empfänger nicht weiß, was er tun soll. (3) Kopierte Vorlagen ohne jede Personalisierung. (4) Zu schnelles Nachfassen, das als aufdringlich empfunden wird. (5) Aufgeben nach dem ersten Follow-up. Vermeide diese Fälle, und du bist der Konkurrenz schon einen Schritt voraus.

10 Follow-up E-Mail Vorlagen für jede Situation
Kopiere diese Vorlagen nicht eins zu eins – passe sie an deine persönliche Situation, Branche und Tonalität an. Die eckigen Klammern [so] markieren Stellen, die du individualisieren solltest.
1. Follow-up nach einem Meeting oder Termin
Wann: Innerhalb von 24 Stunden. Ziel: Bedanken, wichtigste Punkte zusammenfassen, nächste Schritte festlegen.
Betreff: Tolles Gespräch, [Name]! – Nächste Schritte
Hallo [Name],
vielen Dank für das aufschlussreiche Gespräch heute. Ich habe unseren Austausch über [spezifisches Thema] sehr geschätzt – besonders dein Einblick zu [interessanter Punkt] hat mir gezeigt, dass wir hier auf einer Wellenlänge sind.
Hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- [Besprochener Punkt 1]
- [Besprochener Punkt 2]
- [Vereinbarte nächste Schritte]
Wie besprochen sende ich dir im Anhang [angekündigtes Dokument]. Der nächste logische Schritt wäre [dein Vorschlag]. Passt dir dafür [Wochentag] um [Uhrzeit]?
Ich freue mich auf die Zusammenarbeit!
Beste Grüße
[Dein Name]
2. Follow-up nach einem versendeten Angebot
Wann: 3–5 Werktage nach Versand. Ziel: Nachfassen, offene Fragen klären, den Wert des Angebots erneut betonen.
Betreff: Fragen zu unserem Angebot für [Projektname]?
Hallo [Name],
ich hoffe, du hattest eine erfolgreiche Woche.
Ich wollte kurz nachfragen, ob du bereits die Zeit gefunden hast, einen Blick auf das Angebot für [Projektname] zu werfen, das ich dir am [Datum] zugesendet habe.
Konntest du schon erkennen, wie wir dir helfen können, [spezifisches Ziel, z.B. die Effizienz im Marketing zu steigern]?
Übrigens: Ein Kunde aus deiner Branche konnte mit unserer Lösung [konkretes Ergebnis, z.B. die Terminbuchungsrate um 35 % steigern]. Gerne erzähle ich dir mehr dazu.
Falls Fragen aufgetaucht sind, stehe ich dir gerne für ein kurzes Gespräch zur Verfügung.
Beste Grüße
[Dein Name]
3. Follow-up nach einem Erstgespräch (Sales)
Wann: 24–48 Stunden nach dem Gespräch. Ziel: Den positiven Eindruck verstärken und einen Folgetermin vereinbaren.
Betreff: [Name], danke für das spannende Erstgespräch!
Hallo [Name],
nochmals vielen Dank für das offene und aufschlussreiche Gespräch gestern. Es war spannend zu hören, wie du aktuell [Herausforderung des Kunden] angehst.
Nach unserem Austausch habe ich mir ein paar Gedanken gemacht, wie wir [spezifische Lösung] für dein Team umsetzen könnten:
- [Lösungsansatz 1]
- [Lösungsansatz 2]
- [Zeitrahmen/nächster Schritt]
Ich würde das gerne in einem kurzen Folgegespräch vertiefen. Hier kannst du direkt einen Termin buchen: [Buchungslink]
Freue mich auf die nächsten Schritte!
Beste Grüße
[Dein Name]
4. Follow-up zur Terminvereinbarung
Wann: Sofort bis 24 Stunden nach dem ersten Kontaktversuch. Ziel: Einen konkreten Termin vereinbaren. Tipp: Mit einer Online-Terminbuchung machst du es dem Empfänger besonders einfach.
Betreff: Kurzer Austausch zu [Thema] – wann passt es dir?
Hallo [Name],
ich hoffe, es geht dir gut!
Ich würde mich gerne kurz mit dir über [Thema/Anliegen] austauschen. Es gibt ein paar Punkte, die ich dir gerne persönlich vorstellen würde – das dauert maximal 20 Minuten.
Hier sind ein paar Terminvorschläge:
- [Tag 1], [Uhrzeit 1]
- [Tag 2], [Uhrzeit 2]
Oder noch einfacher: Buche dir hier direkt einen Slot, der dir passt: [Buchungslink]
Ich freue mich auf unser Gespräch!
Beste Grüße
[Dein Name]
5. Follow-up nach einer Messe oder Networking-Event
Wann: 1–2 Tage nach dem Event. Ziel: Den Kontakt festigen und in eine geschäftliche Beziehung überführen.
Betreff: Schön, dich auf der [Messe/Event] kennengelernt zu haben!
Hallo [Name],
es war mir eine Freude, dich auf der [Messe/Event] kennenzulernen! Unser kurzes Gespräch über [Thema] hat mir gezeigt, dass es da spannende Anknüpfungspunkte gibt.
Wie besprochen, hier [versprochenes Material/Link/Information].
Ich würde mich freuen, unser Gespräch in Ruhe fortzusetzen und gemeinsam zu schauen, wie [konkreter Nutzen]. Wann passt es dir in den nächsten Tagen für einen kurzen Anruf oder Videocall?
Beste Grüße
[Dein Name]
6. Follow-up nach einer Demo oder Produktvorstellung
Wann: Innerhalb von 24 Stunden. Ziel: Die Begeisterung aufrechterhalten und den nächsten Schritt Richtung Abschluss machen.
Betreff: Deine Demo-Zusammenfassung + nächste Schritte
Hallo [Name],
vielen Dank, dass du dir die Zeit für die Demo genommen hast! Ich hoffe, du konntest einen guten Eindruck davon bekommen, wie [Produkt/Lösung] dir bei [spezifischer Herausforderung] helfen kann.
Hier nochmal die wichtigsten Highlights:
- [Feature 1]: [Nutzen für den Kunden]
- [Feature 2]: [Nutzen für den Kunden]
- [Feature 3]: [Nutzen für den Kunden]
Als nächsten Schritt würde ich vorschlagen, [konkreter Vorschlag: Testphase starten / Angebot erstellen / Team-Demo planen]. Was meinst du?
Falls du weitere Fragen hast, bin ich jederzeit für dich da.
Beste Grüße
[Dein Name]
7. Follow-up nach einer Bewerbung
Wann: 1–2 Wochen nach der Bewerbungsfrist. Ziel: Professionell Interesse bekunden und den Status erfragen.
Betreff: Kurze Nachfrage zu meiner Bewerbung als [Position]
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut.
Ich beziehe mich auf meine Bewerbung für die Position als [Position], die ich Ihnen am [Datum] zugesendet habe. Ich bin nach wie vor sehr an dieser spannenden Möglichkeit bei [Firmenname] interessiert und davon überzeugt, mit meinen Fähigkeiten in [Bereich 1] und [Bereich 2] einen wertvollen Beitrag leisten zu können.
Besonders [aktuelles Projekt/News des Unternehmens] hat mein Interesse nochmals verstärkt, da ich hier meine Erfahrung in [Bereich] einbringen könnte.
Könnten Sie mir eine kurze Auskunft über den aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses geben?
Vielen Dank für Ihre Zeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
8. Follow-up nach einem Webinar oder Online-Event
Wann: Innerhalb von 24 Stunden. Ziel: Leads aus dem Event weiterentwickeln und zum nächsten Schritt bewegen.
Betreff: Deine Aufzeichnung + Bonus-Material vom [Webinar-Thema]
Hallo [Name],
vielen Dank für deine Teilnahme an unserem Webinar „[Webinar-Titel]“! Es freut mich, dass das Thema [Thema] für dich relevant ist.
Hier wie versprochen:
- Die Aufzeichnung: [Link]
- Die Präsentation als PDF: [Link]
- Bonus: [Zusätzliches Material, z.B. Checkliste oder Template]
Falls du das für dein Team vertiefen möchtest, biete ich dir gerne ein persönliches Gespräch an.
Buche hier einen Termin: [Buchungslink]
Beste Grüße
[Dein Name]
9. Follow-up bei ausbleibender Antwort (2. Nachfass-E-Mail)
Wann: 5–7 Tage nach dem ersten Follow-up. Ziel: Höflich nachhaken mit neuem Blickwinkel oder Mehrwert.
Betreff: Kurze Frage + etwas, das dich interessieren könnte
Hallo [Name],
ich wollte mich kurz melden – ich weiß, wie voll der Posteingang sein kann.
Ich habe dir letzte Woche wegen [Thema/Angebot] geschrieben. Seitdem bin ich auf etwas gestoßen, das für dich relevant sein könnte:
Wir haben gerade eine Fallstudie veröffentlicht, die zeigt, wie Unternehmen in deiner Branche ihre Terminbuchungsrate um 35 % steigern konnten.
Falls das Thema gerade nicht passt – kein Problem. Sag mir einfach kurz Bescheid, dann hake ich nicht weiter nach.
Beste Grüße
[Dein Name]
10. Die „letzte Chance“ Follow-up E-Mail (Break-up E-Mail)
Wann: Nach 3–5 unbeantworteten Follow-ups. Ziel: Respektvoll abschließen und die Tür für die Zukunft offen lassen. Paradoxerweise ist dies oft die E-Mail mit der höchsten Antwortrate.
Betreff: Soll ich das Thema abhaken?
Hallo [Name],
ich habe dir in den letzten Wochen ein paar Mal wegen [Thema] geschrieben und möchte dich nicht weiter damit behelligen.
Ich möchte kurz nachfragen: Soll ich das Thema für den Moment abhaken? Kein Problem – ich verstehe, dass die Prioritäten sich ändern.
Falls doch noch Interesse besteht, bin ich jederzeit für ein Gespräch da. Du erreichst mich unter [Kontaktdaten] oder kannst hier direkt einen Termin buchen: [Buchungslink]
Alles Gute!
[Dein Name]
Follow-up E-Mails und DSGVO: Was du beachten musst
Gerade in Deutschland und der EU ist die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ein Thema, das du beim Follow-up nicht ignorieren darfst. Hier die wichtigsten Regeln:
Viele Unternehmen sind unsicher, ob und wie sie Follow-up E-Mails im Einklang mit der DSGVO versenden können. Die gute Nachricht: Im B2B-Bereich ist vieles möglich, wenn du ein paar Grundregeln beachtest. Entscheidend ist, dass du einen legitimen Grund für die Kontaktaufnahme hast und dem Empfänger die Kontrolle über seine Daten lässt.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Im B2B-Bereich kannst du Follow-ups in der Regel auf Basis eines berechtigten Interesses versenden, wenn ein geschäftlicher Kontakt bereits besteht (z.B. nach einem Meeting oder einer Messe).
- Opt-out ermöglichen: Gib dem Empfänger immer die Möglichkeit, weitere E-Mails abzulehnen. Ein einfaches „Falls du nicht weiter von mir hören möchtest, sag mir kurz Bescheid“ reicht im persönlichen Follow-up.
- Keine Tracking-Pixel ohne Einwilligung: E-Mail-Tracking (Öffnungsrate, Klicks) ist in vielen Fällen nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers erlaubt. Prüfe dies sorgfältig.
- Kontaktdaten nur für den vereinbarten Zweck nutzen: Eine Visitenkarte von einer Messe berechtigt dich zum geschäftlichen Follow-up, aber nicht zum Versand von Marketing-Newslettern.
- DSGVO-konforme Tools verwenden: Wenn du Follow-ups automatisierst, achte darauf, dass dein Tool die Daten in der EU speichert. Viele US-Tools speichern Daten auf amerikanischen Servern – ein Risiko seit dem Schrems-II-Urteil.
meetergo ist als deutsche Plattform 100 % DSGVO-konform mit Servern in Frankfurt. Deine Follow-up-Daten bleiben in der EU – ohne Kompromisse. Die Workflow-Automatisierung von meetergo ist damit eine sichere Wahl für datenschutzbewusste Unternehmen.
Follow-ups automatisieren: So spart meetergo dir Stunden pro Woche
Hand aufs Herz: Das manuelle Nachfassen kostet Zeit und Disziplin. Besonders wenn du viele Kontakte gleichzeitig verwaltest – im Vertrieb, im Recruiting oder als Freiberufler – wird es schnell unübersichtlich. Wer vergisst nachzufassen, verliert potenzielle Kunden. Wer zu oft nachfasst, nervt.
Genau hier setzt meetergo an. Als All-in-One-Plattform für Terminplanung, Videokonferenzen und Sales CRM bietet meetergo alles, was du für professionelle Follow-ups brauchst:

- Automatisierte Erinnerungen und Follow-ups: Richte mit den Workflows von meetergo automatische E-Mail-Sequenzen ein, die nach einem gebuchten Termin ausgelöst werden. Zum Beispiel: Eine Dankes-E-Mail 1 Stunde nach dem Meeting, gefolgt von einer Follow-up-Nachricht mit Zusammenfassung nach 24 Stunden.
- Integrierte Videokonferenzen: Mit meetergo connect laufen deine Follow-up-Termine nahtlos als verschlüsselte Videokonferenz ab – ohne separate Tools, ohne Downloads, ohne Zusatzkosten.
- Sales CRM für volle Pipeline-Übersicht: Das integrierte Sales CRM von meetergo zeigt dir auf einen Blick, welche Deals ein Follow-up brauchen. Rotting-Deal-Alerts warnen dich, wenn Opportunities zu lange ohne Aktivität sind.
- CRM-Integrationen: Verbinde meetergo mit HubSpot, Pipedrive oder Salesforce. Jedes Follow-up wird automatisch protokolliert und du behältst den Überblick über die gesamte Kundenkommunikation.
- No-Show-Reduzierung: Automatische Terminerinnerungen an Teilnehmer reduzieren No-Shows um bis zu 30 %. Dein Gegenüber erscheint vorbereitet – und du sparst dir unnötige Follow-ups.
Das Ergebnis: Du automatisierst repetitive Aufgaben und fokussierst dich auf das, was wirklich zählt – den persönlichen Austausch mit deinen Kontakten. Unternehmen, die meetergo nutzen, berichten von 35 % mehr Conversions und 10 Stunden Zeitersparnis pro Woche.
Besonders für Vertriebsteams ist die Automatisierung ein Game-Changer. Stell dir vor: Jeder gebuchte Termin löst automatisch eine Erinnerung 24 Stunden vorher aus, gefolgt von einer Dankes-E-Mail 1 Stunde nach dem Meeting und einem Follow-up mit Zusammenfassung nach 48 Stunden. Dein Vertriebsteam muss sich nicht mehr um administrative Aufgaben kümmern und kann sich voll auf das Wesentliche konzentrieren: den persönlichen Kontakt und die Beratung.
Manuell vs. automatisiert: Welche Follow-up-Strategie passt zu dir?
Nicht jedes Follow-up muss automatisiert sein. Manchmal ist eine persönlich geschriebene Nachricht die bessere Wahl. Hier eine Übersicht, wann welcher Ansatz sinnvoll ist:
Vergleich: Manuelles vs. automatisiertes Follow-up
| Kriterium | Manuelles Follow-up | Automatisiertes Follow-up |
|---|---|---|
Zeitaufwand | Hoch (5–15 Min. pro E-Mail) | Minimal (einmalige Einrichtung) |
KriteriumZeitaufwand Manuelles Follow-upHoch (5–15 Min. pro E-Mail) Automatisiertes Follow-upMinimal (einmalige Einrichtung) | ||
Personalisierung | Sehr hoch (individuell) | Mittel (mit Variablen/Platzhaltern) |
KriteriumPersonalisierung Manuelles Follow-upSehr hoch (individuell) Automatisiertes Follow-upMittel (mit Variablen/Platzhaltern) | ||
Skalierbarkeit | Begrenzt (max. 10–20 Kontakte/Tag) | Unbegrenzt |
KriteriumSkalierbarkeit Manuelles Follow-upBegrenzt (max. 10–20 Kontakte/Tag) Automatisiertes Follow-upUnbegrenzt | ||
Konsistenz | Variabel (vergessene Follow-ups) | 100 % zuverlässig |
KriteriumKonsistenz Manuelles Follow-upVariabel (vergessene Follow-ups) Automatisiertes Follow-up100 % zuverlässig | ||
Timing | Abhängig von deiner Disziplin | Immer zum optimalen Zeitpunkt |
KriteriumTiming Manuelles Follow-upAbhängig von deiner Disziplin Automatisiertes Follow-upImmer zum optimalen Zeitpunkt | ||
Best für | Wichtige Schlüsselkontakte, C-Level | Routinemäßige Follow-ups, große Pipelines |
KriteriumBest für Manuelles Follow-upWichtige Schlüsselkontakte, C-Level Automatisiertes Follow-upRoutinemäßige Follow-ups, große Pipelines | ||
DSGVO-Compliance | Du bist selbst verantwortlich | Tool-abhängig (meetergo: ✓ 100 % DSGVO) |
KriteriumDSGVO-Compliance Manuelles Follow-upDu bist selbst verantwortlich Automatisiertes Follow-upTool-abhängig (meetergo: ✓ 100 % DSGVO) | ||
Die beste Strategie? Eine Kombination aus beidem. Automatisiere Standard-Follow-ups wie Terminerinnerungen und Dankes-E-Mails, aber schreibe wichtige Nachfass-Mails an Schlüsselkontakte weiterhin persönlich.
In der Praxis sieht das so aus: Dein erster Follow-up nach einem wichtigen Meeting schreibst du persönlich und individuell. Aber die Terminerinnerung 24 Stunden vorher, die Dankes-E-Mail nach dem Gespräch und die regelmäßigen Pipeline-Updates laufen automatisch. So hast du das Beste aus beiden Welten: persönliche Note bei Schlüsselkontakten und zuverlässige Automatisierung für alles andere. Mit den Team-Funktionen von meetergo kann dein gesamtes Team diese Strategie einheitlich umsetzen.
Follow-up E-Mail Checkliste: Vor dem Absenden prüfen
Follow-up E-Mail Checkliste
Häufig gestellte Fragen zu Follow-up E-Mails
Wie schreibt man eine höfliche Follow-up E-Mail?
Eine höfliche Follow-up E-Mail beginnt mit einem Bezug zum vorherigen Kontakt, bietet Mehrwert (statt nur nachzufragen) und enthält einen klaren, aber unaufdringlichen Call-to-Action. Verwende einen freundlichen Ton, bedanke dich für die bisherige Zusammenarbeit und gib dem Empfänger die Möglichkeit, das Gespräch abzulehnen – zum Beispiel mit: „Falls das Thema gerade nicht passt, verstehe ich das natürlich.“
Wie oft darf ich per E-Mail nachfassen?
3–5 Follow-ups sind der Sweet Spot im B2B-Bereich. Wichtig: Jede E-Mail sollte neuen Mehrwert bieten, nicht einfach die gleiche Frage wiederholen. Steigere die Abstände zwischen den E-Mails (3 Tage → 5 Tage → 7 Tage → 14 Tage) und beende die Sequenz mit einer respektvollen Break-up E-Mail, die dem Empfänger signalisiert, dass du sein Schweigen respektierst.
Was schreibe ich in ein Follow-up nach einem Termin?
Nach einem Termin sollte dein Follow-up drei Dinge enthalten: (1) Danke für das Gespräch, (2) eine kurze Zusammenfassung der besprochenen Punkte und vereinbarten nächsten Schritte, (3) einen konkreten Terminvorschlag für den nächsten Kontaktpunkt. Sende das Follow-up idealerweise innerhalb von 24 Stunden, solange der Termin noch frisch in Erinnerung ist.
Sind automatisierte Follow-up E-Mails DSGVO-konform?
Im B2B-Bereich können automatisierte Follow-ups auf Basis eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) versendet werden, wenn ein geschäftlicher Kontakt besteht. Achte darauf, dass dein Tool die Daten in der EU speichert, du eine Opt-out-Möglichkeit bietest und keine Tracking-Pixel ohne Einwilligung verwendest. meetergo ist als deutsche Plattform mit Servern in Frankfurt zu 100 % DSGVO-konform.
Was ist der beste Betreff für eine Follow-up E-Mail?
Der beste Betreff stellt sofort einen Bezug zum vorherigen Kontakt her und weckt Neugier. Bewährte Formate: „Nächste Schritte nach unserem Gespräch über [Thema]“, „[Name], eine Idee zu [Thema]“ oder „Kurze Frage zu [Projekt]“. Vermeide generische Betreffs wie „Follow-up“ oder „Nachfrage“ – sie sagen dem Empfänger nichts und werden häufig ignoriert.
Welches Tool eignet sich am besten für automatisierte Follow-ups?
Das ideale Tool kombiniert Terminplanung mit automatisierten E-Mail-Workflows und CRM-Funktionen. meetergo bietet genau das als DSGVO-konforme Alternative zu Calendly: automatische Terminerinnerungen, Follow-up-Workflows, integrierte Videokonferenzen und ein Sales CRM – alles in einer Plattform, gehostet in Deutschland.
Fazit: Mach das Follow-up zu deiner Superkraft
Follow-up E-Mails sind keine lästige Pflicht – sie sind eine der effektivsten Maßnahmen, um deine Geschäftsbeziehungen aktiv zu gestalten. Egal ob du Termine nachfasst, Angebote vorantreibst oder Kontakte von einer Messe pflegst: Wer systematisch und mit Mehrwert nachfasst, gewinnt mehr Kunden, schließt schneller ab und baut langfristige Beziehungen auf.
Eine Follow-up E-Mail ist weit mehr als eine einfache Erinnerung – sie ist ein strategisches Werkzeug, das über Geschäftsabschlüsse, Karrierechancen und langfristige Beziehungen entscheidet. Die Statistiken sprechen für sich: 80 % aller Deals passieren erst nach dem fünften Follow-up. Wer aufhört nachzufassen, überlässt der Konkurrenz das Feld.
Nutze unsere 10 Vorlagen als Ausgangspunkt, passe sie an deine Situation an und bleibe dabei authentisch. Behalte den richtigen Zeitpunkt im Blick, biete immer Mehrwert und formuliere klare nächste Schritte. Und wenn du bereit bist, den Prozess zu skalieren und gleichzeitig DSGVO-konform zu bleiben, ist die Automatisierung mit meetergo die logische Konsequenz.
Hör auf, auf Antworten zu hoffen. Fang an, sie dir systematisch zu holen.



