signNow im Test: Preise, Limits und Signaturstufen 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Unbegrenzte Nutzerplätze sind nicht unbegrenzter Versand. signNow stellt Teamplätze kostenlos bereit, bindet das Kontingent aber an die Person: 100 Einladungen pro Nutzer und Jahr (geprüft 2026-10-27).
• Der Mehrverbrauch wird pro Einladung abgerechnet. Die Hilfeseite nennt 0,96 Dollar im Business-Tarif, 1,80 bei Business Premium und 3,60 bei Enterprise. Nicht genutzte Einladungen verfallen.
• Die Preisseite ist keine Preisliste. Wer sie aufruft, landet in einem Kaufvorgang. Belastbare Tarifzahlen stehen nur verstreut.
• Die höheren Signaturstufen sind Supportsache. AES und QES laufen laut Anbieter über Partner und müssen im Konto freigeschaltet werden. Ein deutscher Testbericht führt die fehlende QES als Nachteil.

Die Suche nach "sign now" führt fast immer zum selben Anbieter: einem Signaturwerkzeug aus dem airSlate-Konzern, das über den Preis in den Markt geht. Dieser Test prüft, was der Preis abdeckt, wo die Versandgrenzen liegen und wo deutsche Käufer nachfragen müssen.

signNow im Überblick

Achtung: Die Produktseite verspricht Tarife ohne Mehrverbrauchskosten und ohne versteckte Gebühren bei der Verlängerung. Die Hilfedokumentation listet gleichzeitig Preise für Zusatzeinladungen auf. Beide Aussagen stehen auf derselben Website.

Was ist signNow?

signNow ist eine Cloud-Anwendung für elektronische Signaturen. Ein Dokument wird hochgeladen, Unterschrifts-, Datums- und Textfelder werden platziert, die Empfänger bekommen eine Einladung und zeichnen im Browser oder in der App. Der Anbieter tritt heute als airSlate SignNow auf, die Website weist airSlate Inc. als Rechteinhaber aus.

Um diesen Kern liegen Vorlagen, Massenversand, Signaturlinks, bedingte Felder, Formelfelder, Zahlungsanforderungen, ein Kioskmodus für Unterschriften vor Ort sowie eine dokumentierte API. Die Anbindungen reichen von Google Docs, Sheets, Gmail und Zapier bis zu Salesforce, NetSuite und Microsoft Dynamics 365.

Tipp: Die wichtigste Vokabel im Tarifvergleich heißt Einladung. Sie zählt pro Versandvorgang an einen Empfänger, nicht pro Dokument und nicht pro Nutzerplatz.

Für wen passt signNow?

signNow spielt seine Stärken dort aus, wo viele Personen Zugriff brauchen, das Dokumentvolumen pro Person aber niedrig bleibt.

• Teams mit vielen Beteiligten und wenig Versand. Kostenlose Plätze bedeuten, dass auch Kolleginnen mit zwei Dokumenten im Jahr einen eigenen Zugang bekommen können.
• Formularlastige Abläufe. Bedingte Felder, Formelfelder und Signaturlinks decken Antragsstrecken ab, bei denen die Unterschrift nur der letzte Schritt ist.
• Unterschriften vor Ort. Der Kioskmodus auf Tablet oder Telefon passt zu Messen, Empfangstresen und Außendienst.
• Entwicklerteams. Die API und die Anbindung an verbreitete CRM- und ERP-Systeme machen signNow als Baustein in eigenen Abläufen nutzbar.

Wer besser weitersucht

• Betriebe mit mittlerem bis hohem Volumen. Zehn Einladungen pro Person und Monat sind in einer Personalabteilung oder einer Agentur mit vielen Kleinaufträgen schnell aufgebraucht.
• Teams, die eine deutsche Oberfläche brauchen. Die Sprachauswahl auf den Sicherheitsseiten führt Englisch, Spanisch und Französisch, die Hilfedokumentation erscheint auf Englisch.
• Unternehmen mit Datenhoheit im Lastenheft. Weder die Sicherheits- noch die Trust-Seite nennt einen Serverstandort oder eine EU-Datenregion.
• Wer gesetzlich die qualifizierte Signatur braucht. Die Stufe existiert, aber nicht als Selbstbedienungsfunktion mit ausgewiesenem Preis.

signNow im Test: die Funktionen

Wie läuft der Dokumentversand ab?

Der Versand ist der ausgereifte Teil. Dokument hochladen, Felder per Drag-and-drop setzen, Empfängerreihenfolge festlegen, abschicken. Wiederverwendbare Vorlagen, geplanter Versand und automatische Erinnerungen nehmen das Nachfassen ab, der Massenversand erzeugt für jeden Empfänger eine eigene Kopie.

Signaturlinks sind die unterschätzte Funktion in dieser Gruppe. Ein Link lässt sich für eine einzelne Sitzung oder für beliebig viele Unterzeichner ausgeben, was für Einverständniserklärungen und Standardformulare den Mailversand ersetzt. Erinnerungen, erneuter Versand und Weiterleitungen zählen laut Hilfeseite nicht als neue Einladung (geprüft 2026-10-27).

Zwei Grenzen gehören in die Bewertung. Es gibt Tageslimits: 100 Dokumente, 100 Einladungen und 100 E-Mails pro Tag im bezahlten Konto, in der Testversion 50 Dokumente und jeweils 10 Einladungen und E-Mails. Und auf Trustpilot wiederholt sich die Rückmeldung, dass Empfänger die Einladungsmail nicht erhalten und im Spamordner suchen müssen, etwa in einer Vier-Sterne-Bewertung vom 2. September 2026.

Welche Signaturstufe bekommt man wirklich?

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen: die einfache (SES), die fortgeschrittene (AES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Der Unterschied entscheidet über die Beweislage, nicht über den Komfort. Wo die Grenzen verlaufen, ordnet unsere Übersicht zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen ein.

Die Rechtsseite des Anbieters für die EU beschreibt die Standardunterschrift als einfache elektronische Signatur. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen seien möglich, dafür müssten die entsprechenden Kontoeinstellungen aktiviert werden, bei Fragen solle der Support helfen. Ausgestellt würden sie über mehrere von der Europäischen Kommission anerkannte Vertrauensdiensteanbieter, namentlich genannt wird keiner. Die Seite trägt den Stand Februar 2023.

Ein deutschsprachiger Testbericht auf trusted.de bewertet das Tool mit der Note 1,5 und führt unter den Nachteilen gleichzeitig eine fehlende qualifizierte Signatur und eine unvollständige eIDAS-Konformität auf (abgerufen 2026-10-27). Die beiden Darstellungen widersprechen sich, und für Käufer folgt daraus dieselbe Konsequenz: Wer die höhere Stufe braucht, muss sie vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigt bekommen, inklusive Preis und ausstellender Stelle.

Achtung: Wo das BGB die elektronische Form ausdrücklich zulässt, verlangt § 126a BGB die qualifizierte Signatur. Für Kündigungen im Arbeitsverhältnis ist die elektronische Form nach § 623 BGB gar nicht zugelassen, dort führt auch die höchste Stufe nicht weiter. Für die große Mehrheit der formfreien Geschäftsvorfälle genügt dagegen die einfache oder die fortgeschrittene Stufe.

Wie rechnet sich die Teamnutzung?

Hier liegt die eigentliche Pointe des Tarifmodells. Nutzerplätze sind kostenlos und in der Anzahl unbegrenzt, das Einladungskontingent hängt aber an der Person: 100 pro Nutzer und Jahr beziehungsweise 10 pro Nutzer und Monat, solange das Abo läuft (geprüft 2026-10-27). Der kostenlose Platz bringt also Kontingent mit, nur eben wenig.

Daraus ergibt sich ein Verhalten, das im Auswahlprozess selten auffällt. Wer viel verschickt, bekommt durch zusätzliche Plätze mehr Kontingent, braucht die Plätze aber gar nicht. Wer wenig verschickt, zahlt für Plätze nichts und stößt nie an die Grenze. Dazwischen liegt der typische Kleinbetrieb, der mit drei Personen 50 Dokumente im Monat herausgibt und damit bei 600 Einladungen im Jahr landet, von denen 300 im Tarif enthalten sind.

Eine Nebenbedingung verschärft das: Nicht genutzte Einladungen verfallen und werden nicht ins Folgejahr übertragen. Die Abrechnung des Mehrverbrauchs erfolgt bei Paketabschluss oder in einer Monatsendabrechnung, sobald zehn oder mehr Zusatzeinladungen angefallen sind.

Integrationen, API und Oberfläche

Die Anbindungen deckt zwei Gruppen ab. Produktivitätswerkzeuge wie Google Docs, Sheets, Gmail, Chrome und Zapier sind breit verfügbar, Geschäftssysteme wie Salesforce, NetSuite, Microsoft Dynamics 365 und Autodesk BIM laufen als Premiumanbindungen weiter oben im Tarifgefüge. Für eigene Abläufe gibt es eine dokumentierte API mit Sandbox.

Bei der Bedienung fallen die Urteile auseinander. Auf Capterra erreicht der Bedienkomfort 4,5 von 5, bei der Kundenbetreuung bleiben 4,3 (abgerufen 2026-10-27). In den Einzelbewertungen tauchen beide Pole auf: gelobt wird der schnelle Einstieg, kritisiert wird, dass sich im Support schwer eine Person erreichen lässt. Eine deutsche Oberfläche ist auf den eingesehenen Seiten nirgends ausgewiesen.

signNow Preise und Gesamtkosten

Der Aufruf der Preisseite leitet auf eine Kaufanwendung weiter, die die Tarife erst nach Auswahl von Plan, Teamgröße und Abrechnungszyklus berechnet. Eine statische Preistabelle existiert dort nicht. Die folgenden Zahlen stammen aus der Vergleichstabelle auf der Startseite und aus der Hilfedokumentation, geprüft am 2026-10-27:

Die Hilfeseite nennt für die Zusatzeinladungen keine Währung, die Website rechnet durchgängig in Dollar. Ein Jahrespreis spart laut Preisanwendung bis zu 60 Prozent gegenüber der monatlichen Zahlung.

Die Rechnung für den Kleinbetrieb von oben: drei Personen auf Business Premium, 600 verschickte Einladungen im Jahr, davon 300 enthalten. Die 300 überzähligen kosten bei 1,80 pro Stück 540 Dollar zusätzlich, also mehr als die Abokosten selbst. Genau dieses Muster beschreibt eine Ein-Stern-Bewertung vom 7. Oktober 2026 auf Trustpilot: Jahresabo mit 100 Einladungen, danach eine erneute Belastung in Höhe eines weiteren Abos, Kündigung nach fünf Monaten. Der Anbieter hat öffentlich widersprochen und auf ein Testkonto aus 2024 verwiesen.

Tipp: Zähle die im letzten Jahr tatsächlich verschickten Dokumente, nicht die geplanten, und teile sie durch die Zahl der Personen, die verschicken. Liegt das Ergebnis über 100, ist der Mehrverbrauch der größte Posten im Angebot.

Stärken und Schwächen

Wo signNow überzeugt

• Niedrige Einstiegshürde pro Platz. Kostenlose und unbegrenzte Nutzerplätze sind in dieser Kategorie ungewöhnlich.
• Formularfunktionen über die Unterschrift hinaus. Bedingte Felder und Formelfelder decken Antrags- und Bestellstrecken mit ab.
• Signaturlinks und Kioskmodus. Zwei Wege, Unterschriften ohne Mailversand einzusammeln.
• Breite Anbindung an gängige Systeme. Von Google Workspace und Zapier bis Salesforce und Dynamics 365.
• Solides Nutzerurteil über eine große Stichprobe. 4,3 aus 3.206 Trustpilot-Bewertungen ist eine belastbare Grundlage.

Wo signNow an Grenzen stößt

• Kontingent statt Flatrate. 100 Einladungen pro Nutzer und Jahr begrenzen das Volumen, der Rest wird pro Stück abgerechnet.
• Widersprüchliche Preisbotschaft. Die Produktseite verspricht Tarife ohne Mehrverbrauchskosten, die Hilfeseite bepreist Zusatzeinladungen.
• Keine ausgewiesene Preisliste. Belastbare Tarifzahlen stehen nicht an einer Stelle, sondern verstreut.
• Keine ausgewiesene EU-Datenregion. Sicherheits- und Trust-Seite nennen keinen Serverstandort.
• Keine deutsche Oberfläche ausgewiesen. Für DACH-Teams mit gemischtem Nutzerkreis ist das kein Nebenaspekt.
• Kein kostenloser Dauertarif. Nach sieben Tagen fällt die Entscheidung.

Was sagen Nutzende über signNow?

Die Stichproben fallen je nach Plattform sehr unterschiedlich aus, das Gesamtbild bleibt aber stabil: gute Noten für Bedienung und Preis-Leistung, die schwächsten Werte beim Support.

Bei Trustpilot entfallen 74 Prozent der Bewertungen auf fünf Sterne und 2 Prozent auf einen Stern (abgerufen 2026-10-27). Auf Capterra liegen Bedienkomfort und Preis-Leistung bei je 4,5, die Funktionen bei 4,4, die Kundenbetreuung bei 4,3, die Weiterempfehlungsquote bei 90 Prozent.

Drei Themen wiederholen sich in den kritischen Rückmeldungen. Das Einladungskontingent überrascht Kunden erst bei der Abrechnung. Einladungsmails landen bei einem Teil der Empfänger im Spam. Und die Rolle als Empfänger ist schwächer ausgebaut als die als Absender, eine Bewertung vom 21. Oktober 2026 vermisst ausdrücklich die Möglichkeit, fremde Dokumente über das eigene Konto zurückzuzeichnen.

Für den deutschen Markt ist der Blick auf OMR Reviews weniger wegen der Note interessant als wegen der Lücken in der Datenschutzmatrix: Serverstandort Deutschland, Serverstandort EU, Beteiligung ausschließlich von EU-Unternehmen und deutschsprachiger Support sind dort jeweils ohne Angabe, eine kostenlose Version als nicht verfügbar vermerkt (abgerufen 2026-10-27). Acht Bewertungen sind zudem zu wenig für ein belastbares Urteil aus der DACH-Region.

Datenschutz und Rechtsordnung

Technisch ist die Hausaufgabe gemacht. Der Anbieter verschlüsselt Daten im Transport mit TLS 1.2 und 1.3 und im Speicher mit AES-256, führt eine SOC-2-Type-II-Zertifizierung, erfüllt nach eigenen Angaben 21 CFR Part 11 und HIPAA und verweist für Zahlungen auf PCI-DSS-konforme Dienstleister. Speicherung und Sicherheit seien in allen Tarifen identisch.

Offen bleiben zwei Punkte, die in deutschen Vergabeprozessen zählen. Ein Serverstandort oder eine EU-Datenregion wird auf den eingesehenen Sicherheitsseiten nicht genannt. Und für den Transfer verweist der Anbieter auf die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework, was die Frage nach der Rechtsordnung des Unternehmens beantwortet, nicht die nach dem Speicherort.

Diese Trennung ist der Kern der Prüfung: Wo liegen die Daten, und welchem Recht unterliegt das Unternehmen, das sie verarbeitet? Den Speicherort kann man vertraglich regeln, die Rechtsordnung des Mutterkonzerns nicht. Wie sich das auf die Anbieterwahl auswirkt, ordnen wir im Beitrag zur digitalen Souveränität ein, die konkreten Anforderungen an Signaturprozesse stehen in der Übersicht zur elektronischen Signatur und DSGVO.

Wenn die Unterschrift zum Termin gehört: meetergo

meetergo ist eine in Köln entwickelte Plattform, die Terminbuchung, Formulare, Video, eine Vertriebspipeline und die elektronische Signatur in einer Oberfläche zusammenführt. Der Zuschnitt unterscheidet sich grundsätzlich von einem reinen Signaturwerkzeug: Die Unterschrift ist kein eigener Vorgang, sondern ein Feld in dem Formular, das ohnehin ausgefüllt wird. Im Einsatz ist sie bei über 40.000 Nutzenden in mehr als 40 Ländern.

Signatur im Buchungsformular

Der Unterzeichner bucht den Termin, füllt das Formular aus und zeichnet die Einverständniserklärung im selben Durchgang. Ein zweites Werkzeug entfällt, ebenso der PDF-Anhang, der sonst zwischen den Postfächern pendelt.

Fortgeschrittene Signatur mit Prüfpfad

meetergo erfasst die FES mit einem sechsstelligen Einmalcode, der zehn Minuten gültig ist, versieht jedes signierte PDF mit einem SHA-256-Hash und protokolliert Zeitstempel, verifizierte E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Browser und Dokument-Hash im Prüfpfad. Alle Signaturdaten liegen auf EU-Servern in Nürnberg.

Unterschrift im laufenden Gespräch

Beratungsgespräche enden oft mit einer mündlichen Zusage, die danach tagelang liegen bleibt. In meetergo lässt sich das Dokument im Gespräch zeichnen, solange die Entscheidung frisch ist.

Monatskontingent statt Abrechnung pro Dokument

Statt einer Einladungszählung gelten Kontingente pro Tarif: Free und Light enthalten 3 Signaturen pro Monat, Suite für 29,90 Euro monatlich unbegrenzte einfache Signaturen plus 50 fortgeschrittene, Premium für 49,90 Euro beides unbegrenzt. Eine Gebühr pro signiertem Dokument fällt nicht an, der Free-Tarif läuft dauerhaft und ohne Kreditkarte.

Die ehrliche Einschränkung: meetergo stellt keine qualifizierte elektronische Signatur aus. Verlangt ein Gesetz die QES, etwa bei einem formgebundenen Vertrag nach § 126a BGB, führt der Weg an einem gelisteten Vertrauensdiensteanbieter nicht vorbei. Welche Anbieter dafür in Frage kommen, steht in der Übersicht der DocuSign Alternativen. Und die Monatskontingente sind eine harte Grenze nach oben: Ab einigen hundert Dokumenten pro Monat führt kein Weg am Premium-Tarif vorbei.

Zum Vergleich der Stichproben: meetergo steht auf OMR Reviews mit 159 Bewertungen (abgerufen 2026-10-27). Die Kategorie ist eine andere, der Wert ersetzt also keinen direkten Funktionsvergleich.

Server in Nürnberg

Termin, Formular und Unterschrift in einem Durchgang.

Server in DeutschlandKein US-MutterkonzernFree-Tarif ohne Kreditkarte

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Sarah NowakGeschäftsführerin · Erstgespräch · 30 Min09:0010:3014:00

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Server in DeutschlandKein US-MutterkonzernFree-Tarif ohne Kreditkarte

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Lohnt sich signNow?

Für Organisationen mit vielen Beteiligten und niedrigem Versandvolumen pro Person ist signNow rechnerisch attraktiv. Kostenlose Plätze, Formularfunktionen über die Unterschrift hinaus und eine nutzbare API ergeben ein Paket, das pro Kopf günstig bleibt und dabei mehr kann als ein reines Signaturfeld.

Für den typischen Kleinbetrieb kippt die Rechnung an einer Zahl. Liegt das Volumen pro versendender Person dauerhaft über 100 Dokumenten im Jahr, wird der Mehrverbrauch zum Hauptkostentreiber, und der Vorteil der kostenlosen Plätze läuft ins Leere. Dazu kommen für deutsche Käufer drei offene Punkte: kein ausgewiesener Serverstandort, keine ausgewiesene deutsche Oberfläche und eine qualifizierte Signatur, die nur über den Support erreichbar ist.

Tipp: Lass dir den Preis pro Zusatzeinladung und die enthaltene Menge im Angebot bestätigen, bevor du zeichnest. Beides steht nicht an derselben Stelle wie der Tarifpreis.

Die ehrliche Entscheidungsfrage lautet deshalb nicht, ob signNow gut ist, sondern ob die Unterschrift bei euch ein eigener Vorgang ist oder das Ende eines Prozesses, der schon in einem anderen Tool läuft. Im zweiten Fall zahlt sich eine Plattform aus, die beide Schritte trägt. Wie die großen US-Anbieter in dieser Frage abschneiden, zeigen unsere Tests zu DocuSign und zu den Adobe Sign Alternativen.

Häufige Fragen zu signNow

Ist signNow in Deutschland rechtsgültig?

Ja, im Rahmen der eIDAS-Verordnung. Eine elektronische Signatur darf nicht allein deshalb zurückgewiesen werden, weil sie elektronisch ist. Den Unterschied macht die Stufe. Formfreie Verträge kommen mit der einfachen Signatur aus, bei den im BGB elektronisch zugelassenen Formen ist die qualifizierte Pflicht. Die Einordnung steht in unserem Beitrag zum Online-Unterschreiben von Verträgen.

Wie viele Dokumente darf man mit signNow verschicken?

Bezahlte Tarife enthalten laut Hilfedokumentation 100 Signatureinladungen pro Nutzer und Jahr oder 10 pro Nutzer und Monat (geprüft 2026-10-27). Nicht genutzte Einladungen verfallen zum Jahresende. Zusätzlich gelten Tageslimits von 100 Dokumenten, 100 Einladungen und 100 E-Mails.

Was kostet eine Einladung über dem Kontingent?

Die Hilfeseite nennt 0,96 für den Business-Tarif, 1,80 für Business Premium und 3,60 für Enterprise, jeweils pro Zusatzeinladung und in Dollar. Abgerechnet wird bei Paketabschluss oder in einer Monatsendabrechnung ab zehn Zusatzeinladungen.

Gibt es signNow kostenlos?

Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht, die Testversion läuft sieben Tage. Wer nur eine Grafik der eigenen Unterschrift braucht, kommt ohne Abo aus: Mit dem Unterschrift-Generator lässt sie sich im Browser zeichnen und als Bild in ein PDF einfügen. Das ist eine einfache elektronische Signatur und ersetzt keinen Prüfpfad.

Bietet signNow die qualifizierte elektronische Signatur?

Laut der EU-Rechtsseite des Anbieters sind fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen über anerkannte Vertrauensdiensteanbieter möglich, nachdem die Einstellungen im Konto aktiviert wurden. Tarif, Preis und ausstellende Stelle sind nicht ausgewiesen, ein deutscher Testbericht führt die fehlende QES als Nachteil. Lass dir diesen Punkt vor Abschluss bestätigen. Was die Stufe ausmacht, erklärt unser Beitrag zur qualifizierten elektronischen Signatur.

Wo speichert signNow die Daten?

Die eingesehenen Sicherheits- und Trust-Seiten nennen keinen Serverstandort und keine EU-Datenregion. Angegeben sind Verschlüsselung mit TLS 1.2 und 1.3 im Transport sowie AES-256 im Speicher und die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework. Wie meetergo diese Frage beantwortet, steht auf der Sicherheitsseite.

Welche Alternativen gibt es zu signNow?

Die Auswahl hängt daran, was neben der Unterschrift noch gebraucht wird. Für reine Signaturprozesse mit hoher Akzeptanz auf Empfängerseite sind die großen US-Anbieter gesetzt, die Kostenseite zeigt unsere Aufstellung zu DocuSign Kosten und Adobe Sign Kosten. Geht es um Termin, Formular und Unterschrift in einem Durchgang, lohnt der Blick auf eine Plattform wie meetergo. Die Grundlagen stehen in unserer Übersicht zur digitalen Signatur.