¿Cuántas horas pierdes cada semana gestionando citas por teléfono, WhatsApp o email? Si eres como la mayoría de los profesionales, probablemente demasiadas. Un software de citas online puede ahorrarte hasta 10 horas semanales automatizando la programación de reuniones, reduciendo cancelaciones y mejorando la experiencia de tus clientes.
En esta guía completa te mostramos los 12 mejores sistemas de citas online en 2026, comparando precios, funcionalidades y casos de uso para que encuentres la solución perfecta para tu negocio.
¿Qué es un software de citas online?
Un software de citas online es una herramienta digital que permite a los clientes reservar citas, reuniones o servicios de forma automática las 24 horas del día, sin necesidad de llamadas telefónicas o intercambio de correos electrónicos.
Estas plataformas se sincronizan con tu calendario, muestran tu disponibilidad real en tiempo real, envían recordatorios automáticos y reducen drásticamente las cancelaciones de última hora.
¿Por qué necesitas un software de citas online?
Los beneficios de implementar un sistema de reservas online son inmediatos y medibles:
- Ahorro de tiempo: Hasta 10 horas semanales eliminando llamadas y mensajes de coordinación
- Más reservas: Tus clientes pueden agendar 24/7, incluso fuera de tu horario laboral
- Menos cancelaciones: Los recordatorios automáticos reducen las ausencias hasta un 80%
- Mejor imagen profesional: Una experiencia de reserva moderna mejora la percepción de tu marca
- Datos y analíticas: Obtén información valiosa sobre patrones de reserva y comportamiento de clientes
Características clave del mejor software de citas
Al evaluar diferentes plataformas, busca estas funcionalidades esenciales:
1. Sincronización de calendarios
Integración bidireccional con Google Calendar, Outlook, iCloud y otros calendarios para evitar dobles reservas.
2. Recordatorios automáticos
Envío de notificaciones por email y SMS antes de cada cita para reducir ausencias.
3. Personalización de marca
Páginas de reserva con tus colores, logo y dominio personalizado para mantener tu identidad corporativa.
4. Gestión de equipos
Funciones de round-robin y routing para distribuir citas entre varios miembros del equipo.
5. Cumplimiento RGPD
Servidores en la Unión Europea y protección de datos conforme al Reglamento General de Protección de Datos.
Tabla comparativa: Los mejores software de citas 2026
| Software | Precio desde | Plan gratuito | RGPD | Videoconferencia | Mejor para |
|---|---|---|---|---|---|
meetergo | 0€/mes | ✓ | ✓ 100% | ✓ Incluida | Todo tipo de negocios |
Softwaremeetergo Precio desde0€/mes Plan gratuito✓ RGPD✓ 100% Videoconferencia✓ Incluida Mejor paraTodo tipo de negocios | |||||
Calendly | 10€/mes | ✓ Limitado | ✗ Servidores USA | ✗ | Freelancers |
SoftwareCalendly Precio desde10€/mes Plan gratuito✓ Limitado RGPD✗ Servidores USA Videoconferencia✗ Mejor paraFreelancers | |||||
SimplyBook.me | 8,25€/mes | ✓ Limitado | Parcial | ✗ | Salones de belleza |
SoftwareSimplyBook.me Precio desde8,25€/mes Plan gratuito✓ Limitado RGPDParcial Videoconferencia✗ Mejor paraSalones de belleza | |||||
Setmore | 0€/mes | ✓ | ✗ Servidores USA | ✗ | Pequeños negocios |
SoftwareSetmore Precio desde0€/mes Plan gratuito✓ RGPD✗ Servidores USA Videoconferencia✗ Mejor paraPequeños negocios | |||||
Reservio | 14,90€/mes | ✓ Limitado | ✓ | ✗ | Servicios locales |
SoftwareReservio Precio desde14,90€/mes Plan gratuito✓ Limitado RGPD✓ Videoconferencia✗ Mejor paraServicios locales | |||||
HubSpot | 40€/mes | ✗ | Parcial | ✗ | Equipos de ventas |
SoftwareHubSpot Precio desde40€/mes Plan gratuito✗ RGPDParcial Videoconferencia✗ Mejor paraEquipos de ventas | |||||
Timify | 12€/mes | ✗ | ✓ | ✗ | Pymes europeas |
SoftwareTimify Precio desde12€/mes Plan gratuito✗ RGPD✓ Videoconferencia✗ Mejor paraPymes europeas | |||||
Acuity | 14€/mes | ✗ | ✗ Servidores USA | ✗ | Coaches |
SoftwareAcuity Precio desde14€/mes Plan gratuito✗ RGPD✗ Servidores USA Videoconferencia✗ Mejor paraCoaches | |||||
Doodle | 6,95€/mes | ✓ Limitado | Parcial | ✗ | Encuestas de horarios |
SoftwareDoodle Precio desde6,95€/mes Plan gratuito✓ Limitado RGPDParcial Videoconferencia✗ Mejor paraEncuestas de horarios | |||||
Square | 0€/mes | ✓ | ✗ Servidores USA | ✗ | Comercio minorista |
SoftwareSquare Precio desde0€/mes Plan gratuito✓ RGPD✗ Servidores USA Videoconferencia✗ Mejor paraComercio minorista | |||||
AgendaPro | 29€/mes | ✓ Prueba | Parcial | ✗ | Salones y spas |
SoftwareAgendaPro Precio desde29€/mes Plan gratuito✓ Prueba RGPDParcial Videoconferencia✗ Mejor paraSalones y spas | |||||
TuCalendi | 10€/mes | ✓ Limitado | ✓ | ✗ | Mercado español |
SoftwareTuCalendi Precio desde10€/mes Plan gratuito✓ Limitado RGPD✓ Videoconferencia✗ Mejor paraMercado español | |||||
Los 12 mejores software de citas online en 2026
Analizamos en profundidad cada plataforma para que puedas tomar la mejor decisión para tu negocio:
1. meetergo - El software de citas más completo y conforme al RGPD
meetergo es la plataforma de programación de citas más completa del mercado europeo. Fabricada en Alemania con servidores en Frankfurt, combina reservas ilimitadas, videoconferencia integrada, CRM de ventas y total cumplimiento del RGPD en una sola herramienta.
A diferencia de Calendly o Acuity, meetergo incluye videoconferencia cifrada de extremo a extremo sin límites de tiempo, un CRM visual para gestionar tu pipeline de ventas, y opciones avanzadas de personalización de marca con dominios CNAME.
✅ Ventajas:
- ✅ 100% conforme al RGPD - Servidores en Frankfurt, Alemania
- ✅ Videoconferencia incluida sin límites - Sin coste adicional ni restricciones de tiempo
- ✅ CRM de ventas integrado - Pipeline visual, seguimiento de oportunidades y contactos
- ✅ Editor de marca visual - Personalización completa sin código, dominios personalizados
- ✅ Integraciones premium - HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Stripe, PayPal
- ✅ Plan gratuito generoso - Reuniones ilimitadas, transcripción AI local, tarjeta digital de presentación
❌ Inconvenientes:
- ❌ Algunas funciones avanzadas requieren planes de pago (como el routing inteligente)
💰 Precio: Plan gratuito con reuniones ilimitadas. Planes de pago desde 7€/mes (Essentials), 13€/mes (Growth) y 25€/mes (Teams). CRM de ventas disponible como add-on por +14€/mes.
2. Calendly - Popular pero con limitaciones en RGPD
Calendly es una de las herramientas de programación más conocidas a nivel mundial. Su interfaz intuitiva y curva de aprendizaje baja la hacen ideal para freelancers y pequeños equipos. Sin embargo, sus servidores están en Estados Unidos, lo que plantea desafíos de cumplimiento RGPD para negocios europeos.
✅ Ventajas:
- ✅ Interfaz muy intuitiva y fácil de usar
- ✅ Amplia adopción en el mercado global
- ✅ Múltiples integraciones con herramientas populares
❌ Inconvenientes:
- ❌ Servidores en USA - Problemas de cumplimiento RGPD para empresas europeas
- ❌ Sin videoconferencia incluida - Requiere integración con Zoom o Google Meet
- ❌ Opciones de personalización limitadas en planes básicos
💰 Precio: Plan gratuito limitado disponible. Planes de pago desde 10€/mes (Standard), 15€/mes (Teams) hasta soluciones enterprise personalizadas.
🔗 Visitar el sitio oficial de Calendly
3. SimplyBook.me - Ideal para salones de belleza y spas
SimplyBook.me está especialmente diseñado para negocios de servicios locales como peluquerías, spas, centros de estética y clínicas. Destaca por sus funciones específicas para gestión de recursos, múltiples ubicaciones y aceptación de pagos en línea.
✅ Ventajas:
- ✅ Funciones especializadas para salones y spas
- ✅ Gestión de múltiples ubicaciones y recursos
- ✅ Pagos online con múltiples procesadores
❌ Inconvenientes:
- ❌ Interfaz algo compleja para usuarios principiantes
- ❌ Algunas funciones clave requieren complementos de pago adicionales
💰 Precio: Plan gratuito limitado disponible. Planes desde 8,25€/mes (Basic), 24,90€/mes (Standard) hasta 49,90€/mes (Premium).
🔗 Visitar el sitio oficial de SimplyBook.me
4. Setmore - Solución gratuita para pequeños negocios
Setmore ofrece un plan gratuito permanente que incluye funciones básicas de programación, lo que la convierte en una opción atractiva para autónomos y pequeños negocios que están empezando con la reserva online.
✅ Ventajas:
- ✅ Plan gratuito completo y sin límites de tiempo
- ✅ Aplicación móvil para gestión sobre la marcha
- ✅ Integración con Facebook e Instagram
❌ Inconvenientes:
- ❌ Servidores en Estados Unidos - Consideraciones RGPD
- ❌ Marca Setmore visible en la versión gratuita
- ❌ Funciones avanzadas limitadas comparado con alternativas
💰 Precio: Plan gratuito permanente con funciones básicas. Plan Pro desde 5€/mes por usuario.
🔗 Visitar el sitio oficial de Setmore
5. Reservio - Sistema europeo todo-en-uno
Reservio es una plataforma europea completa para negocios basados en servicios. Ofrece no solo reservas online, sino también gestión de clientes, marketing por email y análisis detallados, todo desde una sola plataforma.
✅ Ventajas:
- ✅ Empresa europea con cumplimiento RGPD
- ✅ Marketing por email integrado
- ✅ Gestión completa de clientes y fidelización
❌ Inconvenientes:
- ❌ Precio más elevado que competidores gratuitos
- ❌ Curva de aprendizaje más pronunciada por su amplitud de funciones
💰 Precio: Prueba gratuita de 14 días. Planes desde 14,90€/mes (Mini) hasta 54,90€/mes (Premium).
🔗 Visitar el sitio oficial de Reservio
6. HubSpot - Potente para equipos de ventas enterprise
HubSpot Meetings forma parte del ecosistema HubSpot CRM. Si ya utilizas HubSpot para marketing o ventas, su herramienta de programación se integra perfectamente. Sin embargo, para negocios que solo necesitan gestión de citas con CRM, puede resultar excesivo y costoso.
✅ Ventajas:
- ✅ Integración perfecta con el ecosistema HubSpot
- ✅ Funciones avanzadas de reporting y análisis
- ✅ Ideal para equipos grandes y procesos de ventas complejos
❌ Inconvenientes:
- ❌ Precio elevado, especialmente para pequeños negocios
- ❌ Complejidad innecesaria si solo necesitas programación de citas
- ❌ Cumplimiento RGPD parcial - Algunas funciones usan servidores USA
💰 Precio: CRM gratuito con funciones básicas. Sales Hub desde 40€/mes por usuario. Funciones avanzadas de programación en planes superiores.
🔗 Visitar el sitio oficial de HubSpot
7. Timify - Solución alemana para pymes
Timify es una plataforma alemana especializada en gestión de citas para pequeñas y medianas empresas. Ofrece funciones de reserva online, gestión de recursos y análisis, todo conforme al RGPD.
✅ Ventajas:
- ✅ Empresa alemana con total cumplimiento RGPD
- ✅ Gestión de múltiples ubicaciones y recursos
- ✅ Interfaz en español bien localizada
❌ Inconvenientes:
- ❌ Sin plan gratuito, solo prueba de 14 días
- ❌ Menos integraciones que competidores internacionales
💰 Precio: Desde 12€/mes (Starter) hasta 120€/mes (Enterprise). Prueba gratuita de 14 días disponible.
🔗 Visitar el sitio oficial de Timify
8. Acuity Scheduling - Para coaches y consultores
Acuity Scheduling (ahora parte de Squarespace) es una opción robusta para coaches, consultores y profesionales que ofrecen sesiones individuales. Destaca por su flexibilidad y opciones de personalización.
✅ Ventajas:
- ✅ Funciones avanzadas de personalización
- ✅ Formularios de admisión personalizables
- ✅ Integración con Stripe y Square para pagos
❌ Inconvenientes:
- ❌ Sin plan gratuito disponible
- ❌ Servidores en USA - Desafíos de cumplimiento RGPD
💰 Precio: Desde 14€/mes (Emerging) hasta 45€/mes (Powerhouse). Prueba gratuita de 7 días.
🔗 Visitar el sitio oficial de Acuity Scheduling
9. Doodle - Encuestas de horarios y programación grupal
Doodle es conocido principalmente por sus encuestas de disponibilidad grupal. Aunque ofrece funciones de reserva individual, su fuerte son las reuniones donde múltiples participantes deben coordinar horarios.
✅ Ventajas:
- ✅ Excelente para coordinar reuniones grupales
- ✅ Interfaz simple y conocida por muchos usuarios
- ✅ Empresa suiza con enfoque en privacidad
❌ Inconvenientes:
- ❌ Menos funciones de reserva profesional que alternativas
- ❌ Plan gratuito muy limitado con branding visible
💰 Precio: Plan gratuito básico. Pro desde 6,95€/mes, Team desde 8,95€/mes, Business desde 13,95€/mes.
🔗 Visitar el sitio oficial de Doodle
10. Square Appointments - Integrado con pagos
Square Appointments es ideal para negocios que ya utilizan el ecosistema de pagos Square. Ofrece un plan gratuito para un usuario con funciones básicas de reserva y acepta pagos online sin integraciones adicionales.
✅ Ventajas:
- ✅ Plan gratuito para un usuario disponible
- ✅ Integración perfecta con procesamiento de pagos Square
- ✅ Aplicación móvil potente para gestión sobre la marcha
❌ Inconvenientes:
- ❌ Empresa estadounidense con servidores en USA
- ❌ Diseñado principalmente para comercio físico, menos ideal para servicios online
💰 Precio: Plan gratuito para 1 usuario. Plus desde 29€/mes por ubicación, Premium desde 69€/mes.
🔗 Visitar el sitio oficial de Square Appointments
11. AgendaPro - Líder en Latinoamérica
AgendaPro es una plataforma latinoamericana muy popular para salones de belleza, spas y centros wellness. Ofrece gestión completa de citas, inventario, punto de venta y marketing, todo en una sola herramienta.
✅ Ventajas:
- ✅ Muy popular en España y Latinoamérica
- ✅ Incluye punto de venta y gestión de inventario
- ✅ Soporte en español y adaptado al mercado local
❌ Inconvenientes:
- ❌ Precio elevado comparado con alternativas
- ❌ Demasiadas funciones si solo necesitas programación básica
💰 Precio: Desde 29€/mes. Prueba gratuita de 10 días disponible. Precios personalizados para empresas grandes.
🔗 Visitar el sitio oficial de AgendaPro
12. TuCalendi - Solución española económica
TuCalendi es una alternativa española a Calendly con precios más competitivos y servidores en Europa. Es una buena opción para freelancers y pequeños equipos que buscan cumplimiento RGPD sin renunciar a funcionalidad.
✅ Ventajas:
- ✅ Empresa española con cumplimiento RGPD
- ✅ Precio competitivo para el mercado español
- ✅ Interfaz completamente en español
❌ Inconvenientes:
- ❌ Menos integraciones que competidores internacionales
- ❌ Plan gratuito más limitado que alternativas
💰 Precio: Plan gratuito limitado. Pro desde 10€/mes, Business desde 20€/mes.
🔗 Visitar el sitio oficial de TuCalendi
¿Cómo elegir el mejor software de citas para tu negocio?
La elección del software ideal depende de varios factores específicos de tu negocio:
Checklist: Evalúa tus necesidades antes de elegir
Recomendaciones por tipo de negocio
Equipos de ventas: meetergo por su CRM integrado, routing inteligente y videoconferencia incluida. Alternativa: HubSpot si ya usas su ecosistema.
Coaches y consultores: meetergo o Acuity Scheduling por sus formularios personalizables y opciones de pagos.
Salones de belleza y spas: SimplyBook.me o AgendaPro por sus funciones especializadas de gestión de recursos.
Freelancers con presupuesto limitado: meetergo (plan gratuito más completo) o Setmore.
Empresas que priorizan RGPD: meetergo, Timify, Reservio o TuCalendi - todas con servidores en Europa.
Preguntas frecuentes sobre software de citas online
¿Qué es mejor, Calendly o meetergo?
Para negocios europeos, meetergo es superior porque ofrece 100% cumplimiento RGPD con servidores en Frankfurt, videoconferencia ilimitada incluida, CRM de ventas integrado y editor de marca visual sin coste adicional. Calendly tiene sus servidores en USA (problemas de RGPD) y no incluye video ni CRM. Sin embargo, Calendly tiene mayor reconocimiento de marca internacional.
¿Cuál es el software de citas gratuito más completo?
meetergo ofrece el plan gratuito más completo del mercado: reuniones ilimitadas, sincronización con múltiples calendarios (Google, Outlook, iCloud), transcripción AI local gratuita con meetergo Log, y tarjeta digital de presentación. Otras opciones gratuitas como Setmore o Square también son sólidas pero más limitadas en funciones.
¿Qué software de citas cumple con el RGPD?
Los software con cumplimiento RGPD completo incluyen: meetergo (Alemania, servidores en Frankfurt), Timify (Alemania), Reservio (República Checa), TuCalendi (España) y Doodle (Suiza). Calendly, Acuity, Setmore y Square tienen sus servidores en Estados Unidos y solo ofrecen cumplimiento parcial mediante cláusulas contractuales estándar.
¿Necesito pagar por videoconferencia aparte?
Depende del software. meetergo incluye videoconferencia cifrada de extremo a extremo sin límites de tiempo en todos los planes (incluso el gratuito). La mayoría de alternativas como Calendly, Acuity o SimplyBook.me requieren que uses Zoom, Google Meet o Microsoft Teams por separado. Esto implica costes adicionales y más herramientas que gestionar.
¿Puedo aceptar pagos online con estos software?
Sí, la mayoría de los software profesionales permiten cobrar por adelantado. meetergo se integra con Stripe y PayPal. SimplyBook.me soporta múltiples procesadores de pago. Square tiene su propio sistema de pagos integrado. Acuity se integra con Stripe y Square. Los planes gratuitos suelen no incluir esta función, requiriendo planes de pago.
¿Qué software es mejor para equipos grandes?
Para equipos grandes, meetergo ofrece round-robin inteligente, routing con funnels, calendarios colectivos y un CRM de ventas incluido desde 25€/mes por usuario. HubSpot es otra opción potente si ya usas su ecosistema, aunque más cara (desde 40€/mes). Calendly Teams también es popular pero carece de videoconferencia incluida y tiene limitaciones RGPD.
Conclusión: ¿Cuál es el mejor software de citas online en 2026?
No hay una respuesta única, pero para la mayoría de negocios europeos, meetergo destaca como la opción más completa: 100% RGPD, videoconferencia ilimitada incluida, CRM de ventas integrado, editor de marca visual y un plan gratuito generoso que compite con los planes de pago de alternativas.
Si buscas una solución específica para salones de belleza, SimplyBook.me o AgendaPro pueden ser mejores opciones. Para freelancers con presupuesto cero, Setmore es una alternativa decente aunque con limitaciones RGPD.
Lo más importante es que elijas un software que:
- Cumpla con el RGPD si operas en Europa
- Se ajuste a tu presupuesto mensual
- Incluya las funciones esenciales que necesitas (video, equipos, pagos)
- Se integre con tus herramientas actuales (CRM, calendario, pagos)
La buena noticia es que todas las opciones en esta lista ofrecen pruebas gratuitas o planes gratuitos, así que puedes probar varias antes de comprometerte. Empieza con meetergo si buscas la solución más completa, o explora las alternativas específicas de tu industria.
