¿Cansado de gestionar reservas por teléfono, WhatsApp o correo electrónico? Un buen software de reservas puede transformar completamente tu negocio: automatiza la programación de citas, reduce las ausencias con recordatorios automáticos y libera horas de tu tiempo cada semana.
En esta guía he analizado los 12 mejores sistemas de reservas online disponibles en 2026, comparando funcionalidades, precios, integraciones y, muy importante, el cumplimiento del RGPD (especialmente crucial si operas en España o la Unión Europea).
Ya seas propietario de un salón de belleza, consultor, terapeuta, gimnasio o cualquier negocio que trabaje con citas, aquí encontrarás la solución perfecta para ti.
¿Qué es un software de reservas y por qué lo necesitas?
Un software de reservas (también llamado sistema de cita previa o booking system) es una herramienta digital que permite a tus clientes agendar citas online de forma autónoma, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
En lugar de depender de llamadas telefónicas o intercambios interminables de emails, tu cliente simplemente visita tu página de reservas, selecciona el servicio, elige un horario disponible y confirma. Todo automático.
Beneficios clave de usar un sistema de reservas
- ✅ Ahorro de tiempo: Automatiza la programación y elimina el ir y venir de mensajes
- ✅ Reducción de no-shows: Los recordatorios automáticos por email y SMS reducen las ausencias hasta un 50%
- ✅ Disponibilidad 24/7: Tus clientes pueden reservar en cualquier momento, incluso fuera de horario comercial
- ✅ Sincronización de calendarios: Evita dobles reservas conectando Google Calendar, Outlook, iCloud, etc.
- ✅ Mejor imagen profesional: Una página de reservas elegante transmite seriedad y confianza
- ✅ Cobros anticipados: Muchos sistemas permiten cobrar o pedir un depósito al reservar
Comparativa rápida: Los 12 mejores software de reservas
Antes de profundizar en cada herramienta, aquí tienes una tabla resumen para que veas de un vistazo las principales diferencias:
Comparativa de los principales software de reservas en 2026
| Software | Precio desde | Plan gratuito | RGPD | Videoconferencia | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
meetergo | 0€/mes | ✅ Sí | ✅ 100% | ✅ Incluida | Todo tipo de negocios |
Softwaremeetergo Precio desde0€/mes Plan gratuito✅ Sí RGPD✅ 100% Videoconferencia✅ Incluida Ideal paraTodo tipo de negocios | |||||
Calendly | 0$/mes | ✅ Limitado | ⚠️ Parcial | ❌ No incluida | Freelancers, consultores |
SoftwareCalendly Precio desde0$/mes Plan gratuito✅ Limitado RGPD⚠️ Parcial Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraFreelancers, consultores | |||||
SimplyBook.me | 0€/mes | ✅ Sí | ✅ Sí | ❌ No incluida | Salones, spas, clínicas |
SoftwareSimplyBook.me Precio desde0€/mes Plan gratuito✅ Sí RGPD✅ Sí Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraSalones, spas, clínicas | |||||
Setmore | 0$/mes | ✅ Sí | ⚠️ Parcial | ✅ Teleport | Pequeños negocios |
SoftwareSetmore Precio desde0$/mes Plan gratuito✅ Sí RGPD⚠️ Parcial Videoconferencia✅ Teleport Ideal paraPequeños negocios | |||||
Acuity Scheduling | 16$/mes | ❌ No | ⚠️ Parcial | ❌ No incluida | Profesionales premium |
SoftwareAcuity Scheduling Precio desde16$/mes Plan gratuito❌ No RGPD⚠️ Parcial Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraProfesionales premium | |||||
Reservio | 0€/mes | ✅ Sí | ✅ Sí | ❌ No incluida | Salones, centros wellness |
SoftwareReservio Precio desde0€/mes Plan gratuito✅ Sí RGPD✅ Sí Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraSalones, centros wellness | |||||
Timify | 0€/mes | ✅ Sí | ✅ Sí (Alemania) | ❌ No incluida | Pymes y empresas |
SoftwareTimify Precio desde0€/mes Plan gratuito✅ Sí RGPD✅ Sí (Alemania) Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraPymes y empresas | |||||
Bookitit | 4,50€/mes | ❌ No | ✅ Sí (España) | ❌ No incluida | Negocios españoles |
SoftwareBookitit Precio desde4,50€/mes Plan gratuito❌ No RGPD✅ Sí (España) Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraNegocios españoles | |||||
Appointy | 19,99$/mes | ✅ Limitado | ⚠️ Parcial | ❌ No incluida | Servicios diversos |
SoftwareAppointy Precio desde19,99$/mes Plan gratuito✅ Limitado RGPD⚠️ Parcial Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraServicios diversos | |||||
Holded | 15€/mes | ❌ No | ✅ Sí (España) | ❌ No incluida | Gestión integral |
SoftwareHolded Precio desde15€/mes Plan gratuito❌ No RGPD✅ Sí (España) Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraGestión integral | |||||
Fresha | 0€/mes | ✅ Sí | ✅ Sí | ❌ No incluida | Salones de belleza |
SoftwareFresha Precio desde0€/mes Plan gratuito✅ Sí RGPD✅ Sí Videoconferencia❌ No incluida Ideal paraSalones de belleza | |||||
Cal.com | 0$/mes | ✅ Sí | ✅ Self-host | ❌ Integración | Desarrolladores, tech |
SoftwareCal.com Precio desde0$/mes Plan gratuito✅ Sí RGPD✅ Self-host Videoconferencia❌ Integración Ideal paraDesarrolladores, tech | |||||
1. meetergo - El software de reservas todo en uno 100% RGPD
meetergo es una plataforma alemana de programación de citas y reservas que destaca por su cumplimiento total del RGPD. Con servidores ubicados en Frankfurt (Alemania), tus datos y los de tus clientes nunca salen de la Unión Europea.
Lo que hace único a meetergo es que combina reservas, videoconferencia integrada y CRM de ventas en una sola plataforma, eliminando la necesidad de pagar por múltiples herramientas.
✅ Ventajas:
- ✅ 100% cumplimiento RGPD con servidores en la UE (Frankfurt)
- ✅ Videoconferencia incluida (meetergo connect) - sin límites de tiempo ni costes extra
- ✅ CRM de ventas integrado con pipeline visual tipo Kanban
- ✅ Sincronización con Google Calendar, Outlook, iCloud, CalDAV y Proton
- ✅ Editor visual de branding para personalizar completamente tu página de reservas
- ✅ Integraciones con HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zapier, Stripe y PayPal
- ✅ Funciones de equipo: round-robin, routing forms, eventos colectivos
- ✅ meetergo Log: transcripción de reuniones con IA 100% local (gratis)
❌ Desventajas:
- ❌ Menos conocido que Calendly (aunque está creciendo rápidamente)
- ❌ La interfaz está principalmente en alemán, inglés y español (sin otros idiomas locales)
💰 Precios: Plan Basic gratuito con reuniones ilimitadas | Essentials desde 7€/mes | Growth desde 13€/mes por usuario | Teams desde 25€/mes por usuario | CRM +14€/mes por usuario
2. Calendly - El software de reservas más popular
Calendly es probablemente el software de reservas más conocido del mundo. Su interfaz limpia y facilidad de uso lo han convertido en la opción favorita de freelancers y consultores. Sin embargo, al ser una empresa estadounidense, el cumplimiento del RGPD puede ser una preocupación para negocios europeos.
✅ Ventajas:
- ✅ Interfaz muy intuitiva y fácil de configurar
- ✅ Amplia biblioteca de integraciones
- ✅ Plan gratuito disponible para uso básico
❌ Desventajas:
- ❌ Servidores en EEUU - posibles problemas de cumplimiento RGPD
- ❌ Sin videoconferencia integrada (requiere Zoom, Google Meet, etc.)
- ❌ Plan gratuito muy limitado (solo 1 tipo de evento)
- ❌ Precios elevados para funciones avanzadas
💰 Precios: Gratis (muy limitado) | Standard 10$/mes | Teams 16$/mes | Enterprise personalizado
3. SimplyBook.me - Sistema completo para servicios y negocios
SimplyBook.me es una plataforma de reservas muy completa, especialmente popular en salones de belleza, spas, clínicas y centros de bienestar. Ofrece un sistema modular donde pagas por las funciones que necesitas.
✅ Ventajas:
- ✅ Plan gratuito con hasta 50 reservas/mes
- ✅ Sistema de punto de venta (POS) integrado
- ✅ App móvil para clientes y administradores
- ✅ Cumplimiento RGPD con opción de hosting en UE
❌ Desventajas:
- ❌ Interfaz puede resultar abrumadora por tantas opciones
- ❌ Sistema modular significa costes adicionales por cada función
- ❌ Sin videoconferencia integrada
💰 Precios: Gratis (50 reservas) | Basic 8,25€/mes | Standard 24,90€/mes | Premium 49,90€/mes
4. Setmore - Software de reservas gratuito con videoconferencia
Setmore destaca por ofrecer un plan gratuito bastante completo que incluye reservas ilimitadas y hasta 4 usuarios. Además, incluye su propia solución de videoconferencia llamada Teleport.
✅ Ventajas:
- ✅ Plan gratuito muy generoso con reservas ilimitadas
- ✅ Videoconferencia Teleport incluida
- ✅ Aplicaciones móviles para iOS y Android
❌ Desventajas:
- ❌ Servidores principalmente en EEUU
- ❌ Opciones de personalización limitadas en el plan gratuito
- ❌ Soporte técnico solo en inglés
💰 Precios: Gratis (hasta 4 usuarios) | Pro 12$/mes por usuario | Team 9$/mes por usuario
5. Acuity Scheduling - Para profesionales que buscan personalización
Acuity Scheduling (ahora propiedad de Squarespace) es conocido por sus amplias opciones de personalización y su integración perfecta con el ecosistema Squarespace. Es una opción sólida para profesionales que ya usan esa plataforma.
✅ Ventajas:
- ✅ Alta personalización de formularios y páginas de reserva
- ✅ Integración nativa con Squarespace
- ✅ Gestión avanzada de pagos y paquetes
❌ Desventajas:
- ❌ Sin plan gratuito (solo prueba de 7 días)
- ❌ Servidores en EEUU - preocupaciones de RGPD
- ❌ Curva de aprendizaje por la cantidad de opciones
💰 Precios: Emerging 16$/mes | Growing 27$/mes | Powerhouse 49$/mes
6. Reservio - Software europeo para salones y wellness
Reservio es una plataforma checa muy popular en Europa, especialmente en el sector de la belleza y el bienestar. Su plan gratuito permite gestionar hasta 40 reservas mensuales, lo que lo hace ideal para negocios pequeños.
✅ Ventajas:
- ✅ Empresa europea con cumplimiento RGPD
- ✅ Plan gratuito funcional para pequeños negocios
- ✅ Sistema TPV y mini CRM incluidos
❌ Desventajas:
- ❌ Límite de 40 reservas/mes en plan gratuito
- ❌ Sin videoconferencia integrada
- ❌ Enfocado principalmente en belleza/wellness
💰 Precios: Gratis (40 reservas) | Individual 7€/mes | Small Business 22€/mes
7. Timify - Software alemán para pymes y empresas
Timify es una solución alemana de gestión de citas en la nube, ideal tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones. Al ser alemán, cumple estrictamente con el RGPD y ofrece hosting en servidores europeos.
✅ Ventajas:
- ✅ Empresa alemana con cumplimiento RGPD garantizado
- ✅ Plan gratuito disponible para empezar
- ✅ Soluciones escalables desde autónomos hasta enterprise
❌ Desventajas:
- ❌ Plan gratuito muy limitado en funciones
- ❌ Sin videoconferencia integrada
- ❌ Precios elevados para funciones avanzadas
💰 Precios: Gratis (básico) | Classic desde 25€/mes | Premium desde 46€/mes | Enterprise personalizado
8. Bookitit - Software de reservas español
Bookitit es un software de reservas 100% español, desarrollado en Valencia. Si prefieres trabajar con una empresa local que entienda las necesidades del mercado español, esta es una excelente opción.
✅ Ventajas:
- ✅ Empresa 100% española con soporte en español
- ✅ Cumplimiento total del RGPD
- ✅ Precios competitivos para múltiples agendas
❌ Desventajas:
- ❌ Sin plan gratuito disponible
- ❌ Sin videoconferencia integrada
- ❌ Menos integraciones que competidores internacionales
💰 Precios: Desde 4,50€/mes por agenda | Multi-agenda desde 13€/mes
9. Fresha - Gratis para salones de belleza y spas
Fresha (antes Shedul) es una plataforma específicamente diseñada para salones de belleza, peluquerías, spas y centros de estética. Su mayor atractivo es que el software base es completamente gratuito, generando ingresos solo por servicios opcionales.
✅ Ventajas:
- ✅ Software base 100% gratuito, sin límites de reservas
- ✅ Marketplace integrado para atraer nuevos clientes
- ✅ Sistema de punto de venta y gestión de inventario
❌ Desventajas:
- ❌ Solo para sector belleza/wellness - no apto para otros negocios
- ❌ Comisiones en pagos procesados por la plataforma
- ❌ Sin videoconferencia (aunque no es necesario para su sector)
💰 Precios: Software gratuito | Comisiones por nuevos clientes del marketplace y pagos procesados
10. Cal.com - La alternativa open source
Cal.com es la alternativa open source a Calendly que ha ganado mucha popularidad entre desarrolladores y empresas tech. Puedes usarlo en la nube o instalarlo en tus propios servidores para máximo control.
✅ Ventajas:
- ✅ Código abierto - puedes autoalojarlo en tus servidores
- ✅ Plan gratuito generoso en la nube
- ✅ Máximo control sobre los datos (self-hosting)
❌ Desventajas:
- ❌ Requiere conocimientos técnicos para self-hosting
- ❌ Sin videoconferencia propia (requiere integración)
- ❌ Menos funciones de equipo que soluciones comerciales
💰 Precios: Gratis (self-hosting) | Cloud desde 15$/mes | Team 20$/mes por usuario
11. Holded - Gestión integral con módulo de reservas
Holded es una plataforma española de gestión empresarial integral que incluye facturación, contabilidad, CRM, proyectos y también un módulo de reservas. Es ideal si buscas centralizar toda la gestión de tu negocio.
✅ Ventajas:
- ✅ Todo en uno: facturación, contabilidad, CRM y reservas
- ✅ Empresa española con cumplimiento RGPD
- ✅ Soporte técnico en español
❌ Desventajas:
- ❌ El módulo de reservas es básico comparado con soluciones especializadas
- ❌ Sin plan gratuito
- ❌ Sin videoconferencia integrada
💰 Precios: Basic 15€/mes | Standard 40€/mes | Advanced 75€/mes | Premium 125€/mes
12. Appointy - Software versátil para múltiples industrias
Appointy es una plataforma de reservas muy versátil que se adapta a diferentes tipos de negocios: consultorías, spas, gimnasios, clínicas, y más. Ofrece un plan gratuito limitado para empezar.
✅ Ventajas:
- ✅ Muy versátil - sirve para muchos tipos de negocio
- ✅ Integración con redes sociales para reservas directas
- ✅ Plan gratuito disponible
❌ Desventajas:
- ❌ Soporte solo en inglés
- ❌ Servidores en EEUU - posibles problemas de RGPD
- ❌ Sin videoconferencia integrada
💰 Precios: Gratis (limitado) | Growth 19,99$/mes | Professional 49,99$/mes | Enterprise 79,99$/mes
¿Cómo elegir el mejor software de reservas para tu negocio?
Con tantas opciones disponibles, puede ser difícil saber cuál es la mejor para ti. Aquí tienes los factores clave a considerar:
Checklist para elegir tu software de reservas
Recomendaciones por tipo de negocio
Para consultores y coaches
Si eres consultor, coach o terapeuta y necesitas videoconferencia integrada con cumplimiento RGPD, meetergo es la mejor opción. Incluye video ilimitado sin límites de tiempo, CRM integrado y todas las funciones de programación que necesitas.
Para salones de belleza y spas
Fresha es la opción obvia si quieres algo 100% gratuito y especializado en belleza. SimplyBook.me y Reservio también son excelentes opciones con más funcionalidades avanzadas.
Para equipos de ventas
meetergo destaca con sus funciones de round-robin y routing forms para distribuir automáticamente los leads entre el equipo. Además, el CRM integrado elimina la necesidad de pagar por otra herramienta.
Para pymes españolas
Si prefieres trabajar con una empresa local, Bookitit y Holded son opciones 100% españolas. meetergo, aunque alemán, también ofrece soporte en español y cumple con toda la normativa europea.
Software de reservas y cumplimiento del RGPD
Si operas en España o cualquier país de la Unión Europea, el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no es opcional - es obligatorio.
El problema con muchos software de reservas populares (como Calendly o Acuity) es que sus servidores están en Estados Unidos. Esto significa que los datos personales de tus clientes (nombres, emails, números de teléfono) pueden transferirse fuera de la UE, lo que plantea problemas legales significativos.
Riesgos de usar software sin cumplimiento RGPD
- ❌ Multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global
- ❌ Daño reputacional si hay una brecha de datos
- ❌ Problemas si trabajas con administraciones públicas o grandes empresas
Soluciones 100% compatibles con RGPD
Software de reservas con mejor cumplimiento RGPD
| Software | Ubicación servidores | Empresa | Nivel RGPD |
|---|---|---|---|
meetergo | Frankfurt (Alemania) | Alemana | ✅ 100% |
Softwaremeetergo Ubicación servidoresFrankfurt (Alemania) EmpresaAlemana Nivel RGPD✅ 100% | |||
Timify | Alemania | Alemana | ✅ 100% |
SoftwareTimify Ubicación servidoresAlemania EmpresaAlemana Nivel RGPD✅ 100% | |||
Bookitit | España | Española | ✅ 100% |
SoftwareBookitit Ubicación servidoresEspaña EmpresaEspañola Nivel RGPD✅ 100% | |||
Holded | Europa | Española | ✅ 100% |
SoftwareHolded Ubicación servidoresEuropa EmpresaEspañola Nivel RGPD✅ 100% | |||
Reservio | Europa | Checa (UE) | ✅ Alto |
SoftwareReservio Ubicación servidoresEuropa EmpresaCheca (UE) Nivel RGPD✅ Alto | |||
Cal.com | Self-hosting | Variable | ✅ Si autoalojado |
SoftwareCal.com Ubicación servidoresSelf-hosting EmpresaVariable Nivel RGPD✅ Si autoalojado | |||
Preguntas frecuentes sobre software de reservas
¿Cuál es el mejor software de reservas gratuito?
Para uso general, meetergo Basic ofrece reuniones ilimitadas, 1 calendario y videoconferencia gratuita. Para salones de belleza, Fresha es 100% gratuito sin límites. Setmore también es muy generoso con reservas ilimitadas para hasta 4 usuarios.
¿Qué software de reservas cumple con el RGPD?
Los software con mejor cumplimiento RGPD son meetergo (servidores en Frankfurt, Alemania), Timify (alemán), Bookitit (español) y Holded (español). Evita software con servidores en EEUU si el cumplimiento normativo es crítico para tu negocio.
¿Cuánto cuesta un software de reservas profesional?
Los precios varían significativamente: desde 0€ (meetergo Basic, Setmore, Fresha) hasta más de 50€/mes para planes premium. Un rango típico para un profesional individual es de 7€ a 25€/mes. Para equipos, espera pagar entre 10€ y 30€ por usuario al mes.
¿Qué software de reservas incluye videoconferencia?
Solo dos plataformas incluyen videoconferencia propia sin coste adicional: meetergo (meetergo connect con encriptación de extremo a extremo) y Setmore (Teleport). El resto requiere integrar Zoom, Google Meet u otras herramientas externas.
¿Puedo probar estos software antes de pagar?
Sí, la mayoría ofrecen pruebas gratuitas o planes gratuitos permanentes. meetergo, Setmore, SimplyBook.me, Reservio, Timify, Cal.com y Appointy tienen planes gratuitos. Acuity ofrece una prueba de 7 días. Calendly tiene un plan gratuito muy limitado (solo 1 tipo de evento).
¿Qué software de reservas es mejor para equipos?
Para equipos de ventas o atención al cliente, meetergo ofrece la mejor relación calidad-precio con round-robin, routing forms, CRM integrado y videoconferencia. Calendly Teams y Timify Premium también son buenas opciones, aunque más caras y sin video incluido.
Conclusión: El mejor software de reservas en 2026
Después de analizar los 12 mejores software de reservas del mercado, estas son mis recomendaciones finales:
- 🏆 Mejor en general: meetergo - Combina reservas, video y CRM con cumplimiento RGPD
- 💰 Mejor gratuito para belleza: Fresha - 100% gratis para salones y spas
- 🇪🇸 Mejor español: Bookitit - Empresa 100% española con buen precio
- 👩💻 Mejor para tech/developers: Cal.com - Open source con opción self-hosting
Mi recomendación personal: Si buscas un software de reservas profesional que combine funcionalidad, cumplimiento normativo y precio razonable, empieza con el plan gratuito de meetergo y pruébalo durante unas semanas. Verás cómo transforma la forma en que gestionas las citas de tu negocio.