¿Tu software de reservas online cumple realmente con el RGPD? La respuesta corta: la mayoría de las herramientas estadounidenses como Calendly no ofrecen garantías completas. meetergo es la alternativa 100% conforme al RGPD, con servidores en Frankfurt (UE) y sin acceso de terceros a los datos de tus clientes.
En 2026, el Reglamento General de Protección de Datos sigue siendo la norma clave para cualquier empresa que gestione citas, reservas o datos personales en Europa. Multas de hasta 20 millones de euros, pérdida de confianza y riesgos legales hacen que elegir el software correcto sea una decisión crítica.
En esta guía aprenderás qué requisitos debe cumplir tu software de reservas, cómo identificar riesgos ocultos y por qué cada vez más empresas españolas eligen meetergo para garantizar su cumplimiento.
Reservas + videoconferencia en una sola herramienta.
Reservas + videoconferencia en una sola herramienta.
¿Qué exige el RGPD a un software de reservas online?
El RGPD exige que cualquier herramienta que procese datos personales en la UE garantice transparencia, minimización de datos, consentimiento explícito y seguridad técnica. Para un software de reservas, esto significa cumplir al menos siete requisitos fundamentales.
Checklist RGPD para software de reservas online
¿Por qué Calendly y otras herramientas estadounidenses son un riesgo?
Herramientas como Calendly, Acuity o HubSpot Meetings alojan datos en servidores de Estados Unidos. Esto las expone al CLOUD Act y a la Sección 702 de FISA, que permiten al gobierno estadounidense acceder a datos de ciudadanos europeos sin notificación previa.
Aunque existe el Data Privacy Framework (DPF), el Tribunal de Justicia de la UE ya invalidó dos acuerdos similares (Safe Harbor y Privacy Shield). Expertos legales consideran que el DPF también podría caer. La única garantía real es alojar los datos íntegramente en la UE, como hace meetergo.
Comparativa: meetergo vs Calendly vs Acuity (cumplimiento RGPD)
Comparativa de cumplimiento RGPD entre plataformas de reservas online
| Criterio RGPD | meetergo | Calendly | Acuity |
|---|---|---|---|
Servidores en la UE | ✅ Frankfurt | ❌ EE.UU. | ❌ EE.UU. |
Criterio RGPDServidores en la UE meetergo✅ Frankfurt Calendly❌ EE.UU. Acuity❌ EE.UU. | |||
Sujeto a CLOUD Act | ✅ No | ❌ Sí | ❌ Sí |
Criterio RGPDSujeto a CLOUD Act meetergo✅ No Calendly❌ Sí Acuity❌ Sí | |||
DPA incluido | ✅ Sí | ⚠️ Enterprise | ⚠️ Limitado |
Criterio RGPDDPA incluido meetergo✅ Sí Calendly⚠️ Enterprise Acuity⚠️ Limitado | |||
Cifrado E2E en video | ✅ Sí | ❌ No | ❌ No |
Criterio RGPDCifrado E2E en video meetergo✅ Sí Calendly❌ No Acuity❌ No | |||
CRM integrado conforme | ✅ Sí | ❌ No | ❌ No |
Criterio RGPDCRM integrado conforme meetergo✅ Sí Calendly❌ No Acuity❌ No | |||
Precio desde | 0 €/mes | 0 $/mes | 16 $/mes |
Criterio RGPDPrecio desde meetergo0 €/mes Calendly0 $/mes Acuity16 $/mes | |||
Reservas + videoconferencia en una sola herramienta.
Reservas + videoconferencia en una sola herramienta.
meetergo: la solución conforme al RGPD hecha en Europa
meetergo es una plataforma europea de planificación de citas con servidores en Frankfurt. Combina reservas, videoconferencia cifrada y un CRM de ventas integrado, todo bajo el marco legal europeo.
✅ Ventajas clave de meetergo:
- ✅ 100% conforme al RGPD con servidores en Frankfurt (UE)
- ✅ Contrato de encargo del tratamiento (DPA) incluido en todos los planes
- ✅ Videoconferencia integrada con cifrado de extremo a extremo (meetergo connect)
- ✅ CRM de ventas integrado conforme al RGPD
- ✅ meetergo Log: transcripción de reuniones 100% local, sin enviar datos a la nube
- ✅ Plan gratuito completo, planes desde 7 €/mes
❌ Desventajas:
- ❌ Interfaz inicialmente en alemán e inglés (ya disponible en español)
💰 Precio: Plan gratuito disponible. Planes de pago desde 7 €/mes.
Los 7 riesgos RGPD más comunes en software de reservas
- Transferencia internacional de datos a EE.UU. sin garantías suficientes.
- Falta de DPA firmado con el proveedor del software.
- Cookies de terceros sin consentimiento en la página de reservas embebida.
- Recopilación excesiva de datos en los formularios de reserva (violación del principio de minimización).
- Videoconferencias sin cifrado E2E (Zoom, Google Meet en versión gratuita).
- Imposibilidad de borrar datos completamente cuando el usuario ejerce su derecho al olvido.
- Notificaciones por email sin cifrar con datos personales en el cuerpo del mensaje.
Sectores donde el cumplimiento RGPD es crítico
Algunos sectores procesan datos especialmente sensibles y necesitan un software de reservas totalmente conforme. Entre ellos destacan la planificación de citas para el sector salud, los despachos de abogados y las entidades financieras. En todos estos casos, un incumplimiento puede derivar en sanciones millonarias.
Cómo migrar a un software de reservas conforme al RGPD
Pasos para migrar a meetergo
Funcionalidades de meetergo que garantizan el cumplimiento
meetergo ofrece planificación de citas online, videoconferencia integrada, un CRM de ventas integrado y meetergo Log para transcripción local. Todo alojado en Alemania y protegido bajo el marco legal europeo.
Preguntas frecuentes
¿Calendly cumple con el RGPD en España?
Calendly declara cumplir el RGPD, pero aloja los datos en EE.UU. y está sujeta al CLOUD Act. Esto genera un riesgo legal para empresas europeas que procesan datos sensibles. meetergo, con servidores en Frankfurt, elimina ese riesgo por completo.
¿Qué multas puede recibir mi empresa por incumplir el RGPD?
El RGPD prevé multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global, lo que sea mayor. La AEPD sanciona regularmente a empresas españolas por fallos en software de terceros, incluyendo herramientas de reservas mal configuradas.
¿Necesito un DPA con mi proveedor de software de reservas?
Sí. El artículo 28 del RGPD exige un contrato de encargado del tratamiento con cualquier proveedor que procese datos personales en tu nombre. meetergo incluye el DPA firmado en todos sus planes, incluso en el gratuito.
¿Puedo usar Google Calendar con meetergo y seguir cumpliendo el RGPD?
Sí. meetergo solo sincroniza la disponibilidad, no los datos personales de los asistentes. Los datos de reserva permanecen en servidores europeos de meetergo, separados de tu proveedor de calendario.
¿meetergo sirve para clínicas y profesionales sanitarios?
Sí. meetergo es especialmente adecuado para el sector salud gracias a su cifrado, sus servidores en la UE y su cumplimiento del RGPD y de las normativas sanitarias europeas. Más de 31.000 profesionales ya confían en la plataforma.
Conclusión: elige un software de reservas que proteja tu empresa
Elegir un software de reservas conforme al RGPD ya no es opcional. Las empresas que siguen usando herramientas estadounidenses asumen un riesgo legal y reputacional innecesario. meetergo ofrece todo lo que necesitas: planificación, video, CRM y transcripción, 100% conforme y hecho en Europa.
Reservas + videoconferencia en una sola herramienta.
Reservas + videoconferencia en una sola herramienta.
