La palabra «factura» se traduce de tres maneras distintas al inglés, y la que elijas no es una cuestión de estilo. Cambia qué es el documento. Invoice pide un pago que aún no has recibido. Receipt certifica un pago que ya está en tu cuenta. Si mandas un receipt cuando querías cobrar, acabas de darle a tu cliente un justificante de algo que nunca pagó.
Esa es la parte que casi ningún traductor automático resuelve, porque no es un problema de vocabulario sino de función. Y hay una segunda sorpresa: el idioma de la factura casi nunca es el obstáculo legal. La normativa española te deja emitirla en inglés sin pedir permiso. Lo que sí tiene límites es qué menciones puedes traducir y en qué moneda va el importe del impuesto.
Invoice y receipt no son sinónimos y no son intercambiables. La guía oficial británica sobre facturación lo deja por escrito: una factura no es lo mismo que un recibo, que es un acuse de pago. Uno reclama, el otro acredita.
Puedes emitir la factura en cualquier idioma. El artículo 12.2 del Reglamento de facturación lo permite de forma expresa, pero la Administración tributaria puede exigirte una traducción al castellano si está comprobando tu situación fiscal.
El importe del IVA va siempre en euros. El resto de las cifras pueden ir en dólares o libras, la cuota repercutida no.
«Inversión del sujeto pasivo» es una mención tasada, no una frase que traduzcas. Si el obligado a liquidar el impuesto es tu cliente, el reglamento español nombra esa mención en castellano.
Las condiciones de pago en inglés tienen un valor por defecto. Sin plazo pactado, la referencia habitual en el mercado británico son 30 días desde la recepción de la factura, así que conviene escribir el plazo que tú quieres.
Invoice, bill y receipt: la diferencia en una tabla
Los tres términos describen momentos distintos de la misma operación. Ordenados en el tiempo: primero el invoice, luego el pago, después el receipt.
| Término | Qué es | Cuándo se emite | Equivalente práctico |
|---|---|---|---|
Invoice | Documento que reclama el pago de un bien o servicio y detalla conceptos, importes e impuestos | Antes de cobrar | La factura que emites a un cliente empresa |
TérminoInvoice Qué esDocumento que reclama el pago de un bien o servicio y detalla conceptos, importes e impuestos Cuándo se emiteAntes de cobrar Equivalente prácticoLa factura que emites a un cliente empresa | |||
Bill | El importe que hay que pagar, en contextos de consumo directo | En el momento del consumo | La cuenta del restaurante, la factura de la luz |
TérminoBill Qué esEl importe que hay que pagar, en contextos de consumo directo Cuándo se emiteEn el momento del consumo Equivalente prácticoLa cuenta del restaurante, la factura de la luz | |||
Receipt | Justificante de que el pago se ha producido | Después de cobrar | El recibo o tique de caja |
TérminoReceipt Qué esJustificante de que el pago se ha producido Cuándo se emiteDespués de cobrar Equivalente prácticoEl recibo o tique de caja | |||
La guía de facturación del Gobierno británico es explícita en el punto que más errores provoca: una factura no equivale a un recibo, porque el recibo es el acuse de un pago. Y añade un matiz útil para quien factura a empresas del Reino Unido: la factura es obligatoria cuando ambas partes están registradas a efectos de IVA.
Sobre bill conviene afinar, porque es el término que peor viaja. Como sustantivo pertenece al consumo: the electricity bill, could we have the bill, please. Como verbo es la palabra normal del ámbito profesional: to bill a client es facturar a un cliente, y billable hours son las horas facturables. Y en el propio documento aparece como etiqueta: el bloque con los datos del destinatario se encabeza casi siempre con Bill to, que significa «facturar a», no «factura».
La confusión no es solo de hispanohablantes. En un hilo reciente de r/stripe sobre recibos y facturas posteriores al pago, con seis comentarios, la recomendación es separar el justificante de la tarjeta de la factura fiscal, porque los campos obligatorios no son los mismos. Quien cobra con pasarela recibe lo primero y cree que ya tiene lo segundo.
Elige el término en diez segundos
¿Puedes emitir la factura en inglés desde España?
Sí, y la norma lo dice sin rodeos. El artículo 12.2 del Real Decreto 1619/2012 establece que las facturas podrán expedirse en cualquier lengua. La contrapartida está en la misma frase: cuando la Administración tributaria lo considere necesario para comprobar tu situación fiscal, puede exigirte una traducción al castellano o a otra lengua oficial en España.
Lo que no puedes hacer es tratar el inglés como un idioma aparte en el que las reglas se relajan. La factura sigue siendo una factura española: misma numeración correlativa, mismos datos obligatorios, mismos plazos. Si todavía no tienes resuelta esa base, la guía de cómo hacer una factura cubre las series, el IVA y la retención de IRPF antes de que el idioma entre en juego.
Hay dos puntos donde la traducción sí tiene fronteras.
Las menciones legales tasadas. Cuando el obligado a liquidar el impuesto es tu cliente, el artículo 6.1.m del reglamento obliga a incluir la mención «inversión del sujeto pasivo», nombrada así, en castellano, y el 6.1.j exige una referencia a las disposiciones que amparan una exención. En facturas intracomunitarias lo razonable es poner las dos versiones, la española que exige el reglamento y su equivalente funcional en inglés, reverse charge. Conviene confirmarlo con tu asesoría o gestoría la primera vez, y no en el cierre del trimestre.
La moneda del impuesto. El artículo 12.1 del mismo reglamento permite expresar los importes en cualquier moneda, con una condición: el importe del impuesto que se repercuta tiene que expresarse en euros. Puedes facturar 4.000 dólares a un cliente de Nueva York, pero si la operación lleva IVA repercutido, esa cuota aparece en euros al tipo de cambio que fija la Ley del IVA.
Los campos de la factura, traducidos uno a uno
Esta es la tabla que la mayoría de la gente viene buscando. La columna inglesa recoge los términos que usa la guía británica de facturación y las etiquetas estándar de un documento comercial en inglés.
| Español | Inglés | Nota de uso |
|---|---|---|
Factura | Invoice | Encabeza el documento, a veces como Tax invoice |
EspañolFactura InglésInvoice Nota de usoEncabeza el documento, a veces como Tax invoice | ||
Número de factura | Invoice no. / Invoice number | La guía británica lo llama unique identification number |
EspañolNúmero de factura InglésInvoice no. / Invoice number Nota de usoLa guía británica lo llama unique identification number | ||
Fecha de expedición | Invoice date | La fecha del documento |
EspañolFecha de expedición InglésInvoice date Nota de usoLa fecha del documento | ||
Fecha de la operación | Supply date | El día en que prestaste el servicio |
EspañolFecha de la operación InglésSupply date Nota de usoEl día en que prestaste el servicio | ||
Vencimiento | Due date / Due | El día límite de pago |
EspañolVencimiento InglésDue date / Due Nota de usoEl día límite de pago | ||
Emisor | From | Tu nombre o razón social y dirección |
EspañolEmisor InglésFrom Nota de usoTu nombre o razón social y dirección | ||
Destinatario | Bill to | Nombre y dirección del cliente |
EspañolDestinatario InglésBill to Nota de usoNombre y dirección del cliente | ||
NIF / NIF-IVA | VAT number / VAT registration number | VAT ID en contextos intracomunitarios |
EspañolNIF / NIF-IVA InglésVAT number / VAT registration number Nota de usoVAT ID en contextos intracomunitarios | ||
Concepto | Description | Descripción clara de lo que cobras |
EspañolConcepto InglésDescription Nota de usoDescripción clara de lo que cobras | ||
Cantidad | Qty / Quantity | |
EspañolCantidad InglésQty / Quantity Nota de uso | ||
Precio unitario | Unit price | |
EspañolPrecio unitario InglésUnit price Nota de uso | ||
Importe | Amount | El importe de la línea |
EspañolImporte InglésAmount Nota de usoEl importe de la línea | ||
Base imponible | Subtotal / Net amount | Taxable base en textos fiscales |
EspañolBase imponible InglésSubtotal / Net amount Nota de usoTaxable base en textos fiscales | ||
Descuento | Discount | |
EspañolDescuento InglésDiscount Nota de uso | ||
IVA | VAT | Sales tax solo en contexto estadounidense |
EspañolIVA InglésVAT Nota de usoSales tax solo en contexto estadounidense | ||
Total a pagar | Total / Total amount due | |
EspañolTotal a pagar InglésTotal / Total amount due Nota de uso | ||
Observaciones | Notes | |
EspañolObservaciones InglésNotes Nota de uso | ||
Condiciones de pago | Payment terms | |
EspañolCondiciones de pago InglésPayment terms Nota de uso | ||
Transferencia bancaria | Bank transfer / Wire transfer | |
EspañolTransferencia bancaria InglésBank transfer / Wire transfer Nota de uso | ||
Factura rectificativa | Credit note | Cuando corrige a la baja una factura anterior |
EspañolFactura rectificativa InglésCredit note Nota de usoCuando corrige a la baja una factura anterior | ||
Presupuesto | Quote / Estimate | Quote si es vinculante |
EspañolPresupuesto InglésQuote / Estimate Nota de usoQuote si es vinculante | ||
Recordatorio de pago | Payment reminder | |
EspañolRecordatorio de pago InglésPayment reminder Nota de uso | ||
Factura vencida | Overdue invoice | |
EspañolFactura vencida InglésOverdue invoice Nota de uso | ||
Dos trampas. Sales tax no es IVA: es el impuesto sobre ventas estadounidense, que no se repercute igual. Si facturas a un cliente europeo, la palabra es VAT. Y credit note describe el documento que reduce un importe ya facturado, que es el caso más común, pero no sustituye a la rectificativa que corrige datos al alza.
Cómo redactar la factura en inglés, paso a paso
Cuatro decisiones. Las dos primeras son fiscales y se toman antes de abrir ningún documento, porque condicionan todo lo que viene después.
Paso 1: Decide quién debe el impuesto
Antes del idioma va el régimen. Si tu cliente es una empresa de otro Estado miembro con NIF-IVA válido, la operación suele ir sin IVA español y el impuesto lo liquida él en su país. Si está fuera de la UE, el tratamiento cambia otra vez, y si es un particular no hay inversión del sujeto pasivo que aplicar.
Comprueba el NIF-IVA intracomunitario antes de emitir, no después: es el dato que decide si la factura lleva una cuota o una mención, y rehacerla cuando el número resulta inválido significa anular y rectificar.
Paso 2: Traduce las etiquetas, no las menciones
Los campos de la tabla anterior se traducen sin problema. Las menciones legales tasadas, no. Esa es toda la regla, y resuelve la mayoría de las dudas: Invoice no., Due date o Subtotal son etiquetas de un formulario y puedes escribirlas como quieras, mientras «inversión del sujeto pasivo» y la referencia a la disposición que ampara una exención están nombradas en la norma.
Paso 3: Fija la moneda y deja el IVA en euros
Decide la moneda con el cliente antes de empezar el trabajo, no al cobrar, y si facturas en dólares o en libras añade el tipo de cambio aplicado y su fecha en el bloque de notas: te ahorra la discusión cuando el importe que llega al banco no cuadra con el de la factura. La condición del artículo 12.1 es la que más se incumple: la cuota de IVA repercutido va en euros aunque el resto del documento vaya en otra divisa.
Paso 4: Escribe las condiciones de pago, en lugar de dejarlas implícitas
Aquí es donde una factura en inglés gana o pierde dinero. La guía británica sobre obligaciones de pago fija un valor por defecto que conviene conocer: salvo que pactéis una fecha, el cliente debe pagar en el plazo de 30 días desde que recibe la factura o el servicio. También reconoce el derecho a cobrar intereses de demora, que puedes ejercer o no.
Lo práctico es no depender de ningún valor por defecto. En un hilo de r/photography sobre contratos con clientes, con cuatro comentarios, el contrato remite las condiciones de pago a la propia factura y fija quince días desde la entrega. Dos frases cubren casi todos los casos: Payment due within 15 days of the invoice date y Late payments may be subject to interest at X % per month. Si el encargo es grande, el plazo y el anticipo van además en la plantilla de contrato de servicios.
Cobra antes de la reunión, no 30 días después
Cobra antes de la reunión, no 30 días después
Frases que acompañan a la factura
La factura viaja en un correo, y ese correo también está en inglés. Estas son las fórmulas que se usan de verdad, sin florituras.
- Al enviarla. Please find attached invoice no. 2026/014 for the services delivered in September. Añade importe y vencimiento en la misma frase para que nadie tenga que abrir el PDF.
- Al pedir los datos fiscales. Could you confirm your full company name, registered address and VAT number for invoicing purposes? Pídelos al aceptar el encargo.
- Primer recordatorio, antes del vencimiento. A friendly reminder that invoice no. 2026/014 is due on 15 October.
- Recordatorio de factura vencida. Invoice no. 2026/014 was due on 15 October and remains unpaid. Could you let me know when we can expect payment?
- Al explicar por qué no hay IVA. VAT reverse charge applies. Inversión del sujeto pasivo. Las dos líneas juntas, por el motivo del paso 2.
- Al emitir una rectificativa a la baja. Please find attached credit note no. R-2026/003, which cancels invoice no. 2026/014 in full.
Ejemplo de factura en inglés
Una consultora dada de alta en España factura dos sesiones a una empresa alemana con NIF-IVA válido. Operación intracomunitaria de servicios, sin IVA español, con la mención obligatoria.
INVOICE No. 2026/014
Invoice date: 15 October 2026
Supply date: 12 October 2026
Due date: 14 November 2026
FROM
Full name / Company name
VAT number: ESX0000000X
Registered address
BILL TO
Client company name
VAT number: DE000000000
Registered address
DESCRIPTION QTY UNIT PRICE AMOUNT
Consulting session (90 min) 2 350.00 EUR 700.00 EUR
Package discount (10%) -70.00 EUR
Subtotal 630.00 EUR
VAT 0.00 EUR
TOTAL AMOUNT DUE 630.00 EUR
VAT reverse charge applies under Article 196 of Directive 2006/112/EC.
Inversión del sujeto pasivo.
Payment terms: payment due within 30 days of the invoice date.
Bank transfer: ES00 0000 0000 0000 0000 0000 (BIC XXXXXXXX)La mención aparece dos veces, en inglés para que el cliente la entienda y en castellano porque así la nombra el reglamento. Y el bloque bancario incluye el BIC: sin él, una transferencia internacional se retrasa o se devuelve.
Errores frecuentes al facturar en inglés
- Mandar un receipt cuando querías cobrar. El cliente archiva el documento como pagado y tu factura no entra nunca en su circuito de aprobación.
- Escribir bill en el encabezado de una factura B2B. Se entiende, pero suena a cuenta de restaurante y deja la duda de si el documento sirve para contabilizar el gasto.
- Traducir «inversión del sujeto pasivo» y quitar el original. La mención en castellano está nombrada en el reglamento. Quítala y le has dado a tu cliente una factura con una mención menos de las obligatorias.
- Poner la cuota de IVA en dólares. El artículo 12.1 exige euros para el impuesto repercutido, aunque el resto vaya en otra divisa.
- Usar sales tax para el IVA europeo. Son impuestos distintos: el término confunde a un cliente europeo y no aporta nada a uno estadounidense, que con un proveedor español no soporta sales tax.
- Dejar el plazo de pago sin escribir. Sin condiciones expresas acabas discutiendo sobre valores por defecto que varían según el país del cliente.
- Dar por hecho que facturar en inglés simplifica lo fiscal. No simplifica nada. En un hilo de r/MovingToSpain sobre cómo se organizan los autónomos extranjeros en España, con sesenta comentarios, la queja recurrente no es el idioma sino la acumulación de IVA, IRPF y cuota mensual. El documento en inglés se apoya sobre esas mismas obligaciones.
Qué herramientas sirven para esto
Para una factura suelta en inglés no necesitas software de facturación. El generador de facturas gratuito de meetergo funciona en el navegador, sin cuenta y sin que los datos salgan de tu dispositivo, y acepta euro, dólar, libra, franco suizo y esloti. Hay un detalle que resuelve justo este caso: las etiquetas del PDF salen en el idioma de la página en la que estás. Si abres la versión inglesa de la herramienta, el documento se genera con Invoice, Bill to, Invoice no., Due, Qty, Unit price, Subtotal y Total, sin que tengas que reescribir nada. Una advertencia antes de que te sorprenda: tiene un único campo de impuesto, así que si practicas retención de IRPF tendrás que reflejarla tú.
Cuando lo que pesa no es el documento sino el circuito que lo rodea, la cosa cambia. La app de facturación de meetergo convierte una reunión reservada y su cobro asociado en presupuesto y después en factura, tomando contacto y líneas de detalle del CRM, gestiona facturas recurrentes y la reclamación de impagos, y emite en el estándar europeo EN 16931. Es el flujo de quien trabaja por sesiones o por proyecto en servicios profesionales y como freelance.
Dicho con la misma claridad que el resto del artículo: la app no ofrece un selector de idioma por documento, así que no cuentes con ella para decidir si una factura concreta sale en inglés o en castellano. Donde sí hay varios idiomas es en la página de reservas, que es otra cosa. Y si tu problema es la obligación de factura electrónica estructurada que viene en España, conviene leer antes la guía de la factura electrónica y comparar opciones en la de programas de facturación gratuitos.
Preguntas frecuentes
¿«Invoice» o «bill» para la factura de un servicio profesional?
Invoice. Bill se reserva para cuentas de consumo y suministros, y como verbo para la acción de facturar (to bill a client).
¿Qué pongo si el cliente me pide un «receipt» después de pagar?
Un justificante del pago recibido, no otra copia de la factura. Si lo que quiere es deducirse el gasto, lo que necesita es el invoice.
¿Tengo que traducir la factura al castellano para Hacienda?
Solo si te lo piden. El artículo 12.2 del Reglamento de facturación permite emitir en cualquier lengua y reserva a la Administración la facultad de exigir una traducción durante una comprobación.
¿Puedo facturar en dólares a un cliente de Estados Unidos?
Sí. Los importes pueden ir en cualquier moneda. La única restricción es que el importe del IVA repercutido, si lo hay, se exprese en euros.
¿Cómo digo «factura rectificativa» en inglés?
Credit note cuando corrige un importe a la baja, que es el caso habitual. Para una corrección de datos sin cambio de importe funciona corrected invoice con referencia al número original.
¿Qué plazo de pago escribo?
El que negocies, por escrito en la factura. Como referencia, la guía británica aplica 30 días desde la recepción cuando no hay fecha pactada, y entre autónomos es común bajarlo a 15.
¿Hace falta poner el NIF-IVA del cliente?
En operaciones intracomunitarias entre empresas, sí, y conviene validarlo antes de emitir. Es lo que justifica que la factura salga sin IVA español.
De la reunión al cobro, sin reescribir los datos del cliente
De la reunión al cobro, sin reescribir los datos del cliente
