El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda publicó una nota que movió el calendario de Verifactu a octubre de 2028. Si estás eligiendo ahora un sistema de facturación, la tentación es obvia: respirar y dejarlo para el año que viene. Es exactamente la decisión equivocada, y la propia nota explica por qué.
En ese mismo texto, Hacienda confirma que los requisitos técnicos se mantendrán "en términos sustancialmente equivalentes". Lo que se aplaza es la fecha. Lo que no se mueve son seis exigencias concretas que tu programa tiene que cumplir, y que son, a la vez, la mejor lista de comprobación que existe para decidir entre dos herramientas. Esta guía las usa como criterio de elección, no como trámite.
Lo esencial
- La fecha se ha movido, los requisitos no. La nota informativa de Hacienda del 5 de octubre de 2026 anuncia el aplazamiento a octubre de 2028 y, en la misma página, mantiene integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
- Es una previsión, no una norma publicada. La nota habla de "una vez aprobada dicha alineación". Hasta que se publique la modificación, las fechas vigentes siguen siendo el 1 de enero y el 1 de julio de 2027.
- En España, "sistema de facturación" tiene una definición legal. El Real Decreto 1007/2023 lo llama sistema informático de facturación, y eso cambia qué puedes usar y qué no.
- El vendedor tiene que darte un papel. Los fabricantes están obligados a entregar una declaración responsable de que su producto cumple el reglamento. Pídela por escrito antes de pagar nada.
- Para una empresa de servicios, el criterio decisivo está antes de la factura. Si el presupuesto, la cita y los datos del cliente viven en otra herramienta, el sistema de facturación más barato te sale caro en horas de tecleo.
El error de fondo en casi todas las comparativas de software es que ordenan las opciones por precio y funciones, cuando en España el primer filtro es normativo y el segundo es de dónde salen los datos. Las dos cosas descartan más herramientas que cualquier tabla de precios.
¿Qué es un sistema de facturación?
En sentido amplio, un sistema de facturación es el conjunto de programa, plantillas y procedimiento con el que emites, numeras, envías y conservas tus facturas. Puede ser una hoja de cálculo, un generador web o una aplicación con base de datos propia.
En sentido legal, desde diciembre de 2023 significa algo más estrecho. El Real Decreto 1007/2023 define el sistema informático de facturación, abreviado SIF, como el programa que soporta el proceso de facturación de empresarios y profesionales, y le impone requisitos técnicos propios. La página de la Agencia Tributaria sobre SIF y VERI*FACTU es el punto de entrada oficial a esa normativa.
La diferencia práctica es grande. Una plantilla de Word sigue siendo un sistema de facturación en sentido coloquial, pero quien factura con un programa queda sujeto al reglamento. Y un programa que genera PDF correctos pero no encadena registros ni los conserva de forma inalterable no es un SIF conforme, por bonito que sea el documento que sale. En un hilo de r/AutonomosES sobre una plataforma de facturación recién lanzada, con seis comentarios, la primera objeción que recibió el autor fue justo esa: la herramienta generaba facturas, pero no era un sistema conforme a la normativa española.
Esto también aclara una confusión frecuente: la factura electrónica y Verifactu son obligaciones distintas con calendarios distintos. La guía sobre qué es una factura electrónica y cuándo obliga separa las dos, y conviene leerla antes de pedir presupuestos.
Los seis requisitos que no se han aplazado
Esta es la parte de la nota de Hacienda que casi ninguna noticia del 5 de octubre citó. Son los requisitos del reglamento, y funcionan como guion de la conversación con cualquier proveedor.
| Requisito | Qué significa en la práctica | Qué preguntar al proveedor |
|---|---|---|
Integridad | El registro de la factura no se puede alterar sin que se detecte | ¿Encadenáis los registros con huella y los firmáis? |
RequisitoIntegridad Qué significa en la prácticaEl registro de la factura no se puede alterar sin que se detecte Qué preguntar al proveedor¿Encadenáis los registros con huella y los firmáis? | ||
Conservación | Los registros se guardan y siguen accesibles con el tiempo | ¿Cuántos años conserváis y qué pasa si cancelo? |
RequisitoConservación Qué significa en la prácticaLos registros se guardan y siguen accesibles con el tiempo Qué preguntar al proveedor¿Cuántos años conserváis y qué pasa si cancelo? | ||
Accesibilidad | Hacienda y tú podéis consultarlos cuando toque | ¿Puedo descargar los registros, no solo los PDF? |
RequisitoAccesibilidad Qué significa en la prácticaHacienda y tú podéis consultarlos cuando toque Qué preguntar al proveedor¿Puedo descargar los registros, no solo los PDF? | ||
Legibilidad | Se leen sin herramientas propietarias del fabricante | ¿En qué formato se exportan? |
RequisitoLegibilidad Qué significa en la prácticaSe leen sin herramientas propietarias del fabricante Qué preguntar al proveedor¿En qué formato se exportan? | ||
Trazabilidad | Se sabe qué se emitió, cuándo, y qué se corrigió | ¿Hay registro de eventos consultable? |
RequisitoTrazabilidad Qué significa en la prácticaSe sabe qué se emitió, cuándo, y qué se corrigió Qué preguntar al proveedor¿Hay registro de eventos consultable? | ||
Inalterabilidad | Nadie puede reescribir una factura ya emitida | ¿Qué ocurre si intento editar una factura enviada? |
RequisitoInalterabilidad Qué significa en la prácticaNadie puede reescribir una factura ya emitida Qué preguntar al proveedor¿Qué ocurre si intento editar una factura enviada? | ||
Dos de esas preguntas separan el software de verdad del generador de PDF con buen diseño: la de exportar los registros y no solo las facturas, y la del registro de eventos, que casi ningún producto improvisado tiene.
Y hay un papel que puedes exigir hoy. El reglamento obliga a los productores de software a acompañar su producto de una declaración responsable de conformidad, con un plazo que venció en julio de 2025. Si un proveedor te dice que la tendrá "cuando se acerque la fecha", el que va tarde es él, no tú.
El calendario, con la fecha que cambió en octubre de 2026
| Obligación | Fecha | Estado |
|---|---|---|
Fabricantes de software con declaración responsable | 29 de julio de 2025 | Plazo vencido |
ObligaciónFabricantes de software con declaración responsable Fecha29 de julio de 2025 EstadoPlazo vencido | ||
Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 | Vigente en el BOE |
ObligaciónContribuyentes del Impuesto sobre Sociedades Fecha1 de enero de 2027 EstadoVigente en el BOE | ||
Resto de obligados, autónomos incluidos | 1 de julio de 2027 | Vigente en el BOE |
ObligaciónResto de obligados, autónomos incluidos Fecha1 de julio de 2027 EstadoVigente en el BOE | ||
Previsión de aplazamiento de las obligaciones pendientes | Octubre de 2028 | Anunciado, pendiente de norma |
ObligaciónPrevisión de aplazamiento de las obligaciones pendientes FechaOctubre de 2028 EstadoAnunciado, pendiente de norma | ||
La fila de abajo conviene leerla con cuidado. La nota anuncia el aplazamiento hasta octubre de 2028 para hacerlo coincidir con la obligatoriedad de la factura electrónica de quien no supera los 8 millones de euros de facturación anual, y añade que después se abordará una modificación técnica pensando en los requisitos de reporte digital de ViDA.
Mientras esa aprobación no llegue al BOE, las fechas que obligan son las de 2027. El detalle del encaje normativo está en la guía sobre Verifactu y a quién obliga, que incluye los supuestos que te dejan fuera del reglamento por completo. En un hilo de r/autonomosHoy publicado esta semana se ve el efecto práctico del vaivén de fechas: casi nadie ha probado todavía un programa adaptado, y el aplazamiento alarga ese compás de espera otros dos años.
Los cuatro tipos de sistema de facturación
| Tipo | Para quién funciona | Dónde se rompe |
|---|---|---|
Generador suelto o plantilla | Facturas aisladas, sin recurrencia | No conserva registros ni encadena nada |
TipoGenerador suelto o plantilla Para quién funcionaFacturas aisladas, sin recurrencia Dónde se rompeNo conserva registros ni encadena nada | ||
Programa de facturación | Autónomos y pymes con volumen estable | El presupuesto y el cliente viven fuera |
TipoPrograma de facturación Para quién funcionaAutónomos y pymes con volumen estable Dónde se rompeEl presupuesto y el cliente viven fuera | ||
Suite de gestión con facturación | Empresas de servicios que reservan y cobran | Menos profundidad contable que un ERP |
TipoSuite de gestión con facturación Para quién funcionaEmpresas de servicios que reservan y cobran Dónde se rompeMenos profundidad contable que un ERP | ||
ERP o contabilidad completa | Inventario, varias sociedades, consolidación | Coste e implantación desproporcionados para servicios |
TipoERP o contabilidad completa Para quién funcionaInventario, varias sociedades, consolidación Dónde se rompeCoste e implantación desproporcionados para servicios | ||
El salto interesante para una empresa de servicios es el del segundo al tercer tipo. Un programa de facturación resuelve el documento; una suite resuelve de dónde salen sus datos. Si quieres la foto del primer escalón, la comparativa de programas de facturación gratis y sus límites reales mide dónde se detiene cada opción sin coste, incluida la aplicación de la propia Agencia Tributaria.
Del cuarto tipo conviene decir algo incómodo. En un hilo de 30 comentarios en r/AutonomosES sobre contratar gestor, la recomendación más repetida fue usar solo el módulo contable de Odoo y dejar el resto. Funciona, y describe el problema: para una consultora de ocho personas, un ERP es una herramienta de la que usarás el 10 %.
Cómo elegir un sistema de facturación para una empresa de servicios
Una empresa de servicios no factura productos de un almacén. Factura horas, sesiones, proyectos y contratos de mantenimiento, y casi siempre después de una reunión. Eso cambia qué criterios pesan.
1. Mira dónde nace la factura, no dónde acaba
En servicios, la factura nace en una cita cerrada o en una propuesta aceptada. Si tu sistema de facturación empieza con una pantalla en blanco, alguien copiará a mano el nombre del cliente, el NIF, el concepto y el precio que ya existían en otro sitio. Cuenta cuántas veces al mes pasa eso: ahí está el coste que ninguna tabla de precios muestra.
2. Exige la declaración responsable antes de pagar
No preguntes si el software "cumple con Verifactu". Pide el documento. Un proveedor conforme lo tiene publicado o lo envía en un correo sin dudar. Y guarda la respuesta: si el programa resulta no estar adaptado, el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona la simple tenencia de un sistema no conforme, con independencia de que hayas defraudado algo.
3. Comprueba que el presupuesto va incluido
En servicios el presupuesto no es un extra: es el documento que el cliente aprueba y el que determina las líneas de la factura. Si la herramienta solo factura, vas a mantener los presupuestos en otra parte y a transcribirlos después. Mira también si el presupuesto aprobado se convierte en factura sin volver a teclear, porque es ahí donde se cuelan los errores de importe.
4. Pide una exportación de prueba, no una promesa
Antes de migrar, pide una exportación real de facturas y registros en el formato que use tu asesoría. Si el proveedor solo ofrece PDF, no tienes salida: tienes un archivo de documentos, no tus datos. Este criterio es el que decide si podrás cambiar de herramienta en tres años sin rehacer el histórico, y el que tu asesoría o despacho contable agradecerá en el cierre del trimestre.
5. Cuenta el coste por usuario, no por licencia
Las herramientas cobran de tres formas: por usuario, por documentos emitidos y por módulos. Una consultora de seis personas en la que solo dos facturan paga muy distinto según el modelo. Revisa además el límite de documentos del plan de entrada, el techo que más gente descubre tarde. En un hilo reciente de r/AutonomosES sobre si merece la pena un gestor, con veinte comentarios, buena parte de la discusión gira en torno a eso: cuánto de lo que pagas es software y cuánto es trabajo que harías igual.
Dónde encaja meetergo Invoicing, y dónde no
meetergo es una herramienta de agenda y de gestión comercial construida en Colonia, con cobertura por sectores que va de servicios profesionales a sanidad, ventas o educación, y meetergo Invoicing es la app de facturación de esa suite. Su diferencia está en el punto de partida: una reserva completada o una oportunidad ganada en el CRM de meetergo se convierte en presupuesto y después en factura con el contacto y las líneas ya rellenados. Para una consultora, eso elimina el tecleo entre la reunión y el cobro, y la reclamación automática persigue las facturas vencidas sin que nadie escriba el recordatorio.
Cubre presupuestos, facturas, facturación recurrente para retainers, reclamación de impagos, factura electrónica estructurada según el estándar europeo EN 16931, base de XRechnung y ZUGFeRD, y exportación compatible con DATEV. Los datos se generan y se alojan en la UE, en una empresa con sede europea y sin matriz estadounidense, así que no hay exposición a jurisdicción de Estados Unidos. Alrededor de la factura, el mismo acceso cubre cobros en la reserva, firma electrónica y flujos de trabajo automatizados.
| Plan | Precio |
|---|---|
Free | 0 €, con 3 facturas al mes |
PlanFree Precio0 €, con 3 facturas al mes | |
Light | 9,90 €/mes, con 3 facturas al mes |
PlanLight Precio9,90 €/mes, con 3 facturas al mes | |
Suite | 29,90 €/mes el primer año, 34,90 € después, facturas sin límite |
PlanSuite Precio29,90 €/mes el primer año, 34,90 € después, facturas sin límite | |
Premium | 49,90 €/mes el primer año, 59,90 € después, facturas sin límite |
PlanPremium Precio49,90 €/mes el primer año, 59,90 € después, facturas sin límite | |
Y el límite honesto, que importa mucho en España: la documentación de meetergo Invoicing describe facturación electrónica EN 16931 y alojamiento en la UE, y no declara adaptación a SIF ni a Verifactu. Si tu obligación de 2027, o de 2028 si el aplazamiento se aprueba, es el reglamento español, pide esa declaración responsable igual que a cualquier otro proveedor y decide con la respuesta por escrito, no con esta guía. Lo que meetergo resuelve hoy sin discusión es el tramo anterior: la cita, la propuesta, el contacto y el cobro.
Si ese tramo es tu cuello de botella, puedes probar gratis la agenda y la facturación de meetergo con el plan Free, sin tarjeta y en unos 30 segundos. Los equipos de servicios profesionales que lo usan reportan en torno a un 35 % más de horas facturables al automatizar la agenda.
Errores frecuentes al elegir
- Tomar el aplazamiento como permiso para esperar. La fecha se mueve, el requisito no, y migrar un histórico de facturas con prisa en septiembre de 2028 sale igual de mal que en 2027.
- Confundir "genera facturas" con "es un SIF". Un generador que produce PDF impecables puede no encadenar ni conservar nada. La prueba está en si te deja editar una factura ya emitida.
- Elegir por el precio del plan de entrada. El techo de documentos y el precio por usuario cambian la factura real en cuanto creces una persona.
- Dejar la exportación para el final. Se comprueba antes de migrar, no cuando quieres irte.
- Pedir conformidad de palabra. Sin la declaración responsable por escrito, la sanción del artículo 201 bis recae sobre quien usa el programa.
Reservas + videoconferencia en una sola herramienta.
Reservas + videoconferencia en una sola herramienta.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de facturación?
Es el programa con el que emites, numeras, envías y conservas tus facturas. En España, desde el Real Decreto 1007/2023, la normativa lo llama sistema informático de facturación (SIF) y le exige requisitos propios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de facturación?
Cuatro, de menor a mayor alcance: generadores o plantillas sueltas, programas de facturación, suites de gestión que incluyen facturación junto a agenda y CRM, y ERP o soluciones de contabilidad completa. Para una empresa de servicios sin inventario, el tercer tipo suele ser el punto de equilibrio.
¿Cuál es el mejor sistema para facturar?
No hay uno mejor en abstracto. El filtro útil es doble: que el proveedor te entregue la declaración responsable de conformidad con el reglamento, y que la factura pueda nacer del sitio donde ya tienes los datos del cliente. Después vienen el precio y las funciones.
¿Cuándo será obligatorio Verifactu?
Las fechas vigentes en el BOE son el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció su previsión de aplazar las obligaciones pendientes a octubre de 2028, pero esa modificación todavía no se ha publicado.
¿Puedo seguir facturando con Excel o con una plantilla?
Facturar a mano, sin ningún programa, queda fuera del reglamento de sistemas informáticos de facturación. El problema es que una plantilla en una hoja de cálculo rara vez se sostiene con volumen, y en cuanto usas un programa entras en el reglamento. Si de momento emites pocas facturas, el generador de facturas gratuito sirve para el documento, y la guía sobre cómo hacer una factura paso a paso cubre los datos obligatorios del Real Decreto 1619/2012.
¿Hay una lista oficial de programas homologados por Hacienda?
No. La Agencia Tributaria no homologa ni certifica software. Lo que existe es la declaración responsable que cada fabricante emite sobre su propio producto, y la responsabilidad de usar un sistema conforme recae sobre quien factura con él.
¿Necesito un sistema distinto para la factura electrónica B2B?
No necesariamente, pero sí tienes que preguntarlo. La factura electrónica obligatoria exige emitir en formato estructurado y gestionar los estados de la factura, algo que no todos los programas adaptados al reglamento de facturación cubren. Lo razonable es exigir las dos cosas en el mismo contrato antes de migrar.
