Casi todas las facturas mal hechas que acaban en una asesoría tienen los datos correctos. Lo que les falta es otra cosa: alguien decidió tarde, o no decidió, cuatro cuestiones que se resuelven antes de escribir el primer número. Qué serie usas. Si emites factura completa o simplificada. Qué tipo de IVA repercutes. Y si toca practicar retención de IRPF o no.
Esas cuatro decisiones son las que determinan si tu cliente podrá deducirse el gasto, si tu trimestre cuadra y si tienes que rehacer el documento con una rectificativa. El resto, el logotipo y la plantilla bonita, es lo de menos. Esta guía va en ese orden: primero las decisiones, después el documento, y al final un ejemplo con números reales de un profesional que presta servicios.
Una factura la emite quien cobra. No el cliente ni la plataforma que te paga. Si el dinero entra en tu cuenta por una actividad económica, la factura sale a tu nombre.
La serie y el número son correlativos, y eso condiciona todo lo demás. El Real Decreto 1619/2012 obliga a numerar dentro de cada serie sin saltos, y algunas facturas exigen serie propia.
La retención de IRPF solo aparece si tu cliente es empresa o profesional. Al facturar a un particular nunca se retiene, y el error contrario descuadra el modelo 130.
El 7 % de los nuevos autónomos hay que comunicarlo por escrito. No basta con ponerlo en la factura: el artículo 95.1 del Reglamento del IRPF exige avisar al pagador, que debe conservar esa comunicación firmada.
El plazo B2B no es "cuando cobres". Si facturas a otro empresario, la factura debe estar expedida y enviada antes del día 16 del mes siguiente al devengo.
¿Qué necesitas antes de emitir tu primera factura?
Antes del documento va el alta. Facturar es un acto con consecuencias censales, y la parte que más gente se salta es justamente la gratuita. En un hilo reciente de r/ESLegal sobre facturar sin ser autónomo, con diez comentarios, la respuesta útil lo resume bien: para emitir una factura tienes que estar dado de alta en el censo de empresarios y profesionales mediante la declaración censal, y esa alta no cuesta dinero. Lo que cuesta es la cuota de la Seguridad Social, que es un trámite distinto.
Conviene separar las dos cosas porque circula un mito persistente. En otro hilo de r/ESLegal sobre facturar sin alta de autónomo, de ocho comentarios, alguien repite la idea de que por debajo del salario mínimo no hace falta darse de alta. Esa regla no existe en la normativa tributaria: el umbral se discute en el ámbito de la Seguridad Social y para el censo de Hacienda no aplica.
Antes de emitir: lo que tiene que estar resuelto
¿Qué datos debe llevar una factura?
El contenido mínimo de una factura completa está tasado en el artículo 6 del Reglamento de facturación. No es una lista de buenas prácticas: es contenido obligatorio, y su ausencia es lo que convierte un PDF en un documento que tu cliente no puede usar para deducirse nada.
| Dato obligatorio | Qué significa en la práctica |
|---|---|
Número y, en su caso, serie | Correlativo dentro de cada serie, sin saltos ni huecos |
Dato obligatorioNúmero y, en su caso, serie Qué significa en la prácticaCorrelativo dentro de cada serie, sin saltos ni huecos | |
Fecha de expedición | El día en que emites el documento |
Dato obligatorioFecha de expedición Qué significa en la prácticaEl día en que emites el documento | |
Fecha de la operación | Solo si es distinta de la de expedición |
Dato obligatorioFecha de la operación Qué significa en la prácticaSolo si es distinta de la de expedición | |
Nombre o razón social completos | De ti y de tu cliente, sin abreviaturas ni nombres comerciales sueltos |
Dato obligatorioNombre o razón social completos Qué significa en la prácticaDe ti y de tu cliente, sin abreviaturas ni nombres comerciales sueltos | |
NIF del emisor | Siempre; el del destinatario, en las operaciones que lo exigen |
Dato obligatorioNIF del emisor Qué significa en la prácticaSiempre; el del destinatario, en las operaciones que lo exigen | |
Domicilio de ambas partes | El fiscal, no el de la oficina donde trabajas ese mes |
Dato obligatorioDomicilio de ambas partes Qué significa en la prácticaEl fiscal, no el de la oficina donde trabajas ese mes | |
Descripción de las operaciones | Servicio o producto, cantidad, precio unitario y descuentos |
Dato obligatorioDescripción de las operaciones Qué significa en la prácticaServicio o producto, cantidad, precio unitario y descuentos | |
Tipo o tipos de IVA aplicados | Desglosados si la factura mezcla varios |
Dato obligatorioTipo o tipos de IVA aplicados Qué significa en la prácticaDesglosados si la factura mezcla varios | |
Cuota de IVA repercutida | Consignada por separado del importe base |
Dato obligatorioCuota de IVA repercutida Qué significa en la prácticaConsignada por separado del importe base | |
Mención de exención | Con el precepto que la ampara, si la operación está exenta |
Dato obligatorioMención de exención Qué significa en la prácticaCon el precepto que la ampara, si la operación está exenta | |
Dos matices que generan la mayoría de las dudas. El primero: la numeración correlativa no obliga a empezar cada año por el 1, pero sí a no repetir ni saltar dentro de la serie, y algunas facturas exigen serie separada en todo caso, como las rectificativas o las que expide el propio destinatario. El segundo: la cuota de IVA va separada de la base, nunca fundida en un precio final, porque es exactamente la cifra que tu cliente se deducirá.
Un detalle que ahorra rectificativas: si prevés que vas a facturar a la Administración, abre ya una serie distinta para el sector público. Separar después las operaciones de un año ya cerrado no tiene arreglo limpio.
¿Factura completa o factura simplificada?
La factura simplificada sustituyó a los antiguos tiques y lleva menos datos. Puedes elegirla, a tu criterio, en tres supuestos: cuando el importe no supera los 400 euros con IVA incluido, cuando se trata de una rectificativa, o cuando no supera los 3.000 euros con IVA incluido en determinadas actividades minoristas y de servicios que tradicionalmente emitían tique.
| Aspecto | Factura completa | Factura simplificada |
|---|---|---|
Datos del destinatario | Nombre, NIF y domicilio obligatorios | No se exigen de partida |
AspectoDatos del destinatario Factura completaNombre, NIF y domicilio obligatorios Factura simplificadaNo se exigen de partida | ||
Desglose del IVA | Cuota separada obligatoria | Basta el tipo aplicado y el total |
AspectoDesglose del IVA Factura completaCuota separada obligatoria Factura simplificadaBasta el tipo aplicado y el total | ||
Límite de importe | Sin límite | 400 € con IVA, o 3.000 € en supuestos tasados |
AspectoLímite de importe Factura completaSin límite Factura simplificada400 € con IVA, o 3.000 € en supuestos tasados | ||
Sirve para que el cliente deduzca | Sí | Solo si se completa a petición del destinatario |
AspectoSirve para que el cliente deduzca Factura completaSí Factura simplificadaSolo si se completa a petición del destinatario | ||
Aquí está la trampa que más dinero cuesta, y casi ningún artículo la explica. Cuando el destinatario de una factura simplificada es un empresario o profesional y lo pide expresamente, estás obligado a hacer constar además su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado. Sin esos datos, el documento es válido para ti pero tu cliente no puede deducirse el IVA soportado. Si trabajas con empresas, la conclusión práctica es corta: emite factura completa aunque el importe te permita la simplificada.
Cómo hacer una factura paso a paso
Siete decisiones en orden. Los tres primeros pasos son de forma y los tres siguientes de fondo fiscal, que es donde se concentran los errores caros.
Paso 1: Elige la serie y asigna el número
Decide la serie antes de escribir nada. Una numeración general del tipo 2026/001 funciona para casi cualquier actividad, y a partir de ahí abres series separadas solo cuando hay una razón: rectificativas, varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturación a la Administración. Dentro de cada serie el número sube de uno en uno y no se reutiliza jamás, ni siquiera si anulas la operación.
Paso 2: Identifica bien a las dos partes
Nombre o razón social completos, NIF y domicilio fiscal de emisor y destinatario. El nombre comercial no vale por sí solo: si la empresa gira como una marca pero su razón social es otra, va la razón social. Pide estos datos al aceptar el encargo, nunca al cobrarlo. Si el cliente está en otro Estado miembro, comprueba su NIF-IVA intracomunitario antes de decidir cómo tratas la operación.
Paso 3: Describe el servicio y fija la base imponible
La descripción tiene que permitir a un tercero entender qué se prestó. "Servicios profesionales" no lo permite; "Sesión de consultoría de 90 minutos, 12 de septiembre de 2026" sí. Detalla cantidad, precio unitario y descuentos aplicados. La suma de las líneas, ya con los descuentos restados, es tu base imponible, y sobre ella se calcula todo lo demás.
Paso 4: Aplica el tipo de IVA que corresponde
La mayoría de los servicios profesionales van al tipo general del 21 %. Hay actividades con tipo reducido y otras exentas, como la asistencia sanitaria prestada por profesionales médicos o determinada enseñanza reglada. Si tu operación está exenta, no basta con dejar el IVA a cero: la normativa exige mencionar el precepto que ampara la exención o indicar que la operación está exenta. Si una misma factura mezcla tipos, desglosa la base correspondiente a cada uno.
Paso 5: Decide si toca retención de IRPF, y a qué porcentaje
Este es el paso que separa una factura de servicios profesionales de cualquier otra. La retención es un adelanto de tu IRPF que ingresa tu cliente, no un impuesto adicional, y solo se practica cuando el destinatario es una empresa, otro autónomo o una entidad obligada a retener. Al facturar a un particular no se retiene nunca.
| Situación | Retención |
|---|---|
Cliente empresa o profesional, actividad con más de tres años | 15 % |
SituaciónCliente empresa o profesional, actividad con más de tres años Retención15 % | |
Cliente empresa o profesional, en el año de inicio y los dos siguientes | 7 % |
SituaciónCliente empresa o profesional, en el año de inicio y los dos siguientes Retención7 % | |
Cliente particular o consumidor final | Ninguna |
SituaciónCliente particular o consumidor final RetenciónNinguna | |
El tipo reducido del 7 % lo fija el artículo 95.1 del Reglamento del IRPF y se aplica en el período impositivo en que inicias la actividad profesional y en los dos siguientes, siempre que no hubieras ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior a la fecha de inicio. Y viene con una obligación que casi nadie cumple: para aplicarlo tienes que comunicárselo al pagador, que queda obligado a conservar esa comunicación debidamente firmada. Añadir la mención en la factura es buena práctica, pero la comunicación firmada es lo que exige la norma y lo que te cubre si el cliente recibe un requerimiento.
Paso 6: Calcula el total y concreta el cobro
El orden es siempre el mismo: base imponible, más IVA, menos retención. La retención se calcula sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA. El resultado es el importe que realmente vas a cobrar, y conviene que la factura lo llame así para evitar discusiones. Añade la forma de pago, el número de cuenta o el enlace de pago y el plazo acordado.
Paso 7: Emite, envía y conserva la copia
Expide la factura, remítela al cliente y guarda copia. Las tres cosas son obligaciones distintas con plazos propios, y el envío tiene el suyo. Guarda las copias durante el plazo de prescripción de cuatro años, en el mismo formato en que las emitiste.
Ejemplo de factura de un profesional de servicios
El caso más común entre profesionales que facturan por sesiones o por proyecto es este. Una consultora dada de alta en 2026 factura a una empresa cliente dos sesiones de consultoría de 90 minutos a 350 euros cada una, con un descuento del 10 % por contratar el paquete. Es su primer año de actividad, así que aplica el 7 %.
| Concepto | Importe |
|---|---|
2 sesiones de consultoría × 350,00 € | 700,00 € |
Concepto2 sesiones de consultoría × 350,00 € Importe700,00 € | |
Descuento por paquete (10 %) | −70,00 € |
ConceptoDescuento por paquete (10 %) Importe−70,00 € | |
Base imponible | 630,00 € |
ConceptoBase imponible Importe630,00 € | |
IVA (21 %) | +132,30 € |
ConceptoIVA (21 %) Importe+132,30 € | |
Retención de IRPF (7 %) | −44,10 € |
ConceptoRetención de IRPF (7 %) Importe−44,10 € | |
Total a percibir | 718,20 € |
ConceptoTotal a percibir Importe718,20 € | |
Fíjate en la asimetría: el IVA se calcula sobre 630 euros y la retención también sobre 630 euros, no sobre los 762,30 que suman base más IVA. Los 44,10 euros no los pierdes, los ingresa tu cliente a tu nombre y los recuperas en la declaración anual.
Esta es la estructura de texto que puedes copiar y adaptar a tu plantilla:
FACTURA Nº 2026/014
Fecha de expedición: 15 de septiembre de 2026
Fecha de la operación: 12 de septiembre de 2026
EMISOR
Nombre y apellidos / Razón social
NIF: 00000000X
Domicilio fiscal completo
DESTINATARIO
Razón social del cliente
NIF: B00000000
Domicilio fiscal completo
CONCEPTO CANT. PRECIO IMPORTE
Sesión de consultoría (90 min) 2 350,00 € 700,00 €
Descuento por paquete (10 %) -70,00 €
Base imponible 630,00 €
IVA 21 % 132,30 €
Retención IRPF 7 % -44,10 €
TOTAL A PERCIBIR 718,20 €
Retención reducida del 7 % por inicio de actividad profesional
(art. 95.1 del Reglamento del IRPF), comunicada al pagador.
Forma de pago: transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000
Vencimiento: 30 días desde la fecha de expedición
Para montarla en PDF sin plantillas ni suscripción puedes usar el generador de facturas gratuito de meetergo: no pide registro, los datos se quedan en tu navegador y calcula impuestos y totales. Una advertencia honesta antes de que te lleves una sorpresa: tiene un único campo de impuesto para el IVA, así que si practicas retención tendrás que reflejarla tú al adaptar el documento.
Deja de copiar datos de la agenda a la factura
Deja de copiar datos de la agenda a la factura
¿Cuándo hay que emitir y enviar la factura?
Expedir y remitir son dos obligaciones separadas, y esta distinción se pasa por alto continuamente. Ninguna de las dos depende de cuándo cobres.
| Situación | Plazo para expedir | Plazo para remitir |
|---|---|---|
Destinatario particular | En el momento de realizarse la operación | En el mismo momento de la expedición |
SituaciónDestinatario particular Plazo para expedirEn el momento de realizarse la operación Plazo para remitirEn el mismo momento de la expedición | ||
Destinatario empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo |
SituaciónDestinatario empresario o profesional Plazo para expedirAntes del día 16 del mes siguiente al devengo Plazo para remitirAntes del día 16 del mes siguiente al devengo | ||
Facturas rectificativas | Al detectar la causa de rectificación | Antes del día 16 del mes siguiente a su expedición |
SituaciónFacturas rectificativas Plazo para expedirAl detectar la causa de rectificación Plazo para remitirAntes del día 16 del mes siguiente a su expedición | ||
La consecuencia práctica de la segunda fila es que una factura de un servicio prestado el 28 de septiembre a una empresa tiene que estar emitida y enviada antes del 16 de octubre, aunque hayáis acordado el pago a 60 días. Si el trabajo se alarga y no cierras hasta noviembre, ya vas tarde.
Errores frecuentes al hacer una factura
- Dejar que el cliente te "haga" la factura. Pasa mucho en formación y en colaboraciones. Como señalaba un hilo de r/ESLegal sobre facturar una clase, de diez comentarios, quien emite la factura es quien cobra, por mucho que la otra parte prepare el documento por comodidad.
- Calcular la retención sobre el total con IVA. Se aplica sobre la base imponible. Es el error aritmético más repetido y siempre juega en tu contra.
- Retener a un particular. Si tu cliente no es empresario ni profesional, no hay retención que practicar y estarás dejando de cobrar dinero que nadie va a ingresar por ti.
- Emitir simplificada a una empresa. Válida para ti, inservible para que el cliente deduzca el IVA si no incorporas su NIF, su domicilio y la cuota por separado.
- Reutilizar un número anulado. Si una factura se queda sin efecto, se rectifica en serie propia. El hueco en la numeración es lo que despierta preguntas en una comprobación.
- Aplicar el 7 % sin comunicarlo. El porcentaje reducido exige avisar al pagador y que este conserve la comunicación firmada. Sin ese papel, la responsabilidad acaba siendo tuya.
- Descubrir el problema en el cierre trimestral. Los cuatro errores anteriores son baratos si los corriges en octubre y caros si aparecen en enero. Repasa la primera factura de cada cliente nuevo con tu asesoría o gestoría antes de que se convierta en un patrón repetido veinte veces.
¿Qué cambia con la factura electrónica y Verifactu?
Dos normas distintas están a punto de cambiar cómo se emiten las facturas en España, y conviene no mezclarlas. Verifactu regula cómo tu programa registra cada factura, con un encadenamiento inalterable y un código QR, y será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos, con excepciones relevantes. La factura electrónica B2B, que nace de la Ley Crea y Crece, regula en qué formato estructurado intercambias las facturas con otras empresas y tiene su propio calendario.
Si facturas con Word, Excel o un PDF hecho a mano, nada de esto te afecta todavía, pero sí condiciona qué herramienta eliges ahora. Hemos desarrollado cada norma por separado en la guía de Verifactu y sus plazos reales y en la de la factura electrónica obligatoria.
Sobre dónde encaja meetergo conviene ser preciso. Su aplicación de facturación cubre el circuito comercial completo: convierte una reunión reservada y su cobro asociado en presupuesto y después en factura, gestiona facturas recurrentes y la reclamación de impagos, y emite en el estándar europeo EN 16931. Es útil si tu problema es el flujo entre agenda, cliente y cobro, algo habitual en servicios profesionales y en consultoría y coaching. Dicho con la misma claridad: no es un sistema informático de facturación adaptado al reglamento Verifactu ni emite en formato Facturae, así que si la norma te alcanza necesitarás un SIF adaptado para esa parte y que se entienda con tu software de contabilidad.
De la reunión a la factura, sin copiar datos dos veces
De la reunión a la factura, sin copiar datos dos veces
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una factura sin ser autónomo?
Para emitir una factura tienes que estar dado de alta en el censo de empresarios y profesionales mediante la declaración censal, que es gratuita. El alta en el RETA es un trámite distinto y depende de si la actividad es habitual. No existe ninguna regla tributaria que exima de la declaración censal por facturar por debajo del salario mínimo.
¿Cómo se hace una factura sencilla?
Con los datos mínimos del artículo 7 del Reglamento de facturación: número y serie, fecha, tu NIF y tu nombre, la identificación de lo prestado, el tipo de IVA y el importe total. Solo puedes usarla por debajo de 400 euros con IVA, en rectificativas o hasta 3.000 euros en actividades tasadas.
¿Qué retención de IRPF pongo en mi factura?
El 15 % con carácter general y el 7 % si estás en el año de inicio de tu actividad profesional o en los dos siguientes, siempre que no hubieras ejercido antes. Si tu cliente es un particular, no se practica ninguna retención.
¿Se puede hacer una factura con fecha anterior?
La fecha de expedición debe ser la real del día en que emites el documento, y puede ser distinta de la fecha de la operación, que entonces se consigna aparte. Retrodatar una factura para encajarla en otro trimestre no es una corrección, es una irregularidad.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas emitidas?
Durante el plazo de prescripción tributaria, cuatro años, contados desde el fin del plazo de declaración del impuesto correspondiente. Conserva tanto las emitidas como las recibidas, y en el formato en que las expediste.
¿Qué hago si me equivoco en una factura ya enviada?
Emite una factura rectificativa en su serie específica, con referencia expresa a la factura corregida y a lo que cambia. No modifiques el documento original ni reutilices su número.
Este artículo es información general sobre la normativa de facturación y no sustituye al asesoramiento fiscal para un caso concreto. Contrasta tu situación con tu asesoría antes de fijar tipos de IVA, porcentajes de retención o criterios de exención.
