Si has buscado esto en agosto de 2026, lo más probable es que te hayas encontrado con tres calendarios distintos y ninguno correcto. Unos artículos dicen 2026, otros hablan de "doce meses desde la orden" sin decir desde cuándo se cuentan, y unos cuantos siguen mezclando la factura electrónica con Verifactu, que es otra norma.
Las fechas que maneja la Agencia Tributaria en su propia memoria del proyecto de orden son el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028. Aquí tienes de dónde salen y qué tiene que hacer tu software antes.
Lo esencial
- Una factura electrónica no es un PDF. Es un fichero estructurado que otro programa puede leer sin intervención humana. Un PDF enviado por correo, aunque lleve firma, no cumple la definición de la norma.
- La obligación B2B todavía no ha empezado a contar. El Real Decreto 238/2026 está en vigor desde abril de 2026, pero su aplicación queda diferida hasta que se publique la orden ministerial de la solución pública, que a 12 de agosto de 2026 sigue en fase de proyecto.
- Si el calendario previsto se mantiene, tu fecha es una de dos. El 1 de octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros, y el 1 de octubre de 2028 para todos los demás, autónomos incluidos.
- Facturar a la Administración es otra cosa y ya es obligatorio. Desde enero de 2015, con formato Facturae y a través de FACe. Si eres proveedor público, esa obligación no espera a 2027.
¿Qué es una factura electrónica, y por qué un PDF no lo es?
Una factura electrónica es la que se expide y se recibe en un formato electrónico estructurado. La palabra que hace todo el trabajo es estructurado: los datos van en campos etiquetados que el sistema del receptor interpreta directamente, sin que nadie los teclee ni los lea. Un PDF, en cambio, es una imagen del documento, y el reglamento no lo admite entre empresas por mucho que hoy sea lo habitual y por mucho que lleve firma electrónica incorporada.
Hay un formato intermedio que genera dudas: los híbridos tipo ZUGFeRD o Factur-X, que son un PDF con el XML estructurado incrustado dentro. A efectos de la norma cuenta ese XML, y la capa visual es solo una cortesía para quien lo abra a mano.
Las tres obligaciones que se confunden entre sí
Esta es la parte que más planificación estropea. En España conviven tres normas distintas sobre facturación, con calendarios y destinatarios diferentes. Que tu proveedor cumpla una no dice nada sobre las otras dos.
| Obligación | Qué regula | A quién afecta | Desde cuándo |
|---|---|---|---|
Factura electrónica a las AAPP (Ley 25/2013) | Cómo envías facturas al sector público, en formato Facturae vía FACe | Proveedores de cualquier Administración | 15 de enero de 2015 |
ObligaciónFactura electrónica a las AAPP (Ley 25/2013) Qué regulaCómo envías facturas al sector público, en formato Facturae vía FACe A quién afectaProveedores de cualquier Administración Desde cuándo15 de enero de 2015 | |||
Verifactu / sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023) | Cómo registra tu programa cada factura, con encadenamiento y huella | Quien use software para facturar y no quede excluido | 2027, según el aplazamiento |
ObligaciónVerifactu / sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023) Qué regulaCómo registra tu programa cada factura, con encadenamiento y huella A quién afectaQuien use software para facturar y no quede excluido Desde cuándo2027, según el aplazamiento | |||
Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece + RD 238/2026) | En qué formato intercambias facturas con otras empresas y cómo informas del pago | Empresarios y profesionales con sede en España | 2027 y 2028, pendiente de la orden |
ObligaciónFactura electrónica B2B (Ley Crea y Crece + RD 238/2026) Qué regulaEn qué formato intercambias facturas con otras empresas y cómo informas del pago A quién afectaEmpresarios y profesionales con sede en España Desde cuándo2027 y 2028, pendiente de la orden | |||
La diferencia práctica: Verifactu mira hacia dentro, hacia cómo tu programa guarda lo que emites, y persigue el fraude. La factura electrónica B2B mira hacia fuera, hacia el formato en que la factura viaja hasta tu cliente, y su objetivo declarado es la morosidad comercial. Un programa puede estar adaptado a Verifactu y no emitir un solo fichero estructurado válido para B2B.
El calendario real: 1 de octubre de 2027 y 1 de octubre de 2028
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026 y entró en vigor veinte días después. Entrar en vigor y producir efectos son cosas distintas: la disposición final octava de la Ley 18/2022 ata la aplicación efectiva a la entrada en vigor de una orden ministerial que fije los detalles técnicos de la solución pública.
Esa orden se sometió a audiencia pública el 17 de abril de 2026 y todavía no ha llegado al BOE. Su memoria del análisis de impacto normativo fija la entrada en vigor el 1 de octubre de 2026 y hace el cálculo completo, con fechas absolutas:
| Fecha prevista | Qué ocurre |
|---|---|
1 de octubre de 2026 | Entrada en vigor de la orden ministerial. Arranca el cómputo de todos los plazos |
Fecha prevista1 de octubre de 2026 Qué ocurreEntrada en vigor de la orden ministerial. Arranca el cómputo de todos los plazos | |
1 de octubre de 2027 | Obligación de emitir factura electrónica para quien superó 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior |
Fecha prevista1 de octubre de 2027 Qué ocurreObligación de emitir factura electrónica para quien superó 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior | |
1 de octubre de 2027 | Entran en juego los requisitos para operar como plataforma privada de intercambio y la obligación de interconexión |
Fecha prevista1 de octubre de 2027 Qué ocurreEntran en juego los requisitos para operar como plataforma privada de intercambio y la obligación de interconexión | |
1 de octubre de 2028 | Obligación para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos, y fin del plazo para los subcontratistas del sector público |
Fecha prevista1 de octubre de 2028 Qué ocurreObligación para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos, y fin del plazo para los subcontratistas del sector público | |
1 de octubre de 2029 | Obligación de informar de los estados de la factura para personas físicas y entidades en atribución de rentas por debajo de 8 millones |
Fecha prevista1 de octubre de 2029 Qué ocurreObligación de informar de los estados de la factura para personas físicas y entidades en atribución de rentas por debajo de 8 millones | |
Una precaución honesta sobre esta tabla: mientras la orden siga siendo un proyecto, esas fechas son la previsión de la propia Agencia Tributaria y no texto publicado en el BOE. Si se aprueba más tarde, todo el calendario se desplaza en bloque. La mecánica ya no cambia: doce meses para los grandes, veinticuatro para el resto, contados desde la orden.
Hay además un régimen transitorio fácil de pasar por alto. Entre octubre de 2027 y octubre de 2028, quien esté obligado por superar los 8 millones tiene que acompañar cada factura electrónica de un PDF que garantice su legibilidad, salvo que el destinatario acepte de forma expresa recibirla solo en su formato original.
¿Quién entra y qué operaciones quedan fuera?
El artículo 3.1 del reglamento delimita el ámbito con un criterio de sede: la obligación aparece cuando el destinatario es un empresario o profesional que tiene en España la sede de su actividad económica. No hay umbral de facturación que te libre, solo plazos distintos según el volumen.
Fuera del perímetro quedan:
- Las ventas a particulares. El B2C no entra. Puedes seguir entregando un PDF o un ticket a un cliente final.
- Las facturas simplificadas ordinarias, las del artículo 4 del Reglamento de facturación. El ticket de caja sigue siendo un ticket.
- Las operaciones con clientes sin sede en España, incluidas las intracomunitarias y las exportaciones, que se rigen por sus propias reglas.
Con una excepción que conviene marcar en rojo: las facturas simplificadas cualificadas, las del artículo 7.2 del Reglamento de facturación, sí quedan sujetas. Son esas facturas simplificadas en las que identificas al destinatario con NIF y domicilio porque te lo ha pedido para deducirse el IVA. Muchos negocios de mostrador las emiten a diario sin saber que tienen ese nombre.
Formatos admitidos: Facturae, UBL, EDIFACT y CII
El artículo 7.1 admite cuatro sintaxis, y todas deben ajustarse al modelo semántico de datos de la norma europea EN 16931:
- Facturae, el formato del sector público español, el que ya usas si facturas a la Administración.
- UBL, en su adaptación para facturación entre empresas.
- EDIFACT, el mensaje de factura del estándar EDI clásico, habitual en gran distribución y automoción.
- CII, la sintaxis de UN/CEFACT recogida en la Decisión europea 2017/1870.
La elección no es del todo libre. La solución pública de la AEAT trabaja solo con UBL (artículo 11.2), y quien intercambie facturas a través de una plataforma privada tiene que remitir simultáneamente a esa solución una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL (artículo 6.2). Traducido: da igual el camino que elijas, la AEAT acaba recibiendo una copia UBL de todo.
Las plataformas privadas cargan con dos obligaciones que a ti te interesan como cliente: transformar entre los cuatro formatos y conectarse con otra plataforma en un mes desde que se lo pidan, sin coste (artículo 9.6). El acceso a la solución pública es gratuito (artículo 11.10). Si tu proveedor te plantea la interoperabilidad como un extra de pago, tienes argumento.
Los estados de la factura: la obligación que casi nadie ha leído
Aquí está la parte del reglamento que más trabajo operativo genera y menos cobertura recibe. Emitir la factura es solo la mitad. El artículo 10 obliga al destinatario a informar de dos estados:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura, con su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura, con su fecha efectiva de pago.
Son opcionales la aceptación o el rechazo parciales, el pago parcial con su importe y la cesión de la factura a un tercero para su cobro. El plazo para comunicar los obligatorios es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales (artículo 10.3). El artículo 12 añade que el pago completo hay que informarlo a la solución pública tanto si has usado esa solución como si has usado una plataforma privada.
Piensa en lo que significa para un departamento de administración: cada factura de proveedor que pagues genera una comunicación con fecha, dentro de una ventana de cuatro días hábiles. Ese es el verdadero cambio de proceso, y llega antes que cualquier decisión de software.
¿Cómo prepararte? Paso a paso
1. Calcula tu volumen de operaciones del año anterior
El umbral de 8 millones se calcula conforme al artículo 121 de la Ley del IVA, sobre el año natural inmediato anterior. Es el dato que decide si tu fecha es 2027 o 2028. Si estás cerca del umbral, revísalo cada cierre de ejercicio, porque puedes cruzarlo sin cambiar de actividad.
2. Pregunta a tu proveedor de software tres cosas por escrito
Pide una respuesta concreta a: qué sintaxis de las cuatro va a emitir, cómo va a enviar la copia UBL a la solución pública, y cómo vas a registrar los estados de aceptación y pago. Un "estamos trabajando en ello" en agosto de 2026 es aceptable; el mismo mensaje en 2027 ya no lo es.
3. Limpia el maestro de clientes antes de migrar
Las facturas se rechazan por datos, no por formato: NIF mal grabados, razones sociales que no coinciden con el registro, direcciones incompletas. Cada uno de esos errores, hoy invisible porque el PDF lo lee una persona, mañana devuelve un rechazo automático. Este trabajo lo puedes hacer ya, con el sistema que tengas.
4. Diseña el circuito de los estados, no solo el de emisión
Decide quién marca la aceptación comercial, en qué momento del flujo aparece y de dónde sale la fecha de pago. Si tu conciliación bancaria va con dos semanas de retraso, la ventana de cuatro días no se cumple por mucho software que compres. Los flujos de trabajo automatizados ayudan a que el aviso salte solo, pero la decisión de proceso es previa.
5. Haz una emisión de prueba real con un cliente de confianza
En cuanto la solución pública abra pruebas, emite y recibe una factura de verdad con un cliente que también esté migrando. Los problemas de interconexión entre plataformas aparecen en el primer envío real, nunca en la demo comercial.
Errores frecuentes
- Dar por buena la fecha de 2026. Circula en titulares, correos comerciales y hasta en material de formación. Mientras la orden ministerial siga en proyecto, no hay obligación B2B en vigor.
- Creer que el PDF firmado ya cumple. La firma electrónica resuelve autenticidad e integridad. No convierte un documento visual en un fichero estructurado.
- Confundir el umbral de 8 millones con una exención. No exime de nada, solo cambia la fecha. Todos los autónomos entran, con un año más de margen.
- Tratarlo como un proyecto contable. El NIF del cliente, la dirección de facturación y las condiciones de pago viven en el sistema comercial o en el CRM. Si contabilidad y comercial no cuadran, los rechazos llegan en el peor momento.
- Olvidar la parte de recepción. Aunque tu obligación de emitir sea de 2028, tus proveedores grandes empezarán a mandarte facturas estructuradas en 2027. Tienes que poder recibirlas y responder con los estados.
Facturar a la Administración con FACe: esto sí lleva años en vigor
Si vendes al sector público, ya conoces la mitad de esta historia. La Ley 25/2013 impuso la factura electrónica en la contratación pública desde el 15 de enero de 2015, con FACe como punto general de entrada de la Administración General del Estado y Facturae como formato. La obligación alcanza a las facturas de importe superior a 5.000 euros, y cada Administración pudo excluir las de importe inferior.
Muchos proveedores públicos llevan una década emitiendo XML estructurado sin llamarlo así, y esa experiencia es la mejor preparación posible para 2027: el formato ya lo dominan y lo que les queda por montar es el circuito de estados y la copia a la solución pública.
¿Dónde encaja meetergo y dónde no?
Conviene ser explícito, porque el mercado está lleno de promesas ambiguas sobre este tema. La app de facturación de meetergo emite facturas electrónicas estructuradas conforme al modelo semántico EN 16931, en los formatos XRechnung y ZUGFeRD, con los datos alojados en servidores europeos.
Y ahora la parte que importa para este artículo: meetergo no cubre el sistema español de factura electrónica B2B. No emite Facturae, no está conectada a la solución pública de la AEAT, no remite la copia UBL del artículo 6.2 y no gestiona los estados de aceptación y pago. Tampoco es un sistema informático de facturación adaptado al reglamento Verifactu. Si buscas una herramienta para cumplir con las fechas de este calendario, tu punto de partida es un proveedor especializado en el sistema español, y conviene que se entienda con tu software de contabilidad.
Donde sí resuelve algo es antes de la factura: convertir una reserva o una oportunidad ganada en presupuesto y luego en factura sin volver a teclear los datos, con cobros y firma electrónica en el mismo recorrido. Las asesorías y despachos contables que acompañan a sus clientes en esta migración lo usan para organizar las reuniones de transición y guardar la documentación en espacios compartidos.
Para una factura suelta hoy tienes el generador de facturas gratuito y la calculadora de IVA. Ninguno de los dos te deja preparado para 2027.
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Preguntas frecuentes
¿La factura electrónica es obligatoria ya para autónomos?
No. A 12 de agosto de 2026 no hay ninguna obligación B2B en vigor, porque la orden ministerial que activa los plazos sigue en tramitación. Si el calendario previsto se cumple, la fecha para autónomos y pymes es el 1 de octubre de 2028.
¿Puedo seguir mandando facturas en PDF por correo?
A particulares, sí, indefinidamente. A otras empresas y profesionales con sede en España, solo hasta que llegue tu fecha de obligación. Durante los doce primeros meses de la obligación de los grandes hay un régimen mixto en el que el PDF acompaña a la factura estructurada como documento de legibilidad.
¿Qué diferencia hay entre la factura electrónica y Verifactu?
Regulan cosas distintas. Verifactu se ocupa de cómo tu programa registra internamente cada factura, con encadenamiento y huella, y nace del Real Decreto 1007/2023. La factura electrónica B2B se ocupa del formato en que la factura llega a tu cliente y de la información de pago, y nace de la Ley Crea y Crece. Puedes estar obligado a las dos.
Si ya facturo a la Administración por FACe, ¿tengo que cambiar algo?
Sí, aunque partes con ventaja. Facturae es uno de los cuatro formatos admitidos, así que la emisión estructurada ya la tienes resuelta. Lo que se añade es la copia en UBL a la solución pública si usas una plataforma privada, y toda la comunicación de estados de aceptación y pago.
¿Qué pasa si mi cliente no está preparado cuando llegue mi fecha?
Tu obligación no depende de la preparación del otro. Si tu cliente todavía no puede recibir facturas estructuradas por su propio canal, la vía por defecto es la solución pública, que actúa como receptor cuando no hay acuerdo previo entre las partes.
¿Tengo que guardar las facturas electrónicas de otra manera?
El plazo de conservación no cambia, pero sí el objeto: hay que conservar el fichero estructurado original, no una impresión ni una copia visual. Si tu archivo actual guarda PDFs, tendrás que revisarlo. Para la documentación asociada al cliente, un repositorio ordenado como meetergo Docs ayuda a no dispersarla en correos.
Lo anterior describe la normativa en términos generales y no equivale a asesoramiento fiscal para un caso concreto. Todo el calendario cuelga de una orden ministerial que a día de hoy sigue sin publicarse, así que conviene contrastar tu situación con tu asesoría antes de firmar nada con un proveedor de software.
