¿Pasas demasiado tiempo enviando correos de ida y vuelta solo para acordar una reunión? No estás solo. Millones de profesionales pierden horas cada semana tratando de coordinar horarios. Aquí es donde herramientas como Calendly entran en juego.
En esta guía completa te explicamos exactamente qué es Calendly, cómo funciona paso a paso, sus ventajas y desventajas reales, los precios actualizados para 2026, y las mejores alternativas disponibles en el mercado (incluyendo opciones 100% conformes con el RGPD europeo).
¿Qué es Calendly?
Calendly es una plataforma de programación de citas online que automatiza el proceso de agendar reuniones. Fundada en 2013 en Atlanta (Estados Unidos), permite a usuarios compartir su disponibilidad mediante un enlace personalizado para que otros puedan reservar citas sin necesidad de intercambiar múltiples correos electrónicos.
En términos simples: compartes tu enlace de Calendly → el invitado ve tus horarios disponibles → elige un hueco que le convenga → ambos reciben confirmación automática. Así de sencillo.
Calendly se ha convertido en una de las herramientas más populares para:
- Equipos de ventas que necesitan programar demos y llamadas de descubrimiento
- Freelancers y consultores que gestionan citas con clientes
- Profesionales de recursos humanos para entrevistas de trabajo
- Educadores y tutores para sesiones de tutoría
- Profesionales de la salud para consultas
¿Cómo funciona Calendly? Guía paso a paso
El funcionamiento de Calendly es intuitivo y se puede configurar en pocos minutos:
Paso 1: Crea tu cuenta
Regístrate en calendly.com con tu correo electrónico o cuenta de Google. El proceso es gratuito y te llevará menos de 2 minutos.
Paso 2: Conecta tu calendario
Sincroniza Calendly con tu calendario existente (Google Calendar, Outlook, Office 365 o iCloud). Esto permite que la herramienta detecte automáticamente tus huecos libres y evite conflictos de horario.
Paso 3: Configura tus tipos de evento
Crea diferentes tipos de reunión según tus necesidades: llamadas de 15 minutos, reuniones de 30 minutos, demos de 60 minutos, etc. Para cada tipo puedes definir la duración, ubicación (presencial, Zoom, Google Meet), y preguntas previas para el invitado.
Paso 4: Define tu disponibilidad
Indica qué días y horas estás disponible para recibir citas. Puedes establecer horarios diferentes para cada día de la semana, bloquear fechas específicas (vacaciones, festivos) y añadir tiempo de buffer entre reuniones.
Paso 5: Comparte tu enlace
Calendly genera un enlace personalizado (ej: calendly.com/tunombre) que puedes compartir por email, en tu firma de correo, en tu web o en redes sociales. Los invitados hacen clic, ven tu disponibilidad y reservan en segundos.
Funciones principales de Calendly
Calendly ofrece un conjunto robusto de funcionalidades diseñadas para simplificar la programación de reuniones:
Sincronización de calendarios
Conecta hasta 6 calendarios simultáneamente (Google Calendar, Outlook, Office 365, iCloud). Calendly verifica automáticamente conflictos de horario para evitar dobles reservas.
Recordatorios automáticos
Envía recordatorios por email y SMS antes de cada reunión para reducir las ausencias (no-shows). Puedes personalizar el contenido y el momento de envío.
Detección de zona horaria
Calendly detecta automáticamente la zona horaria de cada invitado. Esto elimina confusiones cuando trabajas con clientes o equipos internacionales.
Integraciones
Calendly se integra con más de 100 herramientas: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams (videoconferencia), Salesforce, HubSpot, Pipedrive (CRM), Zapier, Make (automatización), Stripe, PayPal (pagos), Slack, y muchas más.
Funciones de equipo
Para equipos de ventas y soporte, Calendly ofrece round-robin (distribución equitativa de citas), páginas de equipo, y enrutamiento inteligente basado en respuestas de formularios.
Analíticas y reportes
Dashboard con métricas de reuniones programadas, tasas de cancelación, tipos de evento más populares y rendimiento del equipo.
Ventajas y desventajas de Calendly
Como cualquier herramienta, Calendly tiene puntos fuertes y áreas de mejora. Aquí te presentamos un análisis honesto:
✅ Ventajas de Calendly:
- ✅ Interfaz muy intuitiva y fácil de usar, incluso para principiantes
- ✅ Plan gratuito funcional para uso básico individual
- ✅ Gran ecosistema de integraciones (100+ apps)
- ✅ Detección automática de zona horaria perfecta para equipos globales
- ✅ Aplicaciones móviles para iOS y Android
- ✅ Marca reconocida con millones de usuarios
❌ Desventajas de Calendly:
- ❌ Servidores en Estados Unidos - datos de clientes europeos sujetos a leyes estadounidenses
- ❌ Cumplimiento RGPD cuestionable tras la sentencia Schrems II
- ❌ Plan gratuito muy limitado (solo 1 tipo de evento activo)
- ❌ Precios elevados para funciones avanzadas (desde $10/mes por usuario)
- ❌ Sin videoconferencia integrada - dependes de herramientas externas como Zoom
- ❌ Personalización de marca limitada en planes básicos
- ❌ Soporte solo en inglés para la mayoría de planes
Precios de Calendly en 2026
Calendly ofrece varios planes adaptados a diferentes necesidades. Aquí están los precios actualizados para 2026:
Precios de Calendly actualizados a enero 2026 (facturación anual)
| Plan | Precio mensual | Funciones principales |
|---|---|---|
Free | 0€ | 1 calendario, 1 tipo de evento, integraciones básicas |
PlanFree Precio mensual0€ Funciones principales1 calendario, 1 tipo de evento, integraciones básicas | ||
Standard | ~10$/usuario/mes | Múltiples calendarios, recordatorios, integraciones CRM |
PlanStandard Precio mensual~10$/usuario/mes Funciones principalesMúltiples calendarios, recordatorios, integraciones CRM | ||
Teams | ~16$/usuario/mes | Round-robin, enrutamiento, analíticas de equipo |
PlanTeams Precio mensual~16$/usuario/mes Funciones principalesRound-robin, enrutamiento, analíticas de equipo | ||
Enterprise | Desde 15.000$/año | SSO, SCIM, soporte dedicado, seguridad avanzada |
PlanEnterprise Precio mensualDesde 15.000$/año Funciones principalesSSO, SCIM, soporte dedicado, seguridad avanzada | ||
Nota: Los precios están en dólares estadounidenses y pueden variar según el tipo de cambio. La facturación mensual suele ser un 20-25% más cara que la anual.
¿Es Calendly conforme con el RGPD?
Esta es una pregunta crucial para empresas europeas. Calendly es una empresa estadounidense con servidores ubicados en Estados Unidos. Esto significa que los datos de tus clientes y contactos se almacenan fuera de la Unión Europea.
Tras la sentencia Schrems II del Tribunal de Justicia de la UE en 2020, las transferencias de datos a EE.UU. están bajo escrutinio legal. Aunque Calendly afirma cumplir con el RGPD mediante cláusulas contractuales estándar, muchos expertos en privacidad recomiendan utilizar alternativas europeas para estar completamente seguros.
Si trabajas en sectores regulados (salud, finanzas, sector público) o simplemente valoras la privacidad de tus clientes, considera una alternativa 100% europea con servidores en la UE.
Las 5 mejores alternativas a Calendly en 2026
Si Calendly no cumple con tus requisitos de privacidad, precio o funcionalidades, aquí tienes las mejores alternativas disponibles:
1. meetergo - La mejor alternativa europea (100% RGPD)
meetergo es una plataforma alemana de programación de citas online con servidores ubicados en Europa. Ofrece todas las funciones de Calendly más características exclusivas como videoconferencia integrada y CRM de ventas incorporado.
✅ Ventajas de meetergo:
- ✅ 100% conforme con RGPD - servidores en Europa
- ✅ Videoconferencia integrada con cifrado de extremo a extremo (sin Zoom ni costes extra)
- ✅ CRM de ventas integrado con pipeline visual y seguimiento de deals
- ✅ Round-robin y enrutamiento inteligente para equipos de ventas
- ✅ Editor visual de marca completo y dominios personalizados
- ✅ Plan gratuito con reuniones ilimitadas y meetergo Log (transcripción IA)
- ✅ Integraciones con HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Stripe, PayPal
❌ Desventajas de meetergo:
- ❌ Marca menos conocida que Calendly (aunque en rápido crecimiento)
💰 Precio: Desde 0€/mes (plan Basic gratuito). Plans de pago desde 7€/mes.
2. Cal.com - Alternativa open source
Cal.com es una plataforma de código abierto que permite auto-hospedaje para máximo control de datos. Ideal para equipos técnicos que quieren gestionar su propia infraestructura.
✅ Ventajas:
- ✅ Código abierto y transparente
- ✅ Posibilidad de auto-hospedaje
- ✅ Plan gratuito disponible
❌ Desventajas:
- ❌ Requiere conocimientos técnicos para auto-hospedaje
- ❌ Sin videoconferencia integrada
- ❌ Soporte limitado en plan gratuito
💰 Precio: Gratis (auto-hospedaje) o desde $15/mes (cloud).
3. Acuity Scheduling - Para negocios de servicios
Acuity (ahora parte de Squarespace) está diseñada para negocios de servicios como salones, spas y consultorías. Ofrece gestión de pagos y clientes más robusta que Calendly.
✅ Ventajas:
- ✅ Gestión completa de clientes y pagos
- ✅ Venta de paquetes y suscripciones
- ✅ Integración perfecta con Squarespace
❌ Desventajas:
- ❌ Sin plan gratuito (prueba de 7 días)
- ❌ Servidores en EE.UU.
- ❌ Interfaz más compleja de configurar
💰 Precio: Desde $16/mes.
4. TidyCal - La opción más económica
TidyCal de AppSumo ofrece un pago único de por vida, ideal para freelancers y emprendedores con presupuesto limitado que buscan simplicidad.
✅ Ventajas:
- ✅ Pago único de por vida (~$29)
- ✅ Interfaz minimalista y fácil
- ✅ Plan gratuito disponible
❌ Desventajas:
- ❌ Funciones muy básicas
- ❌ Sin funciones de equipo avanzadas
- ❌ Pocas integraciones
💰 Precio: $29 pago único de por vida.
5. Doodle - Para encuestas de disponibilidad
Doodle es ideal cuando necesitas encontrar un horario que funcione para múltiples personas mediante encuestas de disponibilidad. Diferente enfoque a Calendly.
✅ Ventajas:
- ✅ Perfecto para coordinar grupos
- ✅ Empresa suiza (servidores en Europa)
- ✅ Plan gratuito funcional
❌ Desventajas:
- ❌ No es para programación 1:1 clásica
- ❌ Anuncios en plan gratuito
- ❌ Menos automatización que Calendly
💰 Precio: Gratis o desde $6.95/mes.
Tabla comparativa: Calendly vs alternativas
Comparativa de herramientas de programación de citas - Enero 2026
| Herramienta | Precio desde | RGPD | Video integrado | CRM | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
meetergo | 0€/mes | ✅ Europa | ✅ Sí | ✅ Sí | Equipos europeos |
Herramientameetergo Precio desde0€/mes RGPD✅ Europa Video integrado✅ Sí CRM✅ Sí Ideal paraEquipos europeos | |||||
Calendly | 0$/mes | ⚠️ EE.UU. | ❌ No | ❌ No | Uso general |
HerramientaCalendly Precio desde0$/mes RGPD⚠️ EE.UU. Video integrado❌ No CRM❌ No Ideal paraUso general | |||||
Cal.com | 0$/mes | ✅ Self-host | ❌ No | ❌ No | Desarrolladores |
HerramientaCal.com Precio desde0$/mes RGPD✅ Self-host Video integrado❌ No CRM❌ No Ideal paraDesarrolladores | |||||
Acuity | 16$/mes | ⚠️ EE.UU. | ❌ No | Parcial | Servicios |
HerramientaAcuity Precio desde16$/mes RGPD⚠️ EE.UU. Video integrado❌ No CRMParcial Ideal paraServicios | |||||
TidyCal | $29 único | ⚠️ EE.UU. | ❌ No | ❌ No | Presupuesto bajo |
HerramientaTidyCal Precio desde$29 único RGPD⚠️ EE.UU. Video integrado❌ No CRM❌ No Ideal paraPresupuesto bajo | |||||
Doodle | 0€/mes | ✅ Suiza | ❌ No | ❌ No | Encuestas grupales |
HerramientaDoodle Precio desde0€/mes RGPD✅ Suiza Video integrado❌ No CRM❌ No Ideal paraEncuestas grupales | |||||
¿Cómo elegir la herramienta de programación adecuada?
Para elegir la mejor herramienta de programación para tu caso, considera estos factores:
Checklist: ¿Qué herramienta de programación necesitas?
Preguntas frecuentes sobre Calendly
¿Calendly es gratis?
Sí, Calendly ofrece un plan gratuito permanente. Sin embargo, está limitado a 1 tipo de evento activo, 1 conexión de calendario, y no incluye recordatorios automáticos ni integraciones avanzadas. Para uso profesional, la mayoría necesita el plan Standard ($10/mes) o superior.
¿Calendly funciona con Google Calendar?
Sí, Calendly se integra perfectamente con Google Calendar. La sincronización es bidireccional: las citas creadas en Calendly aparecen en tu Google Calendar, y los eventos existentes en tu calendario bloquean automáticamente esos horarios en Calendly.
¿Calendly cumple con el RGPD?
Calendly afirma cumplir con el RGPD mediante cláusulas contractuales estándar. Sin embargo, al ser una empresa estadounidense con servidores en EE.UU., los datos están sujetos a leyes de vigilancia como la FISA 702. Para máxima seguridad legal en Europa, considera alternativas europeas como meetergo.
¿Cuál es la mejor alternativa a Calendly?
Depende de tus necesidades. Para empresas europeas que necesitan RGPD, meetergo es la mejor opción. Para desarrolladores que quieren auto-hospedaje, Cal.com. Para negocios de servicios con gestión de pagos, Acuity. Para presupuesto mínimo, TidyCal.
¿Calendly tiene videoconferencia?
No, Calendly no incluye videoconferencia propia. Se integra con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, pero necesitas cuentas separadas en esas plataformas. meetergo es una alternativa que sí incluye videoconferencia integrada con cifrado de extremo a extremo.
Conclusión: ¿Deberías usar Calendly?
Calendly es una herramienta sólida que ha revolucionado la forma en que programamos reuniones. Su interfaz intuitiva y amplio ecosistema de integraciones la hacen una opción popular a nivel mundial.
Sin embargo, si operas en Europa o valoras la privacidad de datos, meetergo ofrece todas las funciones de Calendly más ventajas adicionales: servidores en Europa (RGPD 100%), videoconferencia integrada con cifrado E2E, CRM de ventas incluido, y precios más competitivos.
La mejor forma de decidir es probar. meetergo ofrece un plan gratuito generoso con reuniones ilimitadas para que puedas evaluar si es la herramienta adecuada para ti.