Agendar citas online ya no es un lujo: es una necesidad. Si todavía gestionas tu agenda por teléfono, WhatsApp o correo electrónico, estás perdiendo tiempo, clientes y oportunidades. Un software para agendar citas automatiza todo el proceso: tus clientes eligen el horario que les conviene, reciben confirmaciones y recordatorios automáticos, y tú te concentras en lo que importa.
En esta guía comparamos las 10 mejores herramientas para agendar citas online en 2026 — con precios, ventajas, desventajas y opciones conformes al RGPD. Ya sea que tengas un consultorio, una agencia, un equipo de ventas o un negocio de servicios, aquí encontrarás la solución perfecta.
¿Qué es un software para agendar citas online?
Un software para agendar citas online es una herramienta digital que permite a tus clientes, pacientes o prospectos reservar reuniones, consultas o servicios directamente desde tu sitio web, enlace de reserva o redes sociales — sin necesidad de llamadas telefónicas ni intercambio de correos.
Estas herramientas sincronizan tu calendario (Google Calendar, Outlook, iCloud), envían recordatorios automáticos por email o SMS, y pueden integrarse con plataformas de videoconferencia, CRM y pasarelas de pago. El resultado: menos ausencias, menos trabajo administrativo y una mejor experiencia para tus clientes.
¿Por qué usar una herramienta para agendar citas?
Los beneficios de automatizar la programación de citas son claros:
- Ahorro de tiempo: Eliminas los intercambios de mensajes para coordinar horarios. Tus clientes reservan en segundos.
- Menos ausencias (no-shows): Los recordatorios automáticos por email y SMS reducen las ausencias hasta un 80%.
- Disponibilidad 24/7: Tus clientes pueden reservar a cualquier hora, incluso fuera de tu horario de atención.
- Imagen profesional: Una página de reserva personalizada con tu marca transmite confianza y seriedad.
- Protección de datos: Las herramientas conformes al RGPD garantizan que los datos de tus clientes están protegidos.
Tabla comparativa de las mejores herramientas para agendar citas
Comparativa de las 10 mejores herramientas para agendar citas online en 2026
| Herramienta | Especialidad | Plan gratuito | Precio desde | RGPD | En español |
|---|---|---|---|---|---|
meetergo | Scheduling + CRM + Vídeo | ✅ Sí | 0 €/mes | ✅ Sí (Alemania) | ✅ Sí |
Herramientameetergo EspecialidadScheduling + CRM + Vídeo Plan gratuito✅ Sí Precio desde0 €/mes RGPD✅ Sí (Alemania) En español✅ Sí | |||||
Calendly | Páginas de reserva | ✅ Limitado | 10 $/mes | ❌ No (EE.UU.) | ✅ Sí |
HerramientaCalendly EspecialidadPáginas de reserva Plan gratuito✅ Limitado Precio desde10 $/mes RGPD❌ No (EE.UU.) En español✅ Sí | |||||
Cal.com | Scheduling open source | ✅ Sí | 0 $/mes | ⚠️ Parcial | ✅ Sí |
HerramientaCal.com EspecialidadScheduling open source Plan gratuito✅ Sí Precio desde0 $/mes RGPD⚠️ Parcial En español✅ Sí | |||||
Doodle | Encuestas de disponibilidad | ✅ Limitado | 6,95 €/mes | ✅ Sí (Suiza) | ✅ Sí |
HerramientaDoodle EspecialidadEncuestas de disponibilidad Plan gratuito✅ Limitado Precio desde6,95 €/mes RGPD✅ Sí (Suiza) En español✅ Sí | |||||
Acuity Scheduling | Reservas para servicios | ❌ No | 16 $/mes | ❌ No (EE.UU.) | ❌ No |
HerramientaAcuity Scheduling EspecialidadReservas para servicios Plan gratuito❌ No Precio desde16 $/mes RGPD❌ No (EE.UU.) En español❌ No | |||||
SimplyBook.me | Multi-ubicación | ✅ Sí | 8,25 $/mes | ✅ Sí (Europa) | ✅ Sí |
HerramientaSimplyBook.me EspecialidadMulti-ubicación Plan gratuito✅ Sí Precio desde8,25 $/mes RGPD✅ Sí (Europa) En español✅ Sí | |||||
Setmore | Reservas + pagos gratis | ✅ Sí | 0 $/mes | ❌ No (EE.UU.) | ✅ Sí |
HerramientaSetmore EspecialidadReservas + pagos gratis Plan gratuito✅ Sí Precio desde0 $/mes RGPD❌ No (EE.UU.) En español✅ Sí | |||||
HubSpot Meetings | CRM + Marketing | ✅ Sí | 0 €/mes | ✅ Sí (opción UE) | ✅ Sí |
HerramientaHubSpot Meetings EspecialidadCRM + Marketing Plan gratuito✅ Sí Precio desde0 €/mes RGPD✅ Sí (opción UE) En español✅ Sí | |||||
Koalendar | Scheduling sencillo | ✅ Sí | 0 $/mes | ⚠️ Parcial | ❌ No |
HerramientaKoalendar EspecialidadScheduling sencillo Plan gratuito✅ Sí Precio desde0 $/mes RGPD⚠️ Parcial En español❌ No | |||||
Brevo Meetings | Email + Scheduling | ✅ Sí | 0 €/mes | ✅ Sí (Francia) | ✅ Sí |
HerramientaBrevo Meetings EspecialidadEmail + Scheduling Plan gratuito✅ Sí Precio desde0 €/mes RGPD✅ Sí (Francia) En español✅ Sí | |||||
Las 10 mejores herramientas para agendar citas online en 2026
1. meetergo – La plataforma todo en uno conforme al RGPD
meetergo no es solo una herramienta para agendar citas: es una plataforma completa que combina la programación de citas online con videoconferencia cifrada, un CRM visual integrado y transcripción de reuniones con IA. Todo desde una sola herramienta, 100% conforme al RGPD con servidores en Frankfurt (Alemania).
Con meetergo puedes crear formularios de enrutamiento inteligente que cualifican a tus prospectos antes de la cita, lanzar videollamadas cifradas de extremo a extremo sin límite de duración y hacer seguimiento de cada deal en el pipeline visual. Es la herramienta ideal si quieres convertir tus citas en ventas reales.
✅ Ventajas:
- ✅ Plan gratuito con reuniones ilimitadas + transcripción IA (meetergo Log)
- ✅ 100% conforme al RGPD — servidores en Alemania (Frankfurt), sin acceso de EE.UU.
- ✅ Videoconferencia integrada con cifrado de extremo a extremo, sin límite de duración
- ✅ CRM visual con pipeline de ventas, probabilidad de cierre y alertas de deals estancados
- ✅ Sincronización con Google Calendar, Outlook, iCloud, CalDAV y Proton
- ✅ Integraciones con HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zapier, Stripe y PayPal
❌ Desventajas:
- ❌ No tiene email marketing integrado (se integra con Brevo, HubSpot, etc.)
- ❌ Funciones de equipo avanzadas (round-robin, routing) en planes de pago
💰 Precio: Gratis (Basic), 7 €/mes (Essentials), 13 €/mes/usuario (Growth), 25 €/mes/usuario (Teams). CRM: +14 €/mes/usuario.
2. Calendly – La referencia en programación de citas
Calendly es probablemente la herramienta de scheduling más conocida del mundo. Compartes un enlace con tu disponibilidad y tus clientes eligen el horario que les conviene. Simple, elegante y eficaz. Se integra con Google Calendar, Outlook, Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.
Sin embargo, Calendly es una empresa estadounidense con servidores en EE.UU., lo que plantea problemas de cumplimiento del RGPD para empresas europeas. El plan gratuito es bastante limitado (un solo tipo de evento).
✅ Ventajas:
- ✅ Interfaz intuitiva y marca reconocida mundialmente
- ✅ Integraciones con Zoom, Meet, Teams, Salesforce y HubSpot
- ✅ Encuestas de reunión (Meeting Polls) en planes de pago
❌ Desventajas:
- ❌ No conforme al RGPD — servidores en EE.UU., datos sujetos al Cloud Act
- ❌ Plan gratuito limitado a 1 tipo de evento
- ❌ Sin videoconferencia ni CRM integrados
💰 Precio: Gratis (1 evento), 10 $/mes (Standard), 16 $/mes (Teams), 15.000 $/año (Enterprise).
🔗 Visitar el sitio oficial de Calendly
3. Cal.com – La alternativa open source y flexible
Cal.com es la alternativa open source a Calendly que ha ganado mucha popularidad. Puedes usarlo en la nube o auto-hospedarlo para tener control total sobre tus datos. Ofrece sincronización de calendarios, integraciones con Zoom, Meet y Teams, y un plan individual gratuito muy completo.
✅ Ventajas:
- ✅ Open source — código transparente, auto-hospedaje posible
- ✅ Plan individual gratuito con funciones avanzadas
- ✅ Integraciones con Zoom, Meet, Teams, Stripe y más
❌ Desventajas:
- ❌ El auto-hospedaje requiere conocimientos técnicos
- ❌ Soporte limitado en el plan gratuito
💰 Precio: Gratis (individual), 12 $/mes (Team), 15 $/mes (Organization).
4. Doodle – Encuestas de disponibilidad para grupos
Doodle es la herramienta ideal cuando necesitas coordinar una reunión con varias personas. Creas una encuesta con fechas propuestas, la envías al grupo y cada persona vota por los horarios que le convienen. El créneau con más votos gana. Es una empresa suiza, lo que le da ventaja en protección de datos frente a las alternativas estadounidenses.
✅ Ventajas:
- ✅ Ideal para coordinar reuniones de grupo con múltiples participantes
- ✅ Detección automática de zonas horarias
- ✅ Empresa suiza — buena protección de datos
❌ Desventajas:
- ❌ Plan gratuito con publicidad y funciones limitadas
- ❌ No incluye videoconferencia ni CRM
💰 Precio: Gratis (limitado), 6,95 €/mes (Pro), 8,95 €/mes (Team).
5. Acuity Scheduling – Reservas profesionales de Squarespace
Acuity Scheduling (ahora parte de Squarespace) es una solución potente para profesionales de servicios: coachs, terapeutas, consultores y salones de belleza. Ofrece formularios personalizables, pagos integrados con Stripe y Square, y recordatorios automáticos. Es especialmente fuerte en la gestión de múltiples ubicaciones y empleados.
✅ Ventajas:
- ✅ Pagos integrados (Stripe, Square, PayPal)
- ✅ Formularios de intake personalizables para antes de la cita
- ✅ Recordatorios automáticos por email y SMS
❌ Desventajas:
- ❌ Sin plan gratuito (solo prueba de 7 días)
- ❌ Interfaz solo en inglés, no conforme al RGPD
💰 Precio: Desde 16 $/mes (Emerging), 27 $/mes (Growing), 49 $/mes (Powerhouse).
6. SimplyBook.me – Multi-ubicación y pagos globales
SimplyBook.me es una plataforma europea (con sede en Chipre) especializada en negocios con múltiples ubicaciones, empleados y servicios. Ofrece un sitio web de reservas personalizable, pagos online, cupones de descuento, listas de espera y un marketplace para que nuevos clientes te encuentren. Su plan gratuito permite hasta 50 reservas por mes.
✅ Ventajas:
- ✅ Gestión multi-ubicación y multi-empleado completa
- ✅ Empresa europea (Chipre) — conforme al RGPD
- ✅ Sitio web de reservas personalizable con dominio propio
❌ Desventajas:
- ❌ Plan gratuito limitado a 50 reservas/mes
- ❌ Interfaz puede resultar compleja para configurar al inicio
💰 Precio: Gratis (50 reservas/mes), desde 8,25 $/mes (Basic), 24,90 $/mes (Standard), 49,90 $/mes (Premium).
7. Setmore – Reservas con pagos gratis
Setmore destaca por ofrecer pagos online integrados incluso en su plan gratuito — algo raro en el mercado. La herramienta permite agendar hasta 200 citas por mes gratis, con sincronización de calendario, integración con Zoom y una página de reservas personalizable. Disponible en español.
✅ Ventajas:
- ✅ Pagos online integrados incluso en el plan gratuito (Square)
- ✅ 200 citas/mes gratis con sincronización de calendario
- ✅ Aplicación móvil disponible (iOS y Android)
❌ Desventajas:
- ❌ No conforme al RGPD (empresa estadounidense)
- ❌ Funciones avanzadas (SMS, integraciones) solo en planes de pago
💰 Precio: Gratis (200 citas/mes), desde 5 $/usuario/mes (Pro), 5 $/usuario/mes (Team).
8. HubSpot Meetings – El scheduling integrado en el CRM líder
HubSpot Meetings es la herramienta de programación de citas integrada en el CRM gratuito de HubSpot. Cada cita que se agenda queda automáticamente registrada en el CRM con el historial del contacto, lo que es ideal para equipos de ventas que quieren seguimiento completo de sus prospectos.
✅ Ventajas:
- ✅ CRM gratuito y completo con las citas integradas
- ✅ Interfaz en español con soporte multilingüe
- ✅ Ecosistema completo (marketing, ventas, servicio al cliente)
❌ Desventajas:
- ❌ Planes de pago muy caros (Marketing Hub Pro desde 800 €/mes)
- ❌ El scheduling gratuito tiene funciones limitadas
💰 Precio: CRM gratuito (scheduling incluido). Planes de pago desde 15 €/mes (Starter).
9. Koalendar – Programación de citas sencilla y gratuita
Koalendar es una alternativa ligera y moderna para agendar citas. Ofrece páginas de reserva gratuitas con sincronización de calendario, cuestionario personalizable y una interfaz limpia. Si buscas algo simple sin complicaciones, Koalendar es una buena opción.
✅ Ventajas:
- ✅ Gratuito con funciones generosas
- ✅ Interfaz moderna e intuitiva
❌ Desventajas:
- ❌ Solo en inglés
- ❌ Sin funciones de equipo avanzadas
💰 Precio: Gratis (plan base completo).
10. Brevo Meetings – Email marketing + programación de citas
Brevo (antes Sendinblue) es una empresa francesa que combina email marketing, automatización y programación de citas en una sola plataforma. Brevo Meetings te permite crear una página de reserva, sincronizar con tu calendario y gestionar los follow-ups por email — todo integrado con el CRM de Brevo. Es una opción sólida si ya usas Brevo para tus campañas.
✅ Ventajas:
- ✅ Empresa francesa — 100% conforme al RGPD
- ✅ Email marketing + scheduling en una sola plataforma
- ✅ Plan gratuito generoso (300 emails/día, scheduling incluido)
❌ Desventajas:
- ❌ El scheduling es básico comparado con herramientas especializadas
- ❌ Sin videoconferencia integrada
💰 Precio: Gratis (scheduling + 300 emails/día), desde 25 €/mes (Starter).
¿Cómo elegir la mejor herramienta para agendar citas?
Checklist para elegir tu herramienta de scheduling
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor app gratuita para agendar citas?
meetergo ofrece el plan gratuito más completo: reuniones ilimitadas, sincronización de calendario, videoconferencia cifrada y transcripción con IA. Además, es conforme al RGPD con servidores en Alemania. Otras opciones gratuitas son Setmore (200 citas/mes), Cal.com y Brevo Meetings.
¿Qué herramienta para agendar citas es conforme al RGPD?
meetergo (servidores en Alemania), Brevo (Francia), SimplyBook.me (Chipre) y Doodle (Suiza) son las opciones más seguras para el cumplimiento del RGPD. Calendly, Acuity y Setmore son empresas estadounidenses y no garantizan la misma protección de datos.
¿Cómo agendar citas online sin pagar?
Regístrate en meetergo (gratis), conecta tu calendario, personaliza tu página de reserva y comparte el enlace con tus clientes. Las citas se confirman automáticamente y puedes configurar recordatorios y workflows para reducir las ausencias.
¿Cuál es la diferencia entre Calendly y meetergo?
Calendly es una herramienta de scheduling pura (páginas de reserva). meetergo va más allá: incluye videoconferencia cifrada, un CRM visual para gestionar tu pipeline de ventas, formularios de enrutamiento para cualificar leads, y transcripción IA de reuniones. Además, meetergo es conforme al RGPD (servidores en Alemania), mientras que Calendly tiene sus servidores en EE.UU.
¿Se pueden agendar citas por WhatsApp?
Sí. La forma más eficiente es compartir tu enlace de reserva de meetergo por WhatsApp. Tus clientes hacen clic, eligen el horario que les conviene y reciben la confirmación automáticamente. No necesitas una herramienta separada.
Conclusión: ¿cuál es la mejor herramienta para agendar citas en 2026?
El mejor software depende de tu situación. Aquí tienes un resumen rápido:
- Todo en uno con vídeo, CRM y RGPD → meetergo
- Scheduling profesional conocido → Calendly
- Open source auto-hospedable → Cal.com
- Coordinar reuniones de grupo → Doodle
- Servicios con pagos integrados → Acuity Scheduling
- Multi-ubicación y empleados → SimplyBook.me
- Email marketing + citas → Brevo
- CRM completo con scheduling → HubSpot
Nuestra recomendación: empieza con el plan gratuito de meetergo. Tendrás reuniones ilimitadas, sincronización de calendario, videoconferencia cifrada y transcripción IA — todo hospedado en Europa. Puedes empezar en 2 minutos sin tarjeta de crédito.
