Formularios gratis: 7 herramientas y sus límites reales

El plan gratuito casi nunca falla por funciones, falla por cupo. Jotform incluye 100 envíos al mes, Cognito Forms 100 entradas y Microsoft Forms 200 respuestas por formulario (comprobado el 25/09/2026). El tope llega justo cuando el formulario empieza a funcionar.
Solo dos de los siete no ponen número al volumen. Tally ofrece formularios y envíos ilimitados bajo política de uso razonable, y Google Forms no publica un tope de respuestas para cuentas personales.
Gratis y sin marca no es lo mismo. Quitar el logotipo del proveedor y usar tu dominio es de pago en Jotform, Tally, Typeform y Cognito Forms. Si el formulario es tu primera impresión comercial, eso cuenta.
Lo que nadie revisa hasta que duele: qué pasa con los datos. Dónde se alojan, quién puede responder sin cuenta, qué puedes exportar y qué ocurre con las respuestas antiguas cuando superas el almacenamiento incluido.

Buscar un creador de formularios gratis es fácil. Lo difícil es saber en qué mes concreto vas a chocar con el límite. Todos regalan el constructor y cobran por el volumen, por la marca o por lo que ocurre después del envío.

Hemos comprobado los planes en las páginas oficiales de precios el 25 de septiembre de 2026 y los hemos mirado contra tres escenarios: un formulario de contacto en la web, una inscripción a un evento y una solicitud de servicio que debería terminar en una cita. El tercero rompe casi todas las opciones gratuitas.

Los siete planes gratuitos, uno al lado del otro

1. meetergo Forms: cuando la solicitud tiene que acabar en cita

meetergo es una plataforma alemana que reúne formularios, agenda, vídeo, firma electrónica y CRM en un mismo acceso, con páginas propias para sectores como ventas, sanidad, legal o servicios profesionales. En la parte de formularios el punto fuerte no es el editor, que se parece bastante al de la competencia, sino que la respuesta del visitante decide a qué calendario y a qué persona va la solicitud.

Funciones principales

Más de 25 tipos de campo

Texto, valoración, NPS, sí/no, fecha, subida de archivo, GPS, IBAN, firma y bloque de contacto compuesto. La lista cubre desde un formulario de contacto de cuatro preguntas hasta una admisión de paciente con documentación adjunta.

Lógica condicional sin código

Las reglas muestran u ocultan campos según lo contestado antes, con expresiones Y/O que se construyen desde el panel. Un visitante que se identifica como empresa ve tres preguntas que un particular no llega a ver.

Enrutamiento hacia la reserva

Las reglas de enrutamiento leen las respuestas y ofrecen la franja del equipo correcto, con reparto equilibrado mediante round robin. El visitante confirma la cita sin salir del formulario.

Firma electrónica con certificado

La firma electrónica reforzada pide verificación por correo antes de firmar, sella el PDF con un hash SHA-256 y deja pista de auditoría. Es un flujo sobre documento, no un campo donde se dibuja un trazo.

Precios

Precios por usuario y mes con facturación anual, más IVA (comprobado el 25/09/2026). El plan Free no caduca ni pide tarjeta, y los de pago traen siete días de prueba.

Dónde destaca

• El formulario y la agenda son el mismo producto, así que la solicitud se convierte en cita sin automatizaciones intermedias.
• Cada respuesta crea o actualiza una ficha en el CRM integrado, y los flujos de trabajo se encargan de recordatorios y seguimiento.
• Datos en servidores europeos, empresa europea sin matriz estadounidense y acuerdo de encargado del tratamiento en todos los planes.

Dónde se queda corto

• El plan gratuito tiene el mismo tope de 100 envíos al mes que Jotform o Cognito Forms: en volumen puro no gana a Tally.
• Los formularios de varios pasos y el enrutamiento entran con Suite; las plantillas PDF, la firma reforzada y el envío directo por correo o SMS, con Premium.
• Es una suite, no un creador de formularios suelto. Para volcar respuestas en una hoja de cálculo hay opciones más ligeras en esta lista.

Qué dicen los clientes

El patrón que se repite en las opiniones publicadas en OMR, Trustpilot y G2 es el mismo: consultores y autónomos que venían de Calendly o Cal.com citan el cumplimiento del RGPD como motivo del cambio y las suscripciones que dejan de pagar aparte. La crítica recurrente es la curva inicial, porque hay más ajustes de los que necesita quien solo quiere un enlace de reserva.

Para quién encaja

Equipos comerciales y de servicios cuyo formulario abre un proceso con cita, contrato o cobro. Y organizaciones europeas que prefieren resolver la residencia de datos por defecto en lugar de comprarla en un plan superior.

¿Quieres ver si el recorrido completo encaja con tu proceso? El plan gratuito de meetergo permite montar un formulario con reserva integrada sin tarjeta de crédito.

2. Google Forms: el gratis de verdad para encuestas internas

Google Forms viene incluido con cualquier cuenta personal de Google y no publica un límite de respuestas para ese uso. Sí publica dos topes que casi nadie conoce: hasta 300 elementos de contenido por formulario, contando preguntas, descripciones, imágenes y vídeos, y un máximo de 75 secciones. Como pieza comercial se queda corto en tres sitios: la personalización llega hasta colores, tipografía e imagen de cabecera, no hay pasarela de cobro nativa y la exportación termina en una hoja de cálculo que alguien tiene que mirar.

Funciones principales

Las respuestas caen en una hoja de Sheets con un clic, y desde ahí alimentan lo que ya tengas montado. Esa es la razón por la que tanta gente empieza aquí y se queda. El salto entre secciones se define por respuesta y el modo cuestionario puntúa solo, así que en docencia no tiene rival gratuito.

Precios

Dónde destaca y dónde no

Destaca en coste cero real, cero fricción de adopción y exportación inmediata. Se queda corto en marca, en cobros y en gobernanza: el control de región de datos requiere Workspace Business Standard o superior, la cuenta gratuita no lo tiene, y cuando se activa cubre los datos en reposo, no los registros ni el contenido en caché, según la propia documentación de administración de Google.

Qué dicen las opiniones

La queja más concreta no es el diseño, es el acceso. En un hilo de 9 comentarios en r/GoogleForms el problema es enviar el formulario a personas sin cuenta de Google, algo que aparece en cuanto se activa la subida de archivos o la respuesta única. En un hilo de 5 comentarios en r/DigitalMarketing sobre creadores gratuitos con píxel de seguimiento, la recomendación mayoritaria sigue siendo Google Forms con Tag Manager, con la advertencia de que es básico.

Para quién encaja

Encuestas internas, inscripciones sencillas y docencia. Para captación comercial con marca propia es el punto de partida que se abandona en cuanto hay presupuesto.

3. Tally: el que no pone número a los envíos

Tally es un creador belga que se escribe como un documento de texto y su plan gratuito es el más generoso de la categoría: formularios y envíos ilimitados, sujetos a una política de uso razonable sin cifra publicada. Dentro de ese plan entran la lógica condicional, los cálculos, el cobro con Stripe, la captura de firma, la subida de archivos y las integraciones con Sheets, Notion, Airtable, Zapier y Make. Lo que queda fuera es la capa de imagen de marca y la de equipo.

Funciones principales

Se escribe la pregunta y se inserta el bloque con la barra inclinada: publicar un formulario de ocho preguntas cuesta lo que cuesta teclearlas. Ramificar según la respuesta y calcular un presupuesto orientativo antes de enviar también entra en el plan gratuito, cuando en esta categoría suele ser justo la función que empuja al primer plan de pago.

Precios

Comprobado el 25/09/2026. Se paga por espacio de trabajo, con miembros de equipo ilimitados dentro de ese precio.

Dónde destaca y dónde no

Destaca en coste por respuesta recibida, y por bastante margen. Se queda corto en tres puntos: quitar la marca y usar dominio propio son de Pro, la verificación de correo que filtra solicitudes basura está en Business, y no hay agenda ni disponibilidad, así que pasar de la solicitud a la cita exige un webhook hacia otra herramienta.

Qué dicen las opiniones

En un hilo de 2 comentarios en r/TallyForms la respuesta del equipo confirma que alrededor de 2.000 envíos al mes entran sin problema en el plan gratuito, que es el dato que la política de uso razonable no concreta. En un hilo de más de 100 comentarios en r/SaaS sobre cómo creció la herramienta, la conversación gira sobre la misma idea: la simplicidad es el producto.

Para quién encaja

Proyectos con mucho volumen y poco presupuesto, y equipos que ya viven en Notion o Airtable. Menos indicado cuando el formulario representa a una marca ante clientes nuevos.

4. Jotform: todas las funciones, el cupo más estrecho

Jotform da acceso a todas sus funciones estándar en el plan Starter y limita el uso en lugar de las capacidades. Eso significa plantillas, campos de pago, documentos firmados y agentes de IA disponibles desde el primer día, con un cupo que se agota rápido: 5 formularios, 100 envíos al mes, 10 envíos con pago, 10 documentos firmados, 10.000 visualizaciones al mes y 100 MB de espacio (comprobado el 25/09/2026).

Funciones principales

Cobros y documentos firmados, las dos funciones que en otras herramientas viven detrás de un plan de pago, están incluidas con cuotas de 10 al mes cada una: sirven para validar un proceso, no para operarlo. Por encima de eso, las respuestas se gestionan como una base de datos con vistas y los flujos de aprobación se montan sin salir del producto, que es la parte que justifica el precio cuando el volumen crece.

Precios

Dónde destaca y dónde no

Destaca en amplitud funcional por euro y en plantillas, con miles disponibles. Se queda corto en dos detalles que conviene leer dos veces: no hay periodo de prueba de los planes de pago, el Starter hace esa función, y existe un almacenamiento total de envíos de 500 en el plan gratuito, de modo que al superarlo el sistema borra la respuesta más antigua para hacer sitio a la nueva.

Qué dicen las opiniones

En un hilo de 4 comentarios en r/jotform el propio soporte enumera los topes del plan gratuito, y la conversación resume el punto de dolor: la herramienta gusta, el cupo no. El patrón se repite en un hilo de más de 20 comentarios en r/indianstartups sobre empezar con un formulario básico y acabar comparando planes profesionales a los pocos meses.

Para quién encaja

Equipos que necesitan aprobaciones, tablas y cobros en un solo producto y tienen volumen suficiente para pagar Bronze desde el principio. Con 100 envíos al mes, el plan gratuito es una maqueta.

5. Typeform: diseño primero, respuestas contadas

Typeform popularizó el formulario conversacional de una pregunta por pantalla y sigue siendo la referencia de acabado visual. Su modelo no cobra por usuarios ni por formularios, cobra por respuestas recibidas al mes, y ahí es donde aprieta. El comparador de planes arranca en Basic con 100 respuestas mensuales, y el plan gratuito, que sigue existiendo al registrarse, trae una cuota mínima que Typeform ajusta por cuenta: su documentación ha llegado a mostrar 10 respuestas al mes.

Funciones principales

El formato de una pregunta por pantalla, con transiciones y lógica de salto, sube la tasa de finalización frente a un formulario de lista larga. El detalle que decide el presupuesto está en la letra pequeña: cada plan tiene una base de respuestas incluida y un máximo con complementos, 750 en Basic, 2.500 en Plus y 50.000 en Business. Un equipo con 2.000 respuestas al mes no cabe en Plus ni comprando ampliaciones, y acaba en Business.

Precios

Dónde destaca y dónde no

Destaca en diseño, analítica de embudo e integraciones de marketing. Se queda corto en precio por respuesta: quitar la marca exige Plus, los complementos de automatización no existen en Free ni Basic, y la escalada entre planes es la más cara de la lista.

Qué dicen las opiniones

Es el producto con más conversación crítica sobre su capa gratuita. En un hilo de más de 90 comentarios en r/SaaS la pregunta de partida es directamente qué usar porque el plan gratuito restringe demasiado, y las alternativas propuestas son casi todas herramientas sin tope de respuestas. En un hilo de 10 comentarios en r/SideProject el punto de partida vuelve a ser el mismo cupo mínimo del plan gratuito.

Para quién encaja

Marketing y marca con presupuesto asignado y volumen medio de respuestas. Para un formulario de contacto permanente, el coste por respuesta no compensa.

6. Microsoft Forms: gratis dentro del ecosistema

Microsoft Forms viene con cualquier cuenta personal de Microsoft y con casi todos los planes de Microsoft 365. Con cuenta personal gratuita el tope es de 200 respuestas por formulario, sube a 1.000 con una cuenta personal de pago y llega a 5.000.000 en cuentas de trabajo o centro educativo (comprobado el 25/09/2026). Puedes crear hasta 400 formularios con 200 preguntas cada uno.

Dos limitaciones importan fuera de una encuesta interna: la personalización de marca se reduce a cambiar la imagen, según la propia descripción del servicio, y la ramificación solo salta hacia delante, nunca a una pregunta anterior. Restringir quién responde a personas concretas exige además cuenta de trabajo o de centro educativo. Encaja para encuestas de equipo, cuestionarios y sondeos en Teams; no para un embudo comercial con imagen propia.

7. Cognito Forms: cálculos potentes, 100 entradas

Cognito Forms es un producto estadounidense conocido por un motor de cálculo serio, secciones repetibles y generación de documentos. El plan Individual es gratuito con 100 entradas al mes, un usuario y cobros disponibles, siempre con la marca del proveedor en el formulario. Pro cuesta 19 $ al mes facturado anualmente, sube a 2.000 entradas y añade firmas electrónicas; Team son 39 $ al mes con 10.000 entradas (comprobado el 25/09/2026).

El matiz que conviene conocer antes de usarlo con clientes europeos: aloja en Microsoft Azure y su acuerdo de tratamiento contempla expresamente la transferencia de datos personales de la UE a Estados Unidos al amparo del marco de privacidad de datos. Hay acuerdo de encargado del tratamiento y certificación, así que no es una cuestión de cumplimiento formal, sino de soberanía del dato.

Qué revisar antes de usar un formulario gratis con clientes

El cupo real y qué pasa al superarlo

Mirar el número incluido no basta, hay que mirar el castigo. Jotform borra la respuesta más antigua cuando se supera el almacenamiento total de envíos del plan. Cognito Forms sigue aceptando envíos pero los bloquea, y da 30 días para actualizar antes de perder el acceso a esas entradas. Microsoft Forms simplemente cierra el formulario al llegar a 200 respuestas en cuenta personal gratuita. Calcula el volumen del mes punta, no el del mes medio.

La marca, el dominio y quién parece que escribe

En Jotform, Tally, Typeform y Cognito Forms, quitar el logotipo del proveedor es de pago, y el dominio propio también. Se pasa por alto un tercer detalle: el correo de aviso que recibe el cliente sale con la configuración estándar del proveedor salvo que pagues por remitente propio. Si el formulario es tu primera impresión comercial, ese es el coste real de la opción gratuita y no figura en la tabla de precios.

Residencia de datos, consentimiento y exportación

Aquí el plan gratuito y el de pago dejan de ser el mismo producto. En Google Forms el control de región de datos empieza en Workspace Business Standard y cubre datos en reposo, no registros ni contenido en caché. En Microsoft, un inquilino dado de alta en la UE entra en el ámbito del límite de datos europeo, y su documentación describe accesos remotos desde fuera de la UE y transferencias limitadas para operaciones de seguridad. Cognito Forms transfiere a Estados Unidos por diseño. Con datos de salud, financieros o de candidatos, revisa además qué puedes exportar y borrar y si el acuerdo de encargado del tratamiento llega sin subir de plan. El resumen de la normativa de privacidad aplicable ayuda a ordenar esa conversación.

Elige según el escenario, no según la tabla

• Formulario de contacto en la web. Tally si quieres volumen sin vigilar el contador, Google Forms si lo que llega va a una hoja de cálculo y nadie mira el diseño.
• Inscripción a un evento. Jotform o Cognito Forms, porque el cobro dentro del formulario está en el plan gratuito, con la vista puesta en las cuotas de 10 y 100 al mes.
• Solicitud de servicio que debe terminar en cita. Ninguna de las opciones puramente gratuitas cierra el recorrido: hace falta una herramienta con agenda propia o una cadena de automatizaciones que alguien tendrá que mantener.

Si tu caso es el tercero, reservar una demo es la vía rápida para ver el paso de formulario a cita sobre tu propio proceso. Y si prefieres compararlo con otras rutas antes, tenemos una guía para crear un formulario online paso a paso, un análisis de alternativas a Fillout y otro sobre encuestas de satisfacción de cliente.

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Preguntas frecuentes

¿Hay formularios gratis sin límite de respuestas?

Tally es el único de esta comparación que ofrece envíos ilimitados en su plan gratuito, sujeto a una política de uso razonable sin cifra publicada. Google Forms no publica un tope de respuestas para cuentas personales, pero sí limita el tamaño del formulario a 300 elementos.

¿Puedo cobrar dentro de un formulario gratuito?

Sí en tres de ellos. Tally cobra con Stripe sin comisión propia, Jotform permite 10 envíos con pago al mes y Cognito Forms acepta pagos en su plan Individual con una comisión del proveedor. Para cobrar al reservar una cita hace falta que el formulario y la agenda sean la misma herramienta.

¿Los formularios gratuitos cumplen el RGPD?

Cumplir la norma y alojar en Europa son dos cosas distintas. Casi todos publican un acuerdo de encargado del tratamiento en alguna modalidad, pero la residencia de datos europea está en planes de pago en Google Workspace, no existe como opción publicada en Cognito Forms y depende del tipo de inquilino en Microsoft. Revisa dónde se procesan los datos antes de publicar el formulario.

¿Qué pasa cuando supero el límite del plan gratuito?

Cada proveedor reacciona distinto. Jotform elimina la respuesta más antigua al superar el almacenamiento total incluido, Cognito Forms bloquea las entradas excedentes y da 30 días para actualizar, y Microsoft Forms deja de aceptar respuestas al llegar a 200 por formulario en cuenta personal gratuita.

¿Sirve un formulario gratis para una encuesta a clientes?

Sí, y es uno de los mejores usos del plan gratuito, porque una encuesta es puntual y el cupo mensual da de sí. Si vas a repetirla cada trimestre, mira la función de crear encuestas de la herramienta que ya uses antes de abrir otra suscripción.

¿Cuánto cuesta pasar de gratis a un plan de pago?

El primer escalón va de 19 $ al mes en Cognito Forms a 39 $ en Typeform, pasando por 24 $ en Tally y 34 $ en Jotform con facturación anual (comprobado el 25/09/2026). En meetergo, los formularios de varios pasos sin límites iniciales entran con Suite, a 29,90 € por usuario y mes el primer año.

Fuentes

• Planes, límites de envíos y precios de Google Forms, Tally, Jotform, Typeform, Microsoft Forms y Cognito Forms: páginas de precios, descripciones del servicio y centros de ayuda oficiales de cada proveedor, consultados el 25/09/2026. No enlazamos las páginas de la competencia; cada cifra lleva la fecha en que se comprobó.
• Residencia de datos y transferencias internacionales: documentación oficial de Google Workspace, del límite de datos de la UE de Microsoft y el acuerdo de tratamiento de datos de Cognito Forms, consultados el 25/09/2026.
• Opiniones de usuarios: los hilos de Reddit enlazados en cada apartado "Qué dicen las opiniones", con el número de comentarios indicado en el texto.
• Opiniones sobre meetergo: reseñas publicadas en OMR Reviews, Trustpilot y G2.
• Precios y funciones de meetergo Forms: página de precios de meetergo, consultada el 25/09/2026.