¿Cansado de gestionar citas por teléfono o WhatsApp? Una buena app de reservas puede transformar completamente cómo funciona tu negocio: menos cancelaciones, más clientes y cero dolores de cabeza con la agenda.
En esta guía he analizado las 12 mejores aplicaciones de reservas disponibles en 2026, comparando precios, funcionalidades, facilidad de uso y cumplimiento con la normativa de protección de datos. Ya sea que tengas una peluquería, clínica, gimnasio o cualquier negocio con citas, aquí encontrarás la opción perfecta.
Spoiler: algunas de las apps más conocidas tienen problemas serios con el RGPD que podrían costarte una multa. Sigue leyendo para descubrir cuáles evitar.
¿Qué es una app de reservas y por qué la necesitas?
Una app de reservas (también llamada software de agendamiento o sistema de citas online) es una herramienta que permite a tus clientes reservar citas directamente desde tu web, redes sociales o un enlace personalizado, sin necesidad de llamarte o escribirte.
El sistema muestra automáticamente tu disponibilidad, envía recordatorios por email o SMS, y sincroniza todo con tu calendario personal (Google, Outlook, etc.).
Beneficios de usar una app de reservas
- Reducción del 80% en citas perdidas gracias a recordatorios automáticos
- Disponibilidad 24/7 para reservas (incluso mientras duermes)
- Eliminación del ping-pong de mensajes para encontrar horarios
- Imagen más profesional ante tus clientes
- Datos y estadísticas para optimizar tu negocio
Comparativa rápida: Las 12 mejores apps de reservas 2026
Antes de entrar en detalle, aquí tienes un resumen de todas las apps que analizamos:
*Fresha cobra 1% por reserva online. Comparativa actualizada enero 2026.
| App | Precio desde | Plan gratis | RGPD | Video | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|
meetergo | €0/mes | ✅ Sí | ✅ 100% | ✅ Incluido | Cualquier negocio |
Appmeetergo Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí RGPD✅ 100% Video✅ Incluido Ideal paraCualquier negocio | |||||
Calendly | €0/mes | ✅ Sí | ❌ No | ❌ No | Profesionales freelance |
AppCalendly Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí RGPD❌ No Video❌ No Ideal paraProfesionales freelance | |||||
Setmore | €0/mes | ✅ Sí | ⚠️ Parcial | ✅ Básico | Pequeños negocios |
AppSetmore Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí RGPD⚠️ Parcial Video✅ Básico Ideal paraPequeños negocios | |||||
Fresha | €0/mes | ✅ Sí* | ⚠️ Parcial | ❌ No | Belleza y bienestar |
AppFresha Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí* RGPD⚠️ Parcial Video❌ No Ideal paraBelleza y bienestar | |||||
Booksy | €30/mes | ❌ No | ⚠️ Parcial | ❌ No | Peluquerías, barberías |
AppBooksy Precio desde€30/mes Plan gratis❌ No RGPD⚠️ Parcial Video❌ No Ideal paraPeluquerías, barberías | |||||
SimplyBook.me | €0/mes | ✅ Sí | ✅ Sí | ❌ No | Servicios variados |
AppSimplyBook.me Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí RGPD✅ Sí Video❌ No Ideal paraServicios variados | |||||
Acuity | €16/mes | ❌ No | ❌ No | ❌ No | Coaches, consultores |
AppAcuity Precio desde€16/mes Plan gratis❌ No RGPD❌ No Video❌ No Ideal paraCoaches, consultores | |||||
Reservio | €0/mes | ✅ Sí | ✅ Sí | ❌ No | PYMES europeas |
AppReservio Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí RGPD✅ Sí Video❌ No Ideal paraPYMES europeas | |||||
Cal.com | €0/mes | ✅ Sí | ✅ Auto-host | ❌ No | Equipos técnicos |
AppCal.com Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí RGPD✅ Auto-host Video❌ No Ideal paraEquipos técnicos | |||||
Mindbody | €129/mes | ❌ No | ❌ No | ❌ No | Gimnasios, yoga |
AppMindbody Precio desde€129/mes Plan gratis❌ No RGPD❌ No Video❌ No Ideal paraGimnasios, yoga | |||||
Picktime | €0/mes | ✅ Sí | ⚠️ Parcial | ❌ No | Recursos compartidos |
AppPicktime Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí RGPD⚠️ Parcial Video❌ No Ideal paraRecursos compartidos | |||||
Square Appts | €0/mes | ✅ Sí | ❌ No | ❌ No | Ya usan Square |
AppSquare Appts Precio desde€0/mes Plan gratis✅ Sí RGPD❌ No Video❌ No Ideal paraYa usan Square | |||||
1. meetergo - La app de reservas europea más completa
meetergo es una plataforma de programación de citas desarrollada en Alemania que destaca por ser la única solución del mercado que combina reservas, videoconferencia integrada y CRM de ventas en una sola herramienta, todo con cumplimiento RGPD garantizado.
A diferencia de otras apps que requieren conectar Zoom o Google Meet por separado, meetergo incluye su propia herramienta de videollamadas (meetergo connect) con cifrado de extremo a extremo, sin límites de tiempo y sin costes adicionales.
✅ Ventajas:
- ✅ 100% cumplimiento RGPD - servidores en Europa (Frankfurt)
- ✅ Videoconferencia cifrada incluida sin coste extra
- ✅ CRM de ventas integrado con pipelines visuales
- ✅ Múltiples calendarios (Google, Outlook, iCloud, CalDAV, Proton)
- ✅ Round-robin y routing de leads para equipos
- ✅ Transcripción de reuniones con IA 100% local (meetergo Log)
- ✅ Pagos con Stripe y PayPal integrados
❌ Inconvenientes:
- ❌ Menos conocido que Calendly en el mercado latinoamericano
💰 Precio: Plan gratuito (reuniones ilimitadas, 1 calendario). Essentials €7/mes. Growth €13/mes/usuario. Teams €25/mes/usuario. CRM add-on €14/mes/usuario.
2. Calendly - La app más conocida del mercado
Calendly es probablemente la app de reservas más reconocida a nivel mundial. Su simplicidad y facilidad de uso la han convertido en favorita de millones de profesionales, aunque tiene limitaciones importantes para negocios europeos.
✅ Ventajas:
- ✅ Interfaz extremadamente intuitiva
- ✅ Gran ecosistema de integraciones
- ✅ Plan gratuito funcional
❌ Inconvenientes:
- ❌ Servidores en EE.UU. - no cumple RGPD completamente
- ❌ Sin videoconferencia propia
- ❌ Soporte solo en inglés
💰 Precio: Gratis (1 tipo de evento). Standard €10/mes. Teams €16/mes/usuario.
3. Setmore - Gratis con video incluido
Setmore destaca por ofrecer un plan gratuito muy generoso que incluye hasta 4 usuarios y videoconferencia básica con su herramienta Teleport. Es una opción sólida para pequeños negocios que buscan empezar sin inversión.
✅ Ventajas:
- ✅ Plan gratuito generoso (4 usuarios)
- ✅ Videoconferencia Teleport incluida
- ✅ App móvil completa
❌ Inconvenientes:
- ❌ RGPD parcial - algunos datos en EE.UU.
- ❌ Menos integraciones CRM
💰 Precio: Gratis (4 usuarios). Pro $5/mes. Team $5/usuario/mes.
4. Fresha - Especializada en belleza y bienestar
Fresha (antes Shedul) es la plataforma líder para negocios de belleza y bienestar. Su modelo de negocio es interesante: el software base es gratuito, pero cobra una comisión del 1% por cada reserva online.
✅ Ventajas:
- ✅ Sin cuota mensual fija
- ✅ Marketplace con clientes potenciales
- ✅ Gestión completa de inventario y caja
❌ Inconvenientes:
- ❌ Comisión del 1% en reservas online (puede sumar mucho)
- ❌ Solo para sector belleza
- ❌ Sin videoconferencia
💰 Precio: Gratis + 1% comisión por reserva online. 20 SMS gratis/mes incluidos.
5. SimplyBook.me - Versátil y europeo
SimplyBook.me es una plataforma europea muy versátil que sirve para casi cualquier tipo de negocio. Su sistema modular permite añadir funciones según las necesites, pagando solo por lo que usas.
✅ Ventajas:
- ✅ Cumplimiento RGPD - empresa europea
- ✅ Sistema modular muy flexible
- ✅ Aceptan múltiples métodos de pago
❌ Inconvenientes:
- ❌ Interfaz algo anticuada
- ❌ Sin videoconferencia propia
💰 Precio: Gratis (50 reservas/mes). Basic €8,25/mes. Standard €24,9/mes.
6. Acuity Scheduling - Para coaches y consultores
Acuity Scheduling (ahora de Squarespace) es popular entre coaches, consultores y terapeutas. Ofrece formularios de admisión muy personalizables y gestión de paquetes de sesiones.
✅ Ventajas:
- ✅ Formularios de admisión muy completos
- ✅ Gestión de paquetes y membresías
- ✅ Integración nativa con Squarespace
❌ Inconvenientes:
- ❌ Sin plan gratuito (solo prueba 7 días)
- ❌ Servidores en EE.UU.
- ❌ Precio elevado
💰 Precio: Emerging €16/mes. Growing €27/mes. Powerhouse €49/mes.
7. Cal.com - Open source y auto-hospedable
Cal.com es la alternativa open source a Calendly. Permite auto-hospedaje completo para empresas que necesitan control total sobre sus datos, ideal para equipos técnicos.
✅ Ventajas:
- ✅ Código abierto - personalización total
- ✅ Auto-hospedaje para RGPD total
- ✅ Plan cloud gratuito
❌ Inconvenientes:
- ❌ Requiere conocimientos técnicos
- ❌ Sin video propio
💰 Precio: Gratis (auto-hospedado). Cloud desde $15/mes.
8. Reservio - Sencillo y europeo
Reservio es una plataforma checa muy popular en Europa. Ofrece lo esencial para pequeños negocios: reservas online, recordatorios y gestión de clientes, con un plan gratuito bastante útil.
✅ Ventajas:
- ✅ Empresa europea - cumple RGPD
- ✅ Interfaz muy sencilla
- ✅ Plan gratuito funcional
❌ Inconvenientes:
- ❌ Funciones avanzadas limitadas
- ❌ Sin videoconferencia
💰 Precio: Gratis (40 reservas/mes). Starter €6/mes. Standard €12/mes.
9. Mindbody - Para gimnasios y centros de yoga
Mindbody es la plataforma líder para negocios de fitness, yoga y bienestar. Muy completa pero con precio elevado, orientada a centros medianos y grandes.
✅ Ventajas:
- ✅ Todo-en-uno para fitness
- ✅ Marketplace con millones de usuarios
- ✅ Gestión de membresías avanzada
❌ Inconvenientes:
- ❌ Muy caro (desde €129/mes)
- ❌ Curva de aprendizaje alta
- ❌ Servidores en EE.UU.
💰 Precio: Desde €129/mes. Sin plan gratuito.
10. Picktime - Gestión de recursos compartidos
Picktime destaca por su capacidad de gestionar recursos además de personas: salas, equipos, vehículos. Ideal para empresas que necesitan coordinar múltiples recursos.
✅ Ventajas:
- ✅ Gestión de recursos incluida
- ✅ Plan gratuito generoso
- ✅ Interfaz sencilla
❌ Inconvenientes:
- ❌ Menos integraciones
- ❌ Sin video
💰 Precio: Gratis (3 usuarios). Starter $3/mes. Pro $6,99/usuario/mes.
11. Doodle - Para coordinar grupos
Doodle es conocido por sus encuestas de disponibilidad. Aunque no es una app de reservas tradicional, es muy útil cuando necesitas coordinar reuniones con múltiples participantes.
✅ Ventajas:
- ✅ Perfecto para grupos grandes
- ✅ Empresa suiza (europeo)
- ✅ Muy fácil de usar
❌ Inconvenientes:
- ❌ No es un sistema de reservas completo
- ❌ Anuncios en versión gratuita
💰 Precio: Gratis (con anuncios). Pro €6,95/mes. Team €8,95/usuario/mes.
12. Square Appointments - Si ya usas Square
Square Appointments es la mejor opción si ya utilizas el sistema de pagos de Square. Ofrece integración perfecta con tu TPV y gestión de inventario.
✅ Ventajas:
- ✅ Integración total con Square POS
- ✅ Plan gratuito para 1 usuario
- ✅ Pagos integrados sin configuración extra
❌ Inconvenientes:
- ❌ Solo útil si usas Square
- ❌ Servidores en EE.UU.
💰 Precio: Gratis (1 usuario). Plus $29/mes. Premium $69/mes.
¿Cómo elegir la mejor app de reservas para tu negocio?
Con tantas opciones, elegir puede ser abrumador. Aquí tienes una guía según tu tipo de negocio:
Guía rápida por tipo de negocio
Funciones imprescindibles en una app de reservas
Antes de decidirte, asegúrate de que la app que elijas tenga estas funciones básicas:
Funciones básicas (todas deberían tenerlas)
- Sincronización con Google Calendar, Outlook o iCloud
- Recordatorios automáticos por email
- Página de reservas personalizable
- Widget para incrustar en tu web
Funciones avanzadas (según necesidades)
- Videoconferencia integrada - imprescindible para consultas online
- Pagos online - reduce no-shows y asegura ingresos
- Round-robin - distribuye citas entre tu equipo automáticamente
- Integraciones CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)
- Recordatorios por SMS o WhatsApp
RGPD y apps de reservas: Lo que debes saber
Si tu negocio opera en Europa o tienes clientes europeos, el cumplimiento del RGPD no es opcional. Muchas apps populares como Calendly, Acuity o Mindbody almacenan datos en servidores estadounidenses, lo que puede ser problemático.
Apps con servidores en Europa y cumplimiento RGPD garantizado:
- meetergo (Alemania)
- SimplyBook.me (Chipre)
- Reservio (República Checa)
- Doodle (Suiza)
- Cal.com (auto-hospedado)
Preguntas frecuentes sobre apps de reservas
¿Cuál es la mejor app de reservas gratuita?
meetergo ofrece el plan gratuito más completo: reuniones ilimitadas, sincronización de calendario, videoconferencia incluida y cumplimiento RGPD. Setmore también tiene un buen plan gratuito para hasta 4 usuarios.
¿Qué app de reservas incluye videoconferencia?
Solo meetergo y Setmore incluyen videoconferencia propia sin coste adicional. El resto requiere conectar herramientas externas como Zoom o Google Meet, que pueden tener costes adicionales.
¿Cómo reduzco las cancelaciones de última hora?
Usa una app con recordatorios automáticos (email y SMS), activa los pagos anticipados o depósitos, y establece políticas claras de cancelación. Las apps como meetergo permiten configurar todo esto fácilmente.
¿Qué app de reservas es mejor para peluquerías?
Fresha es popular en el sector belleza por su modelo sin cuota mensual (cobra 1% por reserva). Sin embargo, si prefieres precio fijo y más control sobre tus datos, meetergo o SimplyBook.me son mejores opciones.
¿Puedo usar una app de reservas en mi página web?
Sí, todas las apps de esta lista ofrecen widgets o código para incrustar el sistema de reservas en tu web. También puedes compartir un enlace directo a tu página de reservas.
Conclusión: ¿Cuál es la mejor app de reservas en 2026?
Después de analizar las 12 mejores apps de reservas del mercado, mi recomendación principal es meetergo por varias razones:
- Es la única que combina reservas + video + CRM en una sola plataforma
- Cumple 100% con el RGPD (servidores en Europa)
- Plan gratuito generoso con reuniones ilimitadas
- Precios competitivos en planes de pago
Sin embargo, cada negocio es diferente. Si buscas algo ultra-simple, Calendly sigue siendo una buena opción. Para peluquerías con muchas reservas, Fresha puede tener sentido. Y si necesitas gestión completa de gimnasio, Mindbody es la referencia (aunque cara).
¿Mi consejo? Prueba meetergo gratis y comprueba si se adapta a tu negocio. No tienes nada que perder.