Les 10 Meilleures Alternatives à When2Meet en 2026

When2Meet est un classique pour trouver un créneau commun dans un groupe. Tu crées un événement, tu partages le lien, et chacun indique ses disponibilités sur une grille colorée. Simple. Mais en 2026, cette simplicité montre ses limites : pas de synchronisation calendrier, pas d'application mobile, une interface qui date des années 2000 et aucune garantie sur la protection de tes données.

Si tu cherches une alternative à When2Meet qui se synchronise avec ton calendrier, qui fonctionne sur mobile, qui respecte le RGPD et qui t'offre bien plus qu'un simple sondage de disponibilités, ce guide est fait pour toi. On compare les 10 meilleures options en détail.

Pourquoi chercher une alternative à When2Meet ?

When2Meet remplit bien son rôle de base : proposer un sondage de disponibilités visuel et gratuit. Mais dès que tu as des besoins un peu plus avancés, les limitations deviennent frustrantes :

• Aucune synchronisation calendrier : Pas de connexion avec Google Calendar, Outlook ou iCloud. Tu dois entrer tes disponibilités manuellement à chaque fois.
• Interface dépassée : Le design n'a pas évolué depuis des années. Sur mobile, la grille est difficilement utilisable.
• Pas de rappels ni de confirmations : Une fois le créneau trouvé, c'est à toi de tout gérer manuellement — envoi d'invitations, lien visio, rappels.
• Aucune gestion des fuseaux horaires : Problématique dès que tu travailles avec des personnes dans d'autres pays.
• Pas de conformité RGPD : Serveurs aux États-Unis, aucune mention de politique de données claire. Pour une utilisation professionnelle en Europe, c'est un risque.
• Pas de vidéoconférence : Impossible de lancer un appel directement. Tu dois basculer sur Zoom, Google Meet ou un autre outil séparément.

Tableau comparatif des alternatives à When2Meet

Voici un aperçu rapide des 10 alternatives comparées dans cet article :

Les 10 meilleures alternatives à When2Meet en 2026

Passons en revue chaque alternative en détail. Pour chaque outil, tu trouveras les avantages, les inconvénients et les tarifs.

1. meetergo – La planification de groupe tout-en-un conforme RGPD

Là où When2Meet se limite à un sondage de disponibilités, meetergo transforme la planification en un processus complet et automatisé. Avec la planification de rendez-vous en ligne et les événements collectifs, tu synchronises automatiquement les calendriers de tous les participants et tu trouves le créneau idéal — sans grille manuelle.

Ce qui rend meetergo unique : une fois le rendez-vous planifié, tu peux lancer une vidéoconférence chiffrée directement intégrée (meetergo connect), suivre tes deals dans le CRM intégré, et recevoir une transcription automatique via meetergo Log. Le tout hébergé en Allemagne, 100 % conforme RGPD.

✅ Avantages :

• ✅ Synchronisation avec Google Calendar, Outlook, iCloud, CalDAV et Proton
• ✅ Plan gratuit avec réunions illimitées + transcription IA (meetergo Log)
• ✅ 100 % conforme RGPD — serveurs à Francfort (Allemagne), pas d'accès US
• ✅ Vidéoconférence intégrée avec chiffrement de bout en bout, sans limite de durée
• ✅ Événements collectifs et round-robin pour les équipes
• ✅ CRM visuel intégré, rappels automatiques, workflows et formulaires de routage

❌ Inconvénients :

• ❌ Pas de sondage de disponibilités type When2Meet (approche par pages de réservation et calendrier partagé)
• ❌ Fonctionnalités d'équipe avancées sur les plans payants

💰 Prix : Gratuit (Basic), 7 €/mois (Essentials), 13 €/mois/utilisateur (Growth), 25 €/mois/utilisateur (Teams).

🔗 Essayer meetergo gratuitement

2. Doodle – Le sondage de disponibilités modernisé

Doodle est le remplaçant fonctionnel le plus direct de When2Meet. Le principe est le même — tu proposes plusieurs créneaux et chaque participant vote pour ceux qui lui conviennent — mais avec une interface moderne, une synchronisation calendrier et une détection automatique des fuseaux horaires.

Doodle est une entreprise suisse, ce qui lui confère un avantage en matière de protection des données par rapport aux alternatives américaines. Le plan gratuit existe mais reste limité (publicités, pas de synchronisation calendrier).

✅ Avantages :

• ✅ Interface moderne et intuitive, sondages de groupe très simples
• ✅ Synchronisation calendrier (Google, Outlook, iCal) sur les plans payants
• ✅ Détection automatique des fuseaux horaires

❌ Inconvénients :

• ❌ Plan gratuit très limité (publicités, pas de synchronisation, 1 sondage à la fois)
• ❌ Pas de vidéoconférence ni de CRM intégrés
• ❌ Les plans Pro sont relativement chers pour un simple outil de sondage

💰 Prix : Gratuit (limité), 6,95 €/mois (Pro), 8,95 €/mois (Team), sur devis (Enterprise).

🔗 Visiter le site officiel de Doodle

3. Calendly – La référence en planification professionnelle

Calendly adopte une approche différente de When2Meet : au lieu de sonder les disponibilités, tu partages une page de réservation qui affiche tes créneaux libres en temps réel. Les participants choisissent directement un créneau, sans allers-retours. L'outil propose aussi des "Meeting Polls" (sondages de réunion) sur les plans payants, similaires à ce que fait When2Meet.

C'est la solution la plus répandue pour les professionnels, avec une intégration native avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Mais attention : Calendly est une entreprise américaine, ce qui pose des questions de conformité RGPD pour les entreprises européennes.

✅ Avantages :

• ✅ Planification automatique en temps réel avec synchronisation multi-calendriers
• ✅ Interface très soignée et marque reconnue
• ✅ Meeting Polls disponibles pour la planification de groupe

❌ Inconvénients :

• ❌ Non conforme RGPD — serveurs aux États-Unis, données soumises au Cloud Act
• ❌ Plan gratuit limité à 1 seul type d'événement
• ❌ Pas de vidéoconférence ni de CRM intégrés

💰 Prix : Gratuit (1 événement), 10 $/mois (Standard), 16 $/mois (Teams), 15 000 $/an (Enterprise).

🔗 Visiter le site officiel de Calendly

4. Cal.com – L'alternative open source et flexible

Cal.com est l'alternative open source à Calendly qui a gagné énormément de popularité ces dernières années. L'outil remplace les sondages manuels de When2Meet par une planification automatisée qui détecte la disponibilité en temps réel via la synchronisation calendrier. Tu peux même l'héberger toi-même (self-hosted) pour un contrôle total sur tes données.

✅ Avantages :

• ✅ Open source — code transparent, auto-hébergement possible
• ✅ Plan individuel gratuit très complet
• ✅ Intégrations Zoom, Google Meet, Teams, Stripe et plus

❌ Inconvénients :

• ❌ L'auto-hébergement nécessite des compétences techniques
• ❌ Pas de sondage de disponibilités type When2Meet (planification directe uniquement)
• ❌ Support limité sur le plan gratuit

💰 Prix : Gratuit (individuel), 12 $/mois (Team), 15 $/mois (Organization), sur devis (Enterprise).

🔗 Visiter le site officiel de Cal.com

5. Framadate – Le sondage libre et français pour les groupes

Framadate est un projet de l'association française Framasoft, spécialisée dans les logiciels libres. C'est l'alternative à When2Meet la plus proche en termes de fonctionnement : tu crées un sondage de dates, tu partages le lien et les participants votent. La différence ? Framadate est open source, hébergé en France et respecte ta vie privée.

C'est le choix idéal si tu veux un outil simple, gratuit et éthique — sans trackers, sans publicité et sans exploitation de tes données. Par contre, Framadate ne propose ni synchronisation calendrier ni automatisation.

✅ Avantages :

• ✅ 100 % gratuit, open source et sans publicité
• ✅ Hébergé en France — entièrement conforme RGPD
• ✅ Aucun compte nécessaire pour créer ou répondre à un sondage

❌ Inconvénients :

• ❌ Aucune synchronisation calendrier (saisie manuelle des disponibilités)
• ❌ Pas de rappels, pas de visio, pas d'automatisation
• ❌ Interface fonctionnelle mais peu moderne

💰 Prix : 100 % gratuit.

🔗 Visiter Framadate

6. Koalendar – La planification moderne et gratuite

Koalendar est une alternative légère et moderne à When2Meet qui propose des pages de réservation gratuites avec synchronisation calendrier. L'interface est propre, l'expérience de réservation est agréable et tu peux ajouter un questionnaire personnalisable pour collecter des informations avant le rendez-vous.

✅ Avantages :

• ✅ Gratuit avec fonctionnalités généreuses
• ✅ Interface moderne et intuitive
• ✅ Questionnaire personnalisable avant réservation

❌ Inconvénients :

• ❌ Interface uniquement en anglais
• ❌ Pas de fonctionnalités d'équipe avancées (round-robin, routage)
• ❌ Conformité RGPD incertaine

💰 Prix : Gratuit (plan de base complet), plans payants disponibles pour les fonctionnalités avancées.

🔗 Visiter le site officiel de Koalendar

7. TidyCal – La planification simple en paiement unique

TidyCal est une alternative intéressante pour les indépendants et les petites équipes qui veulent un outil de planification sans abonnement. Développé par AppSumo, TidyCal propose un plan gratuit et un plan payant en paiement unique (lifetime deal) — ce qui en fait l'un des outils de scheduling les plus abordables du marché.

✅ Avantages :

• ✅ Paiement unique à vie (29 $) — pas d'abonnement mensuel
• ✅ Synchronisation Google Calendar et Apple Calendar
• ✅ Interface simple et rapide à configurer

❌ Inconvénients :

• ❌ Fonctionnalités limitées comparé aux concurrents (pas de workflows, pas de routage)
• ❌ Interface en anglais uniquement
• ❌ Non conforme RGPD (entreprise américaine)

💰 Prix : Gratuit (plan de base), 29 $ paiement unique (Pro à vie).

🔗 Visiter le site officiel de TidyCal

8. Zcal – Le scheduling gratuit sans publicité

Zcal se positionne comme l'alternative gratuite et sans publicité à Calendly et When2Meet. L'outil offre des liens de planification illimités, la synchronisation calendrier et l'ajout automatique de Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams — le tout sans payer un centime.

✅ Avantages :

• ✅ 100 % gratuit, sans publicité et sans limite de liens
• ✅ Ajout automatique de Zoom, Meet ou Teams à chaque événement
• ✅ Détection des conflits de calendrier en temps réel

❌ Inconvénients :

• ❌ Fonctionnalités limitées (pas de CRM, pas de workflows, pas de paiements)
• ❌ Non conforme RGPD (entreprise américaine)
• ❌ Interface en anglais uniquement

💰 Prix : 100 % gratuit.

🔗 Visiter le site officiel de Zcal

9. Acuity Scheduling – La réservation professionnelle de Squarespace

Acuity Scheduling (maintenant intégré à Squarespace) est une solution de planification conçue pour les prestataires de services — coachs, thérapeutes, consultants, salons. Contrairement à When2Meet qui gère des sondages ponctuels, Acuity offre une page de réservation permanente avec paiements intégrés, formulaires personnalisables et rappels automatiques par email et SMS.

✅ Avantages :

• ✅ Paiements intégrés (Stripe, Square, PayPal)
• ✅ Rappels automatiques par email et SMS
• ✅ Formulaires d'intake personnalisables avant le rendez-vous

❌ Inconvénients :

• ❌ Pas de plan gratuit
• ❌ Interface en anglais, non conforme RGPD (US)
• ❌ Moins adapté pour les sondages de groupe (focus sur la réservation individuelle)

💰 Prix : À partir de 16 $/mois (Emerging), 27 $/mois (Growing), 49 $/mois (Powerhouse).

🔗 Visiter le site officiel d'Acuity Scheduling

10. SavvyCal – La planification collaborative et élégante

SavvyCal se démarque par son approche collaborative : au lieu de simplement montrer tes disponibilités, l'outil permet aux invités de superposer leur propre calendrier pour trouver visuellement le créneau idéal. C'est une expérience beaucoup plus agréable que la grille de When2Meet, avec la puissance d'un outil de scheduling moderne.

✅ Avantages :

• ✅ Overlay de calendrier — l'invité voit ses propres événements à côté de tes disponibilités
• ✅ Liens de planification prioritaires (favorise certains créneaux)
• ✅ Interface moderne et agréable à utiliser

❌ Inconvénients :

• ❌ Pas de plan gratuit (essai de 7 jours uniquement)
• ❌ Interface en anglais uniquement, non conforme RGPD
• ❌ Moins connu — communauté et support plus petits

💰 Prix : À partir de 12 $/mois (Basic), 20 $/mois (Premium).

🔗 Visiter le site officiel de SavvyCal

Comment choisir la meilleure alternative à When2Meet ?

Le bon outil dépend de ton cas d'usage. Voici un guide rapide pour t'aider à choisir :

When2Meet vs meetergo : quelle approche pour planifier en groupe ?

When2Meet et meetergo représentent deux philosophies de planification de groupe très différentes :

En résumé, When2Meet est pratique pour un usage ponctuel entre amis ou pour un petit groupe informel. Mais dès que tu as des besoins professionnels — synchronisation calendrier, round-robin, rappels automatiques, vidéo et calendrier unifié — meetergo offre une expérience incomparablement plus complète.

Questions fréquentes

When2Meet est-il gratuit ?

Oui, When2Meet est entièrement gratuit. Tu peux créer des sondages de disponibilités sans créer de compte. En contrepartie, l'outil ne propose ni synchronisation calendrier, ni rappels, ni vidéoconférence. Des alternatives gratuites comme meetergo, Framadate ou Zcal offrent des fonctionnalités bien plus complètes.

When2Meet fonctionne-t-il sur mobile ?

Techniquement oui, mais l'expérience est médiocre. La grille de sélection des disponibilités n'est pas optimisée pour les écrans tactiles. Les alternatives modernes comme meetergo, Calendly ou Doodle offrent des interfaces responsives qui fonctionnent parfaitement sur smartphone.

Existe-t-il une alternative à When2Meet conforme au RGPD ?

Oui. meetergo est hébergé en Allemagne (Francfort) et est 100 % conforme au RGPD. Framadate est hébergé en France par l'association Framasoft. Doodle est une entreprise suisse qui bénéficie de la législation européenne sur la protection des données. Ces trois options sont fiables pour un usage professionnel en Europe.

When2Meet se connecte-t-il à Google Calendar ?

Non. When2Meet ne se synchronise avec aucun calendrier. Tu dois saisir tes disponibilités manuellement à chaque nouveau sondage. Si la synchronisation calendrier est importante pour toi, meetergo, Calendly, Cal.com et Doodle (plan payant) proposent tous une connexion avec Google Calendar, Outlook et d'autres fournisseurs.

Quelle est la meilleure alternative gratuite à When2Meet ?

Si tu veux garder le format sondage de disponibilités : Framadate (open source, français, RGPD). Si tu veux passer à la planification automatisée avec synchronisation calendrier : meetergo (gratuit, RGPD, avec vidéo et CRM intégrés). Si tu veux un Calendly-like gratuit : Zcal ou Cal.com.

Conclusion : quelle alternative à When2Meet choisir en 2026 ?

When2Meet a eu son heure de gloire, mais en 2026, des alternatives bien plus complètes existent. Voici les recommandations selon ton profil :

• Tu veux planifier des réunions pro avec vidéo, CRM et RGPD → meetergo
• Tu veux un sondage de disponibilités moderne → Doodle
• Tu veux un outil libre, gratuit et français → Framadate
• Tu veux un scheduling open source auto-hébergeable → Cal.com
• Tu veux la marque la plus connue en scheduling → Calendly
• Tu veux un outil gratuit à vie sans abonnement → TidyCal (29 $ paiement unique)

Si tu veux notre recommandation : commence par le plan gratuit de meetergo. Tu auras des réunions illimitées, la synchronisation calendrier, la vidéoconférence chiffrée et la transcription IA — le tout hébergé en Europe. C'est l'alternative la plus complète à When2Meet, et tu peux commencer en 2 minutes sans carte bancaire.