Calendly Alternativen: Die 12 besten Terminbuchungs-Tools im Vergleich für 2025

In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die effiziente Terminplanung zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden. Während Calendly als eines der bekanntesten Terminbuchungs-Tools etabliert ist, suchen viele Unternehmen und Selbstständige nach Alternativen, die besser zu ihren spezifischen Anforderungen passen. Diese besten Calendly-Alternativen 2025 bieten eine Vielzahl von Funktionen zur Online-Terminbuchung, die je nach B2B oder B2C Ausrichtung variieren.

Was Calendly bietet und warum Alternativen gefragt sind

Calendly hat sich als Branchenstandard etabliert mit:

✅ Benutzerfreundlicher Plattform für Terminplanung
✅ Einfacher Terminbuchung über geteilte Links in wenigen Klicks
✅ Umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten für Workflows
✅ Vielseitigen CRM-Integrationen wie HubSpot CRM
✅ Synchronisation mit Google Calendar und Office 365

Die Kernfunktion von Calendly ist die Terminbuchung ohne das typische Hin und Her per Telefon oder E-Mail. Das Tool zeigt automatisch verfügbare Zeitfenster an und lässt Kunden oder Geschäftspartner ihren bevorzugten Termin auswählen, wobei Zeitzonen automatisch erkannt und angepasst werden. Calendly ist besonders bei internationalen Teams beliebt, die standortübergreifend Meetings koordinieren müssen.

Doch trotz dieser Vorteile suchen viele nach einer Alternative zu Calendly aus folgenden Gründen:

❌ Eingeschränkte DSGVO-Konformität für europäische Unternehmen (keine Daten auf Servern innerhalb der EU)
❌ Begrenzte branchenspezifische Funktionen für verschiedene Geschäftsmodelle
❌ Preisgestaltung nicht für alle Unternehmensgrößen optimal (viele Funktionen erst im Standard-Tarif)
❌ Komplett englischsprachiges Tool ohne deutsche Benutzeroberfläche

Entscheidende Kriterien bei der Auswahl eines Terminbuchungs-Tools

Bei der Bewertung sollten Sie folgende Schlüsselkriterien berücksichtigen:

Die 12 besten Calendly-Alternativen im Vergleich 2025

1. meetergo: Die führende deutsche DSGVO-konforme Alternative

Highlights:

✅ 100% DSGVO-konform mit deutschen Servern für Datenschutzbestimmungen
✅ Kostenlose Version mit vielen Grundfunktionen
✅ Nahtlose Kalendersynchronisation mit Google Calendar & Co.
✅ Integrierte Zahlungsfunktion (Stripe, PayPal) für kostenpflichtige Termine
✅ Deutscher Kundensupport für direkten Service
✅ Cookie-freie Buchungsseiten
❌ Relativ neuer Anbieter aus Deutschland

Besondere Features:

• Videobuchungsseite
• Mini CRM (Kundenverwaltung)
• Terminbuchung über QR-Codes (auch für Social Media teilen)
• Integrierte Video-Plattform für Online-Meetings
• Fortschrittlicher Bot- und Spamschutz für potenziell wertvolle Leads

✅ 7 Tage Kostenloser Teams-Plan, danach Gratis-Basic Plan

Preisgestaltung:

• Basic: 0€/Monat (1 Kalender, unbegrenzte Buchungen)
• Essentials: 7€/Monat (2 Kalender, erweiterte Automatisierung)
• Growth: 13€/Monat (6 Kalender, alle Features, Branding anpassen)
• Teams: 25€/Monat (Round-Robin, API-Zugang, White-Label)

Tiefergehende Beschreibung: meetergo wurde von einem deutschen Entwicklerteam mit besonderem Fokus auf Datenschutz und europäische Anforderungen konzipiert. Die Benutzeroberfläche besticht durch ihre Klarheit und ermöglicht auch technisch weniger versierten Nutzern einen schnellen Einstieg. Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern bietet meetergo bereits in der kostenlosen Version unbegrenzte Buchungen, was besonders für Freelancer und kleine Unternehmen attraktiv ist.

Ein Alleinstellungsmerkmal ist der integrierte Bot-Schutz, der verhindert, dass Terminkalender mit Spam-Buchungen überflutet werden – ein zunehmendes Problem in der Branche. Die eigens entwickelte Video-Plattform ermöglicht Online-Meetings ohne zusätzliche Software, was die Nutzerfreundlichkeit weiter erhöht. Besonders hervorzuheben ist auch das Kennzahlen-Dashboard, das wichtige Statistiken wie Buchungsraten, No-Show-Quoten und durchschnittliche Kundenwerte übersichtlich darstellt.

2. SimplyBook.me: Branchenspezifische Lösung

SimplyBook.me zeichnet sich durch seinen branchenspezifischen Ansatz aus. Das System bietet spezialisierte Funktionen für verschiedene Dienstleistungsbereiche wie Gesundheitswesen, Bildung, Schönheit und Wellness. Die Integration von maßgeschneiderten Buchungsformularen erlaubt die Erfassung relevanter Kundeninformationen bereits bei der Terminanfrage – beispielsweise Gesundheitsinformationen für Arztpraxen oder Lernziele für Nachhilfelehrer.

Highlights:

✅ Maßgeschneiderte Vorlagen für spezifische Branchen
✅ Weitreichende Anpassungsoptionen der Buchungsseite
✅ Unterstützung für mehrere Standorte und Dienstleister
✅ Integriertes Kundenmanagementsystem zum Verwalten von Kundendaten
✅ Flexibles Preismodell nach Buchungsvolumen
❌ DSGVO-Konformität nicht so stark im Fokus wie bei meetergo

❌ Komplexere Einrichtung für spezifische Workflows

Ideal für: Dienstleistungsunternehmen wie Salons, Kliniken oder Bildungseinrichtungen

Preisgestaltung:

• Free: 0€/Monat (50 Buchungen/Monat, 1 Mitarbeiter)
• Basic: 9,90€/Monat (100 Buchungen, 3 Mitarbeiter)
• Standard: 29,90€/Monat (500 Buchungen, 10 Mitarbeiter)
• Premium: 59,90€/Monat (2.000 Buchungen, unbegrenzte Mitarbeiter)

3. FlexBooker: Skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen

Highlights:

✅ Skalierbar für alle Unternehmensgrößen, vom Einzelunternehmer bis Konzern
✅ Robust für wiederkehrende Termine mit verschiedenen Zeitfenstern
✅ Integrierte Ressourcenverwaltung für Räume und Equipment
✅ Umfangreiche API für tiefgehende Integrationen mit CRM
❌ Funktionales, aber weniger elegantes Design als Calendly
❌ Weniger intuitive Einrichtung komplexer Szenarien

❌ US-Tool mit eingeschränkter DSGVO-Konformität

Tiefergehende Beschreibung: FlexBooker positioniert sich als hochskalierbare Lösung, die mit dem Unternehmenswachstum mithalten kann. Das System zeichnet sich durch seine Flexibilität bei der Gestaltung von Terminoptionen aus – von einfachen 1:1-Gesprächen bis hin zu komplexen Gruppenveranstaltungen mit variablen Teilnehmerzahlen. Die ausgefeilte Ressourcenverwaltung umfasst nicht nur Personen, sondern auch physische Ressourcen wie Räume, Fahrzeuge oder Ausrüstung.

Besonders wertvoll für: Anbieter regelmäßiger Dienstleistungen wie Coaching oder Therapie mit sich ändernden Terminanforderungen

Preisgestaltung:

• Starter: 39$/Monat (1 Kalender, 100 Buchungen/Monat)
• Pro: 59$/Monat (5 Kalender, unbegrenzte Buchungen)
• Teams: 79$/Monat (20 Kalender, erweiterte Analysen)
• Enterprise: individuelles Pricing für größere Organisationen mit besonderen Anforderungen

4. Bitrix24: Umfassende Business-Plattform

Highlights:

✅ All-in-One-Plattform (CRM, Projektmanagement, Kommunikation)
✅ Nahtlose Integration von Terminplanung ins gesamte Geschäftsökosystem
✅ Automatisierte Workflows für Marketing und Vertrieb
✅ Interne Kommunikationsfunktionen für Teams
✅ Umfassende mobile App für unterwegs
❌ Komplexität kann für kleine Unternehmen überwältigend sein
❌ Steile Lernkurve bei vollem Funktionsumfang

Tiefergehende Beschreibung: Bitrix24 ist weit mehr als nur ein Terminbuchungs-Tool – es handelt sich um eine vollständige Business-Plattform, die CRM, Projektmanagement, Dokumentenverwaltung, interne Kommunikation und Terminplanung vereint. Der Vorteil liegt in der nahtlosen Integration: Gebuchte Termine fließen automatisch in das CRM-System ein, werden mit relevanten Kundeninformationen verknüpft und können direkt in Projekte und Aufgaben umgewandelt werden.

Ideal für: Unternehmen, die ihre gesamten Geschäftsprozesse digitalisieren möchten und eine integrierte Lösung suchen

Preisgestaltung:

• Free: 0€/Monat (5 Nutzer, grundlegende Funktionen)
• Basic: 49€/Monat (50 Nutzer, 5GB Speicher)
• Standard: 99€/Monat (100 Nutzer, 50GB Speicher, erweiterte CRM-Funktionen)
• Professional: 199€/Monat (unbegrenzte Nutzer, 100GB Speicher, vollständige Automatisierung)

5. 10to8 (Sign In Scheduling): Kommunikationsorientierte Buchungslösung

Highlights:

✅ Umfangreiche Benachrichtigungsfunktionen für Termine
✅ Bidirektionale SMS-Kommunikation mit Kunden
✅ Reduziert No-Shows um bis zu 90% durch automatische Erinnerungen
✅ Solide kostenlose Version (bis 100 Buchungen/Monat)
✅ Intuitive Benutzeroberfläche ohne Lernkurve
❌ Nicht in Deutschland gehostet, aber DSGVO-Verpflichtung
❌ Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten im Design

Tiefergehende Beschreibung: 10to8 hat seinen Schwerpunkt auf effektiver Kundenkommunikation und der Reduzierung von Terminausfällen. Das System bietet ein ausgeklügeltes Erinnerungsmanagement, das automatisch E-Mails und SMS zu konfigurierbaren Zeitpunkten vor dem Termin versendet. Die bidirektionale SMS-Kommunikation ermöglicht es Kunden, direkt auf diese Nachrichten zu antworten, was die Interaktionsrate erhöht.

Besonders wertvoll für: Branchen mit häufigen kurzfristigen Änderungen und hohem Kommunikationsbedarf

Preisgestaltung:

• Der Service wurde leider eingestellt, da es von Sign-In App übernommen wurde

6. Doodle: Einfache Lösung für Gruppenplanung

Highlights:

✅ Intuitive Terminumfragen für Gruppenabstimmungen mit mehreren Personen
✅ Automatische Ermittlung des optimalen Termins für Besprechungen
✅ 1:1-Buchungsfunktion ähnlich wie Calendly
✅ Einfache Bedienung ohne technische Vorkenntnisse
❌ Weniger umfangreiches Feature-Set für komplexe Szenarien
❌ Eingeschränkte Automatisierungsmöglichkeiten

Tiefergehende Beschreibung: Doodle hat sich als Spezialist für Gruppenplanung etabliert und ist besonders in akademischen und non-profit Umgebungen weit verbreitet. Die Kernfunktion sind Terminumfragen, bei denen mehrere Zeitoptionen vorgeschlagen und von allen Teilnehmern bewertet werden können. Ein intelligenter Algorithmus ermittelt dann den optimalen Termin basierend auf den gesammelten Präferenzen.

In den letzten Jahren hat Doodle sein Angebot um klassische 1:1-Buchungsfunktionen erweitert, die denen von Calendly ähneln. Die Stärke liegt in der extremen Benutzerfreundlichkeit – auch technisch nicht versierte Personen können ohne Einarbeitungszeit mit dem Tool arbeiten. Die Integration mit Microsoft Teams und Zoom ermöglicht die automatische Generierung von Meeting-Links für virtuelle Treffen. Besonders nützlich ist die MeetingStats-Funktion, die Einblicke in Teilnahmequoten und typische Reaktionszeiten gibt.

Ideal für: Teams, Bildungseinrichtungen und Organisationen mit häufigen Gruppenterminen und Abstimmungsbedarf

Preisgestaltung:

• Free: 0€/Monat (1 Umfrage gleichzeitig, Grundfunktionen)
• Pro: 6,95€/Monat (unbegrenzte Umfragen, Werbefrei)
• Team: 8,95€/Nutzer/Monat (Admin-Dashboard, Integration in Microsoft Teams)
• Enterprise: individuelles Pricing (SSO, Vertragsverwaltung, erweiterte Sicherheitsfunktionen)

7. Acuity Scheduling: Leistungsstarke Lösung für Dienstleister

Highlights:

✅ Beeindruckende Funktionstiefe für komplexe Buchungsszenarien
✅ Fortschrittliche Anpassungsoptionen für Branding
✅ Ausgereiftes Zahlungssystem (Pakete, Abonnements) für Dienstleister
✅ Umfangreiche Reporting-Funktionen zur Geschäftsanalyse
✅ Tiefe Integration mit anderen Geschäftstools wie Zoom
❌ US-basiert, DSGVO-Konformität eingeschränkt
❌ Steile Lernkurve durch Komplexität

Tiefergehende Beschreibung: Acuity Scheduling, jetzt Teil der Squarespace-Familie, bietet eine der umfassendsten Lösungen für Dienstleistungsunternehmen mit komplexen Buchungsanforderungen. Das System erlaubt die Einrichtung gestaffelter Preise, Paketangebote und Abonnementmodelle mit wiederkehrenden Zahlungen. Die fortschrittliche Intake-Formular-Funktionalität ermöglicht die Erfassung detaillierter Kundeninformationen und Präferenzen vor dem Termin.

Ideal für: Spezialisierte Dienstleister wie Wellness-Studios oder Beratungsunternehmen mit komplexen Preismodellen und Buchungsszenarien

Preisgestaltung:

• Emerging: 20$/Monat (1 Kalender, unbegrenzte Buchungen)
• Growing: 34$/Monat (6 Kalender, SMS-Benachrichtigungen)
• Powerhouse: 61$/Monat (36 Kalender, alle Funktionen)

8. Microsoft Bookings: Nahtlose Microsoft-Integration

Highlights:

✅ Integriert in Microsoft 365-Pakete für bestehende Kunden
✅ Nahtlose Verbindung mit Outlook und Microsoft Teams
✅ Automatische Teams-Meeting-Links für Videokonferenz
✅ Unternehmensweite Skalierbarkeit für große Organisationen
✅ Robuste Sicherheitsfeatures für Unternehmensdaten
✅ Europäische Datenspeicherung möglich auf EU-Servern
❌ Weniger spezialisierte Funktionen als dedizierte Tools
❌ Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten im Design

Tiefergehende Beschreibung: Microsoft Bookings ist die integrale Terminbuchungslösung innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems. Die enge Verzahnung mit Outlook-Kalendern, Exchange und Microsoft Teams schafft einen nahtlosen Workflow für Unternehmen, die bereits auf Microsoft-Produkte setzen. Die automatische Generierung von Teams-Meeting-Links bei der Buchung von Online-Terminen eliminiert manuelle Schritte und reduziert potenzielle Fehlerquellen.

Ideal für: Unternehmen im Microsoft-Ökosystem mit Office 365, die eine nahtlos integrierte Lösung ohne zusätzliche Kosten suchen

Preisgestaltung:

• Inbegriffen in Microsoft 365 Business Standard (10,50€/Nutzer/Monat)
• Inbegriffen in Microsoft 365 Business Premium (16,90€/Nutzer/Monat)
• Keine separate Preisgestaltung, sondern Teil des Microsoft-Abonnements

9. eTermin: Spezialisierte Lösung für den deutschen Markt

Highlights:
✅ Branchenspezifische Ausrichtung für verschiedene Sektoren
✅ Auf deutsche Nutzer zugeschnitten mit deutscher Benutzeroberfläche
✅ Deutschsprachiger Support für direkte Hilfe
✅ Transparentes Preismodell ohne versteckte Kosten
❌ Weniger internationale Ausrichtung für global agierende Unternehmen
❌ Begrenzte Integration mit internationalen Diensten

Tiefergehende Beschreibung: eTermin wurde speziell für den deutschen Markt entwickelt und legt besonderen Wert auf Datenschutz nach deutschen Standards ist jedoch ein Schweizer Unternehmen. Die Software bietet branchenspezifische Lösungen für Bereiche wie Gesundheitswesen, Handwerk, Gastronomie und Behörden, wobei jede Branchenlösung angepasste Workflows und Formulare enthält.

Ideal für: Deutsche Unternehmen verschiedener Branchen mit DSGVO-Fokus und Bedarf an lokaler Unterstützung

Preisgestaltung:

• Lite: 19€/Monat (1 Kalender, unbegrenzte Buchungen)
• Pro: 29€/Monat (Online-Bezahlung, Analytics & SEO)
• Enterprise: Kundenspezifische Entwicklung

10. Chili Piper: B2B-fokussierte Lösung

Highlights:

✅ Spezifisch für B2B-Vertriebsprozesse und Lead-Management
✅ Intelligente Routing-Funktion für Meetings basierend auf Qualifikationen
✅ Tiefgehende CRM-Integration (besonders Salesforce und HubSpot)
✅ Fortschrittliche Analysefunktionen für Vertriebsleistung
✅ Umfassendes Team-Management für große Vertriebsorganisationen
❌ Höherer Preis, für kleine Unternehmen weniger geeignet
❌ Primär auf Vertriebsprozesse ausgerichtet

❌ US-Tool & Server

Tiefergehende Beschreibung: Chili Piper ist eine spezialisierte Lösung für B2B-Unternehmen mit komplexen Vertriebsprozessen. Das System zeichnet sich durch seine intelligente Routing-Funktion aus, die eingehende Terminanfragen automatisch dem am besten geeigneten Vertriebsmitarbeiter zuweist – basierend auf Faktoren wie Branche, Unternehmensgröße, geografische Lage oder Produktinteresse. Dies maximiert die Conversion-Rate und verkürzt den Verkaufszyklus erheblich.

Die nahtlose Integration mit führenden CRM-Systemen wie Salesforce und HubSpot ermöglicht einen bidirektionalen Datenaustausch, der sowohl die Kalenderverfügbarkeit als auch Lead-Informationen synchronisiert. Das eingebaute Analysemodul liefert detaillierte Einblicke in Metriken wie Time-to-Meeting, Show-Rate und Conversion-Rate nach Vertriebsmitarbeiter. Die Concierge-Funktion erlaubt es Marketing-Teams, qualifizierte Leads direkt während des Erstgesprächs an verfügbare Vertriebsmitarbeiter zu übergeben.

Ideal für: B2B-Vertriebsteams und Marketing-Abteilungen mit Lead-Fokus und komplexen Routing-Anforderungen

Preisgestaltung:

• ChiliCal: 15$/Nutzer/Monat (Basis-Funktionalität)
• Concierge: 30$/Nutzer/Monat (erweiterte Routing-Funktionen)
• Handoff: 30$/Nutzer/Monat (komplettes Lead-Management)
• Distro: 30$/Nutzer/Monat (Routing in Salesforce)
• Minimale Jahresverträge ab 3.000€

11. Vagaro: Speziallösung für Schönheit, Wellness und Fitness

Highlights:

✅ Gesamtlösung über reine Terminbuchung hinaus mit POS-System
✅ Integration von Terminplanung, Kundenverwaltung und POS
✅ Kundenforum für erhöhte Sichtbarkeit und Kundenbindung
✅ Integrierte Marketing-Tools für E-Mail-Marketing
✅ Umfassende mobile App für unterwegs
❌ Weniger flexibel für allgemeine Anwendungsfälle außerhalb der Zielbranche
❌ Komplexeres Preismodell mit Zusatzkosten für spezielle Funktionen

Tiefergehende Beschreibung: Vagaro ist eine Komplettlösung, die speziell für die Anforderungen von Schönheits-, Wellness- und Fitnessbetrieben entwickelt wurde. Das System geht weit über die reine Terminbuchung hinaus und integriert ein vollständiges Point-of-Sale-System, Bestandsmanagement für Produkte, Kundenverwaltung und Marketing-Tools. Die nahtlose Verbindung dieser Komponenten schafft einen durchgängigen Workflow vom ersten Kundenkontakt bis zur Nachbetreuung.

Ideal für: Salons, Spas, Fitnessstudios und ähnliche Dienstleister mit Bedarf an einer Komplettlösung

Preisgestaltung:

• Start: 30£/Monat (1 Mitarbeiter)
• 10£ pro Kalender extra

12. OnceHub: Enterprise-Lösung mit Sicherheitsfokus

Highlights:

✅ Enterprise-Grade mit Fokus auf Skalierbarkeit für große Organisationen
✅ Fortschrittliche Sicherheits- und Compliance-Features für sensible Daten
✅ Unterstützt komplexe Buchungsszenarien mit Workforce-Management
✅ Ausgereiftes Ressourcenmanagement für Teams und Ausstattung
❌ Höherer Preis, für kleine Unternehmen weniger geeignet

OnceHub Preise in der Übersicht.

Ideal für: Große Organisationen in regulierten Branchen mit Sicherheitsanforderungen

Preisgestaltung:

• Baic (Buchungskomponente): Kostenlos für 1 Nutzer
• Schedule (Meeting-Planung): 10$/Nutzer/Monat
• Route (Routing-Formulare): 19$/Nutzer/Monat
• Route (Chatbots): 39$/Nutzer/Monat

Vergleich: Calendly vs. die besten Alternativen 2025

Fazit: Die richtige Calendly-Alternative für Ihre Bedürfnisse

Die optimale Wahl unter den besten Calendly-Alternativen hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab:

Tipp: Nutzen Sie kostenlose Testversionen, um die Benutzerfreundlichkeit und den Funktionsumfang in der Praxis zu evaluieren! Fast alle Anbieter bieten eine kostenlose Testversion an, mit der Sie das Tool ausprobieren können, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden.

Die Zukunft der Terminbuchungs-Tools im Jahr 2025

Folgende Trends werden die Entwicklung prägen:

🤖 KI-Integration: Intelligente Terminvorschläge basierend auf historischen Daten und Präferenzen
💬 Virtuelle Assistenten: Buchung über natürliche Sprachbefehle und Chatbots
🔒 Datenschutz: Zunehmender Fokus auf lokalisierte, DSGVO-konforme Lösungen mit Servern in der EU
🔄 Branchenkonsolidierung: Übernahmen zur Erweiterung von Angeboten (wie Mixmax und Setmore)
📱 Mobile-First: Optimierte Apps für die Terminplanung von unterwegs
🔄 Nahtlose CRM-Integration: Gebuchte Termine automatisch in CRM-Systemen wie HubSpot erfassen

Das Kernziel bleibt: Den Prozess der Terminvereinbarung so einfach, effizient und angenehm wie möglich zu gestalten – für Unternehmen und ihre Kunden. Mit der richtigen Calendly-Alternative können Sie Ihre Terminbuchung optimieren und gleichzeitig sicherstellen, dass das Tool perfekt zu Ihrem Workflow und Ihren Datenschutzanforderungen passt.