Die 16 besten kostenlosen Online-Terminplaner 2026: Der große "No-Limit"-Vergleich

Du kennst das Szenario: Du suchst nach einem Tool, findest ein vielversprechendes „Free forever“-Angebot und richtest mühsam deinen Kalender ein. Doch dann, genau wenn es läuft, schnappt die Falle zu. Nach der 50. Buchung kommt die Paywall. Oder schlimmer: Du merkst plötzlich, dass deine Kundendaten ungeschützt auf US-Servern landen.

Das Problem: Viele kostenlose Anbieter finanzieren sich durch zwei Modelle:

1. Die "Feature-Falle": Das Tool ist gratis, aber so stark limitiert, dass du für ein professionelles Business sofort zahlen musst (z.B. keine Outlook-Synchronisation).
2. Das "Daten-Modell": Wenn du nicht mit Geld bezahlst, bezahlen deine Kunden mit ihren Daten. Für die DSGVO-Compliance in Deutschland ist das ein Minenfeld.

Das Versprechen dieses Artikels:

In diesem Guide trennen wir die Spreu vom Weizen. Wir haben 16 Tools analysiert, die du 2026 nutzen kannst. Wir zeigen dir, welche wirklich dauerhaft gratis sind – und verraten schonungslos, wo die versteckten Haken liegen.

Transparenz-Hinweis: Warum schreibt meetergo diesen Vergleich?

Wir glauben, dass professionelle Terminplanung im Jahr 2026 ein Grundrecht für Selbstständige ist, kein Luxusprodukt. Deshalb ist unser eigener Free-Plan keine Falle, sondern ein vollwertiger Einstieg in unsere Infrastruktur. Wir vergleichen uns hier offen mit der Konkurrenz, damit du anhand harter Fakten (Serverstandort, Limits) selbst entscheiden kannst.

Kriterien: Wann ist ein Tool wirklich "Business-Ready"?

Ein Terminplaner bringt dir nichts, wenn er unprofessionell wirkt oder rechtlich unsicher ist. Bevor du dich entscheidest, prüfe jedes Gratis-Angebot auf diese 3-Punkte-Checkliste:

1. DSGVO & Serverstandort (Der Rechts-Check):Stehen die Server in Frankfurt (wie bei uns) oder bei einem Cloud-Giganten in den USA? Für private Treffen ist das egal. Aber sobald du geschäftliche Termine (Namen, E-Mails, Telefonnummern) verarbeitest, ist ein US-Server ohne Schutzmaßnahmen ein Haftungsrisiko.
2. Buchungslimit (Die "Mengen-Falle"):Darfst du unbegrenzt viele Termine annehmen? Viele Anbieter (wie SimplyBook oder SuperSaaS) deckeln den Free-Plan bei z.B. 50 Buchungen im Monat. Für ein wachsendes Business ist das nutzlos. Achte auf das Wort "Unbegrenzt".
3. Video-Integration (Die versteckten Kosten):Kann das Tool selbst Video-Calls hosten? Wenn nicht, musst du zusätzlich für Zoom oder Microsoft Teams zahlen (ca. 150 € / Jahr). Ein guter Free-Plan hat das Video-Tool bereits integriert, sodass du keine externe Software brauchst.

Die Vergleichstabelle: Die Top 5 im Schnell-Check

Du hast es eilig? Hier siehst du auf einen Blick, wer wirklich "unbegrenzt" liefert und wo deine Daten liegen.

Kategorie A: Die besten Allrounder für Unternehmen (Deep Dive)

In dieser Kategorie findest du die „Schweizer Taschenmesser“. Diese Tools sind stark genug, um dein komplettes Tagesgeschäft zu tragen – vom ersten Kennenlerngespräch bis zum Abschluss. Wir haben analysiert, wer im kostenlosen Tarif wirklich liefert und wer dich nur in die Bezahl-Falle locken will.

1. meetergo – Der deutsche Standard (Testsieger 🏆)

Wir haben meetergo gebaut, um deutschen Selbstständigen und Startern einen sicheren Hafen zu bieten. Unser "Basic"-Plan ist so konzipiert, dass du sofort professionell loslegen kannst – ohne Daten-Sorgen und ohne versteckte Kostenfallen.

Das Urteil: Der ideale Einstieg für Einzelpersonen. Du bekommst deutsche Datensicherheit (Frankfurt) kombiniert mit modernen Features wie der digitalen Visitenkarte dauerhaft kostenlos.

✅ Das bekommst du gratis (Basic Plan):

• Unbegrenzte Meetings: Egal ob 5 oder 500 Buchungen im Monat – wir drosseln die Anzahl deiner Termine nicht.
• Digitale Visitenkarte: Du erhältst nicht nur einen Buchungslink, sondern eine moderne, digitale Visitenkarte für dein Smartphone und Social Media.
• Volle Integration: Verbinde deinen Kalender und dein Video-Tool (Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom) direkt, damit Einladungslinks automatisch generiert werden.
• Website-Einbettung: Binde den Kalender nahtlos in deine eigene Webseite ein.
• Apple & Proton Kalender Integration.
• 100% DSGVO-konform mit Servern in Frankfurt.

❌ Der Haken:

• Branding: Im Free-Plan zeigen wir ein dezentes „Powered by meetergo“-Badge auf deiner Buchungsseite an.

2. Calendly – Der US-Klassiker

Calendly hat die Online-Terminbuchung massentauglich gemacht. Die Bedienung ist extrem poliert und „idiotensicher“. Doch der Ruhm hat seinen Preis: Der Free-Plan wurde über die Jahre immer weiter beschnitten, um Nutzer ins Abo zu drängen.

Das Urteil: Super einfach und schick, aber datenschutzrechtlich heikel und im Funktionsumfang künstlich limitiert.

✅ Die Stärken:

• Usability: Die Oberfläche ist exzellent. Fast jeder Kunde kennt Calendly, was die Hemmschwelle zur Buchung senkt.
• Verbreitung: Es integriert sich mit fast allem (auch wenn viele Integrationen im Free-Plan gesperrt sind).

❌ Die Nachteile (Free-Limit):

• Die "Einer-Falle": Das größte Ärgernis ist die Beschränkung auf einen einzigen Ereignistyp. Du kannst entweder ein 30-Minuten-Gespräch oder ein 60-Minuten-Gespräch anbieten – nicht beides gleichzeitig. Für Dienstleister ist das ein Dealbreaker.
• Datenschutz: Als US-Unternehmen (Delaware) unterliegt Calendly dem Cloud Act. Auch wenn sie EU-Features anbieten, bleibt für deutsche Firmen ein Restrisiko in der Datenschutzerklärung.

3. Brevo (ehemals Sendinblue)

Brevo ist eigentlich ein europäischer Gigant für E-Mail-Marketing, greift aber mittlerweile HubSpot mit einem integrierten „Meetings“-Feature an.

Das Urteil: Ein starkes Tool, wenn du ohnehin ein neues System für Newsletter & CRM suchst und den Kalender nur „dazu“ willst.

✅ Die Stärken:

• Zahlungen annehmen: Du kannst sogar im Free-Plan Zahlungen via Stripe verlangen. Das ist extrem selten und ein großer Pluspunkt für Berater, die Vorkasse nehmen, um „No-Shows“ zu vermeiden.
• EU-Wurzeln: Da Brevo aus Frankreich kommt, ist das Server-Thema besser gelöst als bei US-Tools.

❌ Die Nachteile (Free-Limit):

• Komplexität: Brevo ist kein spezialisiertes Kalender-Tool, sondern eine riesige Marketing-Suite. Das Backend ist oft überladen. Um den Kalender zu nutzen, musst du dich durch Menüs für E-Mail-Kampagnen klicken.
• Feature-Tiefe: Es fehlen tiefe Kalender-Funktionen wie Pufferzeiten-Feintuning oder komplexe Fragen im Buchungsformular.

4. Appointlet

Appointlet wird oft als die „faire US-Alternative“ zu Calendly gehandelt. Das Tool ist schlank, schnell und im kostenlosen Tarif erstaunlich großzügig.

Das Urteil: Die beste US-Wahl für Teams mit kleinem Budget, denen englische Interfaces nichts ausmachen.

✅ Die Stärken:

• Kein Typen-Limit: Anders als bei Calendly darfst du hier unbegrenzt viele Meeting-Typen anlegen. Du kannst also problemlos 15, 30 und 60 Minuten Slots parallel anbieten, ohne zu zahlen.
• Team-Feature: Auch die Teilnehmerzahl pro Meeting ist oft großzügiger geregelt.

❌ Die Nachteile (Free-Limit):

• Sprachbarriere: Die Benutzeroberfläche und die E-Mails an deine Kunden sind oft standardmäßig auf Englisch oder nur teilweise übersetzt (Denglisch).
• Design: Die Anpassungsmöglichkeiten sind gering; die Buchungsseite sieht immer sehr generisch nach „Appointlet“ aus.
• Datenschutz: Hosting erfolgt primär in den USA.

5. Zcal – Der aggressive Newcomer

Zcal ist das jüngste Tool in der Runde und versucht mit einer „Alles kostenlos“-Strategie Marktanteile zu gewinnen. Es wirkt auf den ersten Blick wie ein Calendly-Klon auf Steroiden.

Das Urteil: Ein Feature-Monster für Early Adopters, aber mit ungewisser Zukunft.

✅ Die Stärken:

• Video-Intros: Du kannst ein kurzes Begrüßungsvideo direkt auf der Buchungsseite einbetten. Das baut Vertrauen auf und erhöht die Conversion-Rate massiv.
• Umfragen: Ähnlich wie Doodle bietet Zcal auch Abstimmungen an.

❌ Die Nachteile (Free-Limit):

• Das Startup-Risiko: Es gilt die alte Internet-Weisheit: „If you aren't paying for the product, you are the product.“ Zcal ist ein klassisches US-Startup, das auf schnelles Wachstum ("Growth at all costs") ausgelegt ist. Es ist unklar, wie lange diese Features kostenlos bleiben oder wie das Unternehmen langfristig Geld verdienen will.
• Rechtssicherheit: Die Datenschutz-Bestimmungen sind für deutsche Standards oft vage.

5. Kategorie B: Die "Ökosystem"-Tools (Für Office & Google Nutzer)

Diese Tools sind keine eigenständigen Programme, sondern Funktionen innerhalb großer Plattformen. Sie sind technisch gesehen nicht „kostenlos“, sondern „inklusive“, wenn du bereits für E-Mail oder Office-Pakete zahlst.

6. Microsoft Bookings – Die "Eh-da"-Lösung

Wer Microsoft 365 Business nutzt, hat dieses Tool meist schon im Abo. Es ist tief in die Outlook-Welt integriert.

Das Urteil: Perfekt für interne Abstimmungen in Konzernen, aber oft zu starr und unsexy für den modernen Vertrieb.

✅ Die Stärken:

• Teams-Integration: Erstellt automatisch Microsoft Teams-Links.
• Outlook-Sync: Da es vom selben Hersteller kommt, ist der Abgleich mit dem Outlook-Kalender extrem stabil.
• Kostenlos im Abo: Wenn du M365 Business Standard hast, zahlst du nichts extra.

❌ Die Nachteile:

• Nicht wirklich gratis: Wer kein kostenpflichtiges Microsoft-Abo hat, kann es nicht nutzen.
• UX/Design: Die Buchungsseite sieht sehr technisch und bürokratisch aus. Design-Anpassungen sind fast unmöglich.
• Hürden: Kunden müssen sich teilweise durch Microsoft-Logins klicken, was die Conversion-Rate senkt.

7. Google Kalender (Terminpläne)

Google hat nachgezogen und bietet nun direkt im Kalender eine „Terminplan“-Funktion an.

Das Urteil: Die absolute Basis-Lösung für private Google-Nutzer, aber für B2B-Kunden oft zu unprofessionell.

✅ Die Stärken:

• Einfachheit: Du brauchst kein neues Konto. Es ist direkt in deinem Google Kalender integriert.
• Schnell: In 3 Klicks hast du einen Link erstellt.

❌ Die Nachteile:

• Die "Google-Optik": Die Buchungsseite sieht aus wie ein Google-Formular. Es gibt kein Branding, kein Logo, keine eigene Farbe. Das signalisiert dem Kunden: „Ich nutze eine private Gratislösung“.
• Funktionsarm: Keine Workflows, keine SMS-Erinnerungen, kein Routing. Es ist wirklich nur ein nackter Kalender-Slot.

Kategorie C: Spezialisten & Nischen-Tools (Marktüberblick)

Um unser Versprechen der „16 besten Tools“ zu halten, werfen wir hier einen detaillierten Blick auf den restlichen Markt. Diese Tools haben oft spezifische Stärken für Nischen, aber auch deutliche Limits im Free-Plan, die du vor dem Start kennen solltest.

8. Setmore

Ein solider US-Anbieter, der besonders stark auf „Mobile First“ setzt und eine der besten Apps am Markt hat.

✅ Die Vorteile:

• Team-Account: Eines der wenigen Tools, das im Free-Plan bis zu 4 Nutzer erlaubt. Ideal für kleine Teams, die kein Budget haben.
• Mobile App: Die Verwaltung per Smartphone (iOS/Android) ist exzellent gelöst. Du kannst dein Business aus der Hosentasche steuern.

❌ Die Nachteile:

• Kostenfalle Sync: Der 2-Wege-Sync mit dem Google Kalender (damit Doppelbuchungen vermieden werden) ist oft hinter der Paywall versteckt.
• Datenschutz: Serverstandort USA. Für deutsche Kundendaten problematisch.

9. Picktime

Verspricht extrem viele Features kostenlos, finanziert sich aber durch ein anderes Modell.

✅ Die Vorteile:

• Kurse & Klassen: Du kannst nicht nur 1:1 Termine, sondern auch Gruppenkurse (z.B. Yoga, Nachhilfe) kostenlos anbieten.
• Ressourcen: Erlaubt die Buchung von Räumen oder Geräten.

❌ Die Nachteile:

• Werbefinanziert: Picktime ist kostenlos, weil es Daten nutzt und Werbung schaltet. Das wirkt auf Buchungsseiten unprofessionell.
• Design: Die Oberfläche wirkt veraltet („Web 2.0“ Look) und ist auf mobilen Geräten oft hakelig.

10. Doodle

Der weltweite Klassiker für Gruppenfindungen („Wann können wir alle?“), der jetzt auch im 1:1 Markt mitspielen will.

✅ Die Vorteile:

• Bekanntheit: Jeder kennt Doodle. Die Hemmschwelle zur Nutzung ist niedrig.
• Gruppen: Für die Koordination von Board-Meetings oder Team-Events ungeschlagen.

❌ Die Nachteile:

• Werbe-Wüste: Die Free-Version ist vollgepflastert mit Bannern und Popups. Im B2B-Sales wirkt das unseriös („Kaffeekränzchen-Vibe“).
• Feature-Armut: Die 1:1 Buchungsseite („Bookable Calendar“) ist extrem rudimentär. Keine Workflows, kaum Branding.

11. SimplyBook.me

Ein modulares System, das sich primär an internationale Dienstleister richtet.

✅ Die Vorteile:

• Internationalität: Unterstützt mehr Sprachen und Währungen als fast jedes andere Tool.
• Add-on System: Du kannst dir Funktionen wie Lego-Bausteine zusammenklicken (z.B. „Tickets verkaufen“).

❌ Die Nachteile:

• Die "Mengen-Falle": Der Free-Plan ist hart auf 50 Buchungen pro Monat limitiert. Sobald dein Business läuft, musst du zahlen.
• Komplexität: Das Backend ist durch die Modularität oft unübersichtlich und überfordert Einsteiger.

12. Fresha (ehemals Shedul)

Kein klassischer Kalender für die eigene Webseite, sondern ein Marktplatz für Beauty & Wellness.

✅ Die Vorteile:

• Kostenlos (mit Sternchen): Es gibt keine monatliche Grundgebühr. Fresha verdient nur Geld, wenn sie dir Neukunden über ihren Marktplatz vermitteln (Provision).
• Kassen-System: Hat POS (Point of Sale) und Lagerverwaltung für Shampoos/Öle integriert.

❌ Die Nachteile:

• Marktplatz-Abhängigkeit: Die Kunden gehören gefühlt Fresha, nicht dir. Du baust keine eigene Marke auf.
• Kein B2B: Völlig ungeeignet für Berater, Agenturen oder Finanzdienstleister.

13. Cal.com

Die „Open-Source“ Hoffnung für Entwickler und Tech-Startups.

✅ Die Vorteile:

• Maximale Freiheit (Self-Hosted): Wer programmieren kann und eigene Server betreibt (Docker), bekommt hier alles umsonst und hat 100% Datenhoheit.
• Developer-First: Extrem starke API und Webhooks für eigene Bastel-Lösungen.

❌ Die Nachteile:

• Hürde für Laien: Das Self-Hosting ist komplex und wartungsintensiv.
• Cloud-Version: Die einfache „Hosted Version“ (für Nicht-Programmierer) läuft wieder über eine US-Firma (C-Corp), womit der Datenschutz-Vorteil schwindet.

14. TuCalendi

Ein kleinerer, sympathischer Anbieter aus Spanien.

✅ Die Vorteile:

• EU-Datenschutz: Als spanisches Unternehmen greift die DSGVO besser als bei US-Tools. Server stehen in der EU.
• Einfachheit: Solide Grundfunktionen ohne viel Schnickschnack.

❌ Die Nachteile:

• Ökosystem: Es fehlen Integrationen zu wichtigen Tools (z.B. Zapier oft limitiert).
• Design: Die Buchungsmasken wirken optisch etwas angestaubt und lassen sich kaum an modernes Webdesign anpassen.

15. SuperSaaS

Das Urgestein der Terminplanung. Hässlich, aber mächtig.

✅ Die Vorteile:

• Logik-Monster: Du kannst extrem komplexe Regeln abbilden (z.B. „Raum A kann nur gebucht werden, wenn Herr Müller da ist UND Gerät B frei ist“).
• Preis-Leistung: Sehr günstige Einstiegstarife (wenn man denn zahlt).

❌ Die Nachteile:

• Design aus den 90ern: Die Oberfläche erinnert an Windows 95. Das schreckt moderne, digitale Kunden ab.
• Limit: Im Free-Plan sind nur 50 Termine (in der Zukunft) speicherbar. Zudem viel Werbung im Footer.

16. YouCanBookMe

Sehr beliebt im englischsprachigen Bildungssektor (Universitäten, Lehrer).

✅ Die Vorteile:

• Text-Anpassung: Du hast sehr viel Kontrolle über die Texte und Formulierungen auf der Buchungsseite.
• Simpel: Sehr schnell eingerichtet und robust.

❌ Die Nachteile:

• Zwangsbeglückung: Im Free-Plan legt sich ein sehr großes, penetrantes „Powered by YouCanBookMe“-Banner über deine Seite.
• US/UK Fokus: Support und Serverstruktur sind nicht primär auf deutsche DSGVO-Bedürfnisse ausgerichtet.

Ratgeber: Die versteckten Kosten von „Gratis-Tools“

Es gibt einen alten Spruch im Silicon Valley: „Wenn das Produkt nichts kostet, bist du das Produkt.“ Bei Terminplanern stimmt das oft, aber nicht immer. Es gibt zwei Arten von „Kostenlos“ – und du solltest den Unterschied kennen, um dein Business zu schützen.

Das „Daten-Bezahlen“-Modell

Tools wie Picktime oder werbefinanzierte Versionen von Doodle sind kostenlos, weil sie Werbung einblenden oder Nutzungsdaten aggregieren. Das Risiko: Deine Kunden sehen Werbung für fremde Produkte, während sie bei dir buchen wollen. Das wirkt unprofessionell. Schlimmer noch: Aus DSGVO-Sicht ist es schwer zu rechtfertigen, warum Kundendaten an Werbenetzwerke fließen. Der meetergo-Weg: Unser Free-Plan ist werbefrei und sicher. Warum? Weil wir ihn als Einstieg in unsere Premium-Infrastruktur sehen. Wir verdienen Geld, wenn du wächst und später Profi-Features buchst – wir verkaufen niemals deine Daten.

Die „Brand-Falle“

Achte genau darauf, wie die Buchungsseite aussieht. Viele Anbieter (z.B. YouCanBookMe) „kleistern“ deine Seite im Free-Tarif mit riesigen Logos und Bannern zu. Das Problem: Dein Kunde fühlt sich nicht wie bei einem Experten, sondern wie bei einem Nutzer von Gratis-Software. Das senkt das Vertrauen und damit die Conversion-Rate. Die Lösung: Achte auf dezentes Branding. Bei meetergo ist der Hinweis klein und unaufdringlich im Footer platziert, sodass deine Marke im Vordergrund steht.

Das „Integrations-Limit“ (Sync & Zapier)

Der häufigste Frust-Moment kommt nach der Einrichtung: Du merkst, dass der Kalender-Sync (Google/Outlook) Geld kostet.

• Der Standard: Viele Tools (z.B. Setmore oder SimplyBook in bestimmten Tarifen) lassen dich Termine anlegen, prüfen aber nicht, ob du im Google Kalender schon einen Zahnarzttermin hast. Die Folge: Doppelbuchungen.
• Native Integrationen vs. Zapier: Einige Anbieter werben mit "vielen Integrationen", meinen aber nur eine Anbindung an Zapier. Das Problem: Zapier selbst kostet Geld, sobald du mehr als 100 Aufgaben im Monat automatisierst.
• Unser Tipp: Wähle ein Tool wie meetergo oder Calendly, wo der 2-Wege-Sync mit Google/Outlook und native Video-Integrationen (Zoom/Teams/Connect) nativ und kostenlos enthalten sind.

8. Anleitung: In 3 Schritten zum kostenlosen Terminplaner

Du denkst, die Einrichtung dauert Stunden? Nicht mehr. So startest du in unter 5 Minuten:

1. Account erstellen: Registriere dich (bei meetergo brauchst du dafür keine Kreditkarte).
2. Kalender verbinden: Verknüpfe im Onboarding deinen Haupt-Kalender (Google, Outlook, Apple). Das Tool blockiert nun automatisch Zeiten, in denen du privat beschäftigt bist.
3. Link teilen: Kopiere deinen persönlichen Buchungslink (z.B. meetergo.com/dein-name) und füge ihn in deine E-Mail-Signatur unter „Hier Termin vereinbaren“ ein.

👉 Dauert bei meetergo genau 2 Minuten.

9. Fazit: Welcher Gratis-Plan passt zu dir?

Wir haben 16 Tools beleuchtet. Am Ende hängt die Wahl von deinem Geschäftsmodell ab. Hier ist unsere finale Empfehlung für 2026:

• 👮 Für Datenschutz-Profis & B2B: Greif zu meetergo. Es ist der einzige Anbieter, der Server in Frankfurt, unbegrenzte Buchungen und ein integriertes Video-Tool dauerhaft kostenlos anbietet.
• 🏢 Für Microsoft-Hardliner: Nutze MS Bookings, wenn du ohnehin schon für das große Office-365-Paket zahlst und Design dir nicht so wichtig ist.
• 💇‍♀️ Für Beauty-Salons: Hier ist Fresha unschlagbar, weil es Kasse und Marktplatz vereint (auch wenn du Datenhoheit aufgibst).
• 💻 Für Entwickler: Wer selbst hosten kann und will, wird mit der Open-Source-Version von Cal.com glücklich.

Mach Schluss mit US-Datenrisiken und künstlichen Limits.

Starten Sie mit dem einzigen Tool, das dauerhaft kostenlos ist UND Ihre Daten sicher in Frankfurt schützt.