CRM gratis: los límites reales de cada plan en 2026

Lo esencial

• La elección corta: HubSpot para uno o dos usuarios con muchos contactos, Zoho para tres, Odoo para equipos grandes con una sola necesidad, meetergo si el CRM debe llenarse solo desde la agenda con los datos en Alemania.
• El precio de un CRM gratis siempre es cero, así que lo que decide la elección es el techo. HubSpot corta en dos usuarios y 1.000 contactos, Zoho en tres usuarios, Bitrix24 en uno o dos usuarios con 5 GB, Odoo en una sola aplicación.
• Casi ninguna comparativa dice dónde acaban los datos de tus clientes. La mayoría de las opciones recomendadas responde ante matrices estadounidenses, con lo que eso implica para el RGPD.
• El 24,69 % de las pequeñas empresas de la UE usaba un CRM en 2025, frente al 65,43 % de las grandes (Eurostat, estadísticas de economía digital). La diferencia rara vez es el presupuesto.

Buscar un CRM gratis en España devuelve siempre los mismos seis o siete nombres. El problema es que la palabra gratis esconde tres modelos de negocio distintos, y cada uno te frena en un sitio diferente: uno limita las personas, otro las aplicaciones y otro te cobra el mantenimiento en horas en lugar de en euros.

Esta comparativa ordena las opciones por el límite que encuentras antes, no por la longitud de su lista de funciones. Si todavía estás decidiendo si necesitas una herramienta así, la guía sobre qué es un CRM y para qué sirve responde a esa pregunta primero.

Las tres formas de conseguir un CRM gratis

Cada herramienta pertenece a uno de tres modelos, y el modelo predice el momento en que dejarás de estar cómodo.

Freemium con tope de personas. HubSpot, Zoho, Bitrix24 y Salesforce regalan el producto y ponen la barrera en el número de usuarios. Funciona mientras seas autónomo o una pareja de comerciales. En cuanto entra la tercera persona, el salto de precio es vertical.

Código abierto autoalojado. Odoo Community, SuiteCRM o Twenty no cobran licencia. En un hilo de r/CRM sobre planes gratuitos, un usuario resume la ventaja: el código es tuyo, lo instalas en tu servidor y añades tantos usuarios como quieras. La factura reaparece en forma de servidor y de alguien que sepa mantenerlo.

Incluido dentro de una suite. Aquí el CRM no es el producto principal, sino una aplicación más junto a la agenda, los formularios o la facturación. El plan gratuito no busca forzar el pago del CRM, sino que uses el conjunto. A cambio, el CRM suele ser más ligero que el de un especialista.

Comparativa: dónde se detiene cada plan gratuito

1. meetergo: el CRM gratis dentro de una suite europea

meetergo ofrece su CRM gratis dentro de una suite europea de quince aplicaciones construida en Colonia. Lo que lo distingue no es la ficha de contacto, sino el orden: la agenda, el formulario y la videollamada existen antes que el CRM, de modo que el contacto se crea cuando alguien reserva, no cuando alguien lo teclea. Los datos permanecen en servidores alemanes bajo una empresa europea sin matriz estadounidense, así que no hay exposición a la CLOUD Act.

Funciones principales

• Embudos visuales en kanban. Etapas propias y probabilidad de cierre por etapa; mueves una tarjeta y la previsión se recalcula.
• Fichas unidas al historial de citas. Cada contacto arrastra su empresa, sus campos y todas sus reuniones. Quien reserva por la aplicación de agenda aparece ya en el embudo.
• Tareas de seguimiento automatizadas. Avisos sobre oportunidades paradas, para que el seguimiento no dependa de tu memoria.
• Analítica comercial en tiempo real. Valor del embudo, conversión por etapa y fiabilidad de la previsión, calculados sobre reuniones reales.

Precios

El CRM forma parte del plan Free, que incluye las quince aplicaciones con cuotas iniciales; WhatsApp Business queda reservado al plan Premium. El desglose por aplicación está en la página de precios.

Dónde destaca

• El CRM se llena solo desde las citas y los formularios de captación
• Más de 90 integraciones, entre ellas HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zapier y Make, con API REST publicada
• Alojamiento en Alemania y empresa europea, sin matriz estadounidense
• Reparto automático de leads mediante round robin en los planes de equipo
• Facturación y firma electrónica en la misma suite, sin otro proveedor

Dónde se queda corto

• No hay puntuación de leads ni automatización de marketing multicanal
• Los informes son más sencillos que los de una plataforma comercial dedicada
• WhatsApp Business solo está disponible en el plan Premium
• La suite tiene más superficie de la que necesita un autónomo que solo quiere una lista de clientes

Para quién es: equipos de ventas y de servicios que viven de reuniones y quieren los datos de sus clientes bajo jurisdicción europea.

Opiniones de usuarios

meetergo mantiene un 4,8 sobre 5 en OMR Reviews sobre 62 valoraciones, la mayoría de equipos comerciales del ámbito germanoparlante. Las reseñas destacan la puesta en marcha rápida y el enlace entre reserva y ficha; las críticas, una profundidad de informes por detrás de las plataformas grandes.

Si tu equipo vive de reuniones comerciales, la página de soluciones para ventas detalla cómo encaja el CRM con el reparto de leads.

2. HubSpot CRM: el plan gratuito con más recorrido

HubSpot ofrece el plan gratuito con más recorrido de esta lista: contactos, embudos de negocio, importación de datos e informes sin fecha de caducidad. El techo llega por dos sitios a la vez, dos usuarios y 1.000 contactos (comprobado 2026-08-07), y por debajo de esa cifra la experiencia es notablemente buena. Fuera del CRM la cosa cambia: la automatización de marketing, la retirada de la marca HubSpot, los informes personalizados y los permisos por equipo son de pago, y Professional añade una incorporación obligatoria que multiplica el desembolso del primer año.

Precios

Precios comprobados el 2026-08-07 en la API oficial de precios de HubSpot con preferencia de país en la UE.

Dónde destaca

• Sin límite temporal en el plan gratuito
• Embudo de negocio real, no una lista de contactos
• Seguimiento de correos incluido en la capa gratuita
• Ecosistema de aplicaciones muy amplio

Dónde se queda corto

• El tercer usuario obliga a pasar por caja
• La incorporación obligatoria en Professional se paga aparte
• El coste crece por hub, por asiento y por tramo de contactos
• El nivel de contactos facturados no baja hasta la renovación

Para quién es: el autónomo o la pareja de comerciales con muchos contactos que prevé quedarse por debajo de las 1.000 fichas una buena temporada.

Opiniones de usuarios

En el hilo de r/CRM sobre qué significa gratis pasado el primer día, un comentario defiende HubSpot por el punto contrario al habitual: donde muchos planes cortan en 250 o 500 contactos, el margen de 1.000 aguanta bastante más allá de la prueba inicial. La queja recurrente es el salto de precio cuando el equipo crece, no el producto gratuito.

3. Zoho CRM: tres usuarios en la edición gratuita

Zoho CRM admite tres usuarios en su edición gratuita, la única de esta comparativa que pasa de dos sin pagar, con módulos básicos de clientes potenciales, documentos y aplicación móvil (comprobado 2026-08-07). La contrapartida es la superficie: los flujos avanzados, la personalización de módulos y las reglas de asignación son de pago, y la interfaz arrastra la complejidad de un catálogo de más de cuarenta aplicaciones que comparten configuración.

Precios

Cifras de Zoho One comprobadas el 2026-08-07 en el archivo de precios oficial de Zoho.

A favor: tres usuarios gratuitos en lugar de dos, aplicación móvil incluida y un catálogo enorme si necesitas más piezas. En contra: una configuración larga para un equipo pequeño, precios en euros que no aparecen sin seleccionar divisa y un modelo Zoho One que exige licenciar a toda la plantilla.

Para quién es: el equipo de exactamente tres personas dispuesto a invertir tiempo de configuración a cambio de no pagar licencia.

Opiniones de usuarios

Zoho publica en su propia página de Zoho One una media de 4,5 sobre 5 basada en más de 19.000 reseñas para el conjunto de la suite (recogido de zoho.com/one el 2026-07-07). El testimonio individual más útil que encontré procede de un usuario con diez años de Zoho y un equipo comercial de dos personas: describe cambiar cualquier cosa como una tarea ardua pese a su experiencia, y echa de menos dedicar ese tiempo a vender.

4. Bitrix24: uno o dos usuarios con 5 GB

Bitrix24 permite uno o dos usuarios con 5 GB de almacenamiento en su plan gratuito, con CRM básico de oportunidades y contactos (comprobado 2026-08-07). El producto es un espacio de trabajo amplio, con tareas, chat y videollamadas bajo una tarifa plana por organización en lugar de por asiento. Lo que queda fuera del plan gratuito es justo lo que convierte un CRM en herramienta comercial: los embudos configurables, la automatización y la integración de correo empiezan en el plan Basic. Su propia documentación es además contradictoria sobre el límite de usuarios gratuitos: la tarjeta de precios habla de uno o dos y las preguntas frecuentes mencionan usuarios ilimitados.

Precios

Precios comprobados el 2026-08-07 en la página oficial de tarifas, expresados en dólares.

Su fortaleza es la tarifa plana: de 5 a 50 usuarios sin cambiar el precio unitario, con chat y tareas en el mismo espacio. Sus límites: los embudos configurables fuera del plan gratuito y precios publicados en dólares, con el cambio a tu cargo.

Para quién es: la organización pequeña que quiere chat, tareas y CRM bajo una sola tarifa plana y tolera una interfaz densa.

Opiniones de usuarios

No he encontrado hilos recientes en español con experiencias detalladas del plan gratuito de Bitrix24, así que prefiero no atribuirle una valoración que no puedo respaldar. El patrón que sí se repite con las suites amplias es el que describe el usuario de Zoho citado arriba en el mismo hilo de r/CRM: la adopción se cae cuando la interfaz obliga a demasiados clics.

5. Odoo CRM: una aplicación gratis para usuarios ilimitados

Odoo regala una aplicación con usuarios ilimitados en su plan One App Free (comprobado 2026-08-07): si esa aplicación es el CRM, un equipo de ocho comerciales cabe sin pagar nada. Invierte así la lógica del resto, porque en lugar de limitar personas limita aplicaciones. El precio real llega con la segunda pieza, ya que no existe un plan de dos aplicaciones: pasas directamente a la tarifa que las incluye todas. La edición Community es código abierto y gratuita, pero entonces el alojamiento, las actualizaciones y las copias de seguridad son trabajo tuyo.

Precios

Precios comprobados el 2026-08-07 en la página oficial de tarifas. El descuento se aplica durante doce meses sobre los usuarios contratados inicialmente.

A favor: usuarios ilimitados en el plan gratuito, una edición Community autoalojable y una ruta clara hacia un ERP completo. En contra: una sola aplicación gratuita sin escalones intermedios, el mantenimiento a tu cargo si te autoalojas y el alojamiento para desarrollos a medida facturado aparte.

Para quién es: el equipo numeroso con una única necesidad, o con capacidad técnica propia para autoalojar la edición Community.

Opiniones de usuarios

Odoo aparece con frecuencia en las recomendaciones de código abierto de r/CRM, junto a SuiteCRM y Twenty, con el matiz que recogía el comentario citado más arriba: código completo y tantos usuarios como quieras, pero un desarrollador necesario en cuanto la integración se complica.

6. Salesforce Free Suite: dos usuarios y una puerta al ecosistema

La Suite gratuita de Salesforce admite dos usuarios y funciona como puerta de entrada a su ecosistema, pensada para el negocio pequeño que hasta ahora quedaba fuera de su catálogo. Cubre la gestión de contactos y oportunidades para dejar atrás la hoja de cálculo, y poco más. La plataforma que hay detrás está diseñada para grandes departamentos comerciales: la configuración inicial pide más criterio del que suele tener una empresa de dos personas, y casi todo lo interesante vive en complementos facturados por usuario y mes sobre el precio base.

Precios

Precios comprobados el 2026-07-27 en la página oficial de tarifas de Sales Cloud. Solo Starter Suite admite facturación mensual; el resto exige compromiso de doce meses.

A favor: gestión de oportunidades sólida, continuidad directa hacia la plataforma completa y una marca que abre puertas en compras corporativas. En contra: dos usuarios de techo, compromiso anual obligatorio desde Pro Suite y comisiones por transacción en las tarifas de entrada.

Para quién es: la empresa de dos personas que ya da por hecho que acabará en Salesforce y prefiere empezar dentro de su ecosistema.

Opiniones de usuarios

El lanzamiento generó un hilo en r/smallbusiness que debate si un producto pensado para grandes cuentas resulta cómodo a escala de dos personas. Los clientes de pago apuntan en la misma dirección: un hilo de r/salesforce de septiembre de 2025 documenta una subida comunicada del 9 % en la renovación y recargos por asiento al reducir licencias, y otro del mismo mes, «Sold as Small Business Friendly, Delivered as a Time-Sucking Nightmare», resume la configuración vista desde una pequeña empresa.

Prueba el CRM de meetergo sin tarjeta y con los datos en servidores alemanes

Cuándo un CRM gratis deja de salir gratis

Hay tres señales que aparecen antes de la factura, y ninguna tiene que ver con el número de contactos.

• La tercera persona. Casi todos los planes gratuitos están calibrados para dos usuarios, así que el momento en que incorporas a alguien de administración es el momento en que el modelo se rompe.
• La doble captura. Si alguien copia datos desde el correo o el calendario hacia el CRM, ese tiempo ya cuesta dinero, y conectar la agenda y los formularios al CRM suele salir más barato que el sueldo que consume la copia manual.
• La evaluación misma. Un profesional con años de implantaciones advertía en r/CRM de que los planes gratuitos están recortados a propósito: probar solo la capa gratuita no te dice cuánto valor aporta la herramienta completa. Otro usuario recomendaba probar directamente el plan profesional para decidir.

Un criterio práctico del mismo debate cierra la evaluación: comprobar si alguien nuevo puede crear un contacto, abrir una oportunidad y programar un seguimiento en cinco minutos. Si no, la adopción se caerá en la segunda semana, y un CRM que nadie usa sale caro aunque cueste cero.

Si vas a decidir con más calma, la guía sobre cómo elegir un CRM sin equivocarte cubre los criterios de compra y el coste real de implantación.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor CRM gratis en España?

Depende del límite que te moleste antes. Para un autónomo con muchos contactos, HubSpot aguanta más tiempo por sus 1.000 fichas. Para tres personas, Zoho es el único que las admite sin pagar. Para un equipo grande con una necesidad única, Odoo permite usuarios ilimitados en una aplicación. Si además necesitas agenda, formularios y factura, una suite europea evita contratar tres proveedores.

¿Un CRM gratis cumple el RGPD?

Cumplir la norma y estar bajo jurisdicción europea son cosas distintas. Casi todos estos productos ofrecen cláusulas de tratamiento de datos válidas, pero los que pertenecen a matrices estadounidenses siguen expuestos a la CLOUD Act, algo relevante si tratas datos de salud, financieros o de menores. La página de seguridad de meetergo detalla dónde se alojan los datos y bajo qué marco legal.

¿Puedo montar un CRM gratis en Excel o Google Sheets?

Funciona mientras seas una sola persona y el volumen sea bajo. La hoja de cálculo se rompe en tres puntos concretos: no avisa de los seguimientos pendientes, no guarda el historial de conversaciones y no impide que dos personas editen la misma fila. En cuanto uno de los tres te haya costado una venta, el cambio se paga solo.

¿Qué pasa con mis datos si dejo de usar el plan gratuito?

Todos los productos de esta lista permiten exportar contactos y oportunidades en CSV. Antes de cargar mil fichas conviene comprobar si la exportación incluye también las notas, las tareas y el historial de actividad, que es la parte difícil de reconstruir.

¿El CRM gratis de meetergo incluye la agenda de citas?

Sí. El plan Free da acceso a las quince aplicaciones de la suite con cuotas iniciales, incluidas la agenda, los formularios y las notas de reunión con IA, con WhatsApp Business reservado al plan Premium. Esa es la diferencia principal con los planes gratuitos que solo entregan el CRM: la ficha se rellena desde la reserva en lugar de a mano.

Si ya usas otro sistema comercial, la integración con Pipedrive y el resto del catálogo permiten sincronizar en ambos sentidos sin migrar nada. Crea tu cuenta gratuita y conecta el calendario en dos minutos.