Szukasz narzędzia do rezerwacji spotkań online i natknąłeś się na Microsoft Bookings? To naturalne – jest wbudowany w Microsoft 365 i wydaje się oczywistym wyborem, jeśli już korzystasz z Outlooka i Teamsa. Ale czy naprawdę spełnia wszystkie Twoje potrzeby?
W tym przewodniku dokładnie omówimy, czym jest Microsoft Bookings, jakie ma funkcje i ograniczenia, ile kosztuje i – co najważniejsze – jakie istnieją lepsze alternatywy, jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż podstawowej rezerwacji terminów. Porównamy Bookings z narzędziami takimi jak meetergo, Calendly czy Acuity Scheduling, ze szczególnym uwzględnieniem zgodności z RODO i funkcji dla zespołów sprzedażowych.
Czym jest Microsoft Bookings?
Microsoft Bookings to aplikacja do rezerwacji spotkań online wchodząca w skład pakietu Microsoft 365. Umożliwia tworzenie stron rezerwacyjnych, na których klienci lub współpracownicy mogą samodzielnie wybrać dostępny termin spotkania – bez konieczności wymiany wielu e-maili.
Bookings bazuje na kalendarzu Outlook i integruje się z Microsoft Teams. Dostępne są dwa tryby:
- Bookings udostępnione (Shared Bookings) – firmowa strona rezerwacji z wieloma usługami i pracownikami. Idealne dla salonów, klinik, kancelarii.
- Booking with Me (Rezerwacje osobiste) – osobista strona rezerwacji dla indywidualnego użytkownika. Każdy pracownik może udostępnić swój link do rezerwacji.
Dostęp do Bookings uzyskasz przez przeglądarkę (outlook.office.com/bookings), aplikację Outlook lub Microsoft Teams.
Funkcje Microsoft Bookings – co potrafi?
Microsoft Bookings oferuje solidny zestaw podstawowych funkcji rezerwacyjnych:
- Strona rezerwacji online – publiczna strona z dostępnymi terminami, osadzona na Twojej stronie WWW
- Synchronizacja z Outlook – automatyczna blokada czasu w kalendarzu po rezerwacji
- Integracja z Microsoft Teams – automatyczne tworzenie linku do spotkania Teams
- Powiadomienia e-mail i SMS – przypomnienia dla klientów o nadchodzącym spotkaniu
- Wiele usług i pracowników – klienci mogą wybrać usługę i konkretnego pracownika
- Formularze niestandardowe – dodatkowe pola w formularzu rezerwacji (np. powód wizyty)
- Power Automate – możliwość automatyzacji przepływów po rezerwacji (wymaga dodatkowej konfiguracji)
Cennik Microsoft Bookings w 2026 roku
Microsoft Bookings nie jest samodzielnym produktem – jest częścią subskrypcji Microsoft 365. Oto plany, które zawierają Bookings:
| Plan Microsoft 365 | Cena (za użytkownika/mies.) | Bookings zawarte? | Uwagi |
|---|---|---|---|
Microsoft 365 Business Basic | 5,60 € | ✅ Tak | Wersja web, Teams, 1 TB OneDrive |
Plan Microsoft 365Microsoft 365 Business Basic Cena (za użytkownika/mies.)5,60 € Bookings zawarte?✅ Tak UwagiWersja web, Teams, 1 TB OneDrive | |||
Microsoft 365 Business Standard | 11,70 € | ✅ Tak | Aplikacje desktop + web, Teams Premium |
Plan Microsoft 365Microsoft 365 Business Standard Cena (za użytkownika/mies.)11,70 € Bookings zawarte?✅ Tak UwagiAplikacje desktop + web, Teams Premium | |||
Microsoft 365 Business Premium | 20,60 € | ✅ Tak | Zaawansowane bezpieczeństwo, Intune |
Plan Microsoft 365Microsoft 365 Business Premium Cena (za użytkownika/mies.)20,60 € Bookings zawarte?✅ Tak UwagiZaawansowane bezpieczeństwo, Intune | |||
Microsoft 365 E3 | 34,40 € | ✅ Tak | Enterprise, compliance, eDiscovery |
Plan Microsoft 365Microsoft 365 E3 Cena (za użytkownika/mies.)34,40 € Bookings zawarte?✅ Tak UwagiEnterprise, compliance, eDiscovery | |||
Microsoft 365 E5 | 54,80 € | ✅ Tak | Pełny pakiet enterprise, analytics |
Plan Microsoft 365Microsoft 365 E5 Cena (za użytkownika/mies.)54,80 € Bookings zawarte?✅ Tak UwagiPełny pakiet enterprise, analytics | |||
Ważne: nie kupisz Microsoft Bookings osobno. Musisz mieć subskrypcję Microsoft 365. Jeśli jedyne czego potrzebujesz to rezerwacja spotkań, płacenie za cały pakiet M365 może nie mieć sensu ekonomicznego.
Ograniczenia Microsoft Bookings – co musisz wiedzieć
Microsoft Bookings to solidne narzędzie do podstawowej rezerwacji, ale ma istotne ograniczenia, które mogą być problemem dla rosnących firm:
- ❌ Tylko ekosystem Microsoft – brak synchronizacji z Google Calendar, iCloud czy CalDAV. Jeśli nie używasz Outlooka, Bookings nie ma sensu.
- ❌ Brak CRM – żadnego zarządzania kontaktami, pipeline'em sprzedażowym czy śledzenia deal'i. Potrzebujesz osobnego narzędzia.
- ❌ Brak wbudowanej wideokonferencji – generuje link do Teams, ale to osobna aplikacja. Brak natywnego, szyfrowanego wideo.
- ❌ Ograniczone opcje brandingu – możesz zmienić logo i kolory, ale brak pełnego edytora wizualnego, własnej domeny (CNAME) czy white-label.
- ❌ Brak zaawansowanego routingu – nie ma formularzy kwalifikacyjnych, funneli ani inteligentnego przydzielania leadów do członków zespołu.
- ❌ Brak integracji z CRM zewnętrznymi – brak natywnej integracji z HubSpot, Pipedrive czy Salesforce (wymaga Power Automate + dodatkowej konfiguracji).
- ❌ Brak płatności online – nie obsługuje Stripe ani PayPal. Klienci nie mogą zapłacić przy rezerwacji.
- ❌ RODO – serwery Microsoft – dane mogą być przechowywane na serwerach w USA (zależnie od konfiguracji tenant'u). Brak gwarancji 100% EU.
Microsoft Bookings vs meetergo vs Calendly – Porównanie 2026
Jak Microsoft Bookings wypada w porównaniu z dedykowanymi narzędziami do planowania spotkań? Oto szczegółowe zestawienie:
| Funkcja | Microsoft Bookings | meetergo | Calendly |
|---|---|---|---|
Cena | Wymaga M365 (od 5,60 €/mies.) | Od 0 €/mies. (Basic) | Od 0 $/mies. (ograniczony) |
FunkcjaCena Microsoft BookingsWymaga M365 (od 5,60 €/mies.) meetergoOd 0 €/mies. (Basic) CalendlyOd 0 $/mies. (ograniczony) | |||
Synchronizacja kalendarzy | Tylko Outlook | ✅ Google, Outlook, iCloud, CalDAV, Proton | Google, Outlook, iCloud |
FunkcjaSynchronizacja kalendarzy Microsoft BookingsTylko Outlook meetergo✅ Google, Outlook, iCloud, CalDAV, Proton CalendlyGoogle, Outlook, iCloud | |||
Wideokonferencje | Link do Teams (zewnętrzne) | ✅ meetergo connect (E2E, wbudowane) | Integracja z Zoom/Meet |
FunkcjaWideokonferencje Microsoft BookingsLink do Teams (zewnętrzne) meetergo✅ meetergo connect (E2E, wbudowane) CalendlyIntegracja z Zoom/Meet | |||
CRM | ❌ Brak | ✅ Wbudowany CRM wizualny (pipeline, deal'e) | ❌ Brak |
FunkcjaCRM Microsoft Bookings❌ Brak meetergo✅ Wbudowany CRM wizualny (pipeline, deal'e) Calendly❌ Brak | |||
Round-robin | Podstawowy | ✅ Zaawansowany z wagami i priorytetami | ✅ Tak (plan Teams) |
FunkcjaRound-robin Microsoft BookingsPodstawowy meetergo✅ Zaawansowany z wagami i priorytetami Calendly✅ Tak (plan Teams) | |||
Formularze routingu | ❌ Brak | ✅ Inteligentne funnele i routing | ❌ Brak (plan Teams: basic) |
FunkcjaFormularze routingu Microsoft Bookings❌ Brak meetergo✅ Inteligentne funnele i routing Calendly❌ Brak (plan Teams: basic) | |||
Branding / White-label | ⚠️ Podstawowy (logo, kolory) | ✅ Pełny edytor wizualny, CNAME, white-label | ⚠️ Ograniczony |
FunkcjaBranding / White-label Microsoft Bookings⚠️ Podstawowy (logo, kolory) meetergo✅ Pełny edytor wizualny, CNAME, white-label Calendly⚠️ Ograniczony | |||
Płatności (Stripe/PayPal) | ❌ Brak | ✅ Tak (Stripe + PayPal) | ✅ Tak (Stripe) |
FunkcjaPłatności (Stripe/PayPal) Microsoft Bookings❌ Brak meetergo✅ Tak (Stripe + PayPal) Calendly✅ Tak (Stripe) | |||
Integracje CRM | ⚠️ Wymaga Power Automate | ✅ HubSpot, Pipedrive, Salesforce natywnie | ✅ HubSpot, Salesforce |
FunkcjaIntegracje CRM Microsoft Bookings⚠️ Wymaga Power Automate meetergo✅ HubSpot, Pipedrive, Salesforce natywnie Calendly✅ HubSpot, Salesforce | |||
RODO | ⚠️ Serwery Microsoft (USA/EU zależnie od config) | ✅ 100% UE – serwery Frankfurt | ❌ Serwery USA |
FunkcjaRODO Microsoft Bookings⚠️ Serwery Microsoft (USA/EU zależnie od config) meetergo✅ 100% UE – serwery Frankfurt Calendly❌ Serwery USA | |||
Transkrypcja AI | ❌ Brak | ✅ meetergo Log – 100% lokalne, darmowe | ❌ Brak |
FunkcjaTranskrypcja AI Microsoft Bookings❌ Brak meetergo✅ meetergo Log – 100% lokalne, darmowe Calendly❌ Brak | |||
Darmowy plan | ❌ Wymaga M365 | ✅ Tak (nieograniczone spotkania) | ✅ Tak (1 typ spotkania) |
FunkcjaDarmowy plan Microsoft Bookings❌ Wymaga M365 meetergo✅ Tak (nieograniczone spotkania) Calendly✅ Tak (1 typ spotkania) | |||
Najlepsze alternatywy dla Microsoft Bookings w 2026
Jeśli Microsoft Bookings nie spełnia Twoich oczekiwań, oto najlepsze alternatywy – od najprostszych po najbardziej zaawansowane:
1. meetergo – Kompletna platforma do planowania, CRM i wideo
meetergo to platforma do planowania spotkań online stworzona w Niemczech, z serwerami w Frankfurcie. W przeciwieństwie do Bookings, meetergo łączy rezerwację spotkań, wideokonferencje, CRM i automatyzację w jednym narzędziu – i działa z każdym kalendarzem, nie tylko z Outlookiem.
✅ Zalety:
- ✅ 100% zgodność z RODO – serwery w Frankfurcie, UE
- ✅ Wbudowane wideokonferencje z szyfrowaniem E2E (meetergo connect) – bez Zoom czy Teams
- ✅ CRM wizualny z pipeline Kanban, śledzeniem deal'i i zarządzaniem kontaktami
- ✅ Round-robin, formularze routingu, funnele i workflows
- ✅ Synchronizacja z Google, Outlook, iCloud, CalDAV i Proton
- ✅ Natywne integracje z HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zapier, make.com
- ✅ meetergo Log – darmowa transkrypcja AI spotkań, 100% lokalna (bez chmury)
❌ Wady:
- ❌ Interfejs na razie dostępny w 5 językach (DE, EN, FR, PL, ES)
💰 Cena: Od 0 €/mies. (Basic, nieograniczone spotkania) → 7 €/mies. (Essentials) → 13 €/mies./użytkownik (Growth) → 25 €/mies./użytkownik (Teams).
2. Calendly – Popularne, ale z serwerami w USA
Calendly to najpopularniejsze narzędzie do planowania spotkań na świecie. Jest łatwe w użyciu i szybkie w konfiguracji, ale przechowuje dane na serwerach w USA, co budzi wątpliwości dotyczące RODO.
- ✅ Intuicyjny interfejs, szybka konfiguracja
- ✅ Integracje z Zoom, Google Meet, Salesforce
- ❌ Serwery w USA – problem z RODO
- ❌ Brak wbudowanego CRM i wideokonferencji
- ❌ Darmowy plan ograniczony do 1 typu spotkania
💰 Cena: Od 0 $/mies. (1 typ) → 10 $/mies. (Standard) → 16 $/mies. (Teams) → 15 000 $/rok (Enterprise).
3. Acuity Scheduling – Dla usługodawców i freelancerów
Acuity Scheduling (należy do Squarespace) to solidne narzędzie dla usługodawców – coaches, terapeutów, konsultantów. Oferuje formularze wstępne i przyjmowanie płatności online.
- ✅ Formularze wstępne przed spotkaniem
- ✅ Płatności online (Stripe, PayPal, Square)
- ❌ Brak CRM, brak wideo, brak round-robin
- ❌ Serwery w USA – problem z RODO
💰 Cena: Od 16 $/mies. (Emerging) → 27 $/mies. (Growing) → 49 $/mies. (Powerhouse). Brak darmowego planu.
4. Setmore – Darmowa opcja dla małych firm
Setmore oferuje hojny darmowy plan z podstawowymi funkcjami rezerwacji. Dobrze sprawdza się dla małych firm i freelancerów, którzy potrzebują prostego systemu rezerwacji.
- ✅ Darmowy plan dla do 4 użytkowników
- ✅ Aplikacja mobilna na iOS i Android
- ❌ Ograniczone integracje CRM
- ❌ Brak zaawansowanego routingu i funneli
💰 Cena: Od 0 $/mies. (Free, 4 użytkowników) → 5 $/mies./użytkownik (Pro) → 5 $/mies./użytkownik (Team).
Microsoft Bookings a RODO – czy jest bezpieczne?
To kluczowe pytanie dla każdej firmy działającej w Unii Europejskiej. Microsoft deklaruje zgodność z RODO, ale diabeł tkwi w szczegółach:
- Lokalizacja danych: Microsoft przechowuje dane w centrum danych przypisanym do Twojego tenanta. Dla klientów EU to zazwyczaj centra w Europie, ale Microsoft zastrzega sobie prawo do transferu danych do USA w określonych sytuacjach.
- CLOUD Act: jako firma amerykańska, Microsoft podlega ustawie CLOUD Act, która umożliwia władzom USA żądanie dostępu do danych – nawet tych przechowywanych w UE.
- Przetwarzanie przez podwykonawców: Microsoft korzysta z wielu podwykonawców, co komplikuje ścieżkę przetwarzania danych osobowych.
Dla firm wymagających pełnej pewności co do lokalizacji danych, rozwiązaniem jest narzędzie z serwerami wyłącznie w UE. meetergo przechowuje wszystkie dane na serwerach we Frankfurcie – bez żadnego transferu do USA, bez podlegania CLOUD Act.
| Kryterium RODO | Microsoft Bookings | meetergo |
|---|---|---|
Serwery | EU/USA (zależnie od config) | ✅ Tylko Frankfurt, UE |
Kryterium RODOSerwery Microsoft BookingsEU/USA (zależnie od config) meetergo✅ Tylko Frankfurt, UE | ||
CLOUD Act | ⚠️ Tak (firma US) | ✅ Nie dotyczy (firma EU) |
Kryterium RODOCLOUD Act Microsoft Bookings⚠️ Tak (firma US) meetergo✅ Nie dotyczy (firma EU) | ||
Transfer danych do USA | ⚠️ Możliwy | ✅ Żaden |
Kryterium RODOTransfer danych do USA Microsoft Bookings⚠️ Możliwy meetergo✅ Żaden | ||
Umowa powierzenia (DPA) | ✅ Dostępna | ✅ Dostępna |
Kryterium RODOUmowa powierzenia (DPA) Microsoft Bookings✅ Dostępna meetergo✅ Dostępna | ||
Podwykonawcy | ⚠️ Wielu (globalnie) | ✅ Minimum (EU) |
Kryterium RODOPodwykonawcy Microsoft Bookings⚠️ Wielu (globalnie) meetergo✅ Minimum (EU) | ||
Jak wybrać narzędzie do rezerwacji spotkań? Checklista
Zanim wybierzesz narzędzie do rezerwacji, odpowiedz na te pytania:
Checklista wyboru narzędzia do rezerwacji
Najczęściej zadawane pytania
Czy Microsoft Bookings jest darmowy?
Nie samodzielnie. Microsoft Bookings jest częścią subskrypcji Microsoft 365 – najtańszy plan z Bookings to Microsoft 365 Business Basic za 5,60 €/mies./użytkownik. Jeśli szukasz darmowego narzędzia do rezerwacji, meetergo oferuje plan Basic za 0 €/mies. z nieograniczonymi spotkaniami.
Czy Microsoft Bookings działa z Google Calendar?
Nie. Microsoft Bookings synchronizuje się wyłącznie z kalendarzem Outlook/Exchange. Jeśli Twój zespół korzysta z Google Calendar, iCloud lub CalDAV, Bookings nie będzie poprawnie wyświetlać dostępności. Alternatywy jak meetergo synchronizują się ze wszystkimi popularnymi kalendarzami jednocześnie.
Czy Microsoft Bookings jest zgodny z RODO?
Częściowo. Microsoft deklaruje zgodność z RODO i oferuje DPA (umowę powierzenia danych). Jednak jako firma amerykańska podlega ustawie CLOUD Act, co oznacza, że władze USA mogą żądać dostępu do danych nawet przechowywanych w UE. Dla pełnej pewności, rozwiązania z serwerami wyłącznie w UE (jak meetergo – serwery we Frankfurcie) eliminują ten problem.
Jaka jest najlepsza alternatywa dla Microsoft Bookings?
To zależy od Twoich potrzeb. Jeśli szukasz kompletnej platformy z CRM, wideo, routingiem i zgodnością z RODO, meetergo jest najlepszym wyborem. Dla prostego planowania spotkań bez CRM – Calendly. Dla freelancerów potrzebujących formularzy – Acuity Scheduling.
Czy mogę osadzić Microsoft Bookings na mojej stronie?
Tak, Microsoft Bookings pozwala na osadzenie strony rezerwacji na Twojej stronie WWW za pomocą iframe. Jednak opcje personalizacji są ograniczone – możesz zmienić logo i kolory, ale nie możesz użyć własnej domeny (CNAME) ani stworzyć w pełni spersonalizowanego wyglądu. meetergo oferuje pełny edytor brandingu, własną domenę i opcje white-label.
Czy Microsoft Bookings obsługuje płatności online?
Nie. Microsoft Bookings nie obsługuje natywnie płatności online. Jeśli potrzebujesz pobierać opłaty za spotkania lub konsultacje, musisz użyć osobnego rozwiązania. meetergo integruje się natywnie ze Stripe i PayPal, umożliwiając płatności bezpośrednio podczas rezerwacji.
Podsumowanie: Czy Microsoft Bookings wystarczy?
Microsoft Bookings to solidne narzędzie do podstawowej rezerwacji spotkań – szczególnie jeśli Twoja organizacja jest w 100% w ekosystemie Microsoft. Integracja z Outlookiem i Teams jest bezproblemowa, a funkcja „Booking with Me” sprawdza się do indywidualnego planowania.
Ale jeśli potrzebujesz:
- Synchronizacji z wieloma kalendarzami (Google, iCloud, CalDAV)
- Wbudowanego CRM z pipeline sprzedażowym
- Szyfrowanych wideokonferencji bez Teams
- 100% zgodności z RODO (serwery wyłącznie w UE)
- Inteligentnego routingu, funneli i automatyzacji
…to meetergo jest lepszym wyborem. Zacznij za darmo, bez karty kredytowej, z nieograniczonymi spotkaniami od pierwszego dnia.
