Ile czasu tracisz co tydzień na umawianie spotkań? Wymiana maili, szukanie wolnych terminów, przesuwanie kalendarzy — to wszystko pochłania godziny, które mogłyby pójść na coś produktywnego. Dobra aplikacja do umawiania spotkań rozwiązuje ten problem raz na zawsze.
W tym przewodniku porównujemy 10 najlepszych aplikacji do planowania i rezerwacji spotkań online w 2026 roku. Dla każdego narzędzia znajdziesz szczegółowy opis, zalety, wady i cennik — abyś mógł wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do swoich potrzeb.
Czym jest aplikacja do umawiania spotkań?
Aplikacja do umawiania spotkań to narzędzie, które automatyzuje proces planowania terminów. Zamiast wymieniać e-maile z pytaniem „kiedy masz czas?”, udostępniasz link do swojego kalendarza, a klienci lub współpracownicy sami wybierają wolny termin.
Typowe funkcje takich aplikacji to:
- Synchronizacja z kalendarzami (Google, Outlook, iCloud)
- Strony rezerwacji — publiczne strony, na których klienci widzą twoje dostępne terminy
- Automatyczne przypomnienia — e-mail lub SMS przed spotkaniem
- Integracje z narzędziami do wideokonferencji (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
- Zarządzanie zespołem — round-robin, routing, spotkania grupowe
Na co zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji do spotkań?
Zanim przejdziemy do rankingu, oto kluczowe kryteria, które warto wziąć pod uwagę:
- Integracje z kalendarzami — czy aplikacja synchronizuje się z Google Calendar, Outlook, iCloud?
- Darmowy plan — czy możesz zacząć za darmo i rozwijać się w miarę potrzeb?
- Wideokonferencje — czy potrzebujesz wbudowanych rozmów wideo, czy wystarczy integracja z Zoom/Meet?
- Zgodność z RODO — gdzie są przechowywane dane? Czy serwery znajdują się w UE?
- Funkcje zespołowe — czy potrzebujesz round-robin, routingu leadów lub wspólnych kalendarzy?
- Personalizacja i branding — czy możesz dostosować stronę rezerwacji do swojej marki?
Tabela porównawcza: 10 najlepszych aplikacji do umawiania spotkań
Zanim przejdziesz do szczegółowych opisów, oto szybkie porównanie wszystkich 10 narzędzi:
Porównanie 10 najlepszych aplikacji do umawiania spotkań w 2026 roku
| Narzędzie | Darmowy plan | Wideo | RODO (serwery EU) | Cena od | Najlepsze dla |
|---|---|---|---|---|---|
meetergo | ✅ Tak | ✅ Wbudowane (E2E) | ✅ Tak (Frankfurt) | 0 €/mies. | Zespoły, firmy EU, RODO |
Narzędziemeetergo Darmowy plan✅ Tak Wideo✅ Wbudowane (E2E) RODO (serwery EU)✅ Tak (Frankfurt) Cena od0 €/mies. Najlepsze dlaZespoły, firmy EU, RODO | |||||
Calendly | ✅ Tak (ograniczony) | ❌ Tylko integracje | ❌ Serwery US | 8 $/mies. | Freelancerzy, małe firmy |
NarzędzieCalendly Darmowy plan✅ Tak (ograniczony) Wideo❌ Tylko integracje RODO (serwery EU)❌ Serwery US Cena od8 $/mies. Najlepsze dlaFreelancerzy, małe firmy | |||||
Cal.com | ✅ Tak | ❌ Tylko integracje | ⚠️ Zależy od hostingu | 0 $/mies. | Deweloperzy, open source |
NarzędzieCal.com Darmowy plan✅ Tak Wideo❌ Tylko integracje RODO (serwery EU)⚠️ Zależy od hostingu Cena od0 $/mies. Najlepsze dlaDeweloperzy, open source | |||||
Acuity Scheduling | ❌ Nie (7 dni trial) | ❌ Tylko integracje | ❌ Serwery US | 16 $/mies. | Salony, usługi lokalne |
NarzędzieAcuity Scheduling Darmowy plan❌ Nie (7 dni trial) Wideo❌ Tylko integracje RODO (serwery EU)❌ Serwery US Cena od16 $/mies. Najlepsze dlaSalony, usługi lokalne | |||||
Doodle | ✅ Tak (ograniczony) | ❌ Nie | ⚠️ Częściowo EU | 6,95 $/mies. | Ankiety, spotkania grupowe |
NarzędzieDoodle Darmowy plan✅ Tak (ograniczony) Wideo❌ Nie RODO (serwery EU)⚠️ Częściowo EU Cena od6,95 $/mies. Najlepsze dlaAnkiety, spotkania grupowe | |||||
SimplyBook.me | ✅ Tak | ❌ Tylko integracje | ✅ Tak (ISO 27001) | 8,25 $/mies. | Usługi, salony, gabinety |
NarzędzieSimplyBook.me Darmowy plan✅ Tak Wideo❌ Tylko integracje RODO (serwery EU)✅ Tak (ISO 27001) Cena od8,25 $/mies. Najlepsze dlaUsługi, salony, gabinety | |||||
Booksy | ❌ Nie (trial) | ❌ Nie | ⚠️ Częściowo | 29 $/mies. | Branża beauty, fryzjerzy |
NarzędzieBooksy Darmowy plan❌ Nie (trial) Wideo❌ Nie RODO (serwery EU)⚠️ Częściowo Cena od29 $/mies. Najlepsze dlaBranża beauty, fryzjerzy | |||||
Reservio | ✅ Tak | ❌ Nie | ✅ Tak (EU) | 9,99 €/mies. | Małe firmy usługowe |
NarzędzieReservio Darmowy plan✅ Tak Wideo❌ Nie RODO (serwery EU)✅ Tak (EU) Cena od9,99 €/mies. Najlepsze dlaMałe firmy usługowe | |||||
TidyCal | ✅ Tak | ❌ Tylko integracje | ❌ Serwery US | 29 $ jednorazowo | Osoby z budżetem |
NarzędzieTidyCal Darmowy plan✅ Tak Wideo❌ Tylko integracje RODO (serwery EU)❌ Serwery US Cena od29 $ jednorazowo Najlepsze dlaOsoby z budżetem | |||||
Setmore | ✅ Tak | ✅ Teleport (wbudowane) | ❌ Serwery US | 0 $/mies. | Freelancerzy, startupy |
NarzędzieSetmore Darmowy plan✅ Tak Wideo✅ Teleport (wbudowane) RODO (serwery EU)❌ Serwery US Cena od0 $/mies. Najlepsze dlaFreelancerzy, startupy | |||||
1. meetergo — kompleksowa platforma do spotkań i CRM (zgodna z RODO)
meetergo to europejska platforma do planowania spotkań online stworzona w Niemczech, z serwerami we Frankfurcie. To jedyne narzędzie w tym rankingu, które łączy w sobie planowanie spotkań, wideokonferencje, CRM sprzedażowy i pełną zgodność z RODO — wszystko w jednym pakiecie.
meetergo synchronizuje się z Google Calendar, Outlook, iCloud, CalDAV i Proton Calendar. Twoi klienci wybierają wolny termin na spersonalizowanej stronie rezerwacji, a spotkanie automatycznie trafia do twojego kalendarza.
✅ Zalety:
- ✅ Wbudowane wideokonferencje (meetergo connect) — szyfrowane end-to-end, bez pobierania aplikacji, bez dodatkowych kosztów
- ✅ 100% zgodność z RODO — serwery we Frankfurcie, niemiecka firma, brak transferu danych do USA
- ✅ Synchronizacja wielu kalendarzy jednocześnie — Google, Outlook, iCloud, CalDAV, Proton
- ✅ Funkcje zespołowe: round-robin, routing, spotkania grupowe
- ✅ Wbudowany CRM sprzedażowy — zarządzanie pipeline'em, śledzenie deali, kontakty
- ✅ meetergo Log — darmowa transkrypcja spotkań AI (100% lokalnie, bez chmury)
- ✅ Edytor brandingu — własne logo, kolory, domena (CNAME)
❌ Wady:
- ❌ Interfejs dostępny w języku niemieckim, angielskim, francuskim i polskim — nie wszystkie języki
- ❌ Mniejsza rozpoznawalność marki w porównaniu z Calendly
💰 Cennik: Plan Basic: 0 €/mies. (nieograniczone spotkania, 1 kalendarz, meetergo Log). Essentials: 7 €/mies. Growth: 13 €/mies./użytkownik. Teams: 25 €/mies./użytkownik. CRM: +14 €/mies./użytkownik.
2. Calendly — najpopularniejsza aplikacja do umawiania spotkań
Calendly to zdecydowanie najbardziej znana aplikacja do umawiania spotkań na świecie. Założona w USA, jest używana przez miliony osób — od freelancerów po duże korporacje. Oferuje prosty i intuicyjny interfejs, który pozwala w kilka minut skonfigurować stronę rezerwacji.
✅ Zalety:
- ✅ Bardzo prosty i intuicyjny interfejs
- ✅ Rozbudowany ekosystem integracji (Zoom, Google Meet, Salesforce, HubSpot)
- ✅ Darmowy plan z 1 typem spotkania
❌ Wady:
- ❌ Serwery w USA — problemy z RODO dla firm europejskich
- ❌ Darmowy plan bardzo ograniczony (tylko 1 typ spotkania)
- ❌ Brak wbudowanych wideokonferencji — potrzebna integracja z Zoom lub Meet
- ❌ Brak wbudowanego CRM
💰 Cennik: Darmowy (1 typ spotkania). Standard: 8 $/mies. Teams: 16 $/mies. Enterprise: na zapytanie.
3. Cal.com — open source alternatywa dla Calendly
Cal.com to otwartoźródłowa (open source) aplikacja do umawiania spotkań. Jeśli jesteś deweloperem lub masz zespół IT, możesz ją hostować na własnych serwerach — co daje pełną kontrolę nad danymi. Dostępna jest też wersja chmurowa (SaaS).
✅ Zalety:
- ✅ Open source — pełna kontrola nad kodem i danymi
- ✅ Darmowy plan SaaS z nieograniczonymi spotkaniami
- ✅ Możliwość self-hostingu na własnych serwerach (RODO)
❌ Wady:
- ❌ Wymaga wiedzy technicznej przy self-hostingu
- ❌ Wersja chmurowa na serwerach US
- ❌ Brak wbudowanych wideokonferencji i CRM
💰 Cennik: Darmowy (SaaS). Team: 12 $/mies./użytkownik. Enterprise: na zapytanie. Self-hosting: darmowy.
4. Acuity Scheduling — dla firm usługowych
Acuity Scheduling (obecnie część Squarespace) to rozbudowana aplikacja do umawiania spotkań skierowana głównie do firm usługowych — trenerów, terapeutów, salonów i konsultantów. Oferuje zaawansowane opcje rezerwacji, w tym płatności online i pakiety wizyt.
✅ Zalety:
- ✅ Zaawansowane zarządzanie wizytami (pakiety, kupony, formularze)
- ✅ Wbudowane płatności (Stripe, Square, PayPal)
- ✅ Integracja z ekosystemem Squarespace
❌ Wady:
- ❌ Brak darmowego planu (tylko 7-dniowy trial)
- ❌ Serwery w USA — brak zgodności z RODO
- ❌ Interfejs wyłącznie w języku angielskim
💰 Cennik: Emerging: 16 $/mies. Growing: 27 $/mies. Powerhouse: 49 $/mies.
🔗 Odwiedź stronę Acuity Scheduling
5. Doodle — najlepszy do ankiet i spotkań grupowych
Doodle to narzędzie, które zna prawie każdy. Jego specjalność to ankiety terminowe — wysyłasz kilka propozycji dat, a uczestnicy głosują na najlepszą opcję. Idealny do spotkań z wieloma osobami, gdzie trzeba znaleźć wspólny termin.
✅ Zalety:
- ✅ Prosty system ankiet terminowych — idealny do spotkań grupowych
- ✅ Rozpoznawalna marka — uczestnicy znają Doodle i łatwo z niego korzystają
- ✅ Darmowy plan podstawowy
❌ Wady:
- ❌ Nie jest pełnym systemem rezerwacji — tylko ankiety
- ❌ Reklamy w darmowej wersji
- ❌ Brak wideokonferencji i CRM
💰 Cennik: Darmowy (podstawowy). Pro: 6,95 $/mies. Team: 8,95 $/mies./użytkownik.
6. SimplyBook.me — system rezerwacji z certyfikatem ISO
SimplyBook.me to rozbudowany system rezerwacji online z certyfikatem ISO 27001. Skierowany jest przede wszystkim do firm usługowych — gabinetów, salonów, klinik i trenerów. Oferuje ponad 70 pluginów, które pozwalają dostosować system do niemal każdej branży.
✅ Zalety:
- ✅ Certyfikat ISO 27001 — wysoki standard bezpieczeństwa danych
- ✅ Ponad 70 pluginów do dostosowania systemu
- ✅ Darmowy plan (do 50 rezerwacji miesięcznie)
❌ Wady:
- ❌ Skomplikowany interfejs — krzywa uczenia się
- ❌ Darmowy plan ograniczony do 50 rezerwacji
- ❌ Brak wbudowanych wideokonferencji
💰 Cennik: Darmowy (50 rez./mies.). Basic: 8,25 $/mies. Standard: 24,90 $/mies. Premium: 49,90 $/mies.
🔗 Odwiedź stronę SimplyBook.me
7. Booksy — polska aplikacja do rezerwacji wizyt beauty
Booksy to polska aplikacja do rezerwacji, która zdobyła ogromną popularność w branży beauty. Fryzjerzy, kosmetyczki, barberzy i styliści paznokci na całym świecie korzystają z Booksy do zarządzania wizytami. Aplikacja ma silną integrację z Google i mediami społecznościowymi.
✅ Zalety:
- ✅ Popularna wśród klientów — duża baza użytkowników szukających usług
- ✅ Integracja z wyszukiwarką Google i mediami społecznościowymi
- ✅ System POS, raportowanie i zarządzanie pracownikami
❌ Wady:
- ❌ Skierowany głównie do branży beauty — nie dla każdej firmy
- ❌ Brak darmowego planu — stosunkowo wysoka cena
- ❌ Brak wideokonferencji — nie nadaje się do spotkań online
💰 Cennik: Od ok. 29 $/mies. Ceny zależą od regionu i liczby pracowników.
8. Reservio — europejski system rezerwacji dla małych firm
Reservio to europejski system rezerwacji online (z Czech), który stawia na prostotę i przystępną cenę. Jest popularny wśród małych firm usługowych — kosmetyczek, fryzjerów, masażystów i trenerów personalnych. Obiecuje oszczędność do 15 minut przy każdej rezerwacji.
✅ Zalety:
- ✅ Serwery w UE — zgodność z RODO
- ✅ Darmowy plan (ograniczona liczba rezerwacji)
- ✅ Aplikacja mobilna dla pracowników i klientów
❌ Wady:
- ❌ Ograniczone integracje z narzędziami biznesowymi
- ❌ Brak wideokonferencji
- ❌ Głównie dla firm stacjonarnych (usługi lokalne)
💰 Cennik: Darmowy (ograniczony). Starter: 9,99 €/mies. Standard: 19,99 €/mies. Pro: 29,99 €/mies.
9. TidyCal — najtańsza aplikacja do spotkań (jednorazowa opłata)
TidyCal to produkt AppSumo, który wyróżnia się jednorazową opłatą zamiast miesięcznej subskrypcji. Za 29 $ (jednorazowo) dostajesz dożywotni dostęp do wszystkich funkcji. To idealne rozwiązanie dla osób z ograniczonym budżetem.
✅ Zalety:
- ✅ Jednorazowa opłata 29 $ — brak miesięcznych kosztów
- ✅ Darmowy plan z 10 typami spotkań
- ✅ Prosty interfejs — łatwy w konfiguracji
❌ Wady:
- ❌ Bardzo ograniczone funkcje zespołowe
- ❌ Serwery w USA — brak zgodności z RODO
- ❌ Brak wbudowanych wideokonferencji i zaawansowanych integracji
💰 Cennik: Darmowy (10 typów spotkań). Pro: 29 $ jednorazowo (dożywotni dostęp).
10. Setmore — darmowa aplikacja z wbudowanym wideo
Setmore to amerykańska aplikacja do rezerwacji spotkań, która wyróżnia się hojnym darmowym planem i wbudowaną platformą wideo Teleport. Jest dobrym wyborem dla freelancerów i małych firm, które potrzebują podstawowego narzędzia do planowania spotkań.
✅ Zalety:
- ✅ Hojny darmowy plan (do 4 użytkowników)
- ✅ Wbudowane wideokonferencje (Teleport)
- ✅ Aplikacja mobilna na iOS i Android
❌ Wady:
- ❌ Serwery w USA — brak zgodności z RODO
- ❌ Ograniczone integracje CRM
- ❌ Interfejs wyłącznie po angielsku
💰 Cennik: Darmowy (do 4 użytkowników). Pro: 5 $/mies./użytkownik. Team: 5 $/mies./użytkownik (min. 2).
Jak wybrać najlepszą aplikację do umawiania spotkań?
Wybór zależy od twoich konkretnych potrzeb. Oto kilka scenariuszy:
- Potrzebujesz RODO i serwery w EU? → meetergo lub Reservio
- Szukasz kompleksowego rozwiązania (spotkania + wideo + CRM)? → meetergo
- Jesteś freelancerem i chcesz coś prostego? → Calendly lub TidyCal
- Prowadzisz salon beauty? → Booksy lub SimplyBook.me
- Potrzebujesz ankiet terminowych dla grup? → Doodle
- Chcesz open source z pełną kontrolą? → Cal.com
Checklist: jak wdrożyć aplikację do umawiania spotkań
Checklist wdrożenia aplikacji do spotkań
Najczęściej zadawane pytania
Jaka jest najlepsza darmowa aplikacja do umawiania spotkań?
meetergo oferuje najbardziej rozbudowany darmowy plan — nieograniczone spotkania, synchronizacja z kalendarzem, transkrypcja AI (meetergo Log) i cyfrowa wizytówka. Setmore oferuje darmowy plan dla do 4 użytkowników z wbudowanym wideo. Calendly ma darmowy plan, ale ograniczony do 1 typu spotkania.
Która aplikacja do spotkań jest zgodna z RODO?
meetergo jest w pełni zgodna z RODO — serwery we Frankfurcie, niemiecka firma, brak transferu danych do USA. SimplyBook.me posiada certyfikat ISO 27001. Reservio działa na serwerach w UE. Calendly, Acuity i Setmore przechowują dane w USA, co może być problematyczne dla europejskich firm.
Czy mogę używać aplikacji do spotkań z wieloma kalendarzami?
Tak, większość narzędzi pozwala na synchronizację z wieloma kalendarzami. meetergo wyróżnia się synchronizacją multi-platformową — łączy Google Calendar, Outlook, iCloud, CalDAV i Proton Calendar w jednym widoku, dzięki czemu twoje dostępności są zawsze aktualne.
Czym różni się aplikacja do spotkań od Doodle?
Doodle to głównie narzędzie do ankiet terminowych — proponujesz kilka dat, a uczestnicy głosują. Aplikacja do umawiania spotkań (jak meetergo czy Calendly) automatycznie pokazuje twoje wolne terminy i pozwala klientom rezerwować bez ankiet. To szybsze i wygodniejsze dla spotkań 1:1 lub z małą grupą.
Czy aplikacja do spotkań działa z Zoom i Google Meet?
Tak, większość aplikacji integruje się z Zoom, Google Meet i Microsoft Teams. meetergo idzie o krok dalej i oferuje własne wbudowane wideokonferencje (meetergo connect) — szyfrowane end-to-end, bez pobierania, bez dodatkowych kosztów. Możesz też używać Zoom lub Meet, jeśli wolisz.
Ile kosztuje aplikacja do umawiania spotkań?
Ceny wahają się od 0 € (darmowe plany meetergo, Calendly, Cal.com) do ok. 50 $/mies. za zaawansowane plany. Wyjątkiem jest TidyCal z jednorazową opłatą 29 $. Dla większości użytkowników darmowy plan meetergo z nieograniczonymi spotkaniami będzie wystarczający na początek.
Podsumowanie: którą aplikację do spotkań wybrać?
Każda z 10 przedstawionych aplikacji ma swoje mocne strony. Calendly jest najpopularniejszy, Cal.com daje pełną kontrolę nad kodem, a Booksy dominuje w branży beauty.
Jeśli jednak szukasz kompletnego rozwiązania — planowanie spotkań, wbudowane wideokonferencje, CRM sprzedażowy, transkrypcja AI i pełna zgodność z RODO — to meetergo jest najlepszym wyborem. A plan Basic jest całkowicie darmowy.
