Darmowy CRM 2026: 6 planów bez opłat i ich limity

Darmowy CRM na stałe, a nie na 14 dni, oferuje dziś pięciu znanych dostawców. Najwięcej użytkowników daje Zoho CRM Free (3 osoby), najlepiej rozwiniętą bazę kontaktów HubSpot Free (2 osoby, 1 000 kontaktów), a jedyny ryczałt dla całej organizacji Bitrix24.

Takeaway. Zoho CRM Free obsłuży trzyosobowy zespół, ale bez integracji poczty i kalendarza.
HubSpot Free ma limit 1 000 kontaktów i dwóch użytkowników, więc przy rosnącej bazie szybko wymusza plan Starter.
Pipedrive, Livespace, Firmao i monday CRM nie mają darmowego planu, tylko okres próbny.
Licz koszt drugiego roku, nie pierwszego miesiąca. Różnice między dostawcami widać dopiero przy trzech do pięciu płatnych miejscach.

Poniżej każdy plan dostaje te same pytania: ilu użytkowników wpuści, ile rekordów przyjmie, czego brakuje i ile kosztuje pierwszy krok w górę. Limity sprawdziliśmy 15.09.2026 na oficjalnych stronach cenników.

Darmowy CRM w skrócie: limity planów bez opłat

Ceny sprawdzone 15.09.2026, bez VAT.

Który CRM jest darmowy, a który ma tylko okres próbny?

Darmowy plan nie wygasa i nie wymaga karty. Okres próbny kończy się po kilkunastu dniach i zamienia darmowy CRM w fakturę albo w zablokowane konto. W wynikach wyszukiwania oba modele często stoją obok siebie pod tym samym hasłem, dlatego rozdzielamy je od razu.

Uwaga: darmowy plan monday dotyczy produktu do zarządzania pracą, nie monday CRM. Freshsales wspomina o darmowym planie, ale strona cennika nie podaje jego limitów.

Temat wraca też w dyskusjach. Autor wątku o najlepszym darmowym CRM w 2026 roku na r/CRMSoftware zaczyna od tego, że rekomendacje z 2025 roku są już nieaktualne. To dobry powód, żeby każdy limit poniżej traktować jako stan na wrzesień 2026.

1. Zoho CRM Free: najwięcej miejsc w darmowym planie

Zoho CRM Free to bezterminowa edycja dla maksymalnie trzech użytkowników z leadami, transakcjami, prostymi workflow, raportami i aplikacją mobilną. Braki są jednak wyraźne: nie ma integracji skrzynki e-mail, integracji kalendarza, wysyłek masowych, telefonii ani więcej niż jednego lejka sprzedaży. Każde spotkanie z klientem trzeba więc przepisać do systemu ręcznie.

Co dostajesz za 0 zł

• Leady, kontakty i transakcje
• Proste reguły workflow i przypomnienia
• Do 10 szablonów e-mail
• Raporty standardowe
• API z limitem 5 000 wywołań dziennie

Cennik

Sprawdzone 15.09.2026.

Mocne i słabe strony

• Mocna strona: trzy miejsca to najwięcej wśród planów z limitem użytkowników
• Mocna strona: workflow działają już w wersji darmowej
• Słaba strona: bez integracji kalendarza historia spotkań powstaje ręcznie
• Słaba strona: drugi lejek (np. osobno dla partnerów) wymaga płatnej edycji

Opinie użytkowników

Nie podajemy średniej oceny, bo nie udało się jej zweryfikować wraz z liczbą opinii w dniu sprawdzania.

Dla kogo

Dla dwu- lub trzyosobowej firmy, która prowadzi jeden proces sprzedaży i nie potrzebuje synchronizacji skrzynki.

2. HubSpot Free: formularze i czat przy limicie 1 000 kontaktów

HubSpot daje darmowy CRM dla dwóch użytkowników i 1 000 kontaktów, bez daty wygaśnięcia i bez karty. W pakiecie są formularze, czat na żywo, jeden lejek transakcji i 2 000 wysyłek e-mail miesięcznie, wszystko z logo HubSpot. Automatyzacja kończy się na jednej akcji, a przy tysiącu kontaktów baza zapełnia się szybciej, niż wiele firm zakłada.

Co dostajesz za 0 zł

• 1 000 kontaktów i 2 użytkowników
• 1 lejek transakcji
• 2 000 wysyłek e-mail miesięcznie z brandingiem
• 3 szablony e-mail i 3 gotowe fragmenty tekstu
• 500 minut połączeń

Cennik

Sprawdzone 15.09.2026. Starter dodaje drugi lejek i workflow sprzedażowe. Pełny rozkład wyższych planów opisujemy w tekście o cenniku HubSpot.

Mocne i słabe strony

• Mocna strona: formularze i czat na żywo zasilają bazę bez dodatkowych narzędzi
• Mocna strona: dużo darmowych materiałów szkoleniowych
• Słaba strona: limit 1 000 kontaktów kończy się przy pierwszym imporcie listy z targów
• Słaba strona: amerykańska spółka matka, co ma znaczenie przy analizie RODO

Opinie użytkowników

W wątku o darmowym CRM dla małej organizacji non-profit na r/CRM odpowiadający radzą przejść darmowe kursy HubSpot Academy przed konfiguracją. To sygnał, że start jest darmowy, ale nie bezwysiłkowy.

Dla kogo

Dla jednoosobowej działalności z bazą poniżej tysiąca kontaktów i marketingiem opartym o formularze na stronie.

3. Bitrix24 Free: CRM w szerokim pakiecie

Bitrix24 Free łączy podstawowy CRM (kontakty i transakcje) z zadaniami, kalendarzami współdzielonymi, czatem i wideo, z limitem 5 GB przestrzeni dyskowej. Lejki sprzedaży, transakcje cykliczne, integracje poczty, WhatsAppa i telefonii są dopiero w planie Basic. Dostawca podaje też sprzeczne informacje: karta cennika mówi o 1 do 2 użytkowników, a FAQ o dodawaniu użytkowników bez opłat.

Cennik

Sprawdzone 15.09.2026, 15 dni testu bez karty.

Mocne i słabe strony

• Mocna strona: ryczałt za organizację zamiast opłaty za osobę w planach płatnych
• Mocna strona: zadania i czat zespołu w tym samym koncie
• Słaba strona: bez lejków sprzedaży darmowa wersja jest bardziej książką adresową niż CRM
• Słaba strona: rozliczenie w dolarach

Opinie użytkowników

Brak zweryfikowanej oceny z liczbą opinii na dzień sprawdzania.

Dla kogo

Dla zespołu, który i tak szuka narzędzia do zadań i komunikacji, a CRM traktuje jako dodatek.

4. Odoo CRM: jedna aplikacja za darmo, bez limitu osób

Odoo oferuje model One App Free: jedną wybraną aplikację, np. CRM, dla nieograniczonej liczby użytkowników w chmurze Odoo Online. Ten sam warunek jest jednocześnie granicą: gdy firma zechce dodać fakturowanie albo e-mail marketing, wychodzi poza darmową ofertę i przechodzi na plan Standard rozliczany za użytkownika.

Cennik

Sprawdzone 15.09.2026.

Mocne i słabe strony

• Mocna strona: jedyny darmowy CRM z tej listy bez limitu osób
• Słaba strona: druga aplikacja kończy darmowy model dla całej firmy

Opinie użytkowników

Brak zweryfikowanej oceny z liczbą opinii na dzień sprawdzania.

Dla kogo

Dla zespołu powyżej trzech osób, który potrzebuje wyłącznie lejka sprzedaży.

5. Capsule Free: prosty CRM na mały portfel klientów

Capsule Free wpuszcza dwóch użytkowników, 250 kontaktów, jeden lejek i pięć pól niestandardowych. Automatyzacje i funkcje AI są w planach płatnych, a już plan Starter podnosi limit do 30 000 kontaktów. Przy 250 rekordach wersja darmowa sprawdzi się u doradcy albo w agencji z kilkudziesięcioma stałymi klientami, nie w firmie zbierającej leady z kampanii. Płatne plany mają 14 dni testu bez karty (sprawdzone 15.09.2026).

6. meetergo: CRM w pakiecie, darmowy do 10 transakcji

meetergo to zbudowany w Kolonii pakiet 16 aplikacji, w którym CRM działa razem z terminarzem, wideo, formularzami i podpisem elektronicznym. Plan Free obejmuje CRM, ale z limitem 10 transakcji w lejku, więc wystarcza do przetestowania procesu, a nie do prowadzenia całej sprzedaży za darmo. Nielimitowane transakcje zaczynają się od planu Suite.

Kluczowe funkcje

Lejek zasilany rezerwacjami

Gdy klient umawia spotkanie przez terminarz online meetergo, kontakt i szansa sprzedaży trafiają do CRM automatycznie, razem z odpowiedziami z formularza.

Karta kontaktu z historią spotkań

Każdy kontakt ma historię rozmów i zaplanowany następny krok, bez kopiowania notatek z kalendarza.

Asystent Mira

Mira streszcza rozmowy i proponuje aktualizacje wpisów w CRM na modelach AI hostowanych w UE.

Synchronizacja z HubSpot i Pipedrive

Od planu Light meetergo przesyła rezerwacje do istniejącego CRM, np. przez integrację z HubSpot.

Cennik

Ceny rozliczane rocznie, plus VAT, sprawdzone 15.09.2026 w cenniku meetergo. Plan Free jest bezterminowy, a płatne plany mają 7 dni testu bez karty.

Mocne strony

• Jedno konto zamiast osobnego CRM, terminarza, wideo i podpisu elektronicznego
• Serwery w Niemczech i brak amerykańskiej spółki matki
• Plan Free nie ogranicza liczby użytkowników

Gdzie meetergo ma luki

• 10 transakcji w planach Free i Light to za mało na realny lejek
• Jako sam CRM Suite jest droższy niż Zoho Standard czy HubSpot Starter

Opinie użytkowników

meetergo ma ocenę 4,8/5 z 95 opinii w OMR Reviews, gdzie powtarza się szybkie uruchomienie pakietu.

Dla kogo

Dla firmy usługowej, której sprzedaż zaczyna się od umówionego spotkania.

100% zgodne z RODO

Sprawdź lejek zasilany rezerwacjami

Plan Free dla maksymalnie 3 osóbserwery w Niemczechbez karty płatniczej

Załóż darmowe konto

Sarah NowakDyrektor zarządzająca · Rozmowa wstępna · 30 min09:0010:3014:00

100% zgodne z RODO

Sprawdź lejek zasilany rezerwacjami

Plan Free dla maksymalnie 3 osóbserwery w Niemczechbez karty płatniczej

Załóż darmowe konto

Ile kosztuje darmowy CRM, gdy firma rośnie?

Darmowy CRM przestaje być darmowy zwykle przy trzeciej osobie w zespole albo przy pierwszym dużym imporcie kontaktów. Poniżej roczny koszt pierwszego płatnego planu przy rozliczeniu rocznym, bez VAT.

meetergo wychodzi najdrożej, jeśli porównujesz wyłącznie CRM. Różnica zmienia się, gdy do rachunku dopiszesz terminarz, wideokonferencje, podpis elektroniczny i fakturowanie, które w Suite są w tej samej cenie. Koszty migracji danych opisujemy szerzej w rankingu programów CRM.

Wskazówka: zanim wybierzesz plan darmowy, sprawdź eksport danych. Zoho w wersji darmowej ogranicza liczbę eksportów, a przeniesienie bazy po roku jest trudniejsze niż po miesiącu.

Czy arkusz Excel wystarczy zamiast darmowego CRM?

Arkusz wystarczy, dopóki jedna osoba prowadzi kilkanaście otwartych rozmów i sama pamięta, kto czeka na ofertę. Darmowy CRM zaczyna się opłacać w momencie, gdy nad tą samą listą klientów pracują dwie osoby albo gdy potrzebujesz przypomnienia o następnym kroku bez zaglądania do pliku.

Arkusz przegrywa z CRM w trzech konkretnych sytuacjach:

1. Dwie osoby edytują tego samego klienta. W arkuszu nie widać, kto i kiedy zmienił status, a w CRM historia zmian jest przy rekordzie.
2. Follow-up ma przyjść sam. Zoho CRM Free ma przypomnienia o follow-upie już w wersji darmowej, arkusz wymaga do tego osobnego kalendarza.
3. Lead przychodzi z formularza. HubSpot Free zbiera zgłoszenia z formularzy na stronie, a w meetergo Free rezerwacja od razu trafia do CRM. Arkusz trzeba uzupełniać ręcznie.

Dobra praktyka: jeśli dziś pracujesz w arkuszu, zapisz nagłówki kolumn przed rejestracją. Po imporcie CSV do darmowego CRM łatwo sprawdzić, czy pola niestandardowe mieszczą się w limicie planu, np. pięciu polach w Capsule Free.

Jeśli na razie zostajesz przy pliku, zobacz, jak prowadzić arkusz kalkulacyjny, żeby nie rozjechał się przy drugiej osobie w zespole.

Darmowy CRM a RODO: co sprawdzić przed importem bazy?

Baza klientów to dane osobowe, więc darmowy plan podlega tym samym obowiązkom co płatny. Dostawca musi zawrzeć z Tobą umowę powierzenia przetwarzania zgodną z art. 28 RODO, niezależnie od tego, czy płacisz za licencję.

• Właściciel spółki: dostawca z amerykańską spółką matką podlega prawu USA, co było osią wyroku TSUE w sprawie C-311/18.
• Lokalizacja serwerów: region europejski w ustawieniach konta to nie to samo co brak transferu do państwa trzeciego.
• Lista podprocesorów: poproś o nią przed importem, nie po nim.

Szerzej piszemy o tym w tekście o suwerenności cyfrowej.

Jak wybrać darmowy CRM dla małej firmy?

Najpierw policz ludzi i rekordy, potem porównuj funkcje. W wątku na r/CRM o tym, co naprawdę kwalifikuje się jako najlepszy darmowy CRM autor opisuje mały zespół, który celowo startuje od planu darmowego, żeby wszyscy nabrali nawyku regularnego wpisywania danych. To rozsądna kolejność: nawyk najpierw, płatny plan później.

W innym wątku na r/CRM pracownik firmy powierniczej szuka darmowych narzędzi CRM do śledzenia zapytań i procesu rejestracji klientów. Tak sformułowana potrzeba to często bardziej formularz i terminarz niż pełny CRM, co opisujemy w tekście o zarządzaniu leadami. Jeśli dopiero ustalasz, czy system w ogóle jest potrzebny, zacznij od wyjaśnienia, czym jest CRM.

Uruchom darmowe konto meetergo i sprawdź, czy rezerwacje zasilają Twój lejek. Bez karty płatniczej.

Najczęstsze pytania

Jaki darmowy CRM wybrać dla trzech osób?

Dla trzech osób najwięcej miejsc bez opłat daje Zoho CRM Free, a bez limitu osób Odoo w modelu One App Free. HubSpot Free i Capsule Free kończą się na dwóch użytkownikach, więc trzecia osoba oznacza plan płatny.

Czy HubSpot CRM jest naprawdę darmowy?

Tak, HubSpot Free nie wygasa i nie wymaga karty. Obejmuje dwóch użytkowników i 1 000 kontaktów, a e-maile i czat pokazują logo HubSpot. Po przekroczeniu tych limitów trzeba przejść na Starter, od 7 € za miejsce miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.

Czy Pipedrive ma darmowy plan?

Nie. Pipedrive oferuje 14 dni testu bez karty kredytowej, po których konto wymaga wyboru płatnego planu albo przejścia na jedną z alternatyw dla Pipedrive. Najtańszy plan Lite kosztował 14 € za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (sprawdzone 07.08.2026). Więcej w tekście o cenniku Pipedrive.

Czy darmowy CRM nadaje się do umawiania spotkań?

Rzadko. Zoho CRM Free nie ma integracji kalendarza, a w HubSpot Free linki do spotkań nie tworzą automatycznie pełnego procesu obsługi rezerwacji. Jeśli spotkania są głównym kanałem sprzedaży, wygodniej zacząć od darmowego terminarza online i dołożyć CRM później.

Czy meetergo ma darmowy CRM?

Plan Free meetergo zawiera CRM z limitem 10 transakcji w lejku, dla zespołu do 3 osób. To wystarcza do testu procesu. Nielimitowane transakcje są w planie Suite za 79 € miesięcznie (3 osoby w cenie; pierwszy rok, potem 99 €), rozliczane rocznie.

Źródła

• Limity planów darmowych Zoho CRM, HubSpot, Bitrix24, Odoo i Capsule: oficjalne strony cenników i porównań planów każdego dostawcy, zweryfikowano 15 września 2026
• Ceny pierwszego płatnego planu Zoho CRM Standard, HubSpot Sales Hub Starter i Bitrix24 Basic: oficjalne strony cenników, rozliczenie roczne, zweryfikowano 15 września 2026
• Okresy próbne i ceny Pipedrive, Livespace, Firmao i monday CRM: oficjalne strony cenników, zweryfikowano 7 sierpnia 2026
• Okres próbny i cena Freshsales Growth: oficjalna strona cennika, zweryfikowano 15 września 2026
• Cennik meetergo i limity planu Free: polska strona cennika meetergo, zweryfikowano 15 września 2026
• Opinie użytkowników: wątki na r/CRM i r/CRMSoftware, cytowane w tekście, sierpień i wrzesień 2026
• Ocena meetergo: OMR Reviews, 4,8/5 z 95 opinii, stan na 15 września 2026
• Obowiązki przy powierzeniu danych: art. 28 RODO (EUR-Lex) oraz wyrok TSUE C-311/18 (curia.europa.eu)