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Terminkalender für Teams

2 Minuten Lesezeit
Dominik Rapacki
CEO @meetergo
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Du suchst nach einer Lösung, um mit deinem Team einfach zu kommunizieren und so produktiv gemeinsam an Projekten zu arbeiten? Du bist es leid, ständig E-Mails oder Nachrichten hin und herzuschicken, bis der passende Termin gefunden ist? Die Lösung ist denkbar einfach: ein Online Terminkalender für Teams. Du willst wissen, wie die simple Implementierung eines Online Kalenders für Teams euren Work-Flow produktiv fördert? Dann bleib jetzt am Ball und finde heraus, wie du die Arbeit in deinem Team erfolgreich optimierst.

Wenn es um Arbeiten im Team geht, ist oft Fingerspitzengefühl und zwischenmenschliche Kompetenz gefragt. Viele verschiedene Charaktere arbeiten zusammen an einem Projekt. Jeder tickt anders und hat unterschiedliche persönliche wie auch unternehmensinterne Ziele vor Augen. Kommunikation ist der Schlüssel, um Aufgaben erfolgreich fertigzustellen und Projekte gemeinsam zu realisieren. Doch besonders bei Teams, deren Mitglieder sowohl remote, als auch in-house arbeiten, gestaltet sich die Kommunikation untereinander als echte Herausforderung. Jeder hat seine eigenen Termine, sodass die Terminfindung nahezu unmöglich scheint. Das ist mit dem Online Terminkalender für Teams von meetergo Geschichte. Auf einem Blick wissen alle im Team, was wann ansteht, sodass Termine für Meetings in kürzester Zeit gefunden sind. Jedes Teammitglied behält den Überblick über anstehende Projekte, To-Do´s und bevorstehende Besprechungen. Eure Produktivität und damit auch die Qualität eurer Teamarbeit steigert sich durch die strukturierten Prozesse. Individuell kannst du die Funktionen verschiedener Online Terminkalender nutzen, um dein Team zu fördern.

Online Kalender Funktionen, die die Produktivität deines Teams fördern

Online Kalender für Teams bieten dir in der Planung von Projekten und Arbeitsprozessen viele Vorteile. Am naheliegendsten ist die Funktion, digitale Kalender wie etwa Outlook und Google Calendar zu synchronisieren. Alle privaten Ereignisse, Termine sowie Feiertage werden automatisch übernommen und nichts muss mehr händisch übertragen werden. Wird ein neuer Termin hinzugefügt, überträgt sich dieser automatisch in euren Online Terminkalender für Teams. So könnt ihr sichergehen, dass an eurem gemeinsam festgelegten Termin auch wirklich alle Zeit haben und kein anderes privates oder berufliches Ereignis ansteht.

Die Funktion der Synchronisierung mit allen Kalendern bewirkt weiterhin, dass ihr für eure Terminfindung nicht mehrere Plattformen nutzen müsst, sondern die gesamte berufliche Kommunikation über eine Plattform läuft. Damit Privates und Berufliches strikt voneinander getrennt werden, kann individuell eingestellt werden, nach welchen Filterkriterien die Termine der Teammitglieder angezeigt werden. So werden Zeiten, an denen private Termine anstehen beispielsweise automatisch geblockt und nicht im Detail angezeigt. Sollten deine Teammitglieder zudem nicht in der gleichen Zeitzone wie du leben, ist dies mit einem Online Terminkalender ebenfalls kein Problem. Du musst nicht mehr zwischen den Zeitzonen rechnen, sondern alles wird an eure Zeitzonen angepasst dargestellt.

Zeitliche Einschränkungen helfen euch dabei, Arbeitszeiten genauestens festzulegen und so euren Arbeitsalltag im Team zu strukturieren. Bei deinem kostenlosen online Terminplaner für Teams wie beispielsweise meetergo hast du die Möglichkeit, bestimmte Zeiträume für Meetings komplett zu sperren. So kannst du dich komplett auf deine Aufgabe konzentrieren und wirst nicht durch ein Meeting oder einen Anruf deiner Teamkollegen aus dem Konzept gebracht. Vor allem bei großen Projekten, die gemeinsam realisiert werden ist, dies eine geeignete Möglichkeit, um sich persönliche Deadlines zu setzen und aktiv an der Fertigstellung zu arbeiten.

Vor allem größere Projekte profitieren von einem Online Terminkalender für Teams, da hier die Absprachen und Kommunikation innerhalb des Teams essentiell für einen erfolgreichen Abschluss sind. Gemeinsam könnt ihr über Umfragetools wie Doodle oder das integrierte Tool von meetergo passende Termine für Einzelmeetings eurer Abteilung oder wiederkehrende Meetings mit dem gesamten Team finden. Automatisch werden bei meetergo in Verbindung mit der deutschen Zoom Alternative meetergo connect Links zu den wiederkehrenden Meetings erstellt, die vor der anstehenden Besprechung automatisiert an die Teilnehmenden versendet werden. Die Organisation der Meetings läuft so ganz einfach im Hintergrund ab, während jeder an seinem Teil des Projektes arbeitet. Auch eure Kunden werden vor einer Projektpräsentation mit dem Online Terminkalender per SMS benachrichtigt und an euren Termin erinnert. Durch die Terminerinnerung geht ihr sicher, dass alle Teilnehmenden vorbereitet zum Meeting erscheinen und keine Leerzeiten durch ausgefallene Termine entstehen.

Dein Schlüssel für eine schnelle Terminfindung und unkomplizierte Kommunikation ist das Umfragetool bei deinem Online Terminkalender für Teams. Alle Teammitglieder tragen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt Verfügbarkeiten ein. Sind Überschneidungen gefunden, wird automatisch ein Meeting erstellt und in eure Online Kalender übertragen. Alle Teammitglieder werden zusätzlich über den Zeitpunkt des Meetings informiert und rechtzeitig an den Termin erinnert. Für die individuelle Zeitplanung können persönliche Pufferzeiten zur Vor- und Nachbereitung für jedes Meeting eingestellt werden. Angepasst an die unterschiedlichen Bedürfnisse deiner Teammitglieder lassen sich die Funktionen der Online Terminkalender auf verschiedene Weisen an den eigenen Arbeitsrhythmus anpassen. Doodle, Calendly und meetergo kooperieren für einen optimalen Workflow mit der Anwendung Zapier. Zapier sorgt für eine automatisierte Verbindung zwischen unterschiedlichen Webanwendungen, sodass beispielsweise Daten eurer Kunden, neugewonnene Leads oder To-Do Listen ganz einfach von einer App in die andere übertragen werden können. Wie auch dein Online Terminkalender für Teams ist Zapier auf allen Endgeräten nutzbar, sodass du jederzeit und überall up-to-date bist.

Obwohl Kommunikation essentiell für die Arbeit im Team ist, sind nicht nur Softskills für optimale Produktivität erforderlich. Auch hard facts und analytische Sichtweisen helfen euch dabei, Ziele zu fokussieren und erfolgreich umzusetzen. Aus diesem Grund bietet dir ein Online Terminkalender für Teams einen Bereich, in dem du alle wichtigen Kennzahlen einsehen kannst. Daten zu euren Terminen und Meetings werden dargestellt und zeigen euch auf, welche Meetings besonders erfolgreich waren und wo noch Optimierungsbedarf besteht. So könnt ihr direkt an den Kritikpunkten ansetzen und eure Arbeit optimieren. Gleichzeitig helfen euch die Daten dabei, euch eure teaminternen Ziele immer wieder vor Augen zu führen und zu visualisieren. Gemeinsam arbeitet ihr im Team – ob remote oder in-house, ob Freelancer oder Unternehmen – an euren Zielen und verwirklicht Projekte, die euren Zusammenhalt als Team und euer Business gleichsam stärken.

Integrierte Videoplattform für eure Teambesprechungen

Eure Teambesprechungen und Meetings könnt ihr durch die Nutzung eines Online Terminkalenders für Teams über verschiedene Videoplattformen abhalten. Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder Skype bieten euch digitale Kommunikationsmöglichkeiten für Besprechungen und Präsentationen. DSGVO-konform und gehostet von einem deutschen Server ist die deutsche Zoom Alternative meetergo connect. Wenn du dich für die Nutzung von meetergo als deinen Online Terminkalender entscheidest, wird deine Videoplattform direkt in deine Terminbuchungssoftware integriert. Als peer-to-peer Lösung werden die Endgeräte deiner Teammitglieder direkt miteinander verbunden, wodurch immer genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Die Qualität der Übertragung von Video und Ton ist zudem durch die peer-to-peer Vernetzung auf einem gleichbleibenden Level. Durch interaktive Funktionen wie Bildschirmteilung oder das Whiteboard könnt ihr gemeinsam für ein Projekt brainstormen und Ideen sammeln oder euch gegenseitig ein Status-Update geben. Kann einmal ein Teammitglied nicht dabei sein, zeichnest du das Meeting einfach auf und teilst es im Anschluss über die Nachrichtenfunktion deines Online Terminkalenders für Teams.

Indem du mit deinem Team einen Online Terminkalender nutzt, optimierst du eure Arbeitsprozesse für eine bestens ausgereizte Produktivität. Ihr setzt eure Zeit an den passenden Stellen ein, sodass eure Arbeitszeit nie ins Leere geht. Einfach und schnell findet ihr Termine für einmalige oder wiederkehrende Meetings, in denen ihr über die Plattform meetergo connect DSGVO-konform entweder teamintern oder mit euren Kunden kommuniziert. Eure Projekte visualisiert und realisiert ihr zielgerichtet mit dem Online Terminkalender für Teams meetergo.

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Dominik Rapacki
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