Hubspot vs Freshsales (Freshworks): Welches CRM passt zu Ihrer Agentur?

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit HubSpot.

Warum ein CRM Agenturen hilft Chaos zu reduzieren

Der Alltag in einer Agentur fühlt sich oft an wie Jonglieren mit zu vielen Bällen. Kundendaten liegen verstreut in Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern und Notizen.

Die Übergabe eines neuen Kunden vom Vertrieb an das Projektmanagement ist lückenhaft, und wichtige Informationen gehen verloren.

Gleichzeitig wächst der Druck, den Kunden den genauen Return on Investment (ROI) jeder Kampagne nachzuweisen.

Dieses organisierte Chaos bremst das Wachstum und führt zu ineffizienten Abläufen.

Die Lösung für dieses Problem ist nicht einfach nur eine weitere Software, sondern eine zentrale Kommandozentrale: ein Customer-Relationship-Management-System, kurz CRM.

Ein gutes CRM bündelt alle Kundeninformationen an einem Ort und schafft eine 360-Grad-Sicht auf jeden Kontakt.

Führende Plattformen wie das HubSpot CRM sind darauf ausgelegt, Marketing, Vertrieb und Service nahtlos zu verbinden und so die typischen Reibungsverluste im Agenturalltag zu beseitigen.

Daneben gibt es spezialisierte Anbieter wie Freshsales, die sich als starke Alternative mit einem klaren Fokus auf den Vertriebsprozess positionieren.

Das eigentliche Problem in vielen Agenturen ist nicht ein Mangel an Tools, sondern die "Datenreibung", die entsteht, wenn Informationen manuell zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden müssen. Diese Reibung kostet Zeit, verursacht Fehler und verschlechtert das Kundenerlebnis.

Besonders in wachsenden Agenturen wird dieses Problem schnell kritisch. Wo ein kleines Team Ineffizienzen noch durch kurze Absprachen ausgleichen kann, bricht dieses System bei steigender Mitarbeiter- und Kundenzahl zusammen. Die Entscheidung für ein CRM ist daher keine reine Effizienzfrage, sondern eine strategische Voraussetzung für nachhaltiges Wachstum.

Was eine Agentur von einem CRM wirklich braucht: Die Checkliste für den Erfolg

Bevor man Äpfel mit Birnen vergleicht, ist es wichtig, die Kriterien festzulegen, die ein CRM für eine Agentur erfüllen muss. Es geht nicht nur darum, Kontakte zu speichern.

Eine Agentur managt den gesamten Kundenlebenszyklus – von der ersten Anfrage über den Projektabschluss bis zur langfristigen Betreuung. Ein passendes CRM muss diesen gesamten Prozess abbilden können.

Die fünf Säulen eines guten Agentur-CRMs sind:

1. Zentrales Kundenmanagement: Alle Interaktionen, E-Mails, Notizen und Dokumente zu einem Kunden müssen an einem Ort auffindbar sein, um eine lückenlose Historie zu gewährleisten.
2. Projekt- und Vertriebs-Pipeline: Eine klare, visuelle Darstellung aller Verkaufschancen und laufenden Projekte ist entscheidend, um den Überblick zu behalten und Umsätze präzise vorhersagen zu können.
3. Automatisierung von Routineaufgaben: Das System muss wiederkehrende Aufgaben wie Follow-up-E-Mails, Dateneingabe oder interne Benachrichtigungen automatisieren, damit sich das Team auf strategische Arbeit konzentrieren kann.
4. Integrationen mit anderen Tools: Ein CRM muss sich nahtlos in die bestehende Tool-Landschaft (z. B. E-Mail-Marketing, Buchhaltung, Projektmanagement) einfügen, um Datensilos zu vermeiden.
5. Reporting und Analysen: Die Plattform muss aussagekräftige Berichte liefern, die nicht nur die eigene Leistung zeigen, sondern auch helfen, den ROI für die Kunden transparent nachzuweisen.

Ein oft unterschätzter, aber kritischer Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit. Die beste Software ist nutzlos, wenn die Mitarbeiter sie als zu kompliziert empfinden und deshalb nicht konsequent nutzen.

Eine intuitive Oberfläche ist daher kein Luxus, sondern ein entscheidender Faktor für den ROI des Systems. Denn nur wenn Daten regelmäßig gepflegt werden, kann das CRM seine volle Stärke ausspielen.

Freshsales im Fokus: Der intuitive Spezialist für den Vertrieb

Freshsales, Teil der Freshworks-Produktfamilie, hat sich als eine sehr benutzerfreundliche und vertriebsorientierte CRM-Lösung einen Namen gemacht. Die Plattform zielt darauf ab, den Verkaufsprozess so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten.

Stärken und Kernfunktionen

Freshsales punktet vor allem mit seiner Einfachheit und dem klaren Fokus auf Sales-Aktivitäten. Nutzer loben die intuitive Oberfläche, die es Teams ermöglicht, schnell und ohne lange Einarbeitungszeit produktiv zu werden.

Zu den Kernfunktionen gehören:

• Visuelle Vertriebs-Pipeline: Mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche können Deals einfach zwischen verschiedenen Phasen verschoben werden, was für eine hervorragende Übersicht sorgt.
• Integrierte Kommunikation: Telefon, E-Mail, Chat und SMS sind direkt in die Plattform integriert. Anrufe können mit einem Klick getätigt, aufgezeichnet und automatisch protokolliert werden.
• KI-Unterstützung durch "Freddy AI": Ein KI-Assistent hilft dabei, Leads automatisch zu bewerten (Lead Scoring), die besten Deals zu identifizieren und sogar E-Mail-Texte vorzuschlagen. Das spart Zeit und hilft dem Vertrieb, sich auf die vielversprechendsten Kontakte zu konzentrieren.
• Sales Automation: Freshsales automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails oder die Zuweisung von Leads an die richtigen Mitarbeiter.

Mögliche Schwächen für Agenturen

Obwohl Freshsales im Vertrieb glänzt, zeigen sich im Agenturkontext einige Einschränkungen. Die Stärken der Plattform sind vor allem auf "Velocity Sales" ausgelegt – also auf den schnellen Verkauf vieler Produkte mit kurzen Zyklen. Agenturen haben jedoch oft längere, komplexere Verkaufszyklen, die stark von Inhalten und Beziehungsaufbau geprägt sind.

Die Marketing-Automatisierung ist im Vergleich zu All-in-One-Lösungen eher grundlegend. Während einfache E-Mail-Kampagnen möglich sind, fehlen fortgeschrittene Funktionen wie A/B-Testing, SEO-Tools oder dynamische Content-Personalisierung.

Für Agenturen, deren Erfolg stark vom Inbound-Marketing abhängt, kann dies eine "gläserne Decke" darstellen. Die anfängliche Einfachheit kann bei wachsenden Anforderungen an komplexe, abteilungsübergreifende Prozesse zur Einschränkung werden.

HubSpot im Fokus: Die All-in-One-Plattform für Agenturwachstum

HubSpot ist mehr als nur ein CRM; es ist eine umfassende Kundenplattform, die darauf ausgelegt ist, alle kundenorientierten Abteilungen – Marketing, Vertrieb, Service und Content-Management – auf einer einzigen Datenbasis zu vereinen. Dieser All-in-One-Ansatz ist besonders für Agenturen ein entscheidender Vorteil.

Stärken und Kernfunktionen

Der größte Vorteil von HubSpot ist die nahtlose Integration aller Tools. Jede Interaktion eines Kontakts – vom Klick auf eine Werbeanzeige über das Öffnen einer Marketing-E-Mail bis hin zum Anruf beim Vertrieb – wird in einer einzigen, chronologischen Ansicht erfasst.

• Leistungsstarke Marketing-Automatisierung: Der HubSpot Marketing Hub gilt als einer der Marktführer. Er ermöglicht die Erstellung komplexer, verhaltensbasierter Workflows, die Personalisierung von Website-Inhalten, A/B-Tests für Landingpages und E-Mails sowie integrierte SEO-Tools zur Optimierung der Inhalte.
• Flexibler Sales Hub: Der HubSpot Sales Hub bietet alles, was ein modernes Vertriebsteam benötigt: anpassbare Pipelines, Meeting-Planungstools, Angebotserstellung und detaillierte Analysen. Die Automatisierungsmöglichkeiten gehen weit über die von reinen Sales-CRMs hinaus und können nahtlos mit Marketing-Aktivitäten verknüpft werden.
• Umfassendes Ökosystem: Mit einem riesigen App Marketplace lässt sich HubSpot mit hunderten von anderen Tools verbinden, was die Plattform extrem flexibel und zukunftssicher macht.
• HubSpot Academy: HubSpot bietet mit der Academy eine kostenlose und extrem umfangreiche Lernplattform. Agenturen können ihre Mitarbeiter hier nicht nur in der Software, sondern auch in den zugrundeliegenden Strategien wie Inbound-Marketing schulen und zertifizieren lassen.

Mögliche Schwächen

Die größte Stärke von HubSpot – die enorme Funktionsvielfalt – kann für absolute Einsteiger zunächst überwältigend wirken. Die Lernkurve ist potenziell steiler als bei einem spezialisierten Tool wie Freshsales.

Zudem können die Kosten, insbesondere bei einer großen Anzahl von Marketingkontakten, höher ausfallen als bei einfacheren Lösungen.

Allerdings investiert man hier nicht nur in eine Software, sondern in eine komplette Methodik zur Kundengewinnung und -bindung, die Agenturen auch als Dienstleistung für ihre eigenen Kunden anbieten können.

Der direkte Vergleich: Freshsales vs. HubSpot – Welche Plattform gewinnt für Agenturen?

Um die Entscheidung zu erleichtern, stellen wir die beiden Systeme in den für Agenturen wichtigsten Kategorien direkt gegenüber.

Freshsales gewinnt für den schnellen Einstieg.

Die kostenlose HubSpot Academy mildert die Lernkurve jedoch erheblich ab und macht die Einarbeitung in die HubSpot-Software sehr zugänglich.

Preismodelle im Detail: Was kostet der Agenturerfolg wirklich?

Die Preisgestaltung ist oft ein entscheidender Faktor. Auf den ersten Blick wirken die Modelle sehr unterschiedlich, was einen direkten Vergleich erschwert.

Freshsales: Einfach und nutzerbasiert

Freshsales verfolgt ein klares, nutzerbasiertes Preismodell. Die Kosten berechnen sich pro Nutzer und Monat, was die Planung sehr einfach macht. Die Pläne staffeln sich nach Funktionsumfang:

• Growth: Ab ca. 9 €/Nutzer/Monat (jährliche Zahlung), ideal für Start-ups.
• Pro: Ab ca. 39 €/Nutzer/Monat (jährliche Zahlung), für wachsende Teams mit Bedarf an mehr Automatisierung und KI.
• Enterprise: Ab ca. 59 €/Nutzer/Monat (jährliche Zahlung), für größere Unternehmen mit erweiterten Anpassungsanforderungen.

HubSpot: Flexibel und skalierbar

Die Preisstruktur von HubSpot ist modular und spiegelt die All-in-One-Philosophie wider. Sie setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:

• Kostenloses CRM: HubSpot bietet eine solide kostenlose Basis mit vielen nützlichen Tools für den Einstieg.
• Seat-basierte Kosten: Für die kostenpflichtigen Funktionen der einzelnen Hubs (z. B. Sales Hub oder Service Hub) zahlt man pro "Core Seat", also pro Nutzer, der die erweiterten Funktionen aktiv nutzt. Die Preise starten bei ca. 15 € pro Seat/Monat im Starter-Tarif.
• Kontakt-basierte Kosten: Die Kosten für den Marketing Hub hängen zusätzlich von der Anzahl der Marketingkontakte in der Datenbank ab. Dies spiegelt den Wert wider, der mit einer wachsenden Kundendatenbank entsteht.

Auf den ersten Blick mag Freshsales günstiger erscheinen. Betrachtet man jedoch die Total Cost of Ownership (TCO), kann sich das Bild ändern.

Agenturen, die Freshsales nutzen, benötigen oft zusätzliche, kostenpflichtige Tools für Marketing-Automatisierung, Landing-Page-Erstellung oder Kundenservice-Ticketing.

Bei HubSpot sind diese Funktionen nativ integriert. Die Kosten für diese Drittanbieter-Tools und deren Integration können die Gesamtkosten schnell in die Höhe treiben und machen die integrierte Plattform oft zur wirtschaftlicheren Wahl im Gesamtbild.

DSGVO & Datensicherheit: Der entscheidende Faktor für den DACH-Markt

Für Agenturen im deutschsprachigen Raum ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein zentrales Geschäft Kriterium. Insbesondere Kunden aus dem deutschen Mittelstand legen höchsten Wert auf Datensicherheit und Datenhoheit. Beide CRM-Anbieter adressieren diesen Bedarf mit robusten, konformen Lösungen.

• Freshsales (Freshworks) hat sich umfassend zur DSGVO-Konformität verpflichtet und stellt sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten den strengen EU-Richtlinien entspricht.

Dies wird durch Maßnahmen wie einen detaillierten Anhang zur Datenverarbeitung (Data Processing Addendum) und die Unterstützung der Rechte betroffener Personen untermauert.

Ein entscheidender Vorteil für den DACH-Markt ist, dass Freshworks seinen europäischen Kunden die Möglichkeit bietet, ihre Daten in einem Rechenzentrum innerhalb der EU zu hosten. Um Sicherheit und Leistung zu optimieren, wurde der europäische Daten-Hosting-Betrieb in einem modernen Rechenzentrum in Frankfurt am Main konsolidiert.

• HubSpot bietet ebenfalls volle DSGVO-Konformität und betreibt auch ein Rechenzentrum in Frankfurt, um die lokalen Datenschutzanforderungen zu erfüllen.

Außerdem stellt es seinen Nutzern eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung, um die Compliance zu erleichtern. Neben der vollen DSGVO-Konformität und dem Betrieb eines Rechenzentrums in Deutschland bietet die Plattform spezifische Funktionen zur Umsetzung der Verordnung.

Dazu gehören anpassbare Cookie-Einwilligungsbanner, eine Standard-Kontakteigenschaft zur Erfassung der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung und überarbeitete Abonnement-Funktionen, die das explizite Opt-in von Kontakten nachverfolgen.

HubSpot unterstützt zudem die Rechte der Betroffenen durch integrierte Prozesse: Daten können direkt im Kontaktdatensatz berichtigt, für Auskunftsersuchen exportiert und über eine spezielle Funktion DSGVO-konform gelöscht werden, wobei Analyse-Daten anonymisiert erhalten bleiben.

Zusätzlich zeigen sich beide Systeme auf den lokalen Markt ausgerichtet. Beide Plattformen können über ihre jeweiligen Marktplätze mit im DACH-Raum relevanten Tools wie lexoffice verbunden werden, was die Einbindung in bestehende Geschäftsprozesse erleichtert.

Fazit: Für welche Agentur ist Freshsales die richtige Wahl – und wann ist HubSpot unschlagbar?

Es gibt keine pauschale Antwort, denn die beste Wahl hängt von den Zielen und der aktuellen Phase Ihrer Agentur ab.

Freshsales ist eine ausgezeichnete Wahl für:

• Junge oder kleine Agenturen, die eine unkomplizierte, kostengünstige und schnell einsatzbereite Lösung primär für ihr Vertriebsteam suchen.
• Teams, deren Fokus klar auf der Sales-Effizienz liegt und die für Marketing und Service bewusst auf separate Spezial-Tools setzen möchten.

HubSpot ist die unschlagbare Lösung für:

• Wachsende und etablierte Agenturen, die eine skalierbare All-in-One-Plattform benötigen, um Marketing, Vertrieb und Kundenservice nahtlos zu integrieren.
• Agenturen, für die datengestützte Entscheidungen, der präzise Nachweis des Kunden-ROI und eine leistungsstarke Inbound-Marketing-Maschine erfolgskritisch sind.
• Alle Agenturen im DACH-Raum, die bei ihren Kunden mit maximaler Datensicherheit durch Hosting in Deutschland punkten wollen.

Letztendlich ist Freshsales ein sehr gutes Werkzeug für den Vertrieb.

HubSpot hingegen ist ein komplettes Betriebssystem für das Wachstum einer Agentur. Es ist die strategische Langzeitinvestition für Teams, die nicht nur ihre Prozesse verwalten, sondern sie aktiv optimieren und skalieren wollen.

Sind Sie bereit, Ihre Agenturprozesse auf das nächste Level zu heben?

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Für welche Art von Agentur ist HubSpot am besten geeignet?

HubSpot ist ideal für wachsende Agenturen, die eine integrierte All-in-One-Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenservice benötigen. Es eignet sich besonders für Teams, die Wert auf datengestützte Entscheidungen, Skalierbarkeit und den Nachweis des ROI für ihre Kunden legen.

Ist Freshsales eine gute Alternative zu HubSpot?

Ja, Freshsales ist eine sehr gute Alternative, insbesondere für Agenturen, die ein reines, äußerst benutzerfreundliches Vertriebs-CRM mit einem günstigeren Einstiegspreis suchen. Sein Fokus liegt klar auf der Effizienzsteigerung im Verkaufsprozess.

Wie unterscheidet sich die Marketing-Automatisierung von HubSpot und Freshsales?

Hier liegt der größte Unterschied. HubSpot bietet eine branchenführende, tiefgehende Marketing-Automatisierung mit komplexen Workflows und Personalisierungsoptionen. Freshsales konzentriert sich auf die Sales-Automatisierung und bietet im Vergleich nur grundlegende Marketing-Funktionen.

Sind HubSpot und Freshsales DSGVO-konform?

Ja, beide Plattformen sind vollständig DSGVO-konform und erfüllen die hohen Datenschutzanforderungen im DACH-Raum. Beide Anbieter ermöglichen es, Kundendaten in Rechenzentren direkt in Deutschland zu hosten, was für Unternehmen ein wichtiges Kriterium für Datenhoheit und Compliance ist

Kann ich mit HubSpot meine gesamte Agentur steuern?

Ja, die HubSpot-Plattform ist darauf ausgelegt, als zentrale Kommandozentrale für alle kundenbezogenen Prozesse zu fungieren. Sie können damit den gesamten Lebenszyklus von der Lead-Generierung über den Projektabschluss bis zur langfristigen Kundenbindung steuern und optimieren.