Wie erstelle ich eine Vertriebspipeline Schritt für Schritt in HubSpot?

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit HubSpot und enthält affiliate links.

Warum eine Vertriebspipeline Ihr wichtigstes Werkzeug ist

Stellen Sie sich vor, Sie fahren Auto, aber Ihre Frontscheibe ist zugeklebt. Sie wissen nicht, was auf Sie zukommt. Genau so fühlt sich Vertrieb ohne eine klare Pipeline an.

Eine Vertriebspipeline ist nicht nur eine Liste von Namen. Sie ist eine visuelle Karte, die Ihnen zeigt, wo jeder potenzielle Kunde gerade steht.

Ohne Pipeline raten Sie nur, wie viel Umsatz am Monatsende kommt. Mit einer sauber erstellten Pipeline wissen Sie es.

Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im DACH-Raum ist das entscheidend, um planbar zu wachsen.

Studien zeigen, dass Firmen mit definierten Vertriebsprozessen deutlich mehr Umsatz machen, weil sie keine Chancen mehr "vergessen".

Vorbereitung: Den Verkaufsprozess auf Papier planen

Bevor wir in HubSpot klicken, müssen wir kurz nachdenken. Ein häufiger Fehler ist, die Pipeline so zu bauen, wie Sie verkaufen wollen. Aber sie muss abbilden, wie Ihr Kunde kauft.

Nehmen Sie ein Blatt Papier und notieren Sie die Schritte, die ein Kunde macht:

1. Er hat Interesse (Erstkontakt).
2. Er prüft, ob Ihr Angebot passt (Qualifizierung).
3. Er schaut sich Ihre Lösung an (Präsentation/Demo).
4. Er verhandelt den Preis (Angebot).
5. Er unterschreibt (Abschluss).

Das ist Ihr Grundgerüst. Wenn Sie diese Phasen klar haben, ist die technische Einrichtung in HubSpot ein Kinderspiel.

Anleitung: Vertriebspipeline erstellen Schritt für Schritt in HubSpot

Jetzt setzen wir das Ganze um. HubSpot macht es uns hier sehr einfach, weil das "Smart CRM" viele Dinge logisch vorgibt. Hier ist Ihre Klick-Anleitung.

Schritt 1: Die Pipeline technisch anlegen

Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).

1. Navigieren Sie links im Menü zu Objekte und dann auf Deals.
2. Klicken Sie oben auf den Reiter Pipelines.
3. Hier sehen Sie vermutlich eine "Sales Pipeline" als Standard.
4. Klicken Sie rechts auf den Button "Optionen" oder "Pipeline erstellen", um eine komplett neue Pipeline anzulegen (z. B. "Neukundenvertrieb 2025").

Schritt 2: Die richtigen Deal-Phasen definieren

Jetzt übertragen wir Ihren Plan von vorhin in das System.

• Klicken Sie auf "+ Phase hinzufügen".
• Geben Sie der Phase einen klaren Namen. Vermeiden Sie vage Begriffe.
  • Schlecht: "Interesse"
  • Gut: "Termin vereinbart" oder "Entscheider identifiziert"
• Profi-Tipp: Halten Sie die Anzahl der Phasen überschaubar (5 bis 7 Phasen sind ideal). Zu viele Schritte machen die Pflege anstrengend.

Schritt 3: Gewinnwahrscheinlichkeiten festlegen

Das ist der wichtigste Schritt für Ihre Umsatzprognose (Forecast).

• Neben jeder Phase sehen Sie ein Feld für "Gewinnwahrscheinlichkeit" (in Prozent).
• Das bedeutet: Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Deal in dieser Phase wirklich Geld bringt?
• Qualifizierung: Vielleicht 10% oder 20%.
• Angebot versendet: Vielleicht 60%.
• Vertrag versendet: Sollte bei 90% liegen.
• HubSpot errechnet daraus automatisch Ihren "gewichteten Umsatz". Wenn Sie 10 Angebote über je 10.000 € draußen haben (60% Wahrscheinlichkeit), rechnet das System mit 60.000 € Umsatz, nicht mit 100.000 €.

Schritt 4: Automatisierung und Pflichtfelder einrichten

Damit Ihre Pipeline sauber bleibt, nutzen wir kleine Helfer.

1. Pflichtfelder: Klicken Sie in den Pipeline-Einstellungen auf "Eigenschaften bearbeiten". Sie können festlegen, dass ein Verkäufer einen Deal nur dann in die Phase "Angebot" schieben darf, wenn er das Feld "Budgethöhe" ausgefüllt hat. Das zwingt zur Sauberkeit.
2. Automatisierung (Workflows): Im Reiter Automatisierung können Sie einfache Regeln bauen.
   • Beispiel: Wenn ein Deal in "Gewonnen" geschoben wird, sende automatisch eine E-Mail an die Buchhaltung, um die Rechnung zu schreiben.
   • Beispiel: Wenn ein Deal 14 Tage lang nicht bewegt wurde, erstelle eine Aufgabe: "Kunde anrufen".

Hier hilft Ihnen auch HubSpot Breeze (die integrierte KI). Der Prospecting Agent kann zum Beispiel automatisch recherchieren, ob sich beim Kunden etwas geändert hat, und diese Infos direkt in den Deal schreiben.

Loop-Marketing statt Trichter: So bleibt die Pipeline voll

Viele denken immer noch an den "Sales Funnel" (Trichter): Oben viel reinwerfen, unten kommt wenig raus. Das ist veraltet. HubSpot nutzt jetzt das Loop-Marketing.

Das ist ein Kreislauf, der sich immer schneller dreht, je besser Sie ihn nutzen.

Wenn Sie Ihre Pipeline erstellt haben, füllen Sie diese nicht einfach auf, sondern nutzen diese vier Phasen:

Phase 1: Gestalten

Hier definieren Sie, wer Sie sind. Nutzen Sie die KI (Breeze), um aus Ihrem "Ideal Customer Profile" (Wunschkunde) Texte und Ansprachen zu erstellen, die wirklich zu Ihrer Marke passen.

Sie werfen keine generischen E-Mails mehr raus, sondern zeigen Haltung.

Phase 2: Anpassen

Jetzt passen Sie alles auf den Kunden an. Wenn ein Lead in Ihrer neuen Pipeline landet, reichert Breeze Intelligence den Datensatz automatisch an (Umsatz, Branche, News).

Sie müssen nicht googeln. Sie sehen sofort: "Aha, ein Mittelständler aus Bayern." Ihre Ansprache im ersten Call ist also maßgeschneidert, nicht von der Stange.

Phase 3: Verstärken

Seien Sie dort, wo Ihre Kunden sind. Ein Angebot per E-Mail reicht oft nicht. Nutzen Sie die Daten aus der Pipeline, um den Entscheider auch auf LinkedIn mit passendem Content zu erreichen.

Der "Loop" sorgt dafür, dass Ihre Botschaft auf allen Kanälen verstärkt wird.

Phase 4: Entfalten

Lernen Sie aus den Daten. Schauen Sie sich Ihre Pipeline an: Wo bleiben Deals stecken? Die KI analysiert das und sagt Ihnen vielleicht: "Deine Phase 'Präsentation' dauert zu lange."

Dann passen Sie Ihre Strategie an. So wird der Prozess jeden Monat besser.

Der schnelle Marktvergleich: HubSpot, Pipedrive & Salesforce

Sie fragen sich vielleicht, ob andere Tools das nicht auch können. Hier ein kurzer, ehrlicher Vergleich für den Mittelstand:

HubSpot:

Ist ideal, wenn Sie Marketing und Vertrieb verbinden wollen (All-in-One). Die Erstellung der Pipeline ist extrem einfach ("Consumer-Grade"), und Features wie der Breeze Agent nehmen Ihnen Arbeit ab.

Pipedrive:

Fokussiert sich fast nur auf die Pipeline-Ansicht. Es ist sehr visuell und günstig für reine Vertriebsteams, bietet aber weniger Marketing-Power und KI-Tiefe als HubSpot.

Salesforce:

Der Riese für Konzerne. Man kann damit alles bauen, aber es ist oft kompliziert und teuer in der Einrichtung. Für einen "Schritt-für-Schritt"-Start ohne IT-Abteilung oft zu mächtig.

Fazit: Starten Sie Ihre Pipeline noch heute

Das Keyword "Vertriebspipeline erstellen Schritt für Schritt" ist keine Zauberei. Es ist Handwerk. Mit HubSpot können Sie dieses Handwerk digitalisieren, ohne programmieren zu müssen.

Mein Tipp: Fangen Sie einfach an. Erstellen Sie heute die Pipeline mit den 5 Basis-Phasen. Nutzen Sie die Pflichtfelder, um Datenmüll zu vermeiden. Und lassen Sie dann das Loop-Marketing und die KI (Breeze) für sich arbeiten, um die Deals schneller zum Abschluss zu bringen.

Eine gute Pipeline ist wie ein aufgeräumter Schreibtisch: Sie macht den Kopf frei für das Wesentliche – den Verkauf.