Sie haben einen wichtigen Termin vereinbart – sei es ein Vorstellungsgespräch, ein Kundengespräch oder ein Meeting mit Geschäftspartnern. Herzlichen Glückwunsch! Der nächste entscheidende Schritt ist eine klare und professionelle Terminbestätigung. Sie schafft nicht nur Verbindlichkeit, sondern hinterlässt auch einen positiven ersten Eindruck und beugt Missverständnissen vor.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine perfekte Terminbestätigung formulieren, welche Elemente unverzichtbar sind, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie mit unseren Mustern und Vorlagen wertvolle Zeit sparen.

Was ist eine Terminbestätigung?

Eine Terminbestätigung ist eine schriftliche (meist per E-Mail) oder seltener mündliche Zusage eines zuvor vereinbarten Termins. Sie dient dazu, Klarheit über alle Details zu schaffen, die Verbindlichkeit des Termins zu unterstreichen und beiden Seiten Planungssicherheit zu geben.

Warum ist eine Terminbestätigung wichtig?

Eine sorgfältig formulierte Terminbestätigung ist weit mehr als eine reine Formsache. Sie ist ein Zeichen von:

Professionalität: Sie zeigen, dass Sie organisiert sind und Termine ernst nehmen.
Verlässlichkeit: Ihr Gesprächspartner weiß, dass der Termin feststeht.
Klarheit: Missverständnisse bezüglich Datum, Uhrzeit, Ort oder Thema werden vermieden.
Planungssicherheit: Beide Seiten können sich optimal auf das Treffen vorbereiten.
Wertschätzung: Sie signalisieren dem Empfänger, dass Ihnen das Treffen wichtig ist.
Nachweis: Im Zweifel dient eine schriftliche Bestätigung als Beleg für die Vereinbarung.

Der richtige Aufbau: Was gehört in jede Terminbestätigung?

Eine gut strukturierte Terminbestätigung ist der Schlüssel zum Erfolg. Achten Sie darauf, dass folgende Elemente enthalten sind:

Eindeutiger Betreff: Z.B. "Terminbestätigung: [Ihr Thema/Anlass] am [Datum]" oder "Bestätigung Ihres Vorstellungsgesprächs am [Datum]".
Freundliche Anrede: "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name]," oder eine situationsgerechte, etwas lockerere Anrede.
(Optional) Dank und Bezugnahme: Falls der Termin auf Initiative des anderen zustande kam, z.B. "Vielen Dank für Ihre Einladung zum Gespräch..." oder "Gerne bestätige ich unseren telefonisch vereinbarten Termin...".
Klare Bestätigung des Termins:
Datum (Tag, Monat, Jahr)
Uhrzeit (inkl. Zeitzone, falls relevant)
Ort (genaue Adresse, ggf. Raum-/Gebäudenummer, Link zu einer Online-Meeting-Plattform)
Zweck des Termins/Agenda (kurz): Erinnern Sie kurz an den Anlass, z.B. "Besprechung Projekt X", "Vorstellungsgespräch für die Position Y", "Produktpräsentation Z". Bei längeren Meetings kann eine kurze Agenda sinnvoll sein.
Weitere relevante Informationen (falls nötig):
Gesprächsteilnehmer (wer wird von Ihrer Seite dabei sein?)
Benötigte Unterlagen oder Vorbereitungen
Anfahrtsbeschreibung oder Parkmöglichkeiten
Dauer des Termins (optional, aber oft hilfreich)
Bitte um Rückmeldung bei Verhinderung: "Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, geben Sie mir bitte rechtzeitig Bescheid."
Freundlicher Schlusssatz: "Ich freue mich auf unser Gespräch/Treffen." oder "Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung."
Grußformel: "Mit freundlichen Grüßen", "Herzliche Grüße"
Ihre vollständige Signatur: Name, Position, Unternehmen, Kontaktdaten, ggf. Link zur Webseite.

Wie formuliere ich eine Terminbestätigung? – Tipps für den richtigen Ton

Die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, prägt das Bild Ihres Unternehmens.

Klarheit und Präzision: Vermeiden Sie vage Formulierungen. Statt "nächste Woche Dienstag" schreiben Sie "Dienstag, den [Datum]".
Professionalität und Höflichkeit: Wählen Sie einen angemessenen Ton. Dieser kann je nach Branche und Beziehung zum Empfänger variieren, sollte aber stets respektvoll sein.
Korrekte Rechtschreibung und Grammatik: Fehler wirken unprofessionell. Lesen Sie Ihre Bestätigung vor dem Absenden sorgfältig Korrektur.
Zeitnaher Versand: Senden Sie die Bestätigung idealerweise innerhalb von 24 Stunden nach der Terminvereinbarung.
Mobile Optimierung: Denken Sie daran, dass viele E-Mails auf Mobilgeräten gelesen werden. Klare, kurze Absätze sind hier von Vorteil.
Positive Sprache: Formulierungen wie "Ich freue mich auf..." wirken einladender als neutrale Feststellungen.
(Optional) Kreative, aber passende Alternativen: In manchen Branchen oder bei bestehenden, lockeren Geschäftsbeziehungen kann auch eine etwas kreativere Formulierung passen. Beispiel: "Super, dass unser Termin am [Datum] um [Uhrzeit] im [Ort] klappt! Ich freue mich auf einen inspirierenden Austausch." Achten Sie jedoch darauf, dass die Professionalität nicht leidet.

Häufige Fehler beim Formulieren vermeiden

Auch bei einer einfachen Terminbestätigung können sich Fehler einschleichen, die einen negativen Eindruck hinterlassen:

Unklare oder falsche Angaben: Überprüfen Sie Datum, Uhrzeit und Ort doppelt!
Fehlende Informationen: Sind alle nötigen Details (z.B. Link zum Online-Meeting, Agenda-Punkte) enthalten?
Unpassender Ton: Zu steif, zu locker, oder gar unhöflich.
Rechtschreib- und Grammatikfehler: Ein No-Go in der professionellen Kommunikation.
Zu späte oder gar keine Bestätigung: Das signalisiert Desinteresse oder mangelnde Organisation.
Unübersichtlicher Aufbau: Lange Textblöcke ohne Absätze erschweren das Lesen.
Standardfloskeln ohne Persönlichkeit: Versuchen Sie, auch einer Vorlage eine persönliche Note zu geben, wenn passend.

Spezifische Anwendungsfälle und Muster Vorlagen

Hier finden Sie Vorlagen für verschiedene Situationen. Passen Sie diese individuell an Ihre Bedürfnisse an!

Terminbestätigung per E-Mail (Allgemein)

Die E-Mail ist das gängigste Medium für Terminbestätigungen. Sie ist schnell, dokumentierbar und ermöglicht das Anhängen weiterer Informationen.

Muster 1: Terminbestätigung für eine allgemeine Besprechung (E-Mail)

Betreff: Bestätigung: Unser Termin am [Datum] um [Uhrzeit] – [Thema der Besprechung]

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Empfängers],

vielen Dank für das angenehme Gespräch / Ihre Anfrage.

Gerne bestätige ich hiermit unseren vereinbarten Termin für die Besprechung zum Thema "[Thema der Besprechung]" am:

[Wochentag], den [Datum] um [Uhrzeit]
Ort: [Genaue Adresse / Link zum Online-Meeting]

An dem Gespräch werden von unserer Seite [Ihr Name/ggf. weitere Teilnehmer] teilnehmen. Wir planen für die Besprechung etwa [geschätzte Dauer] ein.

Sollten Sie vorab Fragen haben oder den Termin wider Erwarten nicht wahrnehmen können, geben Sie mir bitte kurz Bescheid.

Wir freuen uns auf ein produktives Gespräch mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]
[Ihre Kontaktdaten]

Terminbestätigung für ein Vorstellungsgespräch

Dies ist ein besonders wichtiger Anwendungsfall. Eine gute Bestätigung gibt dem Bewerber Sicherheit und hilft ihm, sich optimal vorzubereiten.

Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch bei [Ihr Unternehmen] – Ihre Bewerbung als [Position]

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name des Bewerbers],

vielen Dank für Ihre Bewerbung als [Position] und Ihr Interesse an [Ihr Unternehmen]. Ihre Unterlagen haben uns überzeugt, und wir möchten Sie gerne persönlich kennenlernen.

Hiermit bestätigen wir Ihnen den Termin für Ihr Vorstellungsgespräch:

[Wochentag], den [Datum] um [Uhrzeit]
Ort: [Genaue Adresse, ggf. Etage/Raumnummer / Link zum Video-Call]

Das Gespräch wird mit [Name und Position des Gesprächspartners/der Gesprächspartner] stattfinden und voraussichtlich [geschätzte Dauer, z.B. 60 Minuten] dauern.

Was Sie erwartet:

Gegenseitiges Kennenlernen

Gespräch über Ihre Qualifikationen und Erfahrungen

Informationen zur Position und zu [Ihr Unternehmen]

Raum für Ihre Fragen

Bitte bringen Sie ggf. folgende Unterlagen mit / Halten Sie bereit: [z.B. Kopie Ihres Lebenslaufs, Arbeitsproben – falls nicht schon digital vorhanden]
Falls Sie eine Anfahrtsbeschreibung benötigen, finden Sie diese hier: [Link]

Bitte geben Sie uns kurz Bescheid, ob Sie diesen Termin wahrnehmen können. Sollten Sie verhindert sein, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir gemeinsam einen Alternativtermin finden können.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]

Terminbestätigung mündlich – und warum eine schriftliche Ergänzung sinnvoll ist

Eine mündliche Bestätigung (persönlich oder telefonisch) ist direkt und persönlich. Sie erlaubt sofortige Klärung von Fragen.

Aber Vorsicht: Mündliche Absprachen sind flüchtig und können leicht missverstanden werden oder in Vergessenheit geraten.

Empfehlung: Bestätigen Sie einen mündlich vereinbarten Termin immer zusätzlich schriftlich (z.B. per E-Mail). So haben beide Seiten alle Details schwarz auf weiß und können diese bei Bedarf nachlesen. Eine kurze E-Mail mit den Eckdaten reicht oft schon aus: "Hallo Herr/Frau [Name], wie soeben besprochen, bestätige ich gerne unseren Termin am [Datum] um [Uhrzeit] in/bei [Ort] zum Thema [Thema]. Ich freue mich darauf!"

Termin schriftlich per Brief bestätigen
In sehr formellen Kontexten oder wenn der Empfänger keine E-Mail-Adresse hat, kann eine Terminbestätigung auch per Brief erfolgen. Der Aufbau ähnelt der E-Mail-Vorlage, beinhaltet aber zusätzlich Absender- und Empfängeradressen sowie das Datum im Briefkopf. Dies ist heute jedoch seltener geworden.

Automatisierung von Terminbestätigungen mit meetergo

meetergo ist ein innovatives Tool, das die Automatisierung von Terminbestätigungen ermöglicht. Durch die Verwendung von meetergo können Unternehmen und Einzelpersonen den Prozess der Terminbestätigung erheblich vereinfachen und effizienter gestalten. Sobald ein Termin vereinbart ist, sendet meetergo automatisch eine Bestätigung an alle beteiligten Parteien. Diese Bestätigung enthält alle relevanten Informationen zum Termin, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort.

Darüber hinaus bietet meetergo die Möglichkeit, Erinnerungen vor dem Termin zu senden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer den Termin im Blick behalten. Durch die Automatisierung dieses Prozesses mit meetergo können Missverständnisse und Doppelbuchungen vermieden werden, was zu einer verbesserten Terminplanung und letztendlich zu einer höheren Produktivität führt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Zweck einer Terminbestätigung?

Der Zweck einer Terminbestätigung ist es, die Details eines vereinbarten Termins zu bestätigen und Missverständnisse zu vermeiden. Sie dient auch dazu, die Verbindlichkeit des Termins zu signalisieren und den Empfänger zu informieren, dass Sie den Termin ernst nehmen.

Wie formuliere ich eine Terminbestätigung?

Eine Terminbestätigung sollte die relevanten Details des Termins (Datum, Uhrzeit, Ort) enthalten und in einem höflichen und professionellen Ton verfasst sein. Sie können eine formelle oder informelle Anrede verwenden, je nachdem, was in Ihrer Situation angemessen ist.

Was mache ich, wenn ich einen Termin nicht wahrnehmen kann?

Wenn Sie einen Termin nicht wahrnehmen können, sollten Sie dies so schnell wie möglich dem anderen Teilnehmer mitteilen. Sie können eine E-Mail senden oder anrufen, um den Termin abzusagen und einen neuen Termin vorzuschlagen.

Kann ich eine Terminbestätigung per E-Mail senden?

Ja, eine Terminbestätigung per E-Mail ist eine gängige und effiziente Methode, um einen Termin zu bestätigen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail professionell formatiert ist und alle relevanten Informationen enthält.

Abschließende Gedanken zur Terminbestätigung

Eine Terminbestätigung ist ein wichtiger Schritt in der Kommunikation zwischen zwei Parteien. Sie zeigt Respekt und Professionalität und hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Ob mündlich oder schriftlich, eine gut formulierte Terminbestätigung kann einen positiven Eindruck hinterlassen.

Perfekte Terminbestätigung formulieren: So geht's (+ Muster & Tipps)