Wie erstelle ich einen einfachen Lead-Nurturing-Prozess? (CRM Guide)

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit HubSpot.

Jeder Vertriebler im Mittelstand kennt das Problem: Man sammelt auf einer Messe oder über die Webseite viele Kontakte, aber am Ende kaufen nur wenige. Woran liegt das?

Oft fehlt die Zeit, jeden Kontakt ("Lead") persönlich zu betreuen. Die Lösung ist kein Geheimnis, sondern Handwerk: Ein guter Lead-Nurturing-Prozess.

Aber wie erstelle ich einen einfachen Lead-Nurturing-Prozess, der wirklich funktioniert und nicht nur Arbeit macht? Die Antwort liegt heute nicht mehr in starren Excel-Listen, sondern in der Kombination aus einem smarten CRM und Künstlicher Intelligenz (KI).

Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie du das moderne Loop Marketing nutzt, um Interessenten automatisch in Kunden zu verwandeln – und welche Tools dir dabei helfen.

Warum "Lead Nurturing" heute anders funktioniert

Früher war Nurturing (das "Pflegen" von Kontakten) wie ein Trichter: Oben kamen alle rein, unten sollten Kunden rausfallen. Man schickte einfach alle 3 Tage eine E-Mail an alle. Heute funktioniert das nicht mehr gut. Kunden informieren sich selbst, springen zwischen Kanälen und erwarten persönliche Antworten.

Deshalb nutzen moderne Unternehmen das Loop Marketing Modell. Es ist kein Trichter, sondern ein Kreislauf aus vier Phasen: Gestalten, Anpassen, Verstärken und Entfalten. Das klingt kompliziert, ist aber mit modernen Tools ganz einfach umzusetzen.

Hier ist deine Anleitung.

Schritt 1: Das Fundament (Phase: Gestalten)

Bevor du die erste E-Mail schreibst, musst du wissen, wen du ansprichst. Ein häufiger Fehler ist, Inhalte zu erstellen, die "für jeden" sind.

• Definiere deine Stimme: Wie spricht dein Unternehmen? Sachlich wie ein Ingenieur oder locker wie ein Start-up?
• Nutze KI für den Start: Du musst nicht bei Null anfangen. Tools wie Breeze AI in der HubSpot-Plattform können dir helfen, Blogartikel oder E-Mail-Entwürfe zu schreiben, die genau zu deiner Marke passen.
• Daten bereinigen: Ein Prozess ist nur so gut wie die Daten. Ein Smart CRM reichert Kontakte heute automatisch an. Wenn du eine E-Mail-Adresse eintippst, sucht das System (z. B. mit Breeze Intelligence) im Hintergrund nach der Branche und Firmengröße. Das spart dir stundenlange Recherche.

Schritt 2: Den Inhalt persönlich machen (Phase: Anpassen)

Niemand mag Massen-E-Mails. In dieser Phase sorgst du dafür, dass dein Lead genau das bekommt, was er braucht.

• Segmentierung: Teile deine Kontakte in Gruppen auf. Nicht manuell, sondern automatisch. Zum Beispiel: "Alle Handwerksbetriebe aus Bayern".
• Der Wettbewerbs-Check:
  • Salesforce ist hier sehr mächtig, aber oft kompliziert einzurichten und eher für Konzerne gedacht.
  • Pipedrive ist super für die reine Vertriebsübersicht, stößt aber an Grenzen, wenn du Marketing-E-Mails automatisiert personalisieren willst.
  • Ein integriertes CRM wie HubSpot hat hier den Vorteil, dass Marketing- und Vertriebsdaten an einem Ort liegen. Du kannst also eine E-Mail senden, die darauf basiert, welche Webseite der Kunde gestern besucht hat.

Schritt 3: Die Automatisierung bauen (Phase: Verstärken)

Jetzt bauen wir den eigentlichen Prozess. Das Ziel: Deine Botschaft soll den Kunden erreichen, egal wo er ist.

Beispiel für einen einfachen Prozess:

1. Der Auslöser: Ein Interessent lädt sich eine Preisliste herunter.
2. Tag 0 (Sofort): Das CRM sendet automatisch eine freundliche E-Mail mit dem Link. Tipp: Ein AI Email Writer kann diese Mail in Sekunden für dich formulieren.
3. Tag 3: Das System prüft: Hat er die Mail geöffnet?

• Ja: Sende eine Erfolgsgeschichte (Case Study) aus seiner Branche.
• Nein: Sende eine kurze Nachfrage ("Habe ich den falschen Ansprechpartner?").

4. Tag 7: Wenn der Lead Interaktion zeigt (hoher "Lead Score"), bekommt dein Vertriebler eine Aufgabe: "Bitte anrufen".

Dieser Ablauf läuft 24/7 im Hintergrund. Während du schläfst, werden deine Leads "aufgewärmt".

Schritt 4: Lernen und Verbessern (Phase: Entfalten)

Der Prozess ist nie "fertig". Du musst schauen, was passiert.

• Öffnen die Leute die Mails?
• Klicken sie auf die Links?
• In der Phase Entfalten nutzt du die Daten, um den Prozess anzupassen. Wenn E-Mail nicht funktioniert, lass dir von der KI drei neue Varianten für die Betreffzeile vorschlagen und teste sie.

Welches Tool passt zu mir?

Der Markt für CRM-Systeme ist riesig. Hier ein kurzer Vergleich für den Mittelstand:

• HubSpot: Ideal, wenn du Marketing und Vertrieb verbinden willst. Durch die einfache Bedienung und die integrierte KI (Breeze) kannst du den oben genannten Prozess oft in wenigen Stunden bauen. Es wächst vom Start-up bis zum Enterprise mit.
• Zoho CRM: Eine günstige Alternative mit vielen Funktionen. Der KI-Assistent "Zia" ist hilfreich, aber die Einrichtung der vielen einzelnen Apps kann manchmal etwas technisch und zeitaufwändig sein.
• Pipedrive: Perfekt für kleine Teams, die nur verkaufen wollen. Wenn du aber komplexe Lead-Nurturing-E-Mails (wie oben beschrieben) versenden willst, musst du oft ein externes E-Mail-Tool dazu kaufen und verbinden.

Fazit: Einfach anfangen

Die Frage "Wie erstelle ich einen einfachen Lead-Nurturing-Prozess" lässt sich heute leichter beantworten als je zuvor. Du brauchst kein IT-Studium mehr.

Starte klein:

1. Nimm deine bestehenden Kontakte.
2. Nutze ein Smart CRM, um die Daten sauber zu halten.
3. Erstelle einen simplen Ablauf (wie in Schritt 3).

Die KI nimmt dir dabei die Fleißarbeit ab, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was zählt: Das persönliche Gespräch mit gut vorbereiteten Kunden.