CRM System einrichten: Ihre einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung für mehr Erfolg

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit HubSpot.

Schluss mit dem Zettelchaos – Warum Ihr Unternehmen jetzt ein CRM-System braucht

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine zentrale Software, die Ihnen hilft, alle Informationen und Interaktionen mit Ihren Kunden zu organisieren.

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet das vor allem: weniger Verwaltungsaufwand, bessere Kundenbeziehungen und letztendlich mehr Umsatz.

Kennen Sie das? Wichtige Kundendaten sind in unzähligen Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern und auf Notizzetteln verstreut. Das Vertriebsteam weiß nicht genau, was das Marketing besprochen hat, und der Kundenservice hat keinen Einblick in frühere Käufe.

Informationen gehen verloren, die Zusammenarbeit wird mühsam und Kunden erhalten keine einheitliche Betreuung. Genau hier setzt ein CRM-System an und bringt Ordnung ins Chaos.

Es ist keine komplizierte IT-Lösung nur für Großkonzerne, sondern ein strategisches Werkzeug, das Ihre Effizienz steigert und die Kundenbindung stärkt.

Eine Plattform wie HubSpot ist ein hervorragendes Beispiel dafür. Sie wurde speziell für wachsende Unternehmen entwickelt und bietet mit einem kostenlosen CRM-System einen sehr einfachen Einstieg.

Die HubSpot CRM-Plattform führt dabei alle wichtigen Bereiche wie Marketing, Vertrieb und Kundenservice an einem zentralen Ort zusammen.

Die Vorbereitung: Die 3 entscheidenden Fragen, bevor Sie starten

Der Erfolg einer CRM-Einführung hängt maßgeblich von einer guten Vorbereitung ab. Bevor Sie sich in die Technik stürzen, sollten Sie drei grundlegende Fragen für Ihr Unternehmen beantworten.

1. Was sind Ihre Ziele? (SMART-Ziele für Ihr CRM)

Ein vages Ziel wie „mehr Umsatz“ reicht nicht aus. Um den Erfolg messbar zu machen, sollten Ihre Ziele SMART sein: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert. Ohne klare Ziele wird Ihr CRM nur zu einem teuren Adressbuch.

Praxisbeispiele für gute CRM-Ziele:

• Spezifisch: Wir wollen die Anzahl qualifizierter Leads aus unseren Online-Formularen erhöhen.
• Messbar: Steigerung der qualifizierten Leads um 25 % im nächsten Quartal.
• Attraktiv: Dies entlastet den Vertrieb und steigert die Abschlussquote.
• Realistisch: Basierend auf den Zahlen des letzten Quartals ist eine Steigerung um 25 % ambitioniert, aber machbar.
• Terminiert: Das Ziel soll bis zum Ende des nächsten Quartals erreicht werden.

Solche Ziele lassen sich später direkt mit den Funktionen des HubSpot CRM verknüpfen, beispielsweise durch das optimierte Lead-Management oder die Analyse-Dashboards.

2. Wie sehen Ihre aktuellen Prozesse aus? (Ist-Analyse)

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre bestehenden Abläufe zu verstehen und zu visualisieren.

Wie wird aus einem Interessenten ein zahlender Kunde? Welche Schritte durchläuft eine Serviceanfrage von der Meldung bis zur Lösung?

Zeichnen Sie diese Prozesse auf. Das hilft Ihnen nicht nur, Engpässe zu erkennen, sondern ist auch die perfekte Grundlage, um später Ihre Vertriebspipeline in einer Software wie dem HubSpot Sales Hub sinnvoll abzubilden.

Ohne dieses Verständnis für Ihre eigenen Abläufe wird die Software Ihre Prozesse nicht verbessern, sondern nur digitalisieren.

3. Wie gut sind Ihre Daten? (Die Wahrheit in der Excel-Tabelle)

Dies ist vielleicht der kritischste Punkt: die Qualität Ihrer vorhandenen Daten. Ein CRM-System ist nur so gut wie die Daten, mit denen es gefüttert wird.

Analysieren Sie Ihre bestehenden Kontaktlisten: Gibt es Dubletten? Sind Adressen veraltet? Fehlen wichtige Informationen wie Telefonnummern oder Ansprechpartner?.

Bereinigen Sie Ihre Daten, bevor Sie sie in Ihr neues System importieren.

CRM System einrichten: Die Anleitung in 7 praktischen Schritten mit HubSpot

Nach der strategischen Vorbereitung folgt die praktische Umsetzung. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihr CRM-System Schritt für Schritt einrichten, und nutzt dabei die benutzerfreundliche Oberfläche von HubSpot als Beispiel.

Schritt 1: Grundeinstellungen vornehmen und Team einladen

Zuerst legen Sie Ihr kostenloses HubSpot-Konto an. Anschließend navigieren Sie zu den Einstellungen und hinterlegen grundlegende Unternehmensdaten wie Firmenname, Adresse, Währung und Zeitzone.

Laden Sie danach Ihre Teammitglieder ein. In HubSpot können Sie ganz einfach Benutzerrollen und Berechtigungen zuweisen. So stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen kann, die für seine Arbeit relevant sind – ein wichtiger Aspekt für die Datensicherheit.

Schritt 2: Ihre Vertriebspipeline in HubSpot abbilden

Eine Vertriebspipeline ist die visuelle Darstellung Ihres Verkaufsprozesses, von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss.

Im HubSpot Sales Hub können Sie diese Pipeline mit wenigen Klicks an Ihre individuellen Prozesse anpassen. Definieren Sie die einzelnen Phasen (sogenannte „Deal-Phasen“), die ein potenzieller Kunde bei Ihnen durchläuft.

Eine nützliche Funktion der Platform ist die „Dealwahrscheinlichkeit“, die jeder Phase zugewiesen wird. Sie hilft Ihnen, zukünftige Umsätze realistischer zu prognostizieren.

Beispiel für eine einfache Vertriebspipeline im HubSpot Sales Hub

Schritt 3: Bestehende Kontakte und Unternehmen importieren

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre bereinigten Daten zu importieren. HubSpot unterstützt den Import von CSV-, XLSX- und XLS-Dateien.

Das Import-Tool der Plattform ist sehr intuitiv: Sie laden Ihre Datei hoch, und HubSpot hilft Ihnen dabei, die Spalten Ihrer Tabelle den richtigen Feldern (Eigenschaften) im CRM zuzuordnen. Dieser Prozess wird „Mapping“ genannt.

Ein entscheidender Tipp: Nutzen Sie eine eindeutige Kennung wie die E-Mail-Adresse für Kontakte oder die Unternehmensdomain für Firmen. Das CRM erkennt dadurch bestehende Datensätze und aktualisiert diese, anstatt Duplikate zu erstellen.

Schritt 4: E-Mail und Kalender verknüpfen für maximale Effizienz

Einer der größten Produktivitätsvorteile eines CRM ist die Integration mit Ihren täglichen Werkzeugen. Verknüpfen Sie Ihr E-Mail-Postfach (z. B. Gmail oder Outlook) mit HubSpot.

Dadurch können Sie E-Mails direkt aus dem CRM senden, jede Konversation wird automatisch beim jeweiligen Kontakt gespeichert, und Sie können sogar nachverfolgen, ob eine E-Mail geöffnet wurde.

Auch die Kalenderintegration ist Gold wert: Termine können direkt aus dem HubSpot-System heraus geplant werden, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.

Schritt 5: Erste Aufgaben und einfache Automatisierungen erstellen

Automatisierung klingt kompliziert, ist es aber nicht. Beginnen Sie mit einfachen Regeln, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

Ein klassisches Beispiel: Erstellen Sie eine Regel, die automatisch eine Aufgabe für einen Vertriebsmitarbeiter anlegt, einen neuen Lead innerhalb von 24 Stunden anzurufen.

In HubSpot können Sie dafür Funktionen wie „Workflows“ oder „Sequenzen“ nutzen. Diese stellen sicher, dass keine Verkaufschance durchs Raster fällt und Ihr Team immer weiß, was der nächste Schritt ist.

Schritt 6: Ihr persönliches Berichte-Dashboard einrichten

Ein CRM sammelt nicht nur Daten, es hilft Ihnen auch, diese zu verstehen. Richten Sie Ihr persönliches Dashboard im HubSpot Smart CRM ein, um die für Sie wichtigsten Kennzahlen (KPIs) auf einen Blick zu sehen.

Das können zum Beispiel die Anzahl neuer Leads pro Woche, Ihre aktuelle Abschlussquote oder der durchschnittliche Wert eines Verkaufs sein. Das Berichte-Dashboard von HubSpot visualisiert diese Daten in übersichtlichen Diagrammen und hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Schritt 7: Wichtige Integrationen für den DACH-Markt prüfen

Ein gutes CRM-System wächst mit Ihren Anforderungen und lässt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren.

Der HubSpot App Marketplace bietet Hunderte von Anbindungen an andere Software-Tools. Besonders für den deutschen Mittelstand ist die Möglichkeit relevant, mit etablierten Systemen wie SAP, DATEV oder lexoffice zu verbinden.

So schaffen Sie einen durchgängigen Datenfluss vom ersten Marketingkontakt bis zur finalen Buchhaltung.

Ein entscheidender Faktor im DACH-Raum: DSGVO und die Sicherheit Ihrer Kundendaten

Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist der Datenschutz kein Nebenthema, sondern eine zentrale Anforderung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt streng, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen.

In der Vergangenheit war die Nutzung von US-amerikanischer Software oft eine rechtliche Grauzone, da die Datenübermittlung in die USA kompliziert war. Dies hat bei vielen deutschen Unternehmen für Unsicherheit gesorgt.

Hier bietet das Hubspot CRM eine entscheidende Lösung: Die Plattform ermöglicht es Kunden, ihre Daten explizit in einem Rechenzentrum in Deutschland zu hosten.

Das bedeutet, Ihre sensiblen Kundendaten verbleiben im Geltungsbereich der EU-Gesetzgebung. Dies vereinfacht die Einhaltung der DSGVO erheblich und gibt Ihnen die nötige Rechtssicherheit.

Zusätzlich bietet die Software viele weitere eingebaute Funktionen, die den Datenschutz unterstützen, wie etwa DSGVO-konforme Formulare zur Einholung von Einwilligungen oder eine Funktion zur einfachen und vollständigen Löschung von Kontaktdaten auf Anfrage.

Bonus: Loop Marketing – Die Zukunft des Marketings mit HubSpot

Während der klassische Marketing-Trichter (Funnel) ein lineares Modell ist, hat sich die Art und Weise, wie Kunden heute einkaufen, stark verändert. Kundenreisen sind nicht mehr geradlinig.

HubSpot hat darauf mit einem neuen, dynamischen Ansatz reagiert: dem Loop Marketing.

Loop Marketing ist ein zyklischer, vierstufiger Prozess, der menschliche Kreativität mit der Effizienz von KI verbindet. Anstatt eines starren Pfades schafft es eine kontinuierliche Schleife, die bei jeder Interaktion dazulernt und sich in Echtzeit anpasst.

Die vier Phasen des Loop Marketings sind :

1. Gestalten: Hier definieren Sie Ihre Markenidentität – Ihren Ton, Ihre Perspektive und Ihren Stil. Dies bildet die Grundlage für alle weiteren Inhalte und stellt sicher, dass auch KI-generierte Botschaften authentisch klingen.
2. Anpassen: In dieser Phase nutzen Sie KI und Ihre Kundendaten, um Interaktionen zu personalisieren. Die Botschaften werden kontextbezogen und relevant auf einzelne Zielgruppensegmente zugeschnitten.
3. Verstärken: Es geht darum, Ihre Reichweite über verschiedene Kanäle zu vergrößern. Inhalte werden für Menschen und KI-Suchmaschinen (AEO – AI Engine Optimization) optimiert und auf Plattformen wie Social Media, Podcasts oder in Communities verbreitet.
4. Entfalten: Dies ist die Feedback-Schleife. Mithilfe von KI analysieren Sie die Performance Ihrer Kampagnen, führen schnelle Experimente durch und optimieren Ihre Strategie kontinuierlich. Jede Schleife macht die nächste intelligenter und effektiver.

Dieser Ansatz ermöglicht es Marketern, schneller auf Veränderungen zu reagieren und Kampagnen zu erstellen, die sich ständig verbessern.

Fazit: Ihr Weg zu besseren Kundenbeziehungen beginnt heute

Die Einrichtung eines CRM-Systems ist kein unüberwindbares IT-Projekt, sondern ein strukturierter Prozess, der für jedes wachsende Unternehmen machbar ist.

Wenn Sie strategisch planen, Ihre Daten vorbereiten und die Schritte dieser Anleitung befolgen, legen Sie den Grundstein für nachhaltigen Erfolg. Die Vorteile – eine zentrale Datenquelle, effizientere Prozesse in Vertrieb und Service und eine stärkere Kundenbindung – werden sich schnell bemerkbar machen.

Eine Plattform wie HubSpot beweist, dass leistungsstarke Software nicht kompliziert sein muss. Sie ist benutzerfreundlich, wächst flexibel mit Ihren Anforderungen mit und bietet mit dem deutschen Rechenzentrum die nötige Sicherheit für den DACH-Markt.

Vom kostenlosen HubSpot CRM für den perfekten Start bis hin zu den umfassenden Profi-Werkzeugen der verschiedenen Hubs begleitet Sie die Plattform auf Ihrem Wachstumsweg.

Sind Sie bereit, das Zettelchaos zu beenden und Ihre Kundenbeziehungen auf die nächste Stufe zu heben? Starten Sie jetzt kostenlos mit dem HubSpot CRM und machen Sie den ersten Schritt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist das kostenlose CRM von HubSpot wirklich dauerhaft kostenlos?

Ja, das HubSpot CRM ist dauerhaft kostenlos. Es umfasst alle wesentlichen Grundfunktionen für das Kontakt- und Deal-Management. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie erweiterte Funktionen wie fortgeschrittene Marketing-Automatisierung oder höhere Nutzungslimits benötigen, können Sie jederzeit auf einen der kostenpflichtigen Pläne (z. B. Starter) upgraden.

Wie sicher sind meine Daten bei HubSpot, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO?

HubSpot legt größten Wert auf Datensicherheit. Für Kunden im DACH-Raum ist der entscheidende Vorteil die Möglichkeit, die eigenen Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland speichern zu lassen. Dies stellt die Konformität mit der DSGVO sicher. Darüber hinaus verfügt die Plattform über zahlreiche Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen.

Kann ich HubSpot auch auf dem Smartphone nutzen?

Ja, HubSpot bietet eine voll funktionsfähige und intuitive mobile App für iOS und Android. Damit haben Sie auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf Ihre Kundendaten, können Aufgaben verwalten, Deals aktualisieren und mit Ihrem Team kommunizieren.

Wie aufwendig ist der Import meiner bestehenden Kundendaten?

Der Datenimport in HubSpot ist unkompliziert gestaltet. Sie können Ihre Daten einfach über gängige Dateiformate wie CSV oder XLSX hochladen. Ein intuitives Tool hilft Ihnen dabei, die Spalten Ihrer Datei den richtigen Feldern zuzuordnen („Mapping“). Um Duplikate zu vermeiden, ist es wichtig, eine eindeutige Kennung wie die E-Mail-Adresse zu verwenden.

Kann ich HubSpot an unsere spezifischen Vertriebsprozesse anpassen?

Absolut. HubSpot ist sehr flexibel und lässt sich an Ihre individuellen Prozesse anpassen. Sie können nicht nur eigene Vertriebspipelines mit benutzerdefinierten Phasen und Deal-Wahrscheinlichkeiten erstellen , sondern auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um branchenspezifische Informationen zu erfassen und Ihre Workflows entsprechend zu gestalten.

Was passiert, wenn mein Unternehmen wächst? Wächst HubSpot mit?

Ja, HubSpot ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Sie können mit dem kostenlosen CRM starten und bei Bedarf auf leistungsfähigere Pakete wie das „Bundle für Kleinunternehmen“ oder die Professional- und Enterprise-Versionen der verschiedenen Hubs (z. B. Sales Hub, Marketing Hub) umsteigen. So erhalten Sie Zugriff auf erweiterte Funktionen, höhere Limits und mehr Automatisierungsmöglichkeiten, wenn Sie sie benötigen.