Wie ein CRM Freelancern zu mehr Kunden und weniger Admin verhilft

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit HubSpot.

Als Selbstständiger oder Freelancer jonglieren Sie täglich mit unzähligen Aufgaben. Neben der eigentlichen Projektarbeit füllen administrative Tätigkeiten wie die E-Mail-Flut, die Kontaktpflege und die Angebotsverfolgung den Kalender.

Dieser "Admin-Kram" kostet nicht nur Zeit, sondern hält Sie auch davon ab, sich auf das zu konzentrieren, was Ihr Geschäft wachsen lässt: neue Kunden gewinnen und bestehende begeistern.

Genau hier kann ein CRM-System den entscheidenden Unterschied machen. Ein solches Tool hilft Ihnen, alle kundenbezogenen Informationen an einem Ort zu bündeln und Prozesse zu vereinfachen.

Eine beliebte und oft kostenlose Startlösung dafür ist das HubSpot CRM, das speziell dafür entwickelt wurde, Ordnung ins Chaos zu bringen.

Vom Admin-Chaos zur klaren Struktur: Wie ein CRM wie HubSpot hilft

Der Alltag als Einzelkämpfer ist oft unübersichtlich. Informationen sind über Notizbücher, E-Mail-Postfächer und Tabellenkalkulationen verstreut.

Ein CRM-System agiert hier wie eine zentrale Datenbank. Anstatt mühsam nach der Telefonnummer eines Kunden zu suchen, finden Sie in HubSpot mit einem Klick die gesamte Kontakthistorie: jede geführte E-Mail, jede Notiz, jeden geplanten Anruf.

Das spart nicht nur Zeit, sondern wirkt auch hochprofessionell.Viele Freelancer kennen das Problem verpasster Gelegenheiten. Ein potenzieller Kunde meldet sich, doch im Alltagsstress gerät das Nachfassen in Vergessenheit.

Die visuelle Pipeline im HubSpot CRM löst dieses Problem. Sie sehen auf einem Board genau, welches Projekt sich in welcher Phase befindet und können sich automatische Erinnerungen für die nächsten Schritte setzen.

Zudem rauben sich wiederholende Aufgaben wertvolle Energie. Das manuelle Versenden ähnlicher E-Mails oder das Erstellen von Aufgabenlisten gehört dazu.

Mit den einfachen Automatisierungs-Funktionen und E-Mail-Vorlagen in HubSpot können Sie solche Prozesse standardisieren und sich wieder auf wichtigere Dinge konzentrieren.

Ein Praxisbeispiel: So nutzt Grafikerin Anna HubSpot

Stellen wir uns Anna vor, eine talentierte freie Grafikerin. Ihre Situation vor dem Einsatz eines CRMs sah so aus: Anfragen kamen per E-Mail, Instagram und über ihr Kontaktformular.

Einige notierte sie in einem Notizbuch, andere blieben im Posteingang. Kürzlich vergaß sie, bei einem lukrativen Logo-Auftrag nachzufassen, weil die E-Mail unterging. Der Auftrag ging verloren.

Heute nutzt Anna das kostenlose HubSpot CRM, um ihr Business zu organisieren:

1. Alle Anfragen an einem Ort: Anfragen von ihrer Website landen jetzt automatisch als neue Kontakte in ihrem HubSpot-Konto. Anfragen aus Social Media trägt sie mit wenigen Klicks manuell ein.
2. Jeder Auftrag eine Karte: Für jede ernsthafte Anfrage erstellt Anna einen "Deal" in ihrer visuellen Pipeline. Die Spalten hat sie sich selbst benannt: "Anfrage", "Angebot gesendet", "Feedbackrunde", "Gewonnen".
3. Nie wieder Nachfassen vergessen: Sobald sie ein Angebot versendet, erstellt sie direkt im Deal eine Aufgabe: "In 3 Tagen bei Kunde X anrufen". HubSpot erinnert sie pünktlich daran.
4. Zeit sparen mit Vorlagen: Für Standard-E-Mails wie die Angebotsversendung oder die Bitte um Feedback hat Anna Vorlagen in HubSpot gespeichert. Das spart ihr pro Tag fast 30 Minuten Tipparbeit.

Das Ergebnis? Anna hat jetzt mehr Zeit für ihre kreative Arbeit, verpasst keine Chance mehr und kann auf einen Blick sehen, welche Einnahmen in den nächsten Monaten zu erwarten sind. Sie tritt professioneller auf und hat die volle Kontrolle.

Der moderne Weg der Kundengewinnung: Loop-Marketing mit HubSpot

Früher sprach man oft vom Inbound-Marketing: Kunden durch nützliche Inhalte anziehen. Das ist nach wie vor ein starker Ansatz. Doch heute geht es um mehr als das – es geht darum, eine Community und echte Beziehungen aufzubauen, bei denen Ihre Kunden zum Antrieb für Ihr Wachstum werden.

Hier setzt eine moderne Methodik an, die diesen Gedanken weiterentwickelt. Anstatt Kunden nur durch einen traditionellen Verkaufstrichter (Funnel) zu leiten, schafft sie einen sich selbst verstärkenden Wachstumskreislauf. Für Freelancer ist dieser Ansatz Gold wert, da er auf Vertrauen und authentischen Weiterempfehlungen basiert. Die vier Phasen sind:

• Phase 1: Gestalten Hier geht es darum, das Kundenerlebnis von Anfang an bewusst zu gestalten. Das beginnt bei Ihrem professionellen Online-Auftritt und geht bis zur ersten personalisierten Antwort auf eine Anfrage, die Vertrauen schafft.
• Phase 2: Anpassen Kein Kunde ist wie der andere. In dieser Phase passen Sie Ihre Kommunikation und Ihr Angebot individuell an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Gegenübers an. Ein gutes CRM ist hier entscheidend, um den Überblick über diese wichtigen Details zu behalten.
• Phase 3: Verstärken Wenn eine Beziehung gut läuft, verstärken Sie die positiven Aspekte. Pflegen Sie den Kontakt auch nach einem abgeschlossenen Projekt aktiv, um die Bindung zu festigen und die Wahrscheinlichkeit für Folgeaufträge zu erhöhen.
• Phase 4: Entfalten Durch die vorherigen Schritte kann sich das volle Potenzial der Kundenbeziehung entfalten. Ein zufriedener Kunde wird nicht nur wiederkommen, sondern Sie auch aktiv weiterempfehlen. So entsteht aus einer einzigen Beziehung organisches, neues Wachstum.

Die HubSpot-Plattform ist ideal, um diesen Kreislauf zu unterstützen. Sie können individuelle Kundenprofile anlegen, um Ihre Kommunikation perfekt anzupassen, Aufgaben und Erinnerungen erstellen, um Beziehungen zu verstärken, und den Erfolg Ihrer Kunden nachverfolgen, damit sich Ihr Geschäft voll entfalten kann.

Die wichtigsten HubSpot CRM-Funktionen für den Start

Das HubSpot CRM bietet in seiner kostenlosen Version bereits einen beeindruckenden Funktionsumfang, der perfekt auf die Bedürfnisse von Selbstständigen zugeschnitten ist.

• Umfassendes Kontaktmanagement: Verwalten Sie all Ihre Geschäfts- und Kundenkontakte an einem zentralen Ort.
• Praktische Deal-Pipeline: Behalten Sie den Überblick über alle laufenden und potenziellen Projekte.
• Integriertes Aufgabenmanagement: Erstellen Sie To-do-Listen und verknüpfen Sie diese direkt mit Kontakten oder Deals.
• Effiziente E-Mail-Anbindung: Verbinden Sie Ihr Postfach, um E-Mails direkt im CRM zu protokollieren und Vorlagen zu nutzen.
• Smarter Meeting-Planer: Ermöglichen Sie es Kunden, unkompliziert und direkt Termine in Ihrem Kalender zu buchen.

In 4 Schritten loslegen: Ihr Weg zum organisierten Business mit HubSpot

Der Einstieg ist denkbar einfach und erfordert kein technisches Vorwissen.

1. Kostenlosen Account anlegen: Registrieren Sie sich auf der Website von HubSpot. Es ist keine Kreditkarte erforderlich.
2. Kontakte importieren: Laden Sie Ihre bestehenden Kontakte aus einer einfachen Excel-Datei oder Ihrem E-Mail-Programm hoch.
3. Pipeline personalisieren: Passen Sie die Spalten Ihrer Deal-Übersicht an Ihren individuellen Arbeitsprozess an.
4. E-Mail-Postfach verbinden: Verknüpfen Sie Ihr Gmail- oder Outlook-Konto, um die Kommunikation nahtlos zu integrieren.

FAQ - Häufig gestellte Fragen zum HubSpot CRM

Ist die kostenlose Version von HubSpot wirklich ausreichend?

Ja, für die meisten Selbstständigen und Freelancer bietet das kostenlose HubSpot CRM alle notwendigen Kernfunktionen, um Kundendaten zu verwalten, Projekte zu verfolgen und die Kommunikation zu organisieren. Es ist ein vollwertiges Werkzeug, keine zeitlich begrenzte Testversion.

Wie hilft mir HubSpot dabei, professioneller zu wirken?

Durch Organisation. Wenn Sie bei einem Anruf sofort alle relevanten Informationen zu einem Kunden parat haben und Vereinbarungen zuverlässig nachverfolgen, hinterlässt das einen bleibenden positiven Eindruck. Das HubSpot-System unterstützt Sie dabei.

Wächst HubSpot mit meinem Unternehmen mit?

Absolut. Das ist einer der größten Vorteile der HubSpot-Plattform. Sollte Ihr Business wachsen, können Sie jederzeit auf die kostenpflichtigen Hubs mit erweiterten Funktionen für Marketing oder Vertrieb umsteigen.

Fazit: Investieren Sie in Ihre Organisation, nicht nur in Ihre Arbeit

Weniger Zeit für Administration bedeutet mehr Zeit für bezahlte Projekte und die Akquise neuer Kunden.

Ein CRM ist kein Luxus, sondern ein strategisches Werkzeug für jeden, der seine Selbstständigkeit ernsthaft betreiben und ausbauen möchte.

Das HubSpot CRM bietet hierfür ein starkes, kostenloses Fundament. Es hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten, professioneller aufzutreten und die Kontrolle über Ihr wachsendes Business zu behalten.