Das beste CRM für Non-Profits? HubSpot vs. Salesmate vs. Bitrix24 im Vergleich

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit HubSpot.

Einleitung: Warum Sie jetzt ein CRM-System brauchen

Non-Profit-Organisationen (NPOs) im DACH-Raum stehen vor wachsenden Herausforderungen: Die Spendenakquise wird kompetitiver, die Verwaltung von Mitgliedern und Ehrenamtlichen komplexer und der Nachweis der eigenen Wirkung ist entscheidend für die Finanzierung.

Die Lösung für diese Probleme ist ein zentrales CRM-System (Customer Relationship Management). Es hilft Ihnen, Spenderbeziehungen zu professionalisieren, Abläufe zu automatisieren und mehr Zeit für Ihre eigentliche Mission zu gewinnen.

In diesem Vergleich zeigen wir Ihnen, wie die Plattformen HubSpot, Salesmate und Bitrix24 diese Aufgaben lösen.

Die Kernfrage für jede NPO lautet: Wie können wir mit begrenzten Ressourcen maximale Wirkung erzielen? Die Antwort liegt in der Digitalisierung und Professionalisierung der internen Prozesse.

Manuelle Listen in Excel und verstreute E-Mail-Verläufe sind nicht nur ineffizient, sondern auch ein Risiko für den Datenschutz.

Ein CRM-System fungiert als das digitale Gedächtnis Ihrer Organisation, in dem alle wichtigen Informationen sicher und zentral an einem Ort zusammenlaufen.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, stellen wir drei führende Systeme gegenüber, die jeweils einen unterschiedlichen Ansatz verfolgen:

• HubSpot: Die umfassende All-in-One-Plattform, die mit Ihrer Organisation wächst und speziell auf die Bedürfnisse im DACH-Raum zugeschnitten ist.
• Salesmate: Die schlanke und benutzerfreundliche Lösung, ideal für kleine Teams und Start-ups, die einen einfachen Einstieg suchen.
• Bitrix24: Der „Alleskönner“ mit einem sehr großzügigen kostenlosen Plan, der sich explizit an NPOs mit knappem Budget richtet.

Was ein CRM für Non-Profits wirklich leisten muss: Die 4 Säulen des Erfolgs

Bevor wir die Systeme vergleichen, müssen wir klären, was eine CRM-Software für einen Verein, eine Stiftung oder eine NGO überhaupt leisten muss. Der Erfolg stützt sich auf vier entscheidende Säulen.

1. Spender- & Mitgliederverwaltung (Constituent Management)

Das Herzstück jeder NPO sind die Menschen, die sie unterstützen. Ein gutes CRM muss mehr können, als nur Namen und Adressen zu speichern. Es geht um eine 360-Grad-Sicht auf jede Person, die mit Ihrer Organisation interagiert.

Dazu gehören eine zentrale Kontaktdatenbank, eine lückenlose Spendenhistorie auf einen Blick und die Möglichkeit zur Segmentierung – also das Filtern von Kontakten nach Kriterien wie „Erstspender“, „Dauerspender“ oder „Teilnehmer des letzten Sommerfestes“. So können Sie gezielt und persönlich kommunizieren.

2. Fundraising & Kampagnenmanagement

Spendenprozesse müssen heute digital, einfach und nachvollziehbar sein. Ein modernes CRM unterstützt Sie dabei, Spenden-Landingpages zu erstellen, den Versand von Dankes-E-Mails und Spendenbescheinigungen zu automatisieren und den Erfolg Ihrer Kampagnen messbar zu machen.

Sie sollten jederzeit die Frage beantworten können: Welche E-Mail-Aktion hat wie viele Spenden generiert? Das schafft Transparenz und hilft, zukünftige Aktionen zu optimieren.

3. Freiwilligenkoordination (Ehrenamtsmanagement)

Ehrenamtliche sind das Rückgrat unzähliger Vereine in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ein CRM hilft dabei, diese wertvolle Ressource effizient zu organisieren und langfristig zu binden.

Notwendige Funktionen umfassen die Erfassung von Fähigkeiten und Verfügbarkeiten, die Planung von Einsätzen, die automatisierte Kommunikation für Erinnerungen oder Updates sowie eine einfache Erfassung der geleisteten Stunden.

4. Reporting & DSGVO-Konformität

Transparenz gegenüber dem Vorstand, den Mitgliedern und den Förderern ist unerlässlich. Ein CRM muss daher anpassbare Dashboards und automatisierte Berichte liefern, die auf Knopfdruck die wichtigsten Kennzahlen aufzeigen.

Für Organisationen im DACH-Raum ist ein Punkt dabei nicht verhandelbar: hundertprozentige DSGVO-Konformität. Dies schließt idealerweise ein Datenhosting in der Europäischen Union, vorzugsweise in Deutschland, mit ein, um maximale Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Diese vier Säulen sind eng miteinander verknüpft. Eine gute Freiwilligenkoordination führt zu erfolgreichen Veranstaltungen, die wiederum die Spendenbereitschaft erhöhen.

Detaillierte Spenderdaten ermöglichen eine persönlichere Ansprache, was die Bindung stärkt. Ein transparentes Reporting über all diese Aktivitäten schafft Vertrauen und sichert die zukünftige Finanzierung. Eine wirklich gute CRM-Lösung für NPOs muss diesen gesamten Kreislauf unterstützen.

Der große Systemvergleich: HubSpot, Salesmate und Bitrix24 auf dem Prüfstand

Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine schnelle Übersicht, wie die drei Systeme in den für NPOs entscheidenden Kategorien abschneiden.

Detailanalyse: Welche CRM-Plattform passt zu Ihrer Mission?

HubSpot: Die integrierte Plattform für nachhaltiges Wachstum

Stärken:

HubSpot ist mehr als nur ein CRM; es ist eine komplette Plattform, die verschiedene Module (sogenannte „Hubs“) nahtlos miteinander verbindet. Für NPOs ist dieser Ansatz besonders wertvoll:

• Der Marketing Hub automatisiert die Spenderkommunikation, vom Newsletter bis zur personalisierten Dankes-E-Mail nach einer Spende.
• Der Sales Hub ermöglicht es, das Fundraising wie einen professionellen Vertriebsprozess zu strukturieren – mit Phasen, Zielen und Prognosen.
• Der Service Hub kann ideal für die Mitgliederbetreuung und die Koordination von ehrenamtlichen Helfern genutzt werden, indem Anfragen als Tickets erfasst und zentral bearbeitet werden.

Diese nahtlose Integration ist der größte Vorteil der HubSpot-Software, da sie Datensilos vermeidet und eine ganzheitliche Sicht auf alle Kontakte ermöglicht.

Hinzu kommt die herausragende Benutzerfreundlichkeit, die die Einarbeitung für haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter erheblich vereinfacht.

Der DACH-Vorteil:

In diesem Bereich spielt HubSpot seine entscheidenden Trümpfe aus. Mit einem Rechenzentrum in Deutschland bietet die Plattform maximale Datensicherheit und erfüllt die strengen Anforderungen der DSGVO vorbildlich.

Dies ist ein entscheidender Faktor für Organisationen, die sensible Spenderdaten verwalten. Darüber hinaus ist die native DATEV-Integration ein Alleinstellungsmerkmal in diesem Vergleich.

Für deutsche Vereine bedeutet dies einen enormen Effizienzgewinn, da Rechnungs- und Buchungsdaten nicht mehr manuell übertragen werden müssen.

Schwächen & Einordnung:

Das kostenlose HubSpot CRM ist ein exzellenter Startpunkt, um Kontakte zu verwalten, aber die volle Kraft der Automatisierung und der spezialisierten Hubs entfaltet sich erst in den kostenpflichtigen Versionen.

Salesmate: Der einfache und günstige Einstieg

Stärken:

Salesmate überzeugt durch seine Einfachheit und einen klaren Fokus auf Kern-CRM-Funktionen. Die Benutzeroberfläche ist aufgeräumt und intuitiv, was es Teams ermöglicht, ohne lange Einarbeitungszeit produktiv zu werden.

Für NPOs, die in erster Linie eine zentrale Kontaktverwaltung und einfache E-Mail-Automatisierungen für die Spenderansprache suchen, ist Salesmate eine solide und kostengünstige Option.

Über das „Salesmate for Startups“-Programm können auch Non-Profits von vergünstigten Konditionen profitieren.

Schwächen & Einordnung:

Salesmate ist im Kern ein Vertriebs-CRM. Spezifische Funktionen, die über die Verwaltung von „Deals“ hinausgehen, wie etwa ein detailliertes Freiwilligenmanagement oder Tools für die Eventplanung, fehlen.

Die Plattform ist weniger eine integrierte Suite als ein fokussiertes Werkzeug. Während Salesmate DSGVO-konforme Prozesse anbietet, gibt es keine Garantie für ein Datenhosting innerhalb der EU, was für datenschutzbewusste DACH-Organisationen ein klarer Nachteil gegenüber HubSpot ist. Eine DATEV-Integration ist nicht verfügbar.

Bitrix24: Der kostenlose Alleskönner mit Ecken und Kanten

Stärken:

Das Hauptargument für Bitrix24 ist der extrem umfangreiche kostenlose Plan, der unbegrenzt viele Nutzer einschließt.

Die Plattform bietet explizite Werkzeuge, die auf NPOs zugeschnitten sind, darunter Funktionen zur Verwaltung von Freiwilligen über HR-Tools, zur Planung von Fundraising-Kampagnen und zur internen Kommunikation in Projektgruppen.

Auf dem Papier deckt Bitrix24 damit viele Anforderungen von Non-Profits direkt und ohne Kosten ab.

Schwächen & Einordnung:

Die enorme Funktionsvielfalt hat eine Kehrseite: Die Benutzeroberfläche von Bitrix24 wird oft als komplex und überladen empfunden.

Die Einarbeitungszeit ist deutlich höher als bei HubSpot oder Salesmate. Dies kann besonders in Teams mit häufig wechselnden ehrenamtlichen Mitarbeitern zu einer großen Herausforderung werden.

In Bezug auf die DSGVO gibt es zwar Konformitäts-Zusagen, aber keine klaren Informationen über einen dedizierten Serverstandort in Deutschland, was die Plattform in puncto Rechtssicherheit hinter HubSpot zurückfallen lässt.

Eine DATEV-Schnittstelle fehlt ebenfalls.

Die Wahl zwischen diesen drei Systemen spiegelt oft die Entwicklungsstufe einer Organisation wider. Bitrix24 ist ideal für die Gründungsphase, wenn das Budget bei null liegt.

Salesmate passt gut zur Stabilisierungsphase, in der eine einfache, kostengünstige Lösung für die Kernaufgaben gesucht wird. HubSpot hingegen ist die richtige Wahl für die Wachstums- und Professionalisierungsphase, in der eine skalierbare, integrierte und rechtssichere Plattform benötigt wird, um die Wirkung langfristig zu maximieren.

Exkurs: Loop-Marketing – Ein moderner Ansatz für NPOs mit HubSpot

In einer Welt, in der Menschen eher ihren Social-Media-Feeds als einem starren Kauftrichter folgen, hat HubSpot das Konzept des Loop-Marketings entwickelt.

Dieser Ansatz ist auch für Non-Profits hochinteressant, da er die Effizienz von künstlicher Intelligenz (KI) mit menschlicher Authentizität verbindet, um ein dynamisches Wachstum zu erzeugen.

Loop-Marketing funktioniert nicht linear, sondern in einem kontinuierlichen Kreislauf aus vier Phasen :

1. Gestalten: Definieren Sie die Kernbotschaft, den Tonfall und den Standpunkt Ihrer NPO. Wer sind Ihre idealen Unterstützer und was bewegt sie?
2. Anpassen: Nutzen Sie KI-gestützte Werkzeuge, wie sie in der HubSpot-Plattform integriert sind, um die Kommunikation mit Spendern und Freiwilligen persönlich und relevant zu gestalten. Segmentieren Sie Ihre Kontakte nach Interessen oder Spendenhistorie für gezielte Ansprachen.
3. Verstärken: Maximieren Sie die Reichweite Ihrer Mission über alle Kanäle hinweg. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Inhalte auf Social Media, in Foren und über vertrauenswürdige Stimmen in Ihrer Community gefunden werden.
4. Entfalten: Verfolgen Sie den Erfolg Ihrer Kampagnen in Echtzeit. KI-gestützte Analysen helfen dabei, schnell zu erkennen, welche Aktionen die größte Wirkung erzielen, und Ihre Strategie kontinuierlich zu optimieren.

Für eine NPO bedeutet das, nicht mehr nur in einzelnen Kampagnen zu denken, sondern einen sich selbst verstärkenden Kreislauf aus Kommunikation, Interaktion und Optimierung zu schaffen.

Fazit: Warum HubSpot die strategisch beste Wahl für NPOs im DACH-Raum ist

Jede der vorgestellten Lösungen hat ihre Berechtigung.

Für NPOs ohne jegliches Budget ist der kostenlose Plan von Bitrix24 ein Segen.

Für kleine Teams, die eine extrem simple und günstige Lösung für die Kontaktverwaltung suchen, ist Salesmate eine Überlegung wert.

Für Non-Profit-Organisationen im deutschsprachigen Raum, die ihre Wirkung jedoch nachhaltig steigern und ihre Prozesse zukunftssicher aufstellen wollen, ist HubSpot die überlegene Lösung.

Die einzigartige Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, einer vollständig integrierten Plattform und unschlagbaren, DACH-spezifischen Vorteilen macht den entscheidenden Unterschied.

Die Argumente für die HubSpot-Plattform sind strategischer Natur:

1. Integrierte All-in-One-Plattform: Kein Wechsel zwischen verschiedenen Tools, keine Datensilos. Alles, von der ersten Spender-E-Mail bis zur Koordination des Freiwilligeneinsatzes, findet an einem Ort statt. Das spart Zeit und verhindert Fehler.
2. Nachhaltige Skalierbarkeit: HubSpot wächst mit Ihrer Organisation. Sie können mit dem kostenlosen CRM klein anfangen und bei Bedarf weitere Hubs und Funktionen hinzufügen, ohne das gesamte System wechseln zu müssen.
3. DSGVO-Sicherheit „Made in Germany“: Mit dem Rechenzentrum in Deutschland bietet HubSpot ein Maß an Datenschutz und Rechtssicherheit, das für NPOs, die mit sensiblen Spenderdaten arbeiten, von unschätzbarem Wert ist.
4. Effiziente Buchhaltung für Deutschland: Die DATEV-Schnittstelle ist ein entscheidender Praxisvorteil, der im Verwaltungsalltag deutscher Vereine und Stiftungen sofort Zeit, Nerven und Kosten spart.

Die Investition in das HubSpot CRM ist somit mehr als nur der Kauf einer Software – es ist eine strategische Entscheidung für die Professionalisierung und Zukunftsfähigkeit Ihrer Mission.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum CRM für Non-Profits

Ist das HubSpot CRM für einen kleinen Verein nicht zu teuer?

HubSpot bietet ein starkes, kostenloses CRM, das ideal für den Einstieg ist. Für erweiterte Funktionen gibt es ein Rabattprogramm für NPOs; ein 40%-Rabatt wird derzeit in anderen Regionen getestet, was Hoffnung auf eine Einführung in Deutschland macht. Die Investition rechnet sich oft schnell durch die Zeitersparnis und potenziell höhere Spendeneinnahmen.

Wie sicher sind meine Spenderdaten bei HubSpot?

Sehr sicher. HubSpot nimmt den Datenschutz extrem ernst. Für Kunden im DACH-Raum bietet die Plattform die Möglichkeit, alle Daten in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland zu hosten. Das vereinfacht die Einhaltung der strengen DSGVO-Vorgaben erheblich.

Kann ich mit HubSpot Spendenbescheinigungen erstellen?

Ja, absolut. Über die Automatisierungs-Workflows im Marketing Hub oder Sales Hub können Sie den Versand von personalisierten Dankes-E-Mails inklusive Spendenbescheinigungen (als PDF-Anhang) nach einem Spendeneingang vollständig automatisieren.

Bietet HubSpot auch Support auf Deutsch?

Ja, HubSpot bietet umfassenden Kundensupport in deutscher Sprache. Zudem gibt es eine riesige Wissensdatenbank und die kostenlose HubSpot Academy, die unzählige Kurse, Videos und Anleitungen auf Deutsch zur Verfügung stellt, um das Beste aus der Plattform herauszuholen.

Nächste Schritte & Call-to-Action

Überzeugt, dass ein CRM der richtige Schritt für Ihre Organisation ist? Der beste Weg, um anzufangen, ist, es selbst auszuprobieren und ein Gefühl für die Software zu bekommen.