Anfrage schreiben: 15 Vorlagen & Muster für professionelle E-Mails (2026)

Du musst eine wichtige Anfrage per E-Mail schreiben und weisst nicht genau, wie du anfangen sollst? Keine Sorge - du bist nicht allein. Studien zeigen, dass 86% aller Geschäftsanfragen per E-Mail erfolgen, aber nur ein Bruchteil davon wird wirklich professionell formuliert.

In diesem umfassenden Guide zeige ich dir, wie du Anfragen professionell formulierst, welche Fehler du vermeiden solltest und gebe dir 15 sofort einsetzbare Vorlagen für verschiedene Situationen - von der Terminanfrage bis zur Geschäftsanfrage.

Was macht eine professionelle Anfrage aus?

Eine professionelle Anfrage unterscheidet sich von einer alltäglichen E-Mail durch mehrere entscheidende Faktoren. Sie ist klar strukturiert, höflich formuliert und enthält alle relevanten Informationen - ohne dabei zu lang zu werden.

Die wichtigsten Elemente einer professionellen Anfrage sind:

• Aussagekräftige Betreffzeile - Der Empfänger weiss sofort, worum es geht
• Höfliche Anrede - Formell oder informell, je nach Beziehung
• Klare Einleitung - Wer bist du und warum schreibst du?
• Präzises Anliegen - Was genau möchtest du?
• Call-to-Action - Was soll der Empfänger als nächstes tun?
• Professioneller Abschluss - Mit Grussformel und vollständiger Signatur

Der perfekte Aufbau einer Anfrage-E-Mail

Bevor wir zu den Vorlagen kommen, lass uns den idealen Aufbau einer Anfrage-E-Mail anschauen:

1. Die Betreffzeile - Deine erste Hürde

Die Betreffzeile entscheidet darüber, ob deine E-Mail überhaupt geöffnet wird. 47% aller E-Mails werden allein aufgrund der Betreffzeile geöffnet oder ignoriert.

Gute Betreffzeilen für Anfragen:

• ✅ Terminanfrage: Beratungsgespräch am [Datum]
• ✅ Anfrage: Zusammenarbeit im Bereich [Thema]
• ✅ Rückfrage zu Ihrem Angebot vom [Datum]
• ❌ Wichtig! Dringend lesen!
• ❌ Hallo
• ❌ Frage

2. Die Anrede - Der erste Eindruck

Die richtige Anrede hängt von deiner Beziehung zum Empfänger ab:

3. Der Hauptteil - Komm auf den Punkt

Im Hauptteil deiner Anfrage solltest du schnell zum Punkt kommen. Die meisten Geschäftsleute haben wenig Zeit und schätzen prägnante E-Mails. Folge dieser Struktur:

1. Kurze Vorstellung (1-2 Sätze): Wer bist du und wie bist du auf den Empfänger aufmerksam geworden?
2. Kontext (1-2 Sätze): Warum schreibst du gerade dieser Person?
3. Dein Anliegen (2-3 Sätze): Was genau möchtest du?
4. Mehrwert (1-2 Sätze): Was hat der Empfänger davon?
5. Call-to-Action (1 Satz): Was soll als nächstes passieren?

15 Vorlagen für professionelle Anfragen

Hier findest du 15 erprobte Vorlagen für verschiedene Anfrage-Situationen. Kopiere sie einfach und passe sie an deine Situation an.

1. Terminanfrage - Klassisch

Betreff: Terminanfrage: Beratungsgespräch

Sehr geehrte Frau [Name],

mein Name ist [Dein Name] von [Unternehmen]. Ich interessiere mich sehr für Ihre Dienstleistungen im Bereich [Bereich] und würde gerne ein persönliches Gespräch mit Ihnen führen.

Wären Sie in der kommenden Woche für ein 30-minütiges Telefonat oder Videogespräch verfügbar? Folgende Termine würden mir passen:

- [Tag], [Datum] um [Uhrzeit]
- [Tag], [Datum] um [Uhrzeit]
- [Tag], [Datum] um [Uhrzeit]

Sollte keiner dieser Termine für Sie passend sein, teilen Sie mir gerne Ihre Verfügbarkeit mit.

Mit freundlichen Grüssen
[Dein Name]
[Position]
[Kontaktdaten]

💡 Tipp: Mit einem Online-Terminbuchungstool wie meetergo kannst du Terminanfragen komplett automatisieren. Dein Gegenüber sieht deine Verfügbarkeit und bucht direkt einen passenden Termin - ohne E-Mail-Pingpong.

2. Terminanfrage - Mit Buchungslink

Betreff: Gespräch zu [Thema] - Buche direkt deinen Termin

Hallo [Name],

vielen Dank für dein Interesse an [Thema/Produkt]. Ich würde mich freuen, mit dir persönlich darüber zu sprechen.

Buche dir gerne direkt einen passenden Termin über meinen Kalender: [BUCHUNGSLINK]

Dort findest du alle verfügbaren Zeiten und kannst dir aussuchen, was am besten für dich passt.

Ich freue mich auf unser Gespräch!

Beste Grüsse
[Dein Name]

3. Geschäftsanfrage - Kooperationsanfrage

Betreff: Kooperationsanfrage: [Dein Unternehmen] x [Empfänger-Unternehmen]

Sehr geehrte/r [Name],

mein Name ist [Name] und ich bin [Position] bei [Unternehmen]. Ich verfolge Ihre Arbeit im Bereich [Bereich] schon seit einiger Zeit und bin beeindruckt von [konkretes Beispiel].

Ich kontaktiere Sie, weil ich eine potenzielle Zusammenarbeit sehe, von der beide Seiten profitieren könnten. Konkret stelle ich mir vor:

- [Kooperationsidee 1]
- [Kooperationsidee 2]

Unsere Zielgruppen ergänzen sich hervorragend und ich bin überzeugt, dass wir gemeinsam [Mehrwert] erreichen können.

Hätten Sie Interesse an einem kurzen Austausch? Ich bin flexibel und richte mich gerne nach Ihrem Kalender.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

4. Angebotsanfrage - Dienstleistung

Betreff: Angebotsanfrage: [Dienstleistung] für [Dein Unternehmen]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir sind [Unternehmen], ein [Branche]-Unternehmen mit Sitz in [Ort]. Aktuell suchen wir einen Partner für [Dienstleistung].

Unser Bedarf umfasst:
- [Anforderung 1]
- [Anforderung 2]
- [Anforderung 3]

Geplanter Zeitraum: [Zeitraum]
Budgetrahmen: [falls gewünscht anzugeben]

Könnten Sie uns ein entsprechendes Angebot zukommen lassen? Bitte geben Sie auch Ihre Verfügbarkeit und Lieferzeiten an.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung unter [Telefon] oder per E-Mail.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

5. Produktanfrage

Betreff: Produktanfrage: [Produktname/Produktkategorie]

Sehr geehrte Damen und Herren,

über [Quelle: Messe, Website, Empfehlung] bin ich auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden. Ich interessiere mich besonders für [Produkt/Produktgruppe].

Könnten Sie mir bitte folgende Informationen zukommen lassen?

- Detaillierte Produktspezifikationen
- Aktuelle Preisliste
- Lieferzeiten und -konditionen
- Mindestbestellmengen (falls vorhanden)

Wir benötigen [Menge] Einheiten bis [Datum].

Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

6. Informationsanfrage

Betreff: Informationsanfrage zu [Thema]

Sehr geehrte/r [Name],

ich wende mich an Sie mit einer Frage zu [Thema]. Im Rahmen von [Kontext: Projekt, Recherche, etc.] benötige ich Informationen über:

- [Informationsbedarf 1]
- [Informationsbedarf 2]

Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir diese Informationen zur Verfügung stellen oder mich an die richtige Stelle weiterleiten könnten.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

7. Rückfrage zu einem Angebot

Betreff: Rückfrage zu Ihrem Angebot vom [Datum]

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank für Ihr Angebot vom [Datum] bezüglich [Gegenstand]. Nach eingehender Prüfung sind bei uns noch einige Fragen aufgekommen:

1. [Frage 1]
2. [Frage 2]
3. [Frage 3]

Ausserdem würden wir gerne wissen, ob [optionale Leistung/Anpassung] möglich wäre.

Ich würde mich über eine zeitnahe Rückmeldung freuen, da wir bis [Datum] eine Entscheidung treffen möchten.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

8. Anfrage nach Feedback/Bewertung

Betreff: Ihre Meinung ist uns wichtig - kurze Rückfrage

Liebe/r [Name],

vor [Zeitraum] haben wir [Projekt/Dienstleistung] für dich/Sie abgeschlossen. Ich hoffe, alles läuft zu deiner/Ihrer Zufriedenheit.

Ich würde mich sehr freuen, wenn du/Sie dir/sich kurz Zeit nehmen könntest/könnten, um uns Feedback zu geben:

- Wie zufrieden bist du/sind Sie insgesamt?
- Was hat dir/Ihnen besonders gut gefallen?
- Wo siehst du/sehen Sie Verbesserungspotenzial?

Alternativ kannst du/können Sie uns auch eine kurze Bewertung auf [Plattform] hinterlassen - das würde uns sehr helfen.

Vielen Dank im Voraus!

Herzliche Grüsse
[Signatur]

9. Anfrage für ein Referenzschreiben

Betreff: Bitte um Referenzschreiben

Sehr geehrte/r [Name],

ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf. Ich wende mich heute mit einer Bitte an Sie.

Ich bewerbe mich aktuell für [Position/Projekt/Stipendium] bei [Organisation] und würde mich sehr freuen, wenn Sie bereit wären, ein Referenzschreiben für mich zu verfassen.

Während unserer Zusammenarbeit bei [Unternehmen/Projekt] von [Zeitraum] konnte ich [relevante Erfahrungen/Erfolge] sammeln. Ihre Einschätzung meiner Arbeit wäre für meine Bewerbung sehr wertvoll.

Die Referenz müsste bis zum [Datum] vorliegen. Gerne stelle ich Ihnen weitere Informationen zur Verfügung.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

10. Nachfass-E-Mail (Follow-up)

Betreff: Re: [Ursprünglicher Betreff] - kurze Nachfrage

Hallo [Name],

ich möchte kurz an meine E-Mail vom [Datum] erinnern. Ich verstehe, dass Sie viel zu tun haben, und möchte keinesfalls aufdringlich sein.

Kurz zur Erinnerung: Ich hatte angefragt bezüglich [Thema]. Ist dies noch aktuell für Sie?

Falls Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, stehe ich gerne zur Verfügung.

Beste Grüsse
[Signatur]

11. Presseanfrage

Betreff: Presseanfrage: [Medium] - Interview/Statement zu [Thema]

Sehr geehrte/r [Name],

mein Name ist [Name] und ich bin [Position] bei [Medium/Publikation]. Wir arbeiten derzeit an einem Artikel über [Thema] und würden gerne Ihre Expertise einbinden.

Konkret interessieren uns:
- [Frage/Aspekt 1]
- [Frage/Aspekt 2]

Wären Sie verfügbar für ein kurzes Telefoninterview (ca. 15-20 Minuten) oder könnten Sie uns ein schriftliches Statement zukommen lassen? Deadline wäre der [Datum].

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

12. Sponsoring-Anfrage

Betreff: Sponsoring-Anfrage: [Event/Projekt]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir planen [Event/Projekt] am [Datum] in [Ort] und suchen engagierte Partner wie [Unternehmen].

Zum Hintergrund:
- Erwartete Teilnehmer: [Anzahl]
- Zielgruppe: [Beschreibung]
- Reichweite: [Social Media, Presse, etc.]

Als Sponsor bieten wir:
- [Leistung 1]
- [Leistung 2]
- [Leistung 3]

Im Anhang finden Sie unser detailliertes Sponsoring-Paket. Gerne erläutere ich Ihnen die Möglichkeiten in einem persönlichen Gespräch.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

13. Networking-Anfrage

Betreff: Vernetzung: [Gemeinsamer Kontext]

Hallo [Name],

wir sind uns [Kontext: auf LinkedIn, bei Event, durch gemeinsamen Kontakt] begegnet/verbunden. Ich bin beeindruckt von deiner Arbeit im Bereich [Bereich], besonders [konkretes Beispiel].

Ich arbeite selbst in [dein Bereich] und sehe einige interessante Überschneidungen. Hättest du Lust auf einen kurzen virtuellen Kaffee, um dich auszutauschen?

Kein konkretes Anliegen - einfach Networking unter Gleichgesinnten.

Beste Grüsse
[Signatur]

14. Praktikums-/Stellenanfrage

Betreff: Initiativbewerbung: [Position] bei [Unternehmen]

Sehr geehrte Damen und Herren,

mein Name ist [Name] und ich studiere [Fach] an der [Universität]/arbeite seit [X Jahren] als [Position]. Ich bin sehr interessiert an einer [Position/Praktikum] bei [Unternehmen].

Warum [Unternehmen]?
- [Grund 1]
- [Grund 2]

Was ich mitbringe:
- [Qualifikation 1]
- [Qualifikation 2]
- [Qualifikation 3]

Ich würde mich freuen, wenn Sie meine Bewerbung (im Anhang) berücksichtigen würden. Gerne stehe ich für ein Gespräch zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüssen
[Signatur]

15. Testimonial-/Case-Study-Anfrage

Betreff: Anfrage: Erfolgsgeschichte mit [Dein Unternehmen]

Liebe/r [Name],

die Zusammenarbeit mit [Kunde] gehört zu unseren Highlights dieses Jahres. Eure Ergebnisse mit [Produkt/Service] - [konkretes Ergebnis] - sind wirklich beeindruckend.

Wir würden diese Erfolgsgeschichte gerne teilen und fragen deshalb: Wärst du/Wären Sie offen für eine kurze Case Study oder ein Testimonial?

Der Aufwand wäre minimal:
- Kurzes Interview (ca. 20 Minuten) oder
- Schriftliche Beantwortung von 5-6 Fragen

Selbstverständlich wird alles vor Veröffentlichung von euch freigegeben.

Ich freue mich auf deine/Ihre Rückmeldung.

Beste Grüsse
[Signatur]

Dos und Don'ts beim Anfragen schreiben

Hier eine Übersicht der wichtigsten Dos und Don'ts:

Formulierungshilfen für verschiedene Situationen

Manchmal fehlen einem einfach die richtigen Worte. Hier sind erprobte Formulierungen für typische Situationen:

Einleitungssätze

• Ich wende mich heute an Sie bezüglich...
• Auf Empfehlung von [Name] kontaktiere ich Sie...
• Bezugnehmend auf unser Telefonat vom...
• Ich bin durch [Quelle] auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden...
• Nach eingehender Recherche habe ich mich entschieden...

Anfrage formulieren

• Ich würde Sie gerne bitten...
• Wäre es möglich, dass...
• Ich interessiere mich für... und würde gerne erfahren...
• Könnten Sie mir bitte mitteilen...
• Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn...

Dringlichkeit ausdrücken (ohne aufdringlich zu sein)

• Da wir bis [Datum] eine Entscheidung treffen müssen...
• Aufgrund des nahenden Termins am...
• Eine zeitnahe Rückmeldung wäre hilfreich, da...
• Falls möglich, würde ich mich über eine Antwort bis [Datum] freuen.

Abschlusssätze

• Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
• Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
• Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.
• Bei weiteren Fragen erreichen Sie mich unter...
• Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören.

Terminanfragen automatisieren mit meetergo

Wenn du regelmässig Terminanfragen per E-Mail versendest, gibt es eine effizientere Lösung: Online-Terminbuchung. Mit Tools wie meetergo kannst du:

• ✅ Deine Verfügbarkeit in Echtzeit teilen
• ✅ Kunden direkt Termine buchen lassen
• ✅ Automatische Bestätigungen und Erinnerungen versenden
• ✅ Das E-Mail-Pingpong komplett eliminieren

Besonders praktisch: meetergo bietet auch integrierte Videokonferenzen - ideal für Beratungsgespräche und Kundentermine. Keine separate Software nötig, alles DSGVO-konform auf europäischen Servern.

Checkliste: Vor dem Absenden

Bevor du auf Senden klickst, geh diese Checkliste durch:

• ☐ Ist die Betreffzeile aussagekräftig und konkret?
• ☐ Stimmt die Anrede (Name richtig geschrieben)?
• ☐ Ist klar, wer du bist und warum du schreibst?
• ☐ Ist dein Anliegen präzise formuliert?
• ☐ Gibt es einen klaren Call-to-Action?
• ☐ Ist die E-Mail nicht zu lang (max. 200-300 Wörter)?
• ☐ Hast du Rechtschreibung und Grammatik geprüft?
• ☐ Ist deine Signatur vollständig?
• ☐ Sind alle Anhänge beigefügt (falls erwähnt)?
• ☐ Ist der richtige Empfänger eingetragen?

Häufige Fehler bei Anfrage-E-Mails

Selbst erfahrene Profis machen manchmal Fehler. Hier sind die häufigsten, die du vermeiden solltest:

1. Zu lange E-Mails

Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne für E-Mails beträgt nur 11 Sekunden. Halte deine Anfrage kurz und prägnant - maximal 200-300 Wörter.

2. Kein konkretes Anliegen

E-Mails die mit Ich wollte mal fragen... beginnen und dann nicht zum Punkt kommen, landen schnell im Papierkorb. Sei direkt.

3. Fehlende Personalisierung

Eine generische Massen-E-Mail erkennt jeder sofort. Nimm dir die Zeit, die Anfrage auf den Empfänger zuzuschneiden.

4. Falscher Ton

Zu locker beim CEO einer Bank, zu steif beim Startup-Gründer - der Ton muss zur Branche und Beziehung passen.

5. Fehlende Kontaktdaten

Wie soll der Empfänger antworten, wenn er deine Telefonnummer für einen Rückruf braucht, aber nur deine E-Mail-Adresse hat? Vollständige Signatur ist Pflicht.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Anfragen schreiben

Wie beginne ich eine professionelle Anfrage?

Beginne mit einer höflichen Anrede und stelle dich kurz vor. Komme dann schnell zum Punkt und erkläre, warum du dich meldest. Ein guter Einstieg ist: Mein Name ist [Name] von [Unternehmen]. Ich wende mich an Sie bezüglich...

Wie formuliere ich eine höfliche Anfrage?

Verwende Formulierungen wie Ich würde Sie gerne bitten..., Wäre es möglich, dass... oder Könnten Sie mir bitte mitteilen.... Vermeide fordernde Ausdrücke und zeige Wertschätzung für die Zeit des Empfängers.

Wann sollte ich per Du und wann per Sie schreiben?

Grundregel: Im Zweifel Sie. Nutze Du bei Startups, Agenturen und kreativen Branchen oder wenn der Empfänger dich bereits geduzt hat. Bei Banken, Behörden und traditionellen Unternehmen bleibe beim Sie.

Wie lang sollte eine Anfrage-E-Mail sein?

Idealerweise 150-300 Wörter. Lange E-Mails werden oft nicht vollständig gelesen. Wenn du mehr Informationen teilen musst, lege sie als Anhang bei und fasse die wichtigsten Punkte in der E-Mail zusammen.

Wann sollte ich nachfassen, wenn ich keine Antwort erhalte?

Warte mindestens 3-5 Werktage, bevor du nachfasst. Bei wichtigen Anfragen sind maximal 2-3 Follow-ups angemessen. Formuliere freundlich und gib dem Empfänger einen einfachen Ausweg (Ist das Thema noch aktuell für Sie?).

Wie kann ich sicherstellen, dass meine E-Mail nicht im Spam landet?

Vermeide Spam-Trigger-Wörter wie DRINGEND, KOSTENLOS oder zu viele Ausrufezeichen. Nutze eine professionelle E-Mail-Adresse (keine Freemail für Geschäftsanfragen), personalisiere den Betreff und halte den Text natürlich.

Sollte ich Anhänge direkt mitsenden?

Bei Erstkontakt solltest du Anhänge sparsam einsetzen - sie können Spam-Filter auslösen und werden oft nicht geöffnet. Biete stattdessen an, weitere Unterlagen auf Anfrage zu senden. Ausnahme: Bei Bewerbungen werden Anhänge erwartet.

Wie unterscheidet sich eine Anfrage von einer Beschwerde?

Eine Anfrage bittet um etwas (Information, Termin, Angebot), während eine Beschwerde ein Problem adressiert. Bei Anfragen bleibst du neutral und offen. Selbst wenn du unzufrieden bist, formuliere sachlich und lösungsorientiert.

Fazit: Professionelle Anfragen öffnen Türen

Eine gut formulierte Anfrage kann der Beginn einer wertvollen Geschäftsbeziehung sein. Mit den richtigen Vorlagen und Formulierungen steigerst du deine Erfolgsquote erheblich.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Aussagekräftige Betreffzeile verwenden
• Schnell zum Punkt kommen
• Klaren Call-to-Action formulieren
• Personalisiert und höflich schreiben
• Korrektur lesen vor dem Absenden

Und für wiederkehrende Terminanfragen: Nutze ein Tool wie meetergo mit automatisierten Workflows - so sparst du Zeit und wirkst gleichzeitig professionell.

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