Termine per E-Mail zu vereinbaren – sei es das Vorschlagen konkreter Zeiten oder das Anfragen nach passenden Optionen – ist im Geschäftsalltag allgegenwärtig. Ob für ein erstes Kennenlernen mit einem Lead, ein wichtiges Projektmeeting oder ein Vorstellungsgespräch: Wussten Sie, dass über 80% der geschäftlichen Termine per E-Mail koordiniert werden? Doch eine ungeschickt formulierte E-Mail kann schnell im digitalen Nirwana verschwinden oder zu unnötigem E-Mail-Pingpong führen.

Dieser Artikel ist Ihr umfassender Leitfaden, um sowohl Terminvorschläge als auch Terminanfragen per E-Mail so zu formulieren, dass sie nicht nur professionell wirken, sondern auch die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zusage oder eines konstruktiven Gegenvorschlags deutlich erhöhen. Wir decken alles ab – von den essenziellen Bestandteilen über überzeugende Formulierungsbeispiele bis hin zu nützlichen Tools wie meetergo, die Ihnen den Prozess erleichtern und Terminvorschläge sogar automatisieren können.

Schlüsselerkenntnisse für erfolgreiche Termin-E-Mails:

Klare Struktur & prägnanter Betreff: Erhöhen Sie die Öffnungs- und Antwortrate signifikant, egal ob Sie Termine vorschlagen oder anfragen.
Optionen anbieten oder erfragen: Das Anbieten von 2-3 Terminvorschlägen oder das offene Fragen nach der Verfügbarkeit des Empfängers steigert die Zusagechancen.
Kontext ist König: Nennen Sie immer den Zweck und die geschätzte Dauer des Termins – das schafft Klarheit und Verbindlichkeit.
Tools clever nutzen: Terminplanungs-Software wie meetergo kann den Abstimmungsaufwand drastisch reduzieren, indem Terminvorschläge automatisiert und Buchungsprozesse vereinfacht werden.

Warum eine klare Terminanfrage entscheidend ist

Eine klar und präzise formulierte Terminanfrage oder ein durchdachter Terminvorschlag per E-Mail ist mehr als nur eine Formsache. Es ist ein Zeichen von Professionalität und Respekt gegenüber der Zeit des Empfängers. Eine überlegte Herangehensweise:

Spart wertvolle Zeit: Vermeidet unnötige Rückfragen und langwierige E-Mail-Schleifen.
Erhöht die Antwortrate: Eine klare Betreffzeile und ein verständliches Anliegen führen eher zu einer Reaktion.
Schafft einen positiven ersten Eindruck: Zeigt, dass Sie organisiert sind und die Zeit anderer wertschätzen – ein Muss im Geschäftsleben.
Definiert klare Erwartungen: Wenn der Zweck des Treffens klar ist, können sich alle Beteiligten besser vorbereiten.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre E-Mails zur Terminfindung sorgfältig zu formulieren – es lohnt sich!

Die 5 Kern-Elemente einer erfolgreichen E-Mail zur Terminfindung

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail zur Terminfindung ankommt und zum gewünschten Ergebnis führt, sollte sie immer die folgenden fünf Elemente enthalten:

Ein Prägnanter und Aussagekräftiger Betreff: Der Betreff ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht. Er entscheidet oft darüber, ob Ihre E-Mail überhaupt geöffnet wird.
1. Gut: "Terminvorschlag: Gespräch zu Projekt X", "Anfrage für einen Kennenlerntermin", "Terminfindung für unser Meeting zum Thema [Thema]", "Verfügbarkeit für ein Gespräch zu [Thema]"
2. Weniger gut: "Meeting?", "Termin", (leer)
Eine Freundliche Begrüßung und Klare Einleitung (Anlass & Ziel): Beginnen Sie mit einer höflichen Anrede. Erklären Sie kurz und prägnant, warum Sie schreiben und was das Ziel des gewünschten Termins ist.
1. Beispiel (Vorschlag): "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], vielen Dank für Ihr Interesse an [Produkt/Thema]. Gerne würde ich Ihnen [Produkt/Thema] in einem persönlichen Gespräch näher vorstellen."
2. Beispiel (Anfrage): "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], ich würde mich gerne mit Ihnen über [Thema] austauschen und wollte anfragen, wann es Ihnen für ein kurzes Gespräch passen würde."
Konkrete Terminvorschläge oder Bitte um Verfügbarkeit (Datum, Uhrzeit, Ort, Dauer): Machen Sie es dem Empfänger so einfach wie möglich.
1. Option A (Termine vorschlagen): Schlagen Sie 2-3 konkrete Termine vor. Geben Sie Datum, Uhrzeit und ggf. den Ort (oder Hinweis auf ein Online-Meeting) an. Wichtig ist auch die voraussichtliche Dauer.
2. Beispiel:

Montag, [Datum], um 10:00 Uhr (ca. 45 Minuten)
Mittwoch, [Datum], um 14:30 Uhr (ca. 45 Minuten)
Donnerstag, [Datum], um 11:00 Uhr (ca. 45 Minuten)

Option B (Termine anfragen): Fragen Sie nach den Präferenzen des Empfängers oder bitten Sie um dessen Terminvorschläge, falls Sie sehr flexibel sind oder dem Empfänger den Vortritt lassen möchten.
1. Beispiel: "Hätten Sie nächste Woche Zeit für ein ca. 30-minütiges Gespräch? Bitte lassen Sie mich wissen, welche Tage und Uhrzeiten Ihnen am besten passen würden."

Flexibilität und Angebot von Alternativen signalisieren: Zeigen Sie, dass Sie flexibel sind, falls Ihre Vorschläge nicht passen oder um die Koordination zu erleichtern. Dies ist ein Zeichen von Entgegenkommen.
1. Beispiel (wenn Sie Vorschläge gemacht haben): "Sollte Ihnen keiner dieser Termine zusagen, lassen Sie mich gerne wissen, welche Zeiten für Sie besser passen würden."
2. Beispiel (wenn Sie angefragt haben und nun Vorschläge machen): "Falls es Ihnen lieber ist, kann ich Ihnen auch gerne einige konkrete Zeiten vorschlagen."
Ein Klarer Call-to-Action (CTA) und Professioneller Abschluss: Sagen Sie dem Empfänger genau, was Sie als Nächstes von ihm erwarten (z.B. Bestätigung eines Termins, einen Gegenvorschlag oder dessen Verfügbarkeiten). Beenden Sie die E-Mail mit einer höflichen Grußformel.
Beispiel: "Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, welcher dieser Termine für Sie am besten passt oder nennen Sie mir Ihre bevorzugten Zeiten. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung." oder "Ich freue mich auf Ihre Antwort und einen passenden Terminvorschlag Ihrerseits."

Terminvorschlag oder -anfrage formulieren: Überzeugende Beispiele für verschiedene Anlässe

Hier sind einige Musterformulierungen, die Sie an Ihre spezifische Situation anpassen können – egal ob Sie primär vorschlagen oder anfragen:

Beispiel 1: Erstkontakt / Verkaufsgespräch (mit Vorschlägen)

Betreff: Terminvorschlag: Kennenlerngespräch zu [Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung]

Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,

vielen Dank für Ihr Interesse an [Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung], das Sie auf [Messe XY/unserer Webseite/etc.] gezeigt haben.

Gerne würde ich Ihnen in einem kurzen (ca. 30-minütigen) Online-Gespräch vorstellen, wie [Nutzen für den Kunden, z.B. Sie mit unserer Lösung Ihre Prozesse optimieren können].

Dafür schlage ich Ihnen folgende Termine vor:

Passt einer dieser Termine für Sie? Falls nicht, nennen Sie mir gerne Alternativen, die für Sie besser geeignet sind.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position/Firma] [Kontaktdaten]

Dienstag, [Datum], um 14:00 Uhr
Mittwoch, [Datum], um 10:30 Uhr
Freitag, [Datum], um 11:00 Uhr

Beispiel 2: Terminanfrage für ein Follow-Up-Meeting (offene Anfrage)

Betreff: Terminanfrage: Follow-Up zu unserem Gespräch über [Thema]

Sehr geehrte/r Herr/Frau Schmidt,

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Bezugnehmend auf unser angenehmes Gespräch am [Datum] bezüglich [Thema], würde ich gerne die nächsten Schritte besprechen und eventuelle Fragen klären.

Hätten Sie in der kommenden Woche Zeit für ein kurzes Update-Gespräch (ca. 20-30 Minuten)? Bitte lassen Sie mich wissen, welche Tage oder konkreten Zeiten Ihnen am besten passen würden. Alternativ schlage ich Ihnen auch gerne einige Optionen vor.

Herzliche Grüße, [Ihr Name]

Beispiel 3: Internes Meeting (Vorschläge an ein Team)

Betreff: Terminvorschlag: Projektmeeting [Projektname]

Hallo Team, / Liebe Kolleginnen und Kollegen,

um die nächsten Schritte im Projekt [Projektname] zu besprechen und uns abzustimmen, schlage ich ein Meeting vor. Geplant sind ca. 60 Minuten.

Folgende Termine stehen zur Auswahl:

Bitte gebt mir bis [Datum/Uhrzeit] Bescheid, welcher Termin für euch passt. Sollte es Überschneidungen geben, finden wir eine Alternative.

Viele Grüße, [Ihr Name]

Mittwoch, [Datum], 11:00 - 12:00 Uhr (Konferenzraum Alpha / Zoom-Link folgt)
Donnerstag, [Datum], 14:00 - 15:00 Uhr (Konferenzraum Alpha / Zoom-Link folgt)

Der richtige Tonfall: Höflichkeit und Professionalität

Unabhängig vom Anlass ist ein höflicher und professioneller Tonfall entscheidend.

Bleiben Sie respektvoll: Auch wenn Sie den Empfänger gut kennen, ist eine gewisse Förmlichkeit im geschäftlichen Kontext angebracht.
Formulieren Sie positiv: Statt "Passt Ihnen der Termin nicht?" besser "Sollte Ihnen dieser Termin nicht passen, ...".
Vermeiden Sie Dringlichkeit, wo keine ist: Phrasen wie "bitte um sofortige Antwort" können negativ wirken. Eine realistische Frist für eine Rückmeldung ist jedoch in Ordnung.
Flexibilität ist Trumpf: Alternativen geschickt anbieten
- Das Anbieten von Alternativen zeigt nicht nur Entgegenkommen, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Terminfindung.
Mehrere Optionen geben: Wie bereits erwähnt, sind 2-3 Vorschläge ideal.
Zeitfenster anbieten: "Passt es Ihnen nächste Woche Dienstagvormittag oder Donnerstagnachmittag?"
Initiative des anderen einfordern: "Falls Ihnen keiner der Termine zusagt, schlagen Sie gerne einen passenden Zeitpunkt vor."
Terminfindungs-Tools nutzen: Bei mehreren Teilnehmern können Tools wie meetergo oder die Kalenderfunktion Ihres E-Mail-Programms (z.B. Outlook, Google Kalender) hilfreich sein, um eine Umfrage zu erstellen.

Vor- und Nachteile der Terminvereinbarung per E-Mail: Eine Abwägung

E-Mails sind ein mächtiges Werkzeug für die Terminfindung, haben aber auch ihre Grenzen:

Vorteile:

Dokumentation: Alles ist schriftlich festgehalten und nachvollziehbar – keine Missverständnisse.
Asynchron: Sender und Empfänger müssen nicht gleichzeitig verfügbar sein. Der Empfänger kann antworten, wenn es ihm passt.
Durchdachtheit: Man kann die Anfrage in Ruhe formulieren und überdenken.
Erreichbarkeit: Fast jeder Geschäftskontakt ist per E-Mail erreichbar.

Nachteile und Herausforderungen:

Missverständnisse: Ohne nonverbale Signale kann der Tonfall falsch interpretiert werden.
Verzögerte Antworten: E-Mails werden nicht immer sofort gelesen oder beantwortet.
Übersehen werden: Wichtige E-Mails können in einem vollen Posteingang untergehen oder im Spam-Filter landen.
"E-Mail-Pingpong": Wenn keine klaren Vorschläge gemacht werden, die Anfrage unklar ist oder viele Abstimmungsschleifen nötig sind.

Die Rolle des Timings bei Terminvorschlägen

Das Timing spielt eine wichtige Rolle bei der Formulierung von Terminvorschlägen. Achten Sie darauf, dass Sie genügend Vorlaufzeit für die Planung des Treffens einplanen und gleichzeitig den Terminkalender des Empfängers berücksichtigen. Berücksichtigen Sie auch die branchenüblichen Zeiten und vermeiden Sie geschäftige Stunden oder Tage, an denen der Empfänger wahrscheinlich nicht verfügbar ist.

Durch eine professionelle Formulierung von Terminanfragen, die Berücksichtigung von Unternehmensrichtlinien und das sorgfältige Abwägen des Timings können Sie erfolgreich Termine im geschäftlichen Kontext vereinbaren. Achten Sie darauf, alle relevanten Informationen anzugeben und höflich und respektvoll zu kommunizieren, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Effizienter planen: Tools und Alternativen zur E-Mail

Glücklicherweise gibt es mittlerweile viele Tools, die den Prozess der Terminvereinbarung erheblich vereinfachen und eine gute Alternative oder Ergänzung zur reinen E-Mail sein können:

Online-Buchungssysteme / Kalender-Tools:
Dienste wie Calendly, meetergo, Doodle, Microsoft Bookings (Teil von Microsoft 365) oder Google Kalender Terminplanungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Ihre Verfügbarkeiten freizugeben. Andere können dann direkt einen passenden Slot buchen, der automatisch mit Ihrem Kalender synchronisiert wird.

Vorteil: Reduziert das Hin und Her drastisch. Der Link zu Ihrem Buchungskalender kann einfach in Ihrer E-Mail-Signatur oder als Antwort auf eine Terminanfrage gesendet werden.

Beispiel-Formulierung mit Tool-Link: "Gerne können Sie auch direkt einen für Sie passenden Termin in meinem Kalender buchen: [Link zu Ihrem Calendly/meetergo/etc.]"

Integrierte Kalenderfunktionen:
Viele E-Mail-Programme (Outlook, Google Workspace) bieten Funktionen, um Termineinladungen direkt zu versenden und Verfügbarkeiten von Kollegen (innerhalb derselben Organisation) zu prüfen.

Das Telefon:
Manchmal ist ein kurzer Anruf der schnellste Weg, besonders wenn es dringend ist oder eine direkte Abstimmung mit wenigen Personen erfolgen soll. Ein Anruf kann persönlicher sein, sollte aber angekündigt oder zu passenden Zeiten erfolgen.

Messenger-Dienste (mit Vorsicht):
Für schnelle, informelle Abstimmungen mit bekannten Kontakten können Messenger wie WhatsApp oder Slack funktionieren. Im formellen Geschäftskontext oder beim Erstkontakt ist jedoch meist die E-Mail oder ein Buchungstool professioneller. Achten Sie hierbei auch auf Datenschutzaspekte.

Termine automatisch vorschlagen

meetergo: Das Tool für automatisierte Terminvorschläge

Um den Prozess der Terminvereinbarung zu erleichtern, gibt es eine alternative Methode: automatische Terminvorschläge. Mit Hilfe des Tools meetergo können Termine automatisch vorgeschlagen werden, ohne dass manuell nach passenden Zeiten gesucht werden muss.

meetergo ist ein leistungsstarkes Tool für automatisierte Terminvorschläge. Es nutzt intelligente Algorithmen, um Termine basierend auf den individuellen Verfügbarkeiten und Präferenzen der Teilnehmer automatisch zu generieren. Dieses Tool spart Zeit und Mühe bei der Terminabstimmung und ermöglicht es, Meetings effizienter zu planen.

Mit meetergo können Sie die gewünschte Dauer des Termins festlegen und dem Tool Ihre Verfügbarkeiten mitteilen. Anschließend generiert meetergo automatisch Terminvorschläge, die an die Teilnehmer gesendet werden können. Die Teilnehmer können dann den für sie passenden Termin auswählen, und der Termin wird automatisch in den Kalender aller Teilnehmer eingetragen.

Das Tool meetergo ist einfach zu bedienen und spart Ihnen Zeit und Aufwand bei der Terminvereinbarung. Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile automatisierter Terminvorschläge!

Fazit: Perfekte Termin-E-Mails sind kein Hexenwerk

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die klare, strukturierte und höfliche Formulierung von E-Mails zur Terminfindung – egal ob Sie konkrete Termine vorschlagen oder allgemein nach Verfügbarkeiten fragen – von entscheidender Bedeutung ist. Ein gut gewählter Betreff weckt Interesse, während eine durchdachte Nachricht mit allen relevanten Informationen Missverständnisse vermeidet und den Weg für eine schnelle Einigung ebnet.

Das Anbieten von Optionen, sei es durch direkte Vorschläge oder die offene Frage nach passenden Zeiten, sowie die Bereitschaft zu Flexibilität sind Schlüssel zum Erfolg. Um diesen Prozess weiter zu optimieren und das lästige E-Mail-Pingpong endgültig zu beenden, stehen leistungsstarke Tools wie Meetergo zur Verfügung. Diese können nicht nur die manuelle Suche nach Terminen eliminieren, indem sie Ihre Verfügbarkeiten übersichtlich darstellen, sondern auch den Versand von intelligenten, automatisierten Terminvorschlägen ermöglichen.

Indem Sie die Grundlagen effektiver Termin-E-Mails beherrschen und moderne Werkzeuge clever nutzen, können Sie nicht nur einen hochprofessionellen Eindruck hinterlassen, sondern auch wertvolle Zeit im oft hektischen Geschäftsalltag sparen. Machen Sie Ihre Terminplanung effizienter – noch heute!

Termine effizient vorschlagen und anfragen: Der ultimative Guide