Mehrere Aufgaben gleichzeitig koordinieren, Zeitpläne erstellen, Fristen einhalten, Aufgaben an einzelne Teammitglieder verteilen, Ressourcen beachten, Budgets berechnen, Endergebnisse vorstellen – das Spektrum der Aufgaben, die ein Projektmanager übernimmt, ist weit gefasst. Den Überblick über sämtliche Aspekte und Teilaufgaben von verschiedenen Projekten zu behalten, kann in der heißen Phase der Fertigstellung zu einer echten Herausforderung werden.
Dabei einen kühlen Kopf zu bewahren und die Struktur nicht aus den Augen zu verlieren, fällt vielen Führungskräften schwer. Das Stresslevel steigt, die eigenen Ressourcen sind überlastet, die Gefahr eines Burnouts rückt immer näher. Doch das muss nicht so sein. Der Schlüssel zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance ist denkbar einfach und doch tappen viele Projektmanager noch im Dunkeln.
Indem du eine Online Terminbuchungssoftware in deinen Workflow, Team-Koordination und Projektplanung integrierst, wird dir eine Menge Stress, bereits bevor er entsteht, abgenommen. Wir zeigen dir, wie du dein Projektmanagement optimierst und typische Fehler während einer Projektphase aktiv vermeidest.
Koordination im Handumdrehen durch ein Terminbuchungstool
Ein neues Projekt steht an, Aufgaben müssen zugeteilt und Ressourcen eingeplant werden. Doch wer arbeitet aktuell noch an der Fertigstellung anderer Projekte? Wer ist zu welchen Zeitpunkten im Urlaub? Sind überhaupt genügend Mitarbeiter zeitlich verfügbar, um das Projekt zu realisieren? Diese Fragen müssen neben der Entwicklung, Planung und Fristsetzung sowie Kommunikation mit dem Auftraggeber bedacht werden. Während die meisten Aspekte allein in deiner Verantwortung liegen, kannst du die Team-Koordination mithilfe eines Online Terminbuchungstools erheblich vereinfachen.
Eine Terminbuchungssoftware ist nicht nur nützlich, um Termine mit Kunden auszumachen, sondern unterstützt dich auch bei deiner Projektplanung. Lade alle deine Mitarbeiter ein, deine Terminbuchungssoftware meetergo zu nutzen und fordere sie auf, ihre Kalender zu integrieren. Automatisch werden die Ereignisse aus dem Kalender in meetergo übertragen – ob es sich hierbei um private Planungen wie der bevorstehende Urlaub oder Meetings mit anderen Teamkollegen handelt. Wenn du künftig deinem Team Aufgaben zuteilst, siehst du sofort, ob sie genügend Zeit für eine fristgerechte Fertigstellung haben oder du die teaminternen Ressourcen anders verteilen solltest. Somit gehst du bereits in der Planung proaktiv vor und vermeidest damit zeitliche Engpässe.
Bei Problemen im Projektmanagement einen kühlen Kopf bewahren
Während dein Zeitmanagement mit deiner Terminbuchungssoftware von meetergo nebenbei wie von allein läuft, verläuft kaum eine Projektphase reibungslos. Durch die unterschiedlichen Akteure, die an einem Projekt mitwirken und Entscheidungen treffen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass in der Fertigstellung nochmal Dinge verändert werden müssen, die den Ablauf stören.
Vorausschauendes Handeln ist auch hier eine wichtige Komponente, die du als Projektmanager nie außer Acht lassen solltest. Damit du trotz auftretender Probleme immer die Übersicht behältst und die Fristen der Projekte einhältst, solltest du dich auf Eventualitäten bestens vorbereiten. Hierbei helfen dir folgende Fragen:
1. Um was für ein Problem handelt es sich?
Im Projektmanagement wird klassischerweise zwischen einem Blocker und einem Hindernis unterschieden. Die Definition eines Blockers liegt bereits in seinem Namen: Er blockiert die Fertigstellung des Projektes. Dies kann aufgrund von technischen Störungen, Lieferverzögerungen, fehlende Drittanbieter-Lizenzen, Kürzung des Budgets oder einer Neuausrichtung des Projektes der Fall sein. Um dein Projekt fortsetzen zu können, muss der Blocker erst aus dem Weg geräumt werden. Und genau dieser Punkt liegt nicht in deiner Hand, da Blocker in den meisten Fällen einen externen Auslöser haben.
Ein weiteres häufiges Problem sind Hindernisse. Hindernisse haben zwar nicht ganz so dramatische Folgen wie Blocker, können jedoch zu echten Blockern werden. Hat beispielsweise ein Mitarbeiter zu viele laufende Projekte, stauen sich die Aufgaben immer weiter nach hinten. Wenn Teilaufgaben nicht fertiggestellt werden können, verzögert sich der gesamte Ablauf.
Du solltest dich bei einem Problem demnach als Erstes fragen, ob es sich um einen Blocker oder ein Hindernis handelt.
2. Kann ich das Problem lösen?
Sehr oft treten in Projekten, mögen sie noch so unterschiedlich sein, die gleichen Probleme auf. Nachdem mit dem ersten Schritt herausgefunden hast, um was für ein Problem es sich handelt, kannst du es analysieren und lösen. Schaue dir hierfür deinen Workflow und die einzelnen Arbeitsschritte deiner Teammitglieder genau an. Nimm dir die Aufgabenliste und die Zeitleiste im Online Terminkalender für Teams vor. Anhand der genauen Aufzeichnung in deiner Online Terminbuchungssoftware, wann wer an welcher Aufgabe gearbeitet hat, ist die Quelle schnell gefunden und das Hindernis kann aus dem Weg geräumt werden.
Handelt es sich bei dem Problem um einen Blocker, bleibt dir vorerst wenig Handlungsspielraum. Du bist auf externe Quellen angewiesen, um dein Projekt fertigzustellen. Trotzdem heißt das nicht, dass du von nun an nur noch Däumchen drehst. Gehe in deine Terminplanung und schaue, welche Aufgaben du vorschieben kannst. Vereinbare mit dem Terminbuchungstool ein Meeting mit deinen Teamkollegen und schaut gemeinsam, woran ihr in der Zwischenzeit arbeiten könnt.
3. Hat das Problem höchste Priorität?
Ein Problem zu lösen kostet Zeit. Und da Zeit in der heißen Phase eines Projektes oft rar gesät ist, solltest du genau schauen, ob das Problem sofort gelöst werden muss oder warten kann. Bei der Priorisierung helfen dir folgende Fragen:
- Wie weit verzögert sich der Projektfortschritt?
- Kann das Projekt auch mit dem Problem weitergeführt werden?
- Wie einfach ist die Lösung?
- Wie kostspielig ist die Lösung?
Entscheidest du, dass es sich um ein akutes Problem handelt, für das schnell eine Lösung hermuss, kannst du in eurem Online Terminbuchungstool eine Frist für die Lösung des Problems ansetzen. Treten mehrere Probleme gleichzeitig auf, kannst du diese zusätzlich farblich markieren und so in ihrer Dringlichkeit hervorheben, wenn sie auf die gleiche terminliche Frist fallen.
4. Warum tritt das Problem auf?
Damit Probleme in Zukunft nicht wieder auftauchen und es zu Verzögerungen im Projektablauf kommt, solltest du dich nach Beseitigung des Problems unbedingt die Frage stellen, warum das Problem überhaupt aufgetreten ist. Wie bereits erwähnt liegen Blocker außerhalb deiner Reichweite, dennoch solltest du dich fragen, warum es dazu gekommen ist. Gründe für Probleme können sein:
- Deine Teamkollegen arbeiten an zu vielen Projekten gleichzeitig
- Der Auftraggeber hat eine neue Projektausrichtung gewählt
- Vorherige Fristen wurden nicht eingehalten
- Mangelnde Kommunikation zwischen eurem Team und dem Kunden
- Keine Sicherung des Projektstandes in Team-Meetings
Auch wenn das Hindernis oder der Blocker vielleicht nicht in deiner Hand liegen, kannst du sie eventuell bereits im Vorhinein eliminieren, sodass sie gar nicht erst auftreten. So lassen sich bereits einige der oben aufgezeigten Problemquellen mithilfe der Integration einer Online Terminbuchungssoftware in euren Workflow vermeiden.
Deine Problemlösung durch die Integration einer Online Terminbuchungs-Software
Während einer Projektphase gibt es die unterschiedlichsten Arten von Problemen, die externe oder interne Quellen haben können. Während dir bei einer neuen Projektausrichtung durch den Auftraggeber die Hände gebunden sind, kannst du anderen Problemen bereits vorbeugen, indem du den Workflow in deinem Team umstrukturierst. Das klingt für dich jetzt wahrscheinlich nach einem erheblichen Aufwand. Doch das ist es nicht. Mit nur wenigen Klicks integrierst du die Online Terminbuchungssoftware von meetergo in deine Projektplanung und umgehst so sowohl Blocker als auch Hindernisse.
Alle Projekte und Aufgaben auf einem Blick
Euer Terminplaner online für Teams von meetergo gibt dir einen Überblick darüber, wer von deinen Kollegen gerade an welchen Projekten mitarbeitet und wie die Zeitverteilung ist. Wenn du den Zeitplan für ein neues Projekt aufstellst und Aufgaben verteilst, siehst du so, ob überhaupt genügend zeitliche Ressourcen für eine fristgerechte Fertigstellung zur Verfügung stehen oder du eine neue Zielsetzung ins Auge fassen solltest.
Mit der Terminbuchungssoftware von meetergo hast du Deadlines und zeitliche Ressourcen immer vor Augen.
Selbstkontrolle und persönliche Zeiteinteilung für erfolgreiche Teilziele
Weiterhin gibt dir das Online Terminbuchungstool eine Übersicht, ob Fristen für Teilziele eingehalten wurden oder es bereits im laufenden Prozess zu Verzögerungen gekommen ist. Rechtzeitig hast du die Möglichkeit einer gesamten Verzögerung im Projektabschluss entgegenzuwirken und deinen Kunden so eine fristgerechte Fertigstellung zu liefern. Für deine Teamkollegen bietet dies außerdem eine gute Selbstkontrolle und persönliche Zielsetzung. Für sich kann jeder selbst feste Arbeitszeiten einteilen und so strukturiert auf Teilziele aus dem eigenen Projektbereich hinarbeiten.
Einfache Kommunikation mit Kunden
Eine der häufigsten Problemquellen ist fehlende oder misslungene Kommunikation unter dem Kunden und den Dienstleistern. Das Projekt läuft dann schnell in eine gegensätzliche Richtung zu dem, was der Kunde sich vorstellt. Dies kannst du vermeiden, indem du nach der Hälfte des Projektes ein kurzes Meeting mit deinen Kunden abhältst. Schicke deinem Kunden hierfür den Link zu deiner Terminbuchungsseite per Mail, sodass er einen für sich passenden Termin auswählen kann. In einem 15-minütigen Meeting über die DSGVO-konforme Zoom Alternative meetergo connect berichtest du über den aktuellen Stand. So kannst du ausschließen, dass deine Zielsetzung nicht den Vorstellungen des Kunden entspricht.
Teaminterne Absicherung des Projektstandes
Nicht nur die Kommunikation mit Kunden ist für ein erfolgreiches Projekt und die Vermeidung von Problemen wichtig, sondern auch teaminterne Absprachen. Über das Umfragetool bei eurer Online Terminbuchungssoftware findet ihr schnell einen Termin, an dem alle Teammitglieder Zeit haben. In einem Teammeeting kommuniziert ihr anhand einer Peer-to-Peer Vernetzung in höchster Qualität und mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Gegenseitig wird über den Stand im jeweiligen Projektbereich berichtet, wodurch du sicherstellen kannst, dass Zeitpläne eingehalten werden und die Zielsetzung nicht aus den Augen verloren wird.
Integration deiner wichtigsten Anwendungen
Das Online Terminbuchungstool meetergo hält viele Funktionen für dich bereit, mit denen du die Prozesse deiner Projekte optimieren und typische Probleme im Projektmanagement umgehen kannst. Nicht nur für deine Projekte, sondern auch für deine eigene Zeitplanung bietet dir meetergo hilfreiche Anwendungen. Durch die Integration von Zapier hast du alle deine Anwendungen an einem Ort und musst nichts händisch übertragen oder zwischen Apps wechseln.
Tools können auch maßgeblich dazu beitragen deinen Customer Lifetime Value zu erhöhen.
Für die Terminierung mit Kunden, Teammitgliedern, teaminterne Kommunikation und Absprachen, Zeitpläne und Problemanalyse ist meetergo deine Online Terminbuchungssoftware, die dein Projektmanagement auf ein neues Level hebt.
